Tải bản đầy đủ

Các Hàm và Chức năng của Excel hỗ trợ trong công tác kế toán

Hạch toán Kế toán trên Excel

BÀI

1
A/ Các toán tử trong Excel :
Trong phần này, chúng ta sẽ nghiên cứu về các toán tử trong Excel. Những toán tử này
đã được học trong phần Excel căn bản.
Toán tử cộng

:

+

Toán tử trừ

:

-

Toán tử nhân


:

*

Toán tử chia

:

/

Toán tử bằng

:

= ( Is equals )

Toán tử lớn hơn

:

> ( Is greater than )

Toán tử nhỏ hơn

:

< ( Is Less than )

Toán tử lớn hơn hoặc bằng

:

>= ( Is greater than or equal )

Toán tử nhỏ hơn hoặc bằng

:

<= ( Is Less than or equal )


Toán tử

:

And(đk1,đk2,…)

Toán tử

:

Or(đk1,đk2,…)

Toán tử phủ đònh

:

Not(đk1,đk2,…)

Toán tử nối chuỗi

:

&

B/ Các hàm thông dụng:
I. Hàm Luận lý:
1. Hàm IF()
Cú pháp : IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Trả về giá trò nếu việc kiểm tra Logical_test là đúng hoặc sai.
Logical_test : là một điều kiện, điều kiện này có thể trả về một giá trò đúng
hoặc sai. Đúng hơn, đây là 1 phép so sánh. VD : IF(A5>=3, , )
Value_if_true : là giá trò được trả về nếu logical_test là đúng. Giá trò trả về có
thể là một số, một chuỗi ký tự – được đặt trong ngoặc kép, một bộ hàm nếu chúng ta cần
phải tính toán tiếp tục trong điều kiện thỏa mãn phép so sánh Logical_Test.
Value_if_false :

Là giá trò trả về nếu logical_test là sai.

VD: =IF(A2>5,”LỚN HƠN”,VLOOKUP(…)). Vui lòng tham khảo các hàm trong các sổ cái
để biết thêm chi tiết về những hàm lồng nhau như ví dụ này.
2. Hàm ISNA ()
ThS. Lê Ngọc Lợi

1


Hạch toán Kế toán trên Excel

Hàm này trả về .T. nếu tham số bên trong nó là một #N/A. #N/A là một hình thức trả về
của các hàm dò tìm và tham chiếu nếu việc dò tìm không thành công. Giả sử một hàm
VLOOKUP() tiến hành dò tìm trên một bảng nhưng việc dò tìm không thành công, khi đó
=ISNA(VLOOKUP(Dò tìm không thành công)) trả về .T.
3. Hàm ISERROR ():
Hàm này trả về .T. nếu tham số bên trong nó là một một lỗi bất kỳ. Nếu vì một lý do nào
đó, các hàm khác trả về một lỗi đồng thời đó là tham số của ISERROR thì một giá trò .T. được
trả về. VD : 4/0 là một lỗi. Do đó ISERROR(4/0) trả về đúng (True). Hàm Iserror() cùng bao trùm
cả ý nghóa của hàm ISNA(), tức là nếu việc tìm kiếm không thành công thì hàm Iserror() cũng trả
về .T.
II. Hàm Toán và trò số :
VD:

1.Hàm INT(number) : Hàm này trả về phần nguyên của tham số number.
INT(8.9) trả về 8, INT(3/2) trả về 1.

VD :

2. Hàm MOD(Number1,number2) Trả về số dư của phép chia Number1 cho Number2.
MOD(3,2)
trả về 1
MOD(7,5)

trả về 2

3. ROUND(),ROUNDUP(),ROUNDDOWN()
ROUND(number, num_digits)
Number

là số cần làm tròn.

Num_digits

chỉ đònh mức độ làm tròn dến mấy vò trí.

