Tải bản đầy đủ

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MÔN TIN HỌC CƠ SỞ PHẦN BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCELL

§¹i häc quèc gia hµ néi
khoa c«ng nghÖ



l−¬ng viÖt nguyªn

hµ néi th¸ng 1 n¨m 2003


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

M CL C
Bi 1: Lm quen v i Excel ...................................................................................7
I. M c tiờu ............................................................................................................7
II. T ng quan v Excel .........................................................................................7
II.1. Gi i thi u Excel ........................................................................................7
II.2.

c i m c a Excel 2000 .........................................................................8


II.3. Kh i ng v thoỏt kh i Excel .................................................................8
II.4. Mn hỡnh lm vi c c a Excel....................................................................9
II.5. Gi i thi u b ng tớnh c a Excel ...............................................................12
II.6. Cỏch di chuy n con tr

trong b ng tớnh...............................................13

II.7. Cỏc thao tỏc v i file d li u....................................................................15
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................20
Bi 2: Nh p d li u v nh d ng b ng tớnh.......................................................21
I. M c tiờu ..........................................................................................................21
II. Nh p d li u vo b ng tớnh............................................................................21
II.1. Cỏc ki u d li u trong Excel...................................................................21
II.2. Cỏch nh p ch ti ng Vi t........................................................................23
II.3. Nh p v ch nh s a d li u ......................................................................24
II.4. Cỏc ph

ng ti n s a v xoỏ....................................................................29

Cõu h i v bi t p ...............................................................................................31
III. Cỏc thao tỏc v i hng, c t, ụ trong m t b ng tớnh........................................33
III.1.

nh d ng c t, dũng, ụ ..........................................................................33

III.2. Cỏch ch n hng, c t v ụ.......................................................................34
III.3. Chốn hng, c t v ụ ...............................................................................35
Trang 2


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

III.4. Hu hng, c t v ụ.................................................................................37
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................39
III.5. Cỏc thao tỏc v i cỏc b ng tớnh trong m t Workbook............................40
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................44
IV.

nh d ng cho d li u ..................................................................................45


IV.1.

nh d ng cho d li u ki u s ...............................................................45

IV.2.

nh d ng ngy thỏng ...........................................................................46

IV.3.

nh d ng v trớ .....................................................................................47

IV.4.

nh d ng ki u ch cho d li u ............................................................49

IV.5. T o

ng vi n ụ ..................................................................................50

IV.6. Tụ mu...................................................................................................51
V. Sao chộp v di chuy n d li u .......................................................................53
V.1. Sao chộp d li u .....................................................................................53
V.2. Di chuy n d li u ...................................................................................58
V.3. Xoỏ d li u: ............................................................................................61
V.4. Sao chộp nh d ng, chốn ghi chỳ ..........................................................61
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................62
Bi 3: Cụng th c v tớnh toỏn c b n .................................................................64
I. M c tiờu ..........................................................................................................64
II. S d ng Cụng th c trong Excel.....................................................................64
II.1. Cỏc toỏn t ..............................................................................................64
II.2. Nh p cụng th c vo b ng tớnh ................................................................65
II.3.

a ch t

ng i v tuy t i ................................................................67

II.4. Liờn k t d li u .......................................................................................68
Trang 3


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.5. Tỡm ki m v thay th ..............................................................................69
II.6. S p x p d li u .......................................................................................70
Bi 4: Dựng hm trong cụng th c ......................................................................76
I. M c ớch..........................................................................................................76
II. Khỏi ni m hm trong Excel: ..........................................................................77
III. Nhúm hm s ................................................................................................77
IV. Nhúm hm th ng kờ .....................................................................................78
V. Nhúm hm i ki u .......................................................................................83
VI. Nhúm hm kớ t ............................................................................................84
VII. Nhúm hm i u ki n...................................................................................87
VII.2. SUMIF .................................................................................................89
VII.3. COUNTIF ............................................................................................89
VIII. Nhúm hm ngy thỏng...............................................................................89
VIII.1. Date.....................................................................................................89
VIII.2. WEEKDAY ........................................................................................90
VIII.3. DAY....................................................................................................90
VIII.4. MONTH..............................................................................................90
VIII.5. YEAR .................................................................................................90
IX. Nhúm hm logic ...........................................................................................91
IX.1. Hm And ...............................................................................................91
IX.2. Hm OR.................................................................................................91
IX.3. Hm NOT..............................................................................................92
X. Nhúm hm tỡm ki m ......................................................................................92
X.1. Hm VLOOKUP ....................................................................................93
Trang 4


