Tải bản đầy đủ

Tiểu luận quản lý dự án

1. TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN
1.1. Anh (Chị) hãy trình bày sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị (Cơ
quan) mình? Hãy nêu chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nơi anh (chị) công tác
và cho biết chức trách, trách nhiệm của bản thân anh chị trong tổ chức? Nêu
một số tồn tại về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị mà anh chị biết? Đề
xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức đó?
1.2. Hãy trình bày vắn tắt cách xây dựng 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án cơ
bản: Chức năng, dự án, ma trận. Hãy cho biết, cách lựa chọn kết cấu tổ chức
quản lý dự án phù hợp cho các dự án có quy mô khác nhau.
2. QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XD
2.1. Trình bày nội dung kiểm soát, khống chế chi phí theo các giai đoạn dự án
đầu tư xây dựng công trình?
2.2. Lấy một số ví dụ cụ thể thực tiễn để minh họa công tác quản lý chi phí
trong các giai đoạn của dự án.
BÀI LÀM
Câu 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý cơ của cơ quan đơn vị.
1.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thủy lợi Phúc Yên- tỉnh Vĩnh
Phúc


Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc

Chủ sở hữu Công ty

Chủ tịch Công ty

Kiểm soát viên

Ban Giám đốc
Công ty

Phòng Tổ
chức Hành
chính

Phòng Kế
hoạch
Kỹ thuật

Xí nghiệp
Xây dựng

Các tổ sản
xuất

Cụm thuỷ
nông Đại
Lải

Phòng Kế
toán- Tài
vụ

Xí nghiệp
Thuỷ lợi
Phúc Yên
Phòng
Tổng hợp

Trạm thuỷ
nông Lập
Đinh


03 trạm
bơm tiêu

Phòng
Quản lý
nước &
Công CT
Xí ngiệp
Khảo sátThiết kế

Phòng
Tưới &
Công trình

04 trạm
bơm tưới

Các tổ sản
xuất

10 trạm Thuỷ lợi xã,
phường


1.1.2. Chc nng, nhim v ca b phn bn thõn cụng tỏc.
B phn hc viờn ang cụng tỏc hin nay l Phũng Qun lý nc & Cụng trỡnh
Cụng ty Thy li Phỳc Yờn. Chc nng v nhim v ca Phũng c quy nh nh
sau:
* Chức năng
- Giúp Chủ tịch, Giám đốc Công ty thực hiện công tác kế hoạch, thống kê và kỹ
thuật.
* Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch hàng năm
- Công tác thống kê theo qui định
- Công tác kỹ thuật. Theo dõi công tác khoa học, kỹ thuật của Công ty. Nghiên
cứu, đề xuất các biện pháp cải tiến , nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công việc.
.
+ Các nhiệm vụ khác đợc Công ty giao.
1.1.3 Chc trỏch, trỏch nhim ca bn thõn trong t chc.
Hin ti hc viờn ang cụng tỏc ti Phũng Qun lý nc & Cụng trỡnh chc
nng chớnh l Cỏn b k thut, ngoi ra cũn tham gia cỏc cụng tỏc k hoch thng
kờ
Trỏch nhim bn thõn: Chu trỏch nhim trc Phũng v Cụng ty v cỏc nhim
v c giao.
1.1.4. Mt s tn ti v c cu t chc b mỏy qun lý.
Trong c cu t chc b mỏy qun lý ca Cụng ty cha cú phũng giỏm sỏt
giỏm sỏt cỏc hot ng lm vic ca cỏc phũng ban v n v khi khụng cú mt ca
ban lónh o Cụng ty.
1.1.5. xut gii phỏp hon thin c cu t chc ca Cụng ty.
Cụng ty nờn thnh lp phũng giỏm sỏt giỏm sỏt, theo dừi hot ng lm vic
ca cỏc phũng ban v cỏc n v nõng cao cht lng cụng vic khi khụng co mt
ca ban lónh o Cụng ty.
Cõu 1.2: Cỏc loi hỡnh kt cu t chc d ỏn c bn.
Cú 3 loi mụ hỡnh t chc d ỏn: Mụ hỡnh t chc theo chc nng; mụ hỡnh
t chc kiu d ỏn; mụ hỡnh t chc ma trn.
1.2.1. Kt cu t chc theo loi hỡnh chc nng
Cỏc b phn qun lý trong t chc dng chc nng c thit k da trờn tớnh
tng t ca nhim v cụng tỏc no ú cú cựng tiờu chun nh nhau hay khụng, xem
tớnh cht hot ng ca cỏc nhim v cụng tỏc ny cú tng t vi nhau hay khụng,
chc nng lm vic cn thit cho nhng nhim v cụng tỏc ú cú ging nhau hay
khụng, vic hon thnh cỏc nhim v cụng tỏc ny cú phỏt huy vai trũ ging vi thc
hin cỏc mc tiờu khỏc hay khụng?