Nếu num_digits lớn hơn 0, number sẽ được làm tròn theo mức độ sang trái.
Nếu num_digits nhỏ hơn 0, number sẽ được làm tròn sang phải.
VD :

ROUND(2.15, 1)

Làm tròn đến 1 vò trí thập phân

ROUND(-1.475, 2)

Làm tròn đến 2 vò trí thập phân

ROUND(21.5, -1)

Làm tròn đến hàng chục

ROUNDUP(),ROUNDDOWN() : Làm tròn theo kiểu của hàm ROUND, song chúng làm
tròn theo kiểu tăng lên hay giảm xuống.
4. SQRT(number) Trả về căn bậc hai của Number. Nếu Number là số âm, một thông
báo sai được trả về. VD : SQRT(16), SQRT(-16)
trả về #NUM!
5. SUM()
SUM(namber1,number2,…) Cộng tất cả các số từ Number1 đến Number2,…
SUM(cell1,cell2,…)
Cộng tất cả các giá trò có trong các ô liệt kê.
SUM(cell1:cell2)
Cộng toàn bộ ô từ ô đầu đến ô cuối.
6. SUMIF
SUMIF(range, criteria, sum_range)
Range : là khu vực chọn các ô mà bên cạnh đó xét các giá trò điều kiện.
Criteria : Các điều kiện xét việc tham chiếu.Ví dụ như điều kiện có thể là một
số đơn, một số nằm trong ngoặc, hay một chuỗi ký tự như “36”, 36, “NAM”.
Sum_range : Là khu vực các ô cần cộng giá trò. Các ô này dó nhiên phải đồng
ThS. Lê Ngọc Lợi

2


Hạch toán Kế toán trên Excel

nhất với các điều kiện đã được thỏa mãn, nếu vùng này không được khai báo,
thì các ô của vùng Range sẽ được cộng. Nếu tham số Sum_range không được
chỉ đònh, việc tính toán Sumif() thực hiện trên vùng tham chiếu.
Trường hợp một hàm Sumif() không có tham số thứ 3, tức là không kê khai vùng cộng thì
vùng điều kiện khi đó nghiễm nhiên trở thành vùng cộng. Tình huống này xảy ra khi chúng ta
cần cộng các số liệu trên một cột mà các giá trò trong cột đó phải thỏa mãn một điều kiện nào
đó.
III . Các hàm dò tìm và tham chiếu :
1. VLOOKUP()
Cú Pháp : VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Lookup_value : Là giá trò được tìm trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu. Giá trò
cần tìm có thể là một số, một điều kiện tham chiếu hay một chuỗi ký tự.
Table_array : Là một bảng chứa các dữ liệu cần dò tìm. Trong quá trình tham
chiếu, bảng này phải được đánh dấu khối để tiện việc truy cập dữ liệu cho
Excel.
Range_lookup : Nếu tham số này chứa TRUE, thì Excel yêu cầu cột tham chiếu
phải được sắp xếp theo thứ tự, có nghóa là phải được Sort trên cột dữ liệu đó.
Ngòai ra, nếu chứa False, thì dữ liệu không bò yêu cầu là phải Sort lại. Những ai
chưa kinh nghiệm trong việc sử dụng hàm này đều được khuyến cáo chỉ nên dùng
FALSE.
Giá trò dò tìm trong cột đầu tiên của bảng tham chiếu có thể là một số, chuổi ký
tự hay một giá trò logic ( logical values ).
Chữ hoa hay thường không bò phân biệt trong trường hợp này.
Col_index_num :Là thứ vò cột của những con số mà ở đó giá trò của nó được trả
về. Excel xem cột được tham chiếu có vò trí là 1, cột bên phải nó có thứ tự là 2,
… Nếu tham số này < 1, một kết quả lỗi đïc trả về.
2. HLOOKUP():Hàm này tham khảo đến vò trí của hàng đầu tiên trong một bảng dữ liệu
và trả về một giá trò đã được khai báo trong cơ sở dữ liệu đó.
Cú Pháp :HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Lookup_value: Là một giá trò được tìm kiếm trêm hàng đầu tiên của bảng tham
chiếu. Giá trò tìm kiếm này có thể là một số, một trò tham chiếu, hay một chuổi ký
tự.
Table_array: Là một bảng chứa những thông tin mà ở đó, các số liệu được tìm
kiếm. Bảng này có thể được hiểu theo một vùng tham khảo trên cơ sở đòa chỉ ô.
Và giá trò trên hàng đầu tiên của bảng có thể là một số, ký tự hay một giá trò
logic.
Row_index_num Là thứ tự của hàng trong bảng, nơi mà sau khi tiến hành tham
chiếu được, hàm Hlookup sẽ trả về. Hàm Hlookup xem hàng đầu tiên của bảng là
hàng số 1, hàng tiếp theo là 2, ..v.v. Nếu chúng ta cho tham số Row_index_num
nhỏ hơn 1, một trò sai sẽ được báo về.
Range_lookup Là một tham số logic xác nhận việc tìm kiếm theo thứ tự hay
không. Điều này có nghóa là, nếu tham số này là FALSE, thì việc tìm kiếm sẽ tiến
hành theo thứ tự đồng loạt bảng số liệu, trong trường hợp không tìm thấy, một
thông báo sai (#N/A) sẽ được hiển thò. Nếu giá trò tham số này là TRUE, trong
trường hợp tìm không thấy, một giá trò kế cận sẽ được trả về và không có tín hiệu
ThS. Lê Ngọc Lợi