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

X.2. Hm HLOOKUP ....................................................................................94
XI. Cỏch s d ng h p Function..........................................................................94
Cõu h i v bi t p ...............................................................................................96
Bi 5:

nh d ng trang v In n .........................................................................98

XII. M c ớch .....................................................................................................98
XIII.

nh d ng trang v in n ...........................................................................98

XIII.1.

nh d ng trang ..................................................................................98

XIII.2. In.......................................................................................................101
Cõu h i v bi t p .............................................................................................102
ễn t p ...............................................................................................................103
I. M t s thao tỏc c b n v i file d li u .........................................................103
II. Nh p, s a, xoỏ d li u .................................................................................103
II.1. Nh p h ng:............................................................................................103
II.2. Nh p cụng th c:....................................................................................103
II.3. S a ton b d li u ...............................................................................103
II.4. S a m t ph n d li u: ...........................................................................104
II.5. Xoỏ d li u............................................................................................104
III. Cỏc thao tỏc v i hng, c t, ụ ......................................................................104
III.1. Ch n hng, c t ụ..................................................................................104
III.2. Chốn thờm hng, c t, ụ........................................................................104
III.3. Hu thờm hng, c t, ụ .........................................................................104
III.4. Thay i r ng c t ...........................................................................105
III.5. Thay i cao hng ..........................................................................105
IV. Cỏc thao tỏc v i m t b ng tớnh...................................................................105
Trang 5


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

IV.1. Kớch ho t b ng tớnh .............................................................................105
IV.2. Cỏc thao tỏc v i sheet..........................................................................105
V. M t s hm thụng d ng ...............................................................................106
V.1. Cỏc hm th ng kờ .................................................................................106
V.2. Cỏc hm i ki u ..................................................................................106
V.3. Cỏc hm kớ t ........................................................................................106
V.4. Cỏc hm toỏn h c .................................................................................106
V.5. Cỏc hm logic .......................................................................................106
V.6. Cỏch s d ng h p Function ..................................................................107
VI. Sao chộp v di chuy n d li u....................................................................107
VI.1. Sao chộp d li u ..................................................................................107
VI.2. Di chuy nd li u .................................................................................107
VII.

nh d ng cho d li u v in n .................................................................108

Trang 6


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Bi 1: Lm quen v i Excel
I. M c tiờu


Gi i thi u Excel



c i m Excel



Kh i ng v thoỏt kh i Excel



Mn hỡnh lm vi c



Gi i thi u v b ng tớnh Excel



Di chuy n trong b ng tớnh



Lm vi c v i t p

II. T ng quan v Excel
II.1. Gi i thi u Excel
Excel l ch

ng trỡnh x lý b ng tớnh n m trong b Microsoft Office c a hóng

ph n m m Microsoft.
C ng nh cỏc ch

ng trỡnh b ng tớnh Lotus, Quattro Prob ng tớnh c a Excel

c ng bao g m nhi u ụ

c t o b i cỏc dũng v c t, vi c nh p d li u v l p cụng

th c tớnh toỏn trong Excel c ng cú nh ng i m t

ng t , tuy nhiờn Excel cú nhi u tớnh

n ng u vi t v cú giao di n r t thõn thi n v i ng

i dựng.

Hi n nay cú nhi u phiờn b n c a Excel nh Excel 5.0, Excel 95, Excel 97,
Excel 2000. Ch

ng trỡnh ny h

d ng cỏc phiờn b n tr

ng d n s d ng Excel 2000, n u b n ch a t ng s

c c a Excel thỡ vi c h c ch

ng trỡnh ny c ng khụng cú gỡ tr

ng i.
Khi h c Excel b n nờn xem ph n lý thuy t v minh ho , sau ú kh i ng
Excel v a h c v a th c t p.

Trang 7


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.2.

c i m c a Excel 2000
Excel 2000 l m t ph n trong b Office 2000 c a Microsoft ch y trờn mụi

tr

ng t Windows 95 tr

nờn do ú Excel 2000 cú nhi u i m gi ng v i Word 2000

trong cỏch nh d ng v trang trớ, khi s d ng Excel 2000 c n chỳ ý m t s i m sau:
H u h t cỏc nguyờn t c v cỏc thao tỏc th c hi n trong Excel 5.0, Excel 95 v
Excel 97 u cú th th c hi n trong Excel 2000.
Cỏc t p tin t o b i Excel 5.0, Excel 95 v Excel 97 u s t
Excel 2000, nh ng cỏc t p tin t o b i Excel 97 s khụng t
tr

c, tuy nhiờn n u c n Excel 97 cú th ghi t p tin d

phiờn b n tr

ng thớch trong

ng thớch v i cỏc phiờn b n
i d ng t

ng thớch v i cỏc

c.

