Tải bản đầy đủ

Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đại La.DOC

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
CAM ĐOAN
Tôi tên là : Khương Thị Tú Anh . Tôi xin cam đoan tất cả những nội dung
viết trong chuyên đề “ Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La” đều mang tính xác thực, đều do sự
nghiên cứu tìm tòi, học hỏi của bản thân trong thời gian thực tập và tất cả các
nhận định, giải pháp đều là quan điểm của cá nhân tôi trên cơ sở nhận thức về
lý luận, thực trạng doanh nghiệp, sự đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn
và đơn vị thực tập.
Người viết.
Kí tên
Khương Thị Tú Anh
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2-1: Hệ thống máy móc thiết bị của công ty Cổ phần Đại La
năm 2007............................................................................................... 31
Bảng 2-2: Nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Đại La năm 2007.. .32
Bảng 2-3: Kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm........................38
Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty Đại La năm 2007....................53
Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm

2007....................................................................................................... 54
Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007......................58
Bảng 3-1: Qui định cơ chế báo cáo tại công ty Cổ phần Đại La.........74
Bảng 3-2: Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung.........................81
Bảng 3-3: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian.....................86
Bảng 3-4: Phân bổ ngân sách hoạt động.............................................87
Bảng 3.5: Báo cáo của xí nghiệp I về tình hình sản xuất kinh doanh
tháng n năm 2007..................................................................................96
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).........6
Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch.................................................7
Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện.............12
Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng.........13
Sơ đồ 1-5: Sai lệch giữa mục tiêu và thực hiện kế hoạch....................19
Sơ đồ 1-6: Xây dựng chỉ số, chỉ tiêu dựa vào các cấp mục tiêu kế
hoạch.....................................................................................................20
Sơ đồ 2-1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đại La......26
Sơ đồ 2-2: Dây chuyền công nghệ sản xuất.........................................30
Sơ đồ 2-3: Các bước lập kế hoạch hàng năm của công ty Cổ phần Đại
La........................................................................................................... 41
Sơ đồ 2-4: Qui trình theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La51
Sơ đồ 3-1: Thực hiện theo dõi, đánh giá và ra quyết định..................68
Sơ đồ 3-2: Qui trình theo dõi, đánh giá...............................................69
Sơ đồ 3-3: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá.................................72
Sơ đồ 3-4: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin............73
Sơ đồ 3-5: Cây mục tiêu kế hoạch........................................................79
Sơ đồ 3-6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xuất hiện đầu ra...........95
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BGĐ : Ban giám đốc.
KH : Kế hoạch.
MT PT : Mục tiêu phát triển.
MT TG : Mục tiêu trung gian.
P.KHTH : Phòng kế hoạch tổng hợp.
P.TC- HC : Phòng Tổ chức – Hành chính
QRM : Phó giám đốc phụ trách kĩ thuật.
SXKD : Sản xuất kinh doanh .
TD-ĐG : Theo dõi, đánh giá.
XN1 : Xí nghiệp 1.
XN2 : Xí nghiệp 2.
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.........................................................................................1
NỘI DUNG............................................................................................. 3
Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, THỰC
HIỆN KẾ HOẠCH.................................................................................3
I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường...................3
1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa.................................................3
1.1. Khái niệm......................................................................................3
1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp..............................4
2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp..........................................5
2.1. Lập kế hoạch.................................................................................6
2.2. Tổ chức thực hiện..........................................................................7
2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch..........................................7
2.4. Điều chỉnh.....................................................................................7
3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa.................8
II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch......................9
1. Các khái niệm .......................................................................................9
1.1. Theo dõi (giám sát): .....................................................................9
1.2. Đánh giá :...................................................................................10
1.3. Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá..............................11
1.4. Phân loại theo dõi, đánh giá.......................................................11
1.5. Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu............................................................13
2. Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá.........................................15
2.1. Nội dung......................................................................................15
2.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá có sự tham gia.........................18