3


Hạch toán Kế toán trên Excel

sai.
Nếu range_lookup là TRUE, các giá trò trên hàng dò tìm phải có thứ tự tăng
dần. Tức là được sắp xếp trong bảng đó.
Chữ hoa và chữ thừơng đối với dạng ký tự không ảnh hưởng.
3. LEFT()
Cú Pháp :LEFT(text, num_chars)
Text Là chuổi được tiến hành cắt.
Num_chars Xác nhận số ký tự tiến hàng cắt đi bên LEFT.
VD : LEFT(“Number”,1) trả về N
4. RIGHT()
Cú Pháp :RIGHT(text, num_chars)
Text Là chuổi được tiến hành cắt.
Num_chars Xác nhận số ký tự tiến hàng cắt đi bên RIGHT.
VD : RIGHT(“Number”,1)
5. LEN() Trả về chiều dài số ký tự của chuổi.
VD : LEN(“Nam”)
6. TRIM() Trả về một chuổi ký tự đã được cắt các khoản trống.
VD: TRIM(" First Quarter Earnings ") trả về "First Quarter Earnings"
7. MID(): Trả về 1 chuỗi ký tự được cắt từ 1 chuỗi khác.
Cú pháp : MID(Chuỗi cắt,Vò trí bắt đầu cắt, Số ký tự cắt)
VD : MID(“AABBCCDD”,3,5)
IV. Các hàm thống kê :
1. Average()
Trả về một trò trung bình từ một tập hợp tham chiếu.
Cú pháp : AVERAGE(number1, number2, ...)
Number1, number2,... Có thế bao gồm 30 phần tử.
Các tham số này có thể là một mảng hay một tập hợp các con số . Nếu các
tham số là một đòa chỉ tham chiếu mảng, các phần tử của mảng sẽ được đếm và
được tính tổng, sau đó, việc tính trung bình sẽ được tiếp tục với các tham số
còn lại với số phần tử tăng lên.
Nếu A1:A5 có tên là Scores bao gồm các số 10, 7, 9, 27, và 2, như vậy :
AVERAGE(A1:A5)
Trả về 11
Trả về 11
AVERAGE(Scores)