Excel 2000 khụng ch y trờn Windows 3.x.
* B Offce 2000 bao g m Word 2000 (so n th o v n b n), Excel 2000 (X lớ
b ng tớnh), Access 2000 (qu n tr c s d li u), Power Point 2000 (thuy t trỡnh) v
Outlook 2000 (th tớn i n t ), FrontPage (l p trỡnh Web).

II.3. Kh i ng v thoỏt kh i Excel
II.3.1. Kh i ng Excel:
lm vi c v i Excel, hóy th c hi n nh
Excel (xem hỡnh)

Trang 8

sau: Start\Programs\Microsoft


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

C ng cú th kh i ng Excel b ng cỏch click vo bi u t
Microsoft Excel

trờn mn hỡnh Windows, hay click vo bi u t

ng (shortcut) c a
ng

trờn thanh

Office Bar
II.3.2. Thoỏt kh i Excel:
C ng nh cỏc ch

ng trỡnh ng d ng khỏc, tr

c khi thoỏt c n ph i l u l i d

li u, sau ú thoỏt b ng m t trong nh ng cỏch sau:
C1: Ch n File\ Exit
C2: Click nỳt

gúc bờn ph i thanh tiờu .

C3: Double click bi u tr

phớa trờn trỏi thanh tiờu .

ng

C3: Nh n t h p phớm Alt+F4.
C4: Click bi u tr

ng

phớa trờn trỏi thanh tiờu khi ú xu t hi n m t trỡnh

n ch n Close.
C5: Right Click bi u tr

ng

trờn thanh

Taskbar khi ú xu t hi n m t trỡnh n ch n Close.
Trong tr

ng h p ch a l u l i nh ng thay i trờn b ng tớnh vo a, s xu t

hi n thụng bỏo nh sau:

Kớch nỳt Yes n u mu n l u nh ng thay i vo a, n u khụng mu n, h y kớch
nỳt No, quay tr l i ch n Cancel lm ti p.

II.4. Mn hỡnh lm vi c c a Excel
Trang 9


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.4.1. Mn hỡnh Excel

Trờn mn hỡnh Excel, chỳ ý n cỏc thnh ph n sau:
- Thanh tiờu (Title bar): ch a tờn ph n m m ng d ng (Microsoft Excel) v
tờn t p. Tờn ng m nh do Excel t l Book 1, Book 2, ...
- Thanh th c n (Menu bar): ch a b l nh c a Excel.

õy l n i cho phộp

th c hi n nh ng l nh c b n nh t c a Excel. Th c n chớnh c a Excel bao g m: File,
Exit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help. Cỏch s d ng th c n v cỏc
l nh trờn th c n s

cl nl

t gi i thi u trong cỏc ph n sau.

- Thanh cụng c chu n (Standard Toolbar): ch a cỏc nỳt giỳp th c hi n nhanh
cỏc thao tỏc c b n nh t nh : m file m i
vo a

(New), g i file c

(Open), ghi file

(Save), ....

- Thanh cụng c nh d ng (Formatting toolbar): ch a cỏc nỳt giỳp nh d ng
(font), ch n c font cho d

nhanh d li u nh : ch n font cho d li u
li u

(Font size), ....
- H p a ch ụ (Name box): cho bi t a ch c a ụ hi n th i.
- D ng nh p d li u (Formula bar): ch a d li u ho c cụng th c c a ụ hi n

th i trong b ng tớnh.
- B ng tớnh (Work sheet): ph n b ng tớnh, l n i lm vi c ch y u trong Excel.

Trang 10


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

- Danh sỏch cỏc sheet (Sheet tabs): ch a danh sỏch cỏc b ng tớnh trong file hi n
th i. Ng m nh, cỏc b ng tớnh cú tờn l Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ... Cỏc tờn ny cú
th i

c (xem ph n sau).