3. Mối quan hệ giữa công tác kế hoạch và công tác theo dõi, đánh giá.
.....................................................................................................................19
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
3.1. Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để
mong muốn trở thành hiện thực.........................................................19
3.2. Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá. .........20
3.3. Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá..............................21
4. Sự cần thiết phải có hệ thống theo dõi, đánh giá................................21
4.1. Chức năng cung cấp thông tin....................................................22
4.2. Theo dõi, đánh giá với chức năng là một công cụ quản lý. ........22
4.3.Tăng cường tính minh bạch và tính trách nhiệm. ........................22
4.4.Thu hút đầu tư..............................................................................23
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LA....................................................24
I. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Đại La......................................24
1. Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức..................................................24
1.1. Lịch sử hình thành.......................................................................24
1.2. Cơ cấu tổ chức............................................................................26
2. Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Đại
La.............................................................................................................28
2.1.Lĩnh vực kinh doanh.....................................................................28
2.2. Qui trình sản xuất các sản phẩm từ lò nung tuynel.....................29
2.3 .Nguồn lực....................................................................................31
2.4.Thị trường tiêu thụ.......................................................................35
2.5. Kết quả kinh doanh.....................................................................36
II. Thực trạng công tác kế hoạch hóa trong công ty cổ phần Đại La.. .40
1. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp........................................40
1.1. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh..............................................40
1.2. Tổ chức thực hiện........................................................................41
1.3. Theo dõi, điều độ kế hoạch sản xuất kinh doanh.........................41
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
1.4. Lưu trữ........................................................................................42
2. Nội dung của bản kế hoạch.................................................................43
3. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất....................................................43
3.1. Căn cứ lập kế hoạch sản xuất.....................................................43
3.2. Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch....................................44
4. Triển khai thực hiện kế hoạch.............................................................47
5. Nhận xét về công tác kế hoạch hóa của công ty cổ phần Đại La........48
III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
.....................................................................................................................49
1. Đặc điểm của công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty Cổ phần Đại La.
.................................................................................................................49
2. Qui trình theo dõi, đánh giá. ...............................................................51
3. Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá.....................................51
3.1. Nội dung theo dõi, đánh giá........................................................51
3.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá.................................................55
4. Tổ chức theo dõi, đánh giá..................................................................55
4.1 Theo dõi thực hiện kế hoạch........................................................55
4.2 Đánh giá thực hiện kế hoạch.......................................................57
5. Tổ chức thực hiện và báo cáo..............................................................57
6. Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá.............................................59
6.1. Qui trình theo dõi, đánh giá. ......................................................60
6.2. Nội dung theo dõi, đánh giá........................................................61
6.3. Phương pháp theo dõi, đánh giá.................................................62
6.4. Tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá..........................................62
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
SXKD CỦA CÔNG TY CP ĐẠI LA...................................................65
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
I. Mục tiêu hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
SXKD của Công ty cổ phần Đại La.........................................................65
1. Hoàn thiện qui trình TD-ĐG thực hiện kế hoạch................................65
2. Hoàn thiện về mặt nội dung TD-ĐG thực hiện kế hoạch....................66
2.1. Khung theo dõi, đánh giá............................................................66
2.2. Bảng tiến độ về thời gian............................................................67
2.3. Bảng tiến độ và phân bổ ngân sách............................................67
3. Hoàn thiện phương pháp TD-ĐG thực hiện kế hoạch........................67
4. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin..............................................67