Trả về 11

AVERAGE(A1:A5, 5) Trả về 10
SUM(A1:A5)/COUNT(A1:A5) Trả về 11
2. COUNT() Hàm này xác nhận có bao nhiêu con số đang tồn tại trong bảng kê ra.
COUNT(value1, value2, ...)
Dạng số thì được đếm, các tham số trống được đưa vào công thức được đếm.
Chuỗi ký tự và các thông số báo sai thì bò bỏ qua.
ThS. Lê Ngọc Lợi

4


Hạch toán Kế toán trên Excel

Ví dụ :Nếu A3 là "Sales," A4 là "12/8/90," A6 là "19," A7 là "22.24," và A9 là
"#DIV/0!", như vậy :
COUNT(A6:A7)

trả về 2

COUNT(A4:A7)

trả về 3

COUNT(A2, A6:A9, "Twelve", 5) trả về 3
COUNT(A1:A9, , "2"), trả về 5
COUNT(0.1, TRUE, "three", 4, , 6.6666, 700, , 9, #DIV/0!) trả về 8
3.COUNTIF() Đếm các phần tử trong mảng tham chiếu trên cơ sở điều kiện tham chiếu.
Cú pháp : COUNTIF(range, criteria)
Range Là vùng làm việc các ô muốn đếm.
Criteria Là điều kiện về các con số hay chuỗi được khai báo trong các ô được
chỉ đònh đếm. Điều kiện này có thể lập như sau : 32, "32", ">32", "apples".
Ví dụ : Các ô A3:A6 gồm "apples", "oranges", "peaches", "apples", như vậy :
COUNTIF(A3:A6,"apples")

trả về 2

Các ô B3:B6 gồm 32, 54, 75, 86, như vậy :
COUNTIF(B3:B6,">55") trả về 2
4. MAX()
Trả về giá trò lớn nhất trong loạt các tham số kê khai.
Cú pháp : MAX(number1, number2, ...)
Number1, number2,...
nhất.

7Là từ 1 đến 30 các tham số liệt kê cho một giá trò lớn

Bạn có thể liệt kê các tham số đưới dạng số, ô trống, logic hay dạng text được
formet như một số. Đối với một giá trò lỗi, chuỗi ký tự hoặc một ký tự không thể
chuyển đổi thành số thì bò xem như lỗi.
Nếu các tham số là một mảng hay một đòa chỉ tham chiếu, thì chỉ có con số trong
mảng hay trong đòa chỉ tham chiếu thì được dùng đến. Các ô tham chiếu trống, giá trò
logic, chuỗi ký tự hay một giá trò lỗi thì bò bỏ qua.
Nếu các tham số bao gồm các giá trò không phải là con số, hàm MAX trả về 0.
Ví dụ : Giả sử A1:A5 gồm các con số 10, 7, 9, 27, và 2, như vậy :
MAX(A1:A5) ,MAX(A1:A5,30)
5. MIN()
Trả về một giá trò nhỏ nhất trong loạt các tham số liệt kê. Tính năng của hàm này
cũng giống như hàm MAX.
Cú Pháp : MIN(number1, number2, ...)
Number1, number2,...
trò nhỏ nhất.
ThS. Lê Ngọc Lợi