- Thanh tr ng thỏi (Status bar): hi n cỏc thụng bỏo v tr ng thỏi lm vi c hi n
th i c a b ng tớnh.
II.4.2.

nh d ng mn hỡnh Excel
Mn hỡnh chu n c a Excel cú cỏc thnh ph n nh ó trỡnh b y, tuy nhiờn cú th

lm n i cỏc thanh cụng c khụng c n thi t, ho c cho hi n th thờm cỏc thanh cụng c
khỏc b ng cỏch click m trỡnh n View v ch n:
Formula Bar : Thanh cụng th c.
Status Bar : Thanh tr ng thỏi.
ToolBar : Thanh cụng c , cú
nhi u thanh cụng c nh :
+ Standard : Chu n.
+ Formatting :

nh d ng.

+ Drawing : V .
+ Picture : Hi u ch nh hỡnh.
+
(Click vo tờn cỏc thanh
cụng c ch n ho c hu b ).
Cú th di chuy n v trớ hi n th c a cỏc thanh cụng c b ng cỏch click & drag t i
kho ng tr ng ho c thanh tiờu c a chỳng a n v trớ khỏc trờn mn hỡnh.

Trang 11


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.5. Gi i thi u b ng tớnh c a Excel
II.5.1. Workbook
M i Workbook t

ng ng v i m t file l u trờn a bao g m cỏc Work sheet

(b ng tớnh), cỏc bi u (Chart), .... Trong m t Workbook cú th cú t i a 255 sheet.
Cỏc phiờn b n c t Excel 95 tr v tr

c, mỏy th

ng m ng m nh 16 sheet. T

Excel 97, mỏy m ng m nh 3 Sheet. Trong Excel cho phộp thay i s Sheet ng m
nh ny b ng cỏch s

d ng th c n Tools/Options. Trong h p Sheet in new

workbook c a m c General gừ s Sheet ng m nh mu n m trong file m i.
D li u trờn cỏc b ng tớnh khỏc nhau cú th liờn h v i nhau nh trờn m t b ng
tớnh.
II.5.2. Worksheet
M t t p tin Excel (Book) s cú nhi u b ng tớnh (Worksheet), trờn m i b ng tớnh
bao g m cỏc hng (rows), cỏc c t (columns) v vựng giao nhau gi a c t v dũng g i l
cỏc ụ (cells).

- Cỏc hng (rows): Excel 97 v 2000 cú 65536 hng trong m t b ng tớnh (cỏc
phiờn b n tr
m i hng v

c nú ch cú 16384 hng). Tiờu hng (row heading) n m

uc a

c ỏnh s t 1 n 65536.

- Cỏc c t (columns): trong m t b ng tớnh c a Excel cú 256 c t. Tiờu c a c t
(column heading)

c ỏnh s theo A, B, C, ..., IU, IV.

Trang 12


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

- Cỏc ụ (cells): M i ụ u cú a ch riờng, a ch ny
c a c t v tờn c a dũng t o ra ụ ú (Tờn c t luụn ng tr

c xỏc nh b ng tờn

c tờn dũng).

Vớ d : A1 (ụ giao gi a c t A v hng 1), E200 (ụ giao gi a c t E v hng 200).
a ch ụ hi n th i hi n lờn trong ụ Cell reference.
- Vựng ụ (Range): L t p h p nhi u ụ ng li n nhau (hỡnh ch nh t ch a t hai
ụ tr lờn), a ch c a vựng
ph i c a vựng.

a ch vựng

c xỏc nh b ng a ch c a ụ bờn trỏi v ụ

gúc d

i

c ký hi u theo quy t c: a ch c a hai ụ i di n cỏch

nhau b i d u hai ch m (:). Vớ d B4:D7 l a ch vựng g m cỏc ụ B4, B5, B6, B7, C4,
C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7.

II.6. Cỏch di chuy n con tr

trong b ng tớnh

Khi lm vi c v i b ng tớnh, c n chỳ ý t i v trớ con tr ụ trong b ng tớnh

Khi c n nh p, s a, xoỏ d li u ho c gừ cụng th c t i ụ no, c n chuy n con tr
b n ghi t i ụ ú.
II.6.1. Di chuy n con tr ụ b ng chu t
Kớch chu t t i ụ mu n ch n.

Trang 13


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Trong tr

ng h p ụ c n ch n khụng xu t hi n trờn mn hỡnh, kớch chu t vo

cỏc m i tờn c a thanh cu n d c (Vertical scroll bar) ho c thanh cu n ngang
(horizontal bar) cu n t i mi n b ng tớnh c n thi t v kớch vo ụ c n ch n.
II.6.2. Di chuy n con tr ụ b ng bn phớm
Phớm

Cụng d ng

, Shift + Tab

chuy n con tr qua trỏi m t ụ.