5. Hoàn thiện việc triển khai thực hiện TD-ĐG......................................68
II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
hoạch tại Công ty cổ phần Đại La............................................................69
1. Xây dựng lại qui trình theo dõi, đánh giá............................................69
1.1. Lập kế hoạch Theo dõi, đánh giá................................................69
1.2. Thực hiện theo dõi, đánh giá.......................................................71
2. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin..............................................72
3. Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá..................................................77
3.1. Lập khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung............................77
3.2. Hoàn thiện bảng tiến độ về thời gian : .......................................85
3.3. Bảng tiến độ và phân bổ ngân sách. ..........................................87
4. Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch............89
5. Triển khai kế hoạch TD-ĐG trong tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá
tại công ty Cổ phần Đại La.....................................................................89
5.1.Thực hiện theo dõi, thu thập thông tin..........................................90
5.2. Tổ chức xử lý số liệu, thông tin...................................................93
5.3. Đánh giá, kết luận, rút ra bài học kinh nghiệm và chuẩn bị cho kỳ
kế hoạch theo dõi, đánh giá tiếp theo.................................................95
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
III. Một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt công tác theo dõi, đánh giá
thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La........................100
1. Sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá như là một công cụ quản lý. . .100
2. Tổ chức, sắp xếp lại nhân sự.............................................................100
3. Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ và năng lực thống kê. ...............101
4. Lưu trữ thông tin như một nguồn dữ liệu quan trọng giúp ích cho việc
lập cũng như thực hiện kế hoạch SXKD...............................................101
KẾT LUẬN.........................................................................................102
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................103
PHỤ LỤC............................................................................................104
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường công cụ kế hoạch vẫn tiếp tục và phát huy
hơn nữa vai trò là công cụ quản lý hữu hiệu và hỗ trợ đắc lực cho các nhà
quản lý trong quá trình ra quyết định.“Cũng như cây cọ là công cụ giúp người
họa sĩ vẽ tranh, cây kim là công cụ giúp người thợ may may áo, kế hoạch là
công cụ giúp các nhà quản lý thực hiện tốt hơn vai trò quản lý sự phát triển
kinh tế - xã hội.”
1
Tuy nhiên nội dung và phương pháp thực hiện kế hoạch
không hoàn toàn giống nhau trong mọi nền kinh tế. Trong tình hình mới hiện
nay đặt ra những yêu cầu đổi mới trong công tác kế hoạch. Một trong những
nội dung đó là yêu cầu đổi mới công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
hoạch. Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch là khâu rất quan trọng
trong qui trình kế hoạch hóa, vừa có tác dụng điều phối, điều chỉnh kịp thời
việc thực hiện kế hoạch, vừa có tác dụng rút ra kinh nghiệm và làm cơ sở cho
việc lập và thực hiện kế hoạch cho giai đoạn sau.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đại La, được tìm hiểu về
công ty và quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, tôi nhận thấy công tác
theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được công ty thực hiện thường xuyên
nhưng thực tế chưa phát huy hết hiệu quả. Do đó tôi chọn chuyên đề thực tập
là : Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh của Công ty Cổ phần Đại La.
Nội dung nghiên cứu gồm có ba phần chính là :
Phần 1 : Cơ sở lý luận về công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
Phần 2 : Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch tại
Công ty Cổ phần Đại La.
1
(Vũ Cương – Đổi mới công tác kế hoạch hóa trong tiến trình hội nhập.)
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 1 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Phần 3 : Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá
thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đại La.
Trong thời gian hoàn thiện chuyên đề tôi được sự giúp đỡ hết sức tận
tình của thầy giáo Th.S Bùi Đức Tuân và sự tạo điều kiện giúp đỡ của ông
Nguyễn Hữu Khoát- Trưởng phòng kế hoạch và anh Nguyễn Văn Toàn-
Phó giám đốc xí nghiệp 1- Công ty cổ phần Đại La. Đó là những lời nhận
xét, sự chỉ bảo hết sức tận tình và quí báu giúp tôi có thể hoàn thành chuyên
đề thực tập tốt nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 2 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
NỘI DUNG
Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI,
THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Peter Drucker, một trong những chuyên gia quản lý hàng đầu đương đại,
tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn nữa” đã đề xuất tiêu
chuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness)- tức là khả năng làm những việc
“đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả (efficiency) – tức là khả năng làm
đúng việc (do things “right”). Ông cho rằng tính hiệu nghiệm là quan trọng
hơn, bởi vẫn có thể đạt được tính hiệu quả khi chọn sai mục tiêu. Hai tiêu
chuẩn nói trên song hành cùng với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác định
các mục tiêu “đúng” và chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được các
mục tiêu này. Cả hai khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanh
nghiệp.