Là 1 đến 30 tham số liệt kê mà bạn muốn tìm một giá

5


Hạch toán Kế toán trên Excel

Bạn có thể gán các tham số đưới dạng số, giá trò trống, giá trò logic hay text ở
dạng số. Những tham số là số bò lỗi hay chuỗi ký tự không chuyển sang dạng số
được thì bò lỗi.
Nếu các tham số là một mảng hay một giá trò tham chiếu, thì chỉ có các giá trò
trong mảng hay trong ô tham chiếu đến mới được dùng. Ô trống, các giá trò logic ,
chuỗi ký tự trong mảng, đòa chỉ tham chiếu hay những giá trò số bò lỗi thì bò bỏ
qua.
Nếu các tham số không phải là số, hàm MIN trả về 0.
Ví dụ : Giả sử A1:A5 gồm các con số 10, 7, 9, 27, và 2, như vậy :
MIN(A1:A5) trả về 2
MIN(A1:A5, 0) trả về 0
V/ Các hàm Cơ sở dữ liệu :
DCOUNT(database,field,criteria)
DSUM(database,field,criteria)
DMAX(database,field,criteria)
DMIN(database,field,criteria)
Database : Là vùng bảng tính số liệu. Vùng số liệu phải chứa các tiêu đề cột như một
thông báo về một trường. Tên các trường không được trùng nhau.
Field : Tên trường cần thao tác cộng ( còn gọi là tiểu đề cột). Việc tính toán bắt đầu từ
tiểu đề cột cho đến khi kết thúc cột , vò trí kết thúc cột được xác đònh bởi vò trí kết thúc của bảng
Database. Có thể xem tiêu đề là một chuỗi tương thích với tiểu đề cần cộng của Database, hoặc
chỉ đònh tiêu đề là một đòa chỉ ô chửa chuỗi cần thiết được xem như tiêu đềø.
VD :

DSUM(Database,”Số tiền”, Criteria) Hoặc A5 contains “Số tiền”, có thể gõ :
DSUM(Database,A5,Criteria)

Criteria Vùng điều kiện. Để khảo sát vùng điều kiện, hãy xem ví dụ minh họa sau đây :
A

B

C

D

E

F

1

Tree

Height

Age

Yield

Profit

Height

2

Apple

>10

3

Pear

5

Tree

<16

Height

Age

Yield

Profit

6

Apple

18

20

14

$ 105.00

7

Pear

12

12

10

$ 96.00

8

Cherry

13

14

9

$ 105.00

9

Apple

14

15

10

$ 75.00

10

Pear

9

8

8

$ 76.80

11

Apple

8

9

6

$ 45.00

ThS. Lê Ngọc Lợi

6


Hạch toán Kế toán trên Excel

DCOUNT(Database,"Age",A1:F2) equals 1.
DMAX(Database,"Profit",A1:A3) equals $105.00.
DMIN(Database,"Profit",A1:B2) equals $75.00.
DSUM(Database,"Profit",A1:A2) equals $225.00.
DSUM(Database,"Profit",A1:F2) equals $75.00.
Tham số thứ hai có thể là thứ vò cột hoặc đòa chỉ ô tiêu đề làm thao tác.
Về mặt nguyên tắc, một vùng điều kiện trong trường hợp chứa một hàm không thiết lập
tiêu đề trên nó . Khi xác lập một hàm trong vùng điều kiện, tiêu đề sẽ bò bỏ trống, thay vào đó là
việc so sánh với hàng đầu tiên của cột cần thao tác trong bảng số liệu.
VD : = G3 >= Average(C5:C10)
C/ Nguyên tắc tham chiếu đòa chỉ cố đònh:
- Nguyên nhân hình thành phương pháp tham chiếu đòa chỉ cố đònh.
- Sử dụng $ để đònh vò cột.
A1