Đặc điểm nổi bật nhất của kết cấu tổ chức dạng chức năng chính là sự phân cấp
quản lý khác rõ ràng. Cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung và cấp cở sở được phân bố
lần lượt theo cấp độ kết cấu quản lý, đây là một hình thức tổ chức truyền thống phổ
biến. Hình 2.1 là một sơ đồ hệ thống kết cấu tổ chức điển hình dạng chức năng. Trong
kết cấu tổ chức dạng chức năng, mỗi một ban ngành đều có nghĩa vụ và trách nhiệm
khác nhau. Nói một cách khái quát thì các bộ phận trong một doanh nghiệp chế tạo
như bộ phận công trình, bộ phận chế tạo, bộ phận thiết kế, bộ phận thị trường đều
được công khai, mỗi một bộ phận chỉ được công khai mỗi một bộ phận chỉ dựa vào
các chức năng đã định để thực hiện chức trách của mình. Ví dụ như trong một trường
đại học, các chức năng mà nó có thể thiết lập bao gồm bộ phận dạy học, bộ phận tài
vụ,…
Chức năng đặc biệt có nhiệm vụ sắp xếp một hoạt động đặc biệt nào đó, từ đó
có được hiệu quả đặc biệt tập trung lực lượng của các chuyên ngành khác nhau, ví dụ
như kiến trúc sư, kế toán nhà thiết kế…, vì được tập trung lại nên khả năng kỹ thuật
chuyên ngành của mỗi một cá nhân cũng được nâng lên rõ rệt điều này có lợi cho việc
giao lưu và học hỏi lẫn nhau, đồng thời có thể giải quyết một cách hiệu quả các vấn
đề khó khăn về dự án trong lĩnh vực chức năng này.
Sử dụng tiêu chuẩn chức năng để thiết kế ban ngành là một loại tư duy lô-gic tự
nhiên nhất, thuận tiện nhất và phù hợp nhất. Việc tiến hành các công việc có liên quan đến
dự án của các doanh nghiệp (công ty) có kết cấu theo dạng chức năng phần lớn đều thể
hiện trên việc khai thác các sản phẩm mới. Doanh nghiệp sẽ lựa chọn ra một loạt các thành
viên dự án từ các bộ phận như bộ phận bán hàng, bộ phận tài vụ, bộ phận thiết kế, bộ phận
chế tạo và bộ phận thu mua, thành lập nên một nhóm dự án khai thác sản phẩm mới, đồng
thời giao cho một người làm giám đốc dự án, lãnh đạo nhóm dự án khai thác sản phẩm
mới. Những thành viên dự án này phần lớn đều là kiêm chức, nhưng cũng có một số bộ
phận là chuyên trách. Thành viên dự án kiêm chức có hai chức trách, chức trách thứ nhất
không có gì tách rời chức vụ làm việc và cương vị làm việc trước đó, chức trách thứ hai là
trách nhiệm quan trọng, đó là phụ trách khai thác sản phẩm mới. Cũng có lúc điều này
khiến cho doanh nghiệp khó tránh khỏi xung đột, khi cương vị chức năng trước đây và
nhóm dự án phát sinh mâu thuẫn với nhu cầu của một thành viên nào đó sẽ đòi hỏi có
nhiều sự điều hành hơn, bởi vì bản thân thành viên nào đó sẽ đòi hỏi có nhiều sự điều hành
hơn, bởi vì bản thân thành viên này chịu hai sự lãnh đạo khác nhau, tức là sự quản lý của
giám đốc dự án và sự quản lý của lãnh đạo bộ phận chức năng trước đây, cũng có lúc việc
điều hành này có thể sẽ vượt qua cả quyền hạn của giám đốc dự án.
* Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng:
Trong lúc thực hiện dự án, doanh nghiệp lựa chọn kết cấu tổ chức theo dạng chức
năng thường lựa chọn ra một số thành viên từ các bộ phận chức năng khác nhau để thành lập
nên nhóm dự án, cách làm này cũng có một số ưu điểm riêng của nó.