, Tab

chuy n con tr qua ph i m t ụ.



chuy n con tr xu ng d

i m t ụ.



chuy n con tr xu ng d

i m t ụ.

Ctrl + ,

chuy n con tr ụ n bờn trỏi nh t ho c bờn ph i
nh t c a vựng d li u.

Ctrl + ,

chuy n con tr ụ n nh ho c ỏy c a vựng d
li u (t c vựng trờn b ng tớnh cú ch a d li u).

PgUp

chuy n con tr ụ lờn m t mn hỡnh.

PgDn

chuy n con tr ụ xu ng d

Home

chuy n con tr t i ụ bờn trỏi nh t trong m t hng.

Ctrl + Home

chuy n con tr t i gúc trờn bờn trỏi c a b ng tớnh.

Ctrl + End

chuy n con tr t i gúc d

i m t mn hỡnh.

i bờn trỏi c a b ng tớnh.

End+, End,
End+, End+

Cú tỏc d ng nh sau: n u ụ hi n th i l ụ tr ng, s di
chuy n n ụ tr ng k ti p theo h ng m i tờn. N u ụ
hi n th i ang ch a n i dung, s di chuy n theo
h ng m i tờn n ụ k ti p cú ch a n i dung.

End + Enter

Chuy n con tr ụ t i c t cu i cựng trong hng.

II.6.3. Dựng h p h i tho i GoTo
1. Nh n phớm F5 ho c kớch th c n Edit v kớch ti p l nh GoTo, xu t hi n
h p h i tho i.

Trang 14


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

2. Gừ a ch c a h p mu n chuy n t i trong h p Reference, vớ d I45. Mu n
chuy n t i m t ụ trờn b ng tớnh c th no ú, gừ tờn b ng tớnh, d u ch m than v a
ch ụ. Vớ d , Sheet2!H50.
3. Click OK.
Ghi chỳ:
Cú th chuy n nhanh t i ụ c n ch n b ng cỏch gừ a ch ụ c n chuy n t i trong
h p Name Box v n Enter.

II.7. Cỏc thao tỏc v i file d li u
II.7.1. Ghi file hi n th i vo a
Sau khi nh p d li u vo mỏy, d li u m i ch l u tr trong b nh c a mỏy
tớnh. N u thoỏt kh i Excel, d li u ú s m t, do ú c n ph i l u tr cỏc d li u ú vo
a sau ú s d ng sau.
Cỏc b

c th c hi n:

1. M th c n File, kớch chu t vo l nh Save (ho c kớch chu t vo nỳt Save
trờn Standard toolbar).
2. N u õy l l n u tiờn l u file vo a, Excel s xu t hi n h p h i tho i
Save As (xem hỡnh).

Trang 15


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

3. Trong h p Save in kớch chu t vo nỳt Combo, xu t hi n c u trỳc folder (th
m c), kớch ỳp chu t vo tờn cỏc th m c ch n th m c s l u tr file.
Vớ d : N u mu n l u tr file trong th m c Baihoc thu c
vo nỳt Combo, sau ú kớch ỳp vo tờn

C, hóy kớch chu t

a C v kớch ỳp ti p vo tờn th m c

Bangtinh (xem hỡnh)

3. Kớch chu t vo h p File name, xoỏ ch Book1, gừ tờn file m i, vớ d BD10A.
Tờn file trong mụi tr
tr

ng Windows 9x cho phộp t i a 255 kớ t , trong khi

ng DOS v Windows 3.1, tờn file ch

mụi

c phộp t i a 8 kớ t .

4. Nh n phớm Enter ho c kớch nỳt Save.
Excel t ng gỏn ph n m r ng .XLS vo tờn file. Do ú tờn file y lỳc
ny l BD10A.xls. Tờn file v a t s xu t hi n trờn thanh tiờu c a b ng tớnh.
Ghi chỳ:

Trang 16


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Trong tr

ng h p tờn file v a gừ vo trựng v i tờn file cú s n t i chớnh th m c

v a ch n, s xu t hi n thụng bỏo t

ng t nh sau

Mỏy thụng bỏo r ng ó t n t i file BD10A.xls t i th m c Bangtinh c a

a

C, b n cú mu n thay th file c hay khụng? N u kớch bỳt Yes, mỏy s xoỏ file
c v ghi n i dung c a file m i vo a v i tờn c . N u ch n No, thỡ file c s


c gi nguyờn v n i dung c a file m i s khụng

c ghi vo a.