: Cho phép tònh tiến

$A1

: Khoá tònh tiến cột

A$1

: Khoá tònh tiến dòng

SA$1 : Khoá tònh tiến dòng lẫn cột
D/ Nguyên tắc truy xuất số liệu:
- Truy xuất các ô đơn lẽ.
Tại một vò trí bất kỳ trong bảng tính, nếu gõ = sau đó chỉ đònh một đòa chỉ bất kỳ của một
ô ( tại Sheet đó, tại Sheet khác, hoặc tại 1 Sheet của 1 Book khác ) thì ô được gán sẽ tham chiếu
ô được chỉ đònh, Ví dụ :
= Sheet2!$B$3
= [Book1]Sheet1!$B$3
= [C:\KETOAN\PSTH.XLS]PSTH!$B$3
Tham chiếu trên nguyên tắc này gọi là tham chiếu đơn lẽ. Một tham chiếu đơn lẻ có thể
hình thành tham chiếu mảng trong trường hợp chúng ta hủy bỏ tham chiếu cố đònh và copy mở
rộng thành vùng.
- Truy xuất đồng loạt.
Truy xuất đồng loạt căn cứ tham chiếu trên một mảng số liệu. Để mảng này tham chiếu
số liệu của một mảng khác, chúng ta dùng tham chiếu mảng.
+ Đánh dấu khối mảng số liệu nguồn, Copy ( Ctrl-C hoặc Edit / Copy )
+ Đứng tại vò trí cần dán lại mảng ( Bảng Link ), chọn :
Edit / Paste Special / PasteLink
+ Bảng mới sẽ là bảng Link số liệu từ bảng nguồn.

ThS. Lê Ngọc Lợi

7


Hạch toán Kế toán trên Excel

✺ Đối với Excel 5.0 , việc tham chiếu mảng sẽ được quy đònh theo phương pháp đònh vò
nguyên mảng. Tất cả các ô tham chiếu trong vùng Link sẽ được chỉ đònh bởi một đòa chỉ mảng
duy nhất . Ví dụ : {[Book1]Sheet3!$B$3:$F$10}. Do đó, không thể thay đổi một ô đơn lẽ trong
bảng Link. Nếu cố gắng làm thay đổi nội dung của 1 ô, một thông báo : “ Can not change apart
of array ! “ sẽ được hiển thò.
✺ Đối với Excel 97 về sau, việc tham chiếu mảng sẽ được chuyển thành tham chiếu một
tập hợp các ô. Do đònh vò tham chiếu theo ô nên có thể thay đổi số liệu của từng ô đơn lẽ.
-

Tham chiếu tên khối : Tên khối có thể là một thành phần trong một hàm. Tên khối
được đặt ra nhằm mục đích thực thi tham chiếu nhanh chứ không cần phải gõ đòa chỉ
của khối dữ liệu nữa. Để đặt tên cho một khối, bạn đánh dấu khối đó và chọn phần
Insert/name/define. Gõ tên khối vào ô Names in workBook sau đó nhấn nút Add. Lưu
ý, trước khi đặt tên khối, cần phải phân tích trước và liệt kê các tên khối ra để tránh
trùng lắp.
Ghi chú về phần đặt tên nhanh : Chọn Insert / Name / Define, ta có cửa sổ sau đây :

Nhắp mouse vào ô Refers to : , sau đó chỉnh sửa đòa chỉ mới, hoàn tất, nhắp mouse vào ô
Name in workbook :, rồi đặt tên lại. Để cập nhật tên mới, nhấn nút Add , tuần tự như vậy cho
đến khi hoàn tất các phần đặt tên.
Lưu ý : Khi nhắp mouse vào ô Refers to : , không được dùng các phím mũi tên đề di
chuyển, chỉ nhắp mouse tại vò trí cần xóa, đồng thời chỉ vận dụng các phím Delete và
Backspace.
Nếu lỡ di chuyển các phím mũi tên sinh ra sự tònh tiến đòa chỉ, tốt nhất là nhấn Esc,
sau đó thoát ra rồi chọn lại Insert / Name / Define để tránh trường hợp ánh hưởng đến các
vùng đã được đánh dấu khối khác.
Tuyệt đối không được đặt các tên khối trùng nhau trong 1 Book, việc đặt tên trùng
sẽ gây ra hiệu ứng truy suất nhầm lẫn. Excel sẽ ưu tiên cho việc truy suất các khối được khai
báo trùng tên nhưng ngay trên Sheet đó hoặc Sheet gần nhất.
- Các phạm vi tham chiếu.
Giới hạn của việc tham chiếu là cho phép tham chiếu số liệu giữa các ô trong 1 Sheet,
giữa các Sheet trong một Book, và giữa Book này đến một Book khác.
E./ Các chức năng:
ThS. Lê Ngọc Lợi