- Là sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật. Mỗi một bộ phận chức năng của kết
cấu này đều tập hợp được những nhân tài chuyên môn trên lĩnh vực này, điều này có
lợi cho việc giao lưu và nghiên cứu học hỏi giữa họ, là sự ủng hộ mạnh mẽ về trí lực
và kỹ thuật cho việc giải quyết các vấn đề của dự án.
- Tính linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên. Nhân tài về chuyên ngành và kỹ
thuật trên một phương tiện nào đó mà nhóm dự án cần có có thể được lựa chọn từ các
ban ngành chức năng tương ứng. Hơn nữa, khi một thành viên nào đó có xung đột
trong nhiệm vụ công việc, bộ phận chức năng có thể linh hoạt lựa chọn thành viên
khác để thay thế, như vậy có thể bảo đảm cho dự án được thực hiện liên tục, không bị
gián đoạn. Phương thức điều hành nhân viên linh hoạt này càng thể hiện được tính ưu
việt của nó.
- Ưu điểm của việc phân công chuyên môn hoá. Vì các bộ phận được phân chia
theo chức năng và chuyên ngành nên sẽ có lợi cho các nhân tài chuyên môn ở các bộ
phận chuyên tâm vào việc nghiên cứu và tìm hiểu các kiến thức kỹ thuật trên lĩnh vực
này, có thể tiến hành sáng chế kỹ thuật và cải tiến phương pháp làm việc một cách
hiệu quả, như vậy tất nhiên cũng sẽ đặt cơ sở nền móng vững chắc cho sáng chế của
dự án.
* Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng:
-Xét về mặt điều hành, vì các thành viên của nhóm dự án được chọn tới từ các
bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hành
với lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu của một
nhân viên nào đó thường sẽ rất khó điều hành.
- Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án, vì sự cấu tạo của các thành viên trong
nhóm dự án có tính bất ổn và tính ứng biến nhất định nên điều này lại gây ra những khó
khăn nhất định nên điều này lại gây ra những khó khăn nhất định cho công tác quản lý của
tổ chức. Hơn nữa, các thành viên của nhóm dự án vẫn còn thuộc về các bộ phận cũ, chưa
chắc đã có thể có sự nhất trí cao độ với mục tiêu của tổ chức dự án, như vậy chắc chắn sẽ
ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của dự án.
- Xét về mặt chức trách, vì các thành viên của nhóm dự án thuộc về hai bộ phận
nên không ai muốn tự nguyện và chủ động gánh vác trách nhiệm và đương đầu với
mạo hiểm, hơn nữa, các thành viên trong nhóm dự án lại có tính lưu động nhất định
nên trách nhiệm của họ cũng khó mà xác định rõ ràng, điều này tất nhiên sẽ khiến cho
công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn.


1.2.2. Kết cấu tổ chức dạng dự án
Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, dựa vào dự án để tiến hành các hình
thức phân nhóm cho hoạt động của doanh nghiệp là một việc làm ngày càng thể hiện
rõ được tầm quan trọng của nó. Từ kết cấu tổ chức theo dạng chức năng đến kết cấu
tổ chức theo dạng dự án là cả một quá trình diễn biến.
Cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp hoặc công ty cũng như sự tăng lên của
dự án hoặc sản phẩm, bất cứ một ban ngành chức năng nào cũng đều cảm thấy rằng
công việc quản lý ngày càng trở nên phức tạp, trong khi đó phạm vi quản lý lại bị hạn
chế việc phát triển năng lực của cán bộ quản lý cấp dưới, thông qua việc tìm hiểu từ
các nhà quản lý học và những người làm công tác quản lý, cuối cùng việc phân loại
cho dự án (hoặc sản phẩm) của công ty cũng đã cải tổ được kết cấu tổ chức của doanh
nghiệp.
Kết cấu tổ chức dạng dự án được sáng lập đầu tiên bởi một phòng sự nghiệp
của một công ty ô tô thông dụng nước Mỹ vào những năm 20 của thế kỷ XX, họ đã
thiết lập nên nhiều bộ phận sự nghiệp dưới sự lãnh đạo của tổng công ty, mỗi bộ phận
sự nghiệp đều có sản phẩm hoặc thị trường độc lập của riêng mình và thực hiện hạch
toán độc lập. Mỗi bộ phận sự nghiệp lại có tính tự chủ và tính độc lập về mặt quản lý
kinh doanh, tức là mỗi bộ phận sự nghiệp đều dựa vào nhu cầu của bản thân để lập ra
các bộ phận chức năng, ví dụ như bộ phận sản xuất, bộ phận bán hang, bộ phận nhân
sự, bộ phận tài vụ…
Đặc điểm nổi bật nhất của hình thức kết cấu tổ chức này chính là “ tập trung
quyết sách, phân tán kinh doanh”, tức là Tổng công ty khống chế quyết sách quan
trọng và mục tiêu chiến lược của toàn bộ công ty, chi nhánh công ty và các bộ phận sự