2
1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa.
1.1. Khái niệm.
Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối tượng
quản lý thông qua các giải pháp . “Kế hoạch nằm trong những chức năng cơ
bản của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong
tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện. Nó xác định
xem một quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai sẽ
làm?”.
3
2
Nguồn: Đại cương lý luận quản lý
3
Nguồn: Giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế xã hội
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 3 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phần
chính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp. Theo đó thì làm kế hoạch là phải xác
định được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạt
đựơc những mục tiêu đó.
Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt động
của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các qui luật của xã hội và tự
nhiên, đặc biệt là các qui luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kĩ
thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những
mục tiêu thống nhất.
Theo cách hiểu đó thì rõ ràng kế hoạch đựơc lập trên mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội. Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý. Kế hoạch hóa có
nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức
và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó.
Theo đó, có ba nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là: (1) Xác định, hình
thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức, doanh nghiệp; (2) Xác định
và bảo đảm (mang tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực cần thiết để có
thể đạt được những mục tiêu đó; (3) Quyết định xem những hoạt động nào là
cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài những ý nghĩa
đó. “Kế hoạch hóa doanh nghiệp là một qui trình ra quyết định cho phép xây
dựng một hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp và
quá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”.
1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Kế hoạch đã tỏ ra rất hiệu quả trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung
nhưng không phải là khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì kế hoạch
không còn là công cụ quản lý hữu hiệu.
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 4 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động có mục tiêu, đó là
lợi nhuận. Thông qua một loạt hoạt động đầu tư, sản xuất, phân phối, trao đổi
trên thị trường nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, tạo việc làm và tạo giá
trị. Mà hoạt động có mục tiêu đã bao hàm trong đó tính chất kế hoạch: Biết
mục đích hành động là gì và vạch ra được con đường để đạt mục tiêu.
Doanh nghiệp hoạt động là một qui trình kết hợp giữa các yếu tố sản
xuất (yếu tố đầu vào): Tài lực, nhân lực, vật lực, thông tin nhằm tạo ra đầu ra
và đạt mục tiêu lợi nhuận. Và quá trình phối kết hợp đó để hiệu quả cần phải
có nhân tố quan trọng là quản lý. Quản lý là chức năng không thể thiếu trong
doanh nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà kinh tế học H.Fayol nghiên cứu và
khẳng định với 14 nguyên tắc trong kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kế
hoạch. F.W.Taylor – cha đẻ của thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý là
biết chính xác điều bạn muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành công
việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.”. Gulich và Urwich cũng đã nói, công tác
quản trị có 6 chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp,
tài chính.
Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh,
không có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường: Qui luật cạnh
tranh và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự dự báo,
lường trước để phản ứng, xử lý kịp thời.
2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch
ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện
nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế thị trường kế hoạch
được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biến
động không ngừng. Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 5 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp. Một trong những
qui trình được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA. Trong đó các hoạt động
liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và
được thể hiện qua sơ đồ sau.
Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).
(Nguồn : Giáo trình kế hoạch kinh doanh)
2.1. Lập kế hoạch.
Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế
hoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp.
Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải làm những gì
và làm như thế nào?
Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ sau:
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 6 KH46B
Xác định mục tiêu, qui
trình, thủ tục…cần
thiết để thực hiện mục
tiêu
Triển khai thực hiện
các qui trình, thủ tục…
đã dự định
Lập kế hoạch ( PLAN)
Tổ chức thực hiện(DO)
- Điều chỉnh thực hiện
các qui trình, thủ tục.
- Điều chỉnh mục tiêu
( nếu cần)
- Kiểm tra, so sánh
thực tế với kế hoạch.
- Đánh giá sai lệch
Điều chỉnh( ACT)
Kiểm tra (CHECK)
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch.
(Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội)
Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương án kế
hoạch, đánh giá và lựa chọn phương án.
2.2. Tổ chức thực hiện.
Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch. Khi đó
doanh nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch, đảm
bảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượng
công việc…
2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
Tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Đây là bước cần
thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại những sai lệch. Việc
thực hiện có thể bằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp
đã đặt ra. Những sai lệch đó có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc
không phù hợp với mục tiêu đề ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp.
Do đó doanh nghiệp cần phải tổ chức theo dõi nhằm phát hiện những phát
sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải
tìm ra những nguyên nhân để có những hành động kịp thời, phù hợp.
2.4. Điều chỉnh.
Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra. Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi và
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 7 KH46B
Đánh giá thực
trạng
Xác định mục
tiêu, chỉ tiêu
Xác định các
phương án
Chuẩn bị
Lựa chọn phương
án
Xây dựng KH hành
đông
Xây dựng KH giám
sát, đánh giá
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
đánh giá ở trước đó. Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệch
dương, chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch nhưng xuất hiện các nhân tố
mới tác động. Khi nhận thấy tồn tại những sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tới
việc thực hiện mục tiêu thì nhất thiết phải có những điều chỉnh kịp thời . Nếu
sai lệch quá lớn hoặc đánh giá khả năng về nguồn lực không thể đạt được kế
hoạch thì có thể thay đổi mục tiêu. Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt
và cảnh báo. Điều chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản
lý. Khi đã ra quyết định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thực
hiện kế hoạch, so sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thực
trạng khách quan của môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thị
trường…
3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa.
Trong qui trình kế hoạch hóa thì bước kiểm tra hay theo dõi, đánh giá là
bước thứ ba, sau bước lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch. Sau khi
theo dõi, đánh giá là bước ra quyết định của nhà quản lý. Có thể nói theo dõi,
đánh giá lấy kế hoạch làm cơ sở, thực trạng làm đối tượng và nhiệm vụ chủ
yếu là hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý và góp phần chuẩn bị
cho bản kế hoạch tiếp theo.
Theo dõi, đánh giá là trung gian, là cầu nối giữa kế hoạch và thực tiễn.
Nếu không có theo dõi, đánh giá mà chỉ có kế hoạch và tổ chức các hoạt động
thực hiện thì sẽ có hai trường hợp xảy ra. Hoặc là các hoạt động đó làm giống
như con đường và biện pháp mà bản kế hoạch đã vạch ra mà không cần quan
tâm tới sự khác biệt giữa dự báo, mong muốn và thực tế, điều này có thể tạo
ra kết quả là thực hiện đúng hành động mà có thể vẫn không đạt được mục
tiêu. Hoặc là kế hoạch và hoạt động tổ chức kế hoạch và hai việc làm hoàn
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 8 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
toàn tách rời nhau, khi đó kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không thực sự
trở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Theo dõi, đánh giá là một trong những công cụ để thực hiện kế hoạch,
phát huy tính thực tiễn của kế hoạch, làm cho kế hoạch không chỉ là bản kế
hoạch duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui trình kế hoạch hóa.
Nếu như không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ thấy được kết quả thực hiện
cuối cùng mà không thấy được con đường, biện pháp, qui trình để đạt được
mục tiêu đó. Như vậy không khác gì hành động không có kế hoạch vì bản
chất của kế hoạch là xác định mục tiêu và vạch ra con đường để đạt được mục
tiêu đó. Có thể nói nếu không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có
kế hoạch và đã là qui trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánh
giá thực hiện kế hoạch.
Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở thực trạng
SXKD của doanh nghiệp. Theo dõi để thu thập thông tin và đánh giá chính là
để xử lý thông tin. Khi đó thông tin đã trở thành dữ liệu, là cơ sở cho việc
nhận định tình hình và ra quyết định.
II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
1. Các khái niệm
1.1. Theo dõi (giám sát):
Là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng hợp thông tin một
cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đã
được triển khai .