8


Hạch toán Kế toán trên Excel

I/ Tính năng Auto Fillter :
Dùng xem số liệu đực tách lọc trên một bảng tính theo một điều kiện nào đó được chỉ
đònh.
Bảng số liệu phải thỏa các điều kiện sau đây :
+ Có đầy đủ các tiểu đề cột.
+ Phải thuần nhất dạng thức format cho từng cột số liệu.
Thực hiện gồm :
+ Đánh dấu bảng số liệu.
+ Chọn Data \ Fillter \ Auto Fillter
+ Các hàng đầu của bảng số liệu sẽ hiển thò mũi tên xổ xuống như hình bên dưới
:

+ Nhấn vào nút mũi tên, bạn có các số liệu hiển thò trên thanh rơi cho phép:
- Hiển thò từng số, tức chỉ hiển thò đúng với số chỉ đònh mà thôi.
- Hiển thò toàn bộ, là không theo quy đònh nào cả.
- Hiển thò lọc ( Custom ), là hiển thò theo điều kiện, trong phần điều
kiện hiển thò từng cột, tối đa 2 điều kiện được chỉ đònh. Excel 97 cung cấp các
toán tử dưới dạng ngôn ngữ :
VD : >

: Is greater than

>=

: Is greater than or Equal …..v.v.

Hiệu lực của hàm Subtotal() trong AutoFillter :
Cú pháp : SUBTOTAL(function_num, reference)
Hàm Subtotal() thực ra không phải là một hàm, nó được xem như là một thủ tục gọi một
hàm khác lên thao tác. Và những hàm mà Subtotal() gọi sẽ thực hiện chức năng của mình trên
vùng đã được Filtered. Tức là khi đó, hiệu lực của hàm sẽ chỉ tác động lên các hàng (Record)
thỏa điều kiện Filter.
Function_num : Là các con số từ 1 đến 11 chỉ đònh hàm mà Subtotal tiến hành tính
toán trên khu vực số liệu. Thống kê dưới đây là chi tiết :
Function_Num

Function

Function_Num

Function

1

AVERAGE

6

PRODUCT

2

COUNT

7

STDEV

3

COUNTA

8

STDEVP

4

MAX

9

SUM

ThS. Lê Ngọc Lợi

9


Hạch toán Kế toán trên Excel

5

MIN

10

VAR

11

VARP

Reference : Là vùng số liệu thực hiện Subtotal
Lưu ý : Hàm Subtotal bỏ qua các Rows bò che và chỉ nhận các số liệu hiển thò sau các
Filltered.
Ví dụ : SUBTOTAL(9,C3:C5) Cộng C3:C5 và sử dụng SUM function
II/ Tách số liệu sang một bảng khác ( Advanced Fillter )
Các bước thực hiện :
+ Xác đònh khu vực dữ liệu. ( bảng số liệu )
+ Thực hiện khu vực điều kiện. ( Copy tiêu đề đầu của bảng số liệu rồi lấy điều kiện).
( Lưu ý : Hướng dẫn phương thức thiết lập điều kiện )
+ Chỉ đònh vùng kết xuất hướng tới.
Thao tác :
+ Đánh dấu khu vực số liệu.
+ Chỉ đònh vùng điều kiện : giả sử
A

B

C

D

>10
+ Chọn Data \ Fillter \ Advanced Fillter
- Fillter the List, In-Place

:

Fillter ngay trên số liệu.

- Copy to another location

:

Fillter trên một vò trí khác.

- List Range

:

Khu vực dữ liệu. (Hoặc tên bảng dữ liệu)

- Criteria Range

:

Xác đònh khu vực điều kiện.

- Copy to

:

Nơi Copy fillter đến. (Hiệu lực có khi chọn
Copy to Another Location)

- Unique Record Only

:

Không list hết các nội dung trùng nhau.