nghiệp kinh doanh độc lập, đây là một kiểu cải cách từ chế độ tập tập quyền sang chế
độ phân quyền trên phương thức lãnh đạo tổ chức.
Trong kết cấu tổ chức dạng dự án, đối với mỗi dự án, ví dụ như dự án A, giám
đốc dự án và các bộ phận chức năng cần thiết sẽ tự tiến hành việc khai thác dự án,
hạch toán độc lập, cơ chế vận hành của nó không khác gì so với Tổng công ty và các
chi nhánh công ty. Sự khác nhau lớn nhất giữa kết cấu tổ chức dạng dự án và kết cấu
tổ chức dạng chức năng chính là ở chỗ, kết cấu tổ chức dạng dự án có tổ chức và đội
ngũ dự án độc lập, hoàn chỉnh của riêng mình, giám đốc dự án có quyền khống chế
hoàn toàn đối với đội ngũ dự án, trong khi đó kết cấu tổ chức dạng chức năng lại có
xu thế lỏng lẻo, nhân viên có tính lưu động nhất định, các thành viên trong đội ngũ dự
án thuộc vào hai bộ phận khác nhau nên giám đốc dự án thường khó khống chế được
họ. Kiểu kết cấu tổ chức dạng dự án này thường thấy ở một số công ty có quy mô lớn
với nhiều dự án.

* Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án:
- Xét từ kết cấu tổ chức dự án, ưu điểm của nó là có giám đốc dự án riêng biệt,
có đội ngũ dự án ổn định, có các ban ngành chức năng phân rõ chức trách. Những
điều này đều thể hiện rằng, tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức dạng dự án có tính
nghiêm túc cao hơn so với tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức dạng chức năng.
- Xét từ góc độ quản lý, các cấp quản lý của tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức
dạng dự án từ giám đốc dự án, chủ quản các ban ngành chức năng đến cán bộ quản lý
cấp cơ sở và nhân viên thi hành đều được phân cấp rõ ràng, có trách nhiệm và quyền
hạn rõ ràng, điều này có lợi cho quá trình vận hành trong công tác quản lý của tổ
chức.