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 9 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả lời
các câu hỏi như:
• Bản kế hoạch có được triển khai hay không?
• Tiến độ triển khai như thế nào?
• Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào ?
• Kết quả, hiệu quả thực hiện ?
1.2. Đánh giá :
Là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng, đánh giá và đưa
ra những nhận xét, nhận định về mức độ đạt được theo các tiêu chí đã được
đưa ra. Đánh giá là đưa ra nhận xét và kết luận về một bản kế hoạch đang và
đã được triển khai. Mục đích là để xác định mức độ phù hợp, khả năng đạt
được mục tiêu , tính hiệu quả và hiệu lực trong phát triển. Đánh giá phải cung
cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho phép rút ra bài học, kinh nghiệm cho
các kỳ kế hoạch tiếp theo.
Trong khâu đánh giá cho phép trả lời các câu hỏi như:
• Khả năng đạt được các chỉ tiêu kế hoạch như thế nào? Người quản lý
có trách nhiệm như thế nào khi có các chỉ tiêu kế hoạch không đạt được ?
Những giải pháp ra sao?
• Sự tham gia của các bên trong công tác theo dõi, đánh giá như thế nào?
Có cam kết nào trong bản kế hoạch không được thực hiện không? Vì sao?
• Nguồn ngân sách được phân bổ và sử dụng như thế nào?
• Bài học rút ra cho các bên? Cho công tác kế hoạch ở các kỳ tiếp theo là
gì?
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 10 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
1.3. Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá.
Theo dõi và đánh giá là hai hoạt động bổ trợ cho nhau và chỉ thực sự có
ý nghĩa khi chúng song hành cùng nhau. Bởi nếu chỉ có theo dõi mà không
có đánh giá thì việc theo dõi là không có ý nghĩa. Còn nếu đánh giá mà không
dựa trên cơ sở kết quả của theo dõi thì đó là việc đánh giá không có cơ sở.
Sự bổ trợ giữa theo dõi và đánh giá được thể hiện như sau:
4
1.4. Phân loại theo dõi, đánh giá.
1.4.1. Theo dõi, đánh giá thực hiện.
Được thực hiện trong thời gian kế hoạch đang được thực hiện và kết thúc
thực hiện kế hoạch. Theo đó thì có thể chia làm 2 loại:
• Theo dõi, đánh giá giữa kỳ: Được thực hiện trong thời gian các hoạt
động thực hiện kế hoạch vẫn đang diễn ra nhằm. Chủ yếu mục đích của đánh
giá giữa kỳ là: Thúc đẩy, phát triển hay điều chỉnh tổ chức, phương thức thực
hiện… thậm chí điều chỉnh mục tiêu.
4
(Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả)
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 11 KH46B
Theo dõi.
Làm rõ mục tiêu.
Gắn hoạt động với nguồn lực nhằm
đạt mục tiêu.
Với sự kết hợp hoạt động này và
nguồn lực tạo ra mục tiêu gì? Có đảm
bảo đạt mục tiêu hay chưa?
Lượng hóa mục tiêu thành các chỉ
tiêu, chỉ số.
Thu thập số liệu , so sánh với chỉ tiêu.
Đánh giá.
Phân tích vì sao các kết quả mong
muốn đạt được hay không.
Sự đóng góp của các hoạt động vào
thực hiện kết quả,
Khảo sát quá trình thực hiện
Phát hiện các kết quả không lường
trước
Cung cấp bài học kinh nghiệm, nhấn
mạnh các thành tựu đã đạt được,đưa
ra các đề xuất cải tiến.
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
• Theo dõi, đánh giá cuối kỳ (kết thúc): Đánh giá ngay sau khi thời gian
thực hiện kế hoạch kết thúc, khi đó tất cả các hoạt động được triển khai để đạt
chỉ tiêu kế hoạch đã hoàn toàn chấm dứt. Mục đích nhằm đánh giá: Thực hiện
kế hoạch đạt bao nhiêu phần trăm? Hiệu quả thực hiện? Các yếu tố tác động
của kế hoạch? Đây chính là cơ sở để bàn đến bản kế hoạch tiếp sau.