+ Chọn Ok để hoàn thành công việc.
III/ Tập trung số liệu trên các bảng đồng bộ :
Tổ chức số liệu :
+ Lập các bảng báo cáo trên nhiều khu vực khác nhau hay trên các Sheet khác nhau.
Yêu cầu phải đồng dạng theo hàng đầu và cột trái. Các tiêu đề cột trái và hàng đầu phải đầy đủ,
không trống.
+ Bảng tổng hợp nằm trên Sheet cuối cùng.
Thực hiện thao tác :
+ Đứng tại vò trí cần thiết lập bảng tổng hợp.
ThS. Lê Ngọc Lợi

10


Hạch toán Kế toán trên Excel

+ Chọn Data \ Consolidate.
+ Reference

:

Đánh dấu vùng dữ liệu thứ nhất để gom nhóm.
Nhấn Add , Vùng dữ liệu I sẽ được đưa vào All Reference.

+ All Reference :

Chỉ đònh các vùng dữ liệu được cộng xếp.

+ Funtion

:

Chỉ đònh hàm thao tác.

+ Top Row

:

Chỉ đònh cộng theo hàng.

+ Left Column :

Chỉ đònh cộng theo cột.

+ Creat link To Source Data: Chỉ đònh một việc nối kết số liệu trên các bản nguồn và
bảng tổng hợp.
+ Browse

:

Chỉ đònh một tập tin khác.

+ Ok

:

Kết thúc.

IV/ Lập tổng nhóm :
Tổ chức số liệu :
+ Chỉ đònh bảng số liệu.
+ Xác đònh cột dữ liệu để cộng gom nhóm.
+ Sort theo cột dữ liệu trên.
Lệnh Sort :

- Đánh dấu bảng tính.
- Chọn Data \ Sort
- Chọn Cột để sắp xếp ( Cột dữ liệu để gom nhóm )
- Assending

: Nhỏ

- Dessending : Lớn

Lớn, A
nhỏ, Z

Z
A

+ Chọn Data \ SubTotals
+ At each change in

: chỉ đònh cột chiếu theo sự thay đổi số liệu của nó để lắp vào một
Subtotal.

+ Use Funtion

: Hàm để tính.

+ Add Subtotal to

: Lắp thêm việc tính Subtotal vào cột được chỉ đònh.

+ Ok

: Kết thúc.

Để gở bỏ một SubTotal, đánh dấu khối bảng đó rồi chọn Data\Subtotal\Remove All
V/ Tạo bảng hai chiều sang nhiều chiều : ( Pivot table )
Dữ liệu :
+ Tạo bảng đầy đủ các tiêu đề cột.
Thao tác :
+ Đánh dấu bảng tính.
+ Chọn Data \ Pivot Table.
ThS. Lê Ngọc Lợi

11


Hạch toán Kế toán trên Excel

+ Step 1 Of 4 :

Chỉ đònh Microsoft Excel List or Database

( Chọn Next )

+ Step 2 Of 4 :

Chỉ đònh vùng số liệu thao tác. ( Chọn Next )

+ Step 3 Of 4 :

Các tiêu đề Field được trình bày để chuyển vào khu vực thực hiện
gồm:

- Page : Chỉ đònh việc ngắt trang cho Field được đưa vào đây. Việc thay đổi giá trò
trên Field này sẽ chỉ đònh các ngắt trang hay một bộ báo cáo.
- Column : Các field được đưa vào đây trình bày trên tiểu đề cột của bảng Pivot.
- Column : Các field được đưa vào đây trình bày trên tiểu đề dòng của bảng Pivot.
- Data : Các field đưa vào đây sẽ trình bày số liệu căn cứ vào chỉ đònh Page.
Hàm
mặc đònh để tính là hàm Sum().
----------

ThS. Lê Ngọc Lợi

 ----------

12



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x