Khi ghi file t l n th hai tr i, l nh Save s ghi d li u

c b sung ho c

thay i c a file ú vo a m khụng xu t hi n h p h i tho i.
II.7.2. Ghi file hi n th i vo a v i tờn khỏc
Cú th sao chộp file hi n th i trờn mỏy tớnh thnh file khỏc v i n i dung hi n t i
b ng cỏch sau:
1. M th c n File v ch n l nh Save As. Xu t hi n h p h i tho i nh hỡnh
3.1.
2. N u sao chộp thnh file m i t i th m c c thỡ ch vi c xoỏ tờn file c trong
h p File name v gừ tờn m i.
N u mu n gi nguyờn tờn file c nh ng sao t i

a ho c th m c khỏc thỡ ch

vi c ch n l i a ho c th m c trong h p Save in.
N u mu n i c tờn file v n i l u tr file thỡ ph i lm c hai vi c trờn.
3. Nh n Enter ho ckớch nỳt Save.
Sau b

c th 3, Excel s ghi n i dung hi n th i trờn mỏy tớnh vo a vo m t

file m i v i tờn file khỏc ho c v i tờn file c nh ng t
* Mu n l u t p tin

v trớ khỏc.

d ng phiờn b n khỏc c a Excel, m khung Save as type

ch n.

Trang 17


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

* Cú th click nỳt Tools\General Option (m h p tho i Save Option) cú
thờm nh ng l a ch n khỏc.
+ Always create backup: Luụn l u l i t p tin c khi s a i.
+ Read-only recommended: Thu c tớnh ch

c xem

+ Password to open: M t kh u khi m t p
+ Password to modify: M t khi m s a.
II.7.3. G i m t file cú s n t a ra mn hỡnh
Khi mu n g i m t file ó
th c hi n cỏc b

c l u tr t a ra mn hỡnh lm vi c ti p, hóy

c sau:

1. M th c n File, ch n l nh Open (ho c kớch nỳt Open

trờn Standard

toolbar). Xu t hi n h p h i tho i Open.
2. Trong h p Save in, ch n a v th m c l u tr file c n m .
3. Kớch ỳp vo tờn file c n m . Ho c kớch ch n tờn file c n m v kớch vo nỳt
Open.
Vớ d : Cỏc b

c m file BD10A.xls

c ti n hnh theo cỏc b

c nh hỡnh sau:

Ghi chỳ:


M t cỏch ng m nh, Excel l u tr 4 file

c m g n nh t

cu i th c n

file. Do ú, m m t trong 4 file ú ch vi c kớch vo th c n File v kớch
vo tờn file c n m .

Trang 18


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Trong Windows 9x, cú th m file

c s d ng th

ng xuyờn b ng cỏch kớch vo

nỳt Start, tr ti p vo Documents v kớch vo tờn file c n m .


T i m t th i i m cú th m nhi u file c a Excel. Cú th xem danh sỏch cỏc
file ang m

d

i th c n Window. Khi c n kớch ho t file no, hóy kớch vo

tờn file ú.
II.7.4. T o m t file m i
t o m t file m i hóy lm nh sau:
M th c n File, ch n l nh New, xu t hi n h p h i tho i:

Ch n Workbook v kớch OK.
Ghi chỳ:


Cú th dựng nỳt New

trờn Standard toolbar.

II.7.5. úng file hi n th i
1. M th c n File.
2. Kớch ch n l nh Close.
N u n i dung file cú thay i, s xu t hi n thụng bỏo nh hỡnh 1.3. Chỳ ý l a
ch n cỏch tr l i thớch h p (Yes - n u mu n l u nh ng thay i, No - n u khụng mu n
l u l i nh ng thay i).

Trang 19


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Cõu h i v bi t p
1. Nờu cỏc cỏch kh i ng v thoỏt kh i Excel.
2. M c a s Excel, quan sỏt v h c thu c tờn cỏc ph n t trong b ng tớnh Excel.
3. Phõn bi t s khỏc nhau gi a m t Workbook v m t Worksheet.
4. S hng v s c t trong cỏc phiờn b n khỏc nhau c a Excel (Excel 5.0, Excel 7.0,
Excel 97) cú gi ng nhau hay khụng?
5. Cỏc a ch cựng A1:C4, C7:C12, B6:E6 ch nh ng ụ no trong b ng tớnh?
6. Nờu ch c n ng c a cỏc l nh New, Save, Save As, Open, Close v Exit trờn th c n
File.
7. Nờu s gi ng v khỏc nhau gi hai l nh Save v Save As.