Tóm lại phương thức theo dõi, đánh giá này trả lời 2 câu hỏi:
• Bản kế hoạch có được triển khai hay không?
• Bản kế hoạch triển khai như thế nào?
Để trả lời các câu hỏi đó, các thông tin sẽ lấy từ các hoạt động và đầu ra.
Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện.
( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.4.2. Theo dõi, đánh giá kiểm chứng (tác động):
Đánh giá kết quả và tác động của kế hoạch. Đánh giá xem bản kế hoạch
sau khi được thực hiện có tác động đến các đối tượng thụ hưởng như thế nào,
tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp như thế nào…Cơ sở của theo dõi
kiểm chứng được thể hiện qua sơ đồ sau:
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 12 KH46B
Hoạt động
Đầu ra
Triển khai
Kết quả
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.5. Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu.
1.5.1. Chỉ số:
Khái niệm: Chỉ số là một công cụ hay thước đo để đo mức độ tiến triển
trong công việc thực hiện mục tiêu. Nghĩa là chỉ số chỉ là một thước đo,
không có số.
Một số tiêu chí cần đảm bảo cho các chỉ số tốt (CREAM):
5
- C : Clear (Rõ ràng): Chính xác và không mập mờ.
- R : Relevant (Phù hợp): Phù hợp với đối tượng đang xét.
- E : Economic (Kinh tế): Chi phí phải chăng.
- A : Adequate (Thỏa đáng): Có đủ căn cứ để đánh giá kết quả hoạt
động.
- M: Monitorable (Giám sát được): Thuận tiện cho việc kiểm chứng hoạt
động.
5
(Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa vào kết quả)
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 13 KH46B
Mục tiêu PT
Mục tiêu TG
Đầu ra
Hoạt động
Sau khi đã tao
ra được đầu ra
thì sẽ đạt được
mục tiêu trước
mắt và có tác
động phát triển
như thế nào ?
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
1.5.2. Chỉ tiêu:
Khái niệm: Chỉ tiêu là phần lượng hóa bằng con số của các mục tiêu. Nói
cách khác chỉ tiêu chính là cái đích cần đạt tới được lượng hóa bằng con số.
Các chỉ tiêu đưa ra cần phải đặt trên cơ sở hiểu rõ thực trạng và có tính khả thi
để có thể đạt được khi kết thúc kế hoạch.
Một chỉ tiêu cần ít nhất 5 nội dung sau:
- Nội dung định tính của chỉ tiêu.
- Nội dung định lượng của chỉ tiêu.
- Thời gian và địa điểm đo lường.
- Hạn định thời gian.
- Xu hướng (tăng hoặc giảm).
Mỗi chỉ tiêu cần phải đảm bảo các tiêu chí được gọi là SMART bao
gồm:
6
- S : Specific : Cụ thể
- M: Measurable : Lượng hóa
- A : Achievable : Khả thi
- R : Relevance : Phù hợp
- T : Time bound : Giới hạn thời gian
Nói tóm lại: Chỉ tiêu dùng để đo lường kết quả (đích) đạt được là gì. Chỉ
số là thước đo mức độ tiến triển, có tính chất giám sát. Muốn đánh giá phải
6
(Nguồn: Giáo trình chương trình và dự án phát triển kinh tế- xã hội.)
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 14 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
nhìn vào hệ thống chỉ tiêu, muốn theo dõi (giám sát) phải nhìn vào hệ thống
chỉ số.
2. Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá.
2.1. Nội dung.
Công tác theo dõi, đánh giá là công tác mà hầu hết các tổ chức cấp quốc
gia hay quốc tế, các hiệp hội, doanh nghiệp đều thực hiện. Nhưng để tiếp cận
lý thuyết một cách chính thống thì không phải tổ chức nào hay doanh nghiệp
nào cũng quan tâm.Và việc xây dựng một hệ thống theo dõi, đánh giá hoàn
chỉnh về qui trình và nội dung ở Việt Nam mới chỉ được quan tâm ở cấp quốc
gia còn đối với doanh nghiệp vẫn còn hiếm. Có nhiều nguyên nhân trong đó
có một phần do hạn chế về nhận thức và năng lực. Ngay cả về lý thuyết vẫn
còn rất nhiều tranh cãi. Về mặt nội dung theo dõi, đánh giá đã có rất nhiều
nghiên cứu của các chuyên gia và có những ý kiến khác nhau nhưng tóm lại
có các nội dung chính như sau
2.1.1. Xác định mục tiêu, đầu ra, hoạt động cần phải theo dõi, đánh giá.
Trong nền kinh tế thị trường những cơ hội cũng như thách thức trong
kinh doanh luôn xuất hiện và mất đi nhanh chóng, doanh nghiệp với giới hạn
về nguồn lực luôn phải chọn cho mình mục tiêu ưu tiên phát triển. Bên cạnh
mục tiêu ưu tiên có thể còn một số mục tiêu khác, nhưng nguồn lực cũng như
các điều kiện khác đều phải tập trung vào thực hiện mục tiêu ưu tiên. Điều đó
cũng đồng nghĩa với việc theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hện mục tiêu
ưu tiên đó. Với mỗi mục tiêu ưu tiên cần phải có những điều kiện cụ thể để có
thể đạt được mục tiêu đó, đó có thể là những điều kiện về nguồn lực, phải có
những hoạt động, đầu ra như thế nào…Tất cả điều đó doanh nghiệp đều phải
dự tính từ trước thông qua việc xác định các cấp mục tiêu.
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 15 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Đầu ra là những kết quả, sản phẩm cụ thể mà ta có thể tính toán, đo
lường, nhận biết được, và phải xác định các đầu ra sao cho khi tất cả các đầu
ra này được tạo thành thì mục tiêu cũng cơ bản được thực hiện. Những đầu ra
đó cũng phải nằm trong sự kiểm soát để biết được khi nào thì đầu ra xuất hiện
và đầu ra đó đã góp phần thực hiện mục tiêu như thế nào.
Hoạt động là những hành động cụ thể để đạt được đầu ra. Một đầu ra có
thể tạo thành bởi nhiều hoạt động khác nhau. Do đó ta phải xác định được
những hoạt động cơ bản đảm bảo khi tất cả các hoạt động đó được thực hiện
thì đầu ra sẽ cơ bản được hình thành.
2.1.2. Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần thiết ở tất cả các cấp mục tiêu .
Mục tiêu ở mỗi cấp thấp khi được thực hiện sẽ góp phần làm mục tiêu ở
cấp trên nó được thực hiện. Trên thực tế muốn biết được mục tiêu đã đạt được
hay chưa cần phải lượng hóa và đo lường chúng bằng hệ thống chỉ số, chỉ
tiêu. Để xác định một chỉ tiêu có thể dùng nhiều chỉ số. Các chỉ tiêu có thể là
định tính hoặc định lượng, chỉ tiêu đơn hoặc tổng hợp. Nhưng để cho hệ
thống đo lường bớt cồng kềnh và cho ra những kết quả chính xác, hệ thống thì
nên sử dụng những chỉ tiêu mang nhiều tính định lượng và các chỉ tiêu tổng
hợp.
2.1.3. Thu thập số liệu về tình trạng ban đầu của các chỉ số.
Điều này giúp cho chúng ta xác định rõ xem ta đang ở đâu. Xác định
chính xác điểm xuất phát rất quan trọng để biết xem trong một khoảng thời
gian cụ thể, với chi phí về nguồn lực cụ thể ta đã đi được đến đâu, đã cách
vạch xuất phát bao xa và cách đích bao nhiêu nữa. Đây chính là cơ sở cho
công tác đánh giá giữa kỳ.
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 16 KH46B

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×