Trang 20


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

Bi 2: Nh p d

li u v nh d ng b ng tớnh

I. M c tiờu
Cỏc ki u d li u trong Excel
Cỏch nh p ch ti ng vi t
Nh p v ch nh s a d li u
Cỏc ph

ng ti n s a v xoỏ

Cỏc thao tỏc v i hng, c t, ụ trong m t b ng tớnh
Cỏc thao tỏc v i cỏc b ng tớnh trong m t Workbook
Nh p cụng th c vo b ng tớnh
Dựng hm trong cụng th c
S d ng cỏc hm
Sao chộp v di chuy n d li u

II. Nh p d li u vo b ng tớnh
II.1. Cỏc ki u d li u trong Excel
Tr

c khi nh p d li u vo b ng tớnh, chỳng ta ph i hi u

c m t s khỏi

ni m c b n v ki u d li u trong b ng tớnh trỏnh s sai sút v nh m l n trong quỏ
trỡnh tớnh toỏn v x lý d li u sau ny.
Trong m t ụ ch cú th ch a m t ki u d li u, ki u d li u c a ụ ph thu c vo
ký t u tiờn, Excel phõn bi t cỏc lo i d li u:
- H ng (constant value)
- Cụng th c (formula value)
- Cỏc ki u l i v cỏc giỏ tr logic

Trang 21


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.1.1. Ki u h ng:
Ki u h ng l giỏ tr khụng i. Cỏc giỏ tr ny cú th l ch (text) ho c s
(number)

a. Text:
N u trờn dũng nh p li u cú ch a ch thỡ Excel hi u ú l ki u kớ t ,
m c nh s hi n th

ch

phớa bờn trỏi c a ụ.

Vớ d : B ng i m, Danh sỏch h c sinh, ....
N u trờn dũng nh p d li u cú ch a ớt nh t m t ch ho c m t kớ t d ng *, !, &,
#, ? ho c d u cỏch (space) tr lờn thỡ Excel t ng hi u d li u nh p vo cú ki u kớ t
(text). Vớ d : 123?, #78965, 120 456, ...
N u gừ ton s m mu n mỏy hi u l kớ t thỡ ph i gừ b t u b ng d u ('). Vớ
d : N u mu n gừ m t xõu kớ t l cỏc ch s 12345 thỡ ph i gừ '12345.

b. Number
Ký t nh p vo l s ,

ch m c nh d li u d ng s s hi n th

ph i c a ụ. N u s õm cú th nh p d u "-" phớa tr

phớa bờn

c ho c trong d u ngo c n.

Number bao g m:
- Cỏc s thụng th

ng, vớ d 2345, 56.89, ....

- Ki u ngy thỏng: Nh p ngy thỏng bớnh th

ng v i d u phõn cỏch l g ch

ngang (-) hay g ch ng (/). Ph n thỏng Excel cú th hi n th s ho c ch b ng ti ng
Anh, quy nh cỏch hi n th trong h p tho i Format Cell. M t cỏch ng m nh, Excel
l u tr cỏc s ngy thỏng theo cỏc s nguyờn t 1 n 2958525, tớnh t ngy 1/1/1900
n 31/12/9999.
- Ki u th i gian: Excel l u tr s th i gian theo cỏc s th p phõn t 0 n
0.99999999 b t u t 0:00:00 (12:00:00 A.M.) n 23:59:59 (11:59:59 P.M.).

Trang 22


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.1.2. Ki u cụng th c
Cụng th c l m t bi u th c ch a cỏc h ng, cỏc a ch ụ, cỏc hm v cỏc toỏn
t . Cụng th c ph i b t u b i d u b ng (=), d u c ng (+), d u a cũng @.
D ng t ng quỏt c a cụng th c:
=
Giỏ tr hi n th trong ụ ch a cụng th c s l k t qu c a cụng th c ú.
Vớ d : Kớch chu t vo ụ B2 v gừ = 10+20+30, sau ú n phớm Enter. Khi ú,
k t qu hi n trong ụ B2 s l 60.

II.1.3. Ki u logic v cỏc l i
Vớ d : Cỏc giỏ tr logic nh TRUE, FALSE ho c cỏc l i nh #VALUE!, ...
khụng t gừ vo b ng

c m ch xu t hi n khi tr l i giỏ tr c a hm ho c bi u th c

logic ho c khi xu t hi n l i.

II.2. Cỏch nh p ch ti ng Vi t
Cú nhi u cỏch gừ ti ng Vi t, nh ng ph bi n nh t l ki u gừ VNI v TELEX.
II.2.1. Ki u gừ VNI:
Ki u gừ ny dựng cỏc phớm s (hng phớm s bờn trờn cỏc ch cỏi) b d u.
Cỏc phớm

c quy nh nh sau:

S c (1), Huy n (2), H i (3), Ngó (4), N ng (5), d u m õ, ờ (6), d u múc ,
(7), d u (8), d u ngang (9).
Cỏch gừ : Gừ phớm d u ngay sau cỏc nguyờn õm (O, Y, E, I, U, A).
* Khi b d u sai ph i xoỏ c nguyờn õm v gừ l i.

Trang 23


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

II.2.2. Ki u gừ TELEX:
Ki u gừ ny dựng 2 ch cỏi k ti p nhau khụng theo nguyờn t c c a ch ti ng
Vi t th hi n d u.
õ (aa),

th hi n d u theo quy nh sau:

(aw), ờ (ee),

(uw), ụ (oo),

(ow), (dd), s c (s), huy n (f), n ng (j),

h i (r), ngó (x), xoỏ d u (z).
c v cú th b d u sau khi gừ xong ch ú, ho c b d u sau khi

Gừ ch cỏi tr

gừ nguyờn õm, n u b d u cho ch hoa ph i nh n thờm phớm Shift.

II.3. Nh p v ch nh s a d li u
II.3.1. Quy t c chung
Vi c nh p d li u vo b ng tớnh

c th c hi n theo cỏc b

1. Kớch ho t ụ c n nh p d li u v nh p bỡnh th

c sau:

ng ho c Click t i thanh cụng

th c nh p d li u cho ụ ang ch n.
2. Khi b t u gừ b t kỡ kớ t no t bn phớm, kớ t ú s u

c th hi n

trờn dũng nh p d li u (formula bar) v con tr text (cú d ng | ) nh p nhỏy trong ụ hi n
th i.
N u gừ nh m, hóy nh n phớm Backspace xoỏ l i ú v ti p t c gừ d li u
vo. Trong khi gừ d li u, cú th dựng cỏc phớm sau:
+ End:

chuy n nhanh con tr text t i cu i ph n d li u trờn dũng nh p d

li u.
+ Home:

chuy n nhanh con tr text t i u ph n d li u.

+ Backspace:
+ Delete:

xoỏ cỏc kớ t bờn trỏi c a tr Text.

xoỏ kớ t bờn ph i c a tr Text.

3. Nh n phớm Enter chuy n sang ụ ti p theo.
Chỳ ý:

Trang 24


Tin học cơ sở - Tài liệu thực hành bảng tính điện tử

thay vi c n Enter cú th dựng cỏc phớm ch h

ng (Left Arrow),

(Right Arrow), (Up Arrow), (Down Arrow).
N u thay i ý nh nh p d li u tr

c khi n Enter, hóy nh n phớm ESC ho c

kớch vo h p X trờn dũng nh p d li u. Khi ú d li u v a gừ s khụng

c nh p vo

ụ hi n th i.
II.3.2. M t s th thu t nh p d

li u nhanh

Excel cho phộp nh p d li u nhanh nh sau:
N u d li u c n nh p l m t dóy s ho c ch tuõn theo m t quy lu t no ú, vớ
d nh cỏc dóy:
1, 2, 3, 4, ....

2, 4, 6, 8, ....
Jan, Feb, Mar, ...
Mon, Tue, Wed, ...
ta cú th nh p nhanh nh sau:
1. Gừ d li u vo hai ụ u c a dóy (ho c ch c n gừ vo m t ụ u c a dóy
trong tr

ng h p c n nh p dóy thỏng ho c ngy trong tu n).

2. Ch n hai (ho c m t) ụ u.
3.

t tr chu t t i Fillhandle cho bi n thnh d u +. Sau ú rờ chu t sang ph i

ho c xu ng d

i t ng dóy s .

Trang 25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x