- Xét từ mục tiêu của tổ chức dự án, mỗi một tổ chức dự án đều là một chi
nhánh đơn vị hạch toán độc lập, nó không khác gì các chi nhánh công ty trong một tập
đoàn doanh nghiệp lớn, các thành viên trong đội ngũ dự án có tính ổn định cao, điều
này có lợi cho việc thống nhất điều hành và chỉ huy, phát huy được tinh thần tập thể,
từ đó thực hiện được mục tiêu của tổ chức dự án.
- Xét từ mặt trách nhiệm và quyền hạn, vì các thành viên trong đội ngũ dự án
đã không còn thuộc về hai bộ phận khác nhau như trong kết cấu tổ chức dạng chức
năng, mỗi thành viên dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ rang của riêng
mình, điều này cũng có lợi cho việc chỉ huy và quản lý.
* Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án:
Tuy có rất nhiều ưu điểm nhưng kết cấu tổ chức dạng dự án cũng vẫn tồn tại
một số nhược điểm rõ nét như sau:
- Xét về mặt bố trí cơ cấu, mỗi một tổ chức dự án tương đối độc lập đều thiết
lập ra bộ phận chức năng của riêng mình. Như vậy, một cơ cấu chức năng không chỉ
có trong kết cấu tổ chức chung mà còn có trong cả mỗi một tổ chức dự án, ví dụ như
bộ phận tài vụ, bộ phận nhân sự v.v…Điều này sẽ dẫn đến sự trùng lặp trong lúc bố
trí nhân viên, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và thiết bị…
- Xét về mặt lợi dụng nguồn lực, do có sự trùng lặp trong bố trí cơ cấu và các
bộ phận chức năng nên sự phối hợp giữa các nhân viên tất nhiên cũng sẽ có sự trùng
lặp. Hơn nữa, mỗi một tổ chức dự án đều là một tổ chức nhỏ tương đối độc lập, cho
dù một tổ chức dự án nào đó rất cần nhân tài và chuyên gia của một tổ chức khác
đang nhàn rỗi cũng khó có thể điều động sang tổ chức kia. Các nguồn lực khác như
thiết bị, máy móc cũng tương tự như vậy. Vì thế mà sự bố trí nguồn lực của kết cấu tổ
chức dạng này có hiệu quả rất thấp.
- Xét về mặt quan hệ giữa các tổ chức, trước tiên, các dự án nhỏ có thể không
thống nhất với tổng công ty trên các phương diện như mục tiêu tổ chức, phát triển
chiến lược; tiếp đó, giữa các tổ chức dự án nhỏ cũng thường khó có thể có sự điều
hòa, điều này sẽ gây trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy và phát triển chiến lược của
tổng công ty.
- Xét về mặt sáng tạo kỹ thuật và sáng tạo dự án, khả năng sáng tạo của kết cấu tổ
chức dạng dự án có thể sẽ thấp hơn khả năng sáng tạo của kết cấu tổ chức dạng chức
năng trong cùng một điều kiện, bởi vì xét về mặt nguồn lực tổng thể của công ty, nguồn
lực sẽ được phân tán đến các tổ chức nhỏ của dự án khác nhau.
1.2.3. Kết cấu tổ chức dạng ma trận
Thông qua sự phận tích về kết cấu tổ chức dạng chức năng và kết cấu tổ chức
dạng dự án, chúng ta dễ phát hiện ra rằng, hai hình thức kết cấu tổ chức này cho dù có
rất nhiều ưu điểm nhưng cũng có những thiếu sót rõ rệt, nguyên nhân chính của
những thiếu sót này là ở chỗ thiết kế của mỗi kiểu kết cấu tổ chức chỉ sử dụng một


tiêu chuẩn suy nhất để tiến hành phân chia bộ phận và lập ra bộ phận, cơ cấu. Như
vậy có thể tìm được phương pháp phân chia hay không và kết cấu tổ chức kiểu này có
thể vừa kết hợp chúng lại một cách hiệu quả, vừa khắc phục được thiếu sót của chúng
hay không?
Kết cấu tổ chức dạng ma trận chính là một loại hình thức tổ chức được tạo ra để
kết hợp giữa bộ phận được phân chia theo chức năng với bộ phận được phân chia theo
dự án trong cùng một cơ cấu tổ chức. Hình thức tổ chức này vừa có thể phát huy ở
mức lớn nhất ưu thế của hai loại hình thức tổ chức, vừa tránh được những thiếu sót
của chúng trên một mức độ nhất định.
Kiểu sơ đồ kết cấu tổ chức được phân chia theo hai tiêu chuẩn chức năng và dự
án thể hiện rõ bằng “ma trận”, vì thế được gọi là kết cấu tổ chức dạng ma trận. Thực
ra, trong kết cấu tổ chức thực tế lại không tồn tại cái gọi là ma trận theo nghĩa đen.
Khi công ty tiếp nhận một dự án mới, ví dụ như dự án A trong sơ đồ, giám đốc dự án
sẽ lựa chọn ra một người cấp dưới thuộc bộ phận của tổng giám đốc sự án để giao làm
giám đốc dự án A, giám đốc dự án A sẽ dựa vào nhu cầu của dự án, cùng các bộ phận
chức năng khác thảo luận để lần lượt lựa chọn ra các nhân viên A1, A2, A3, A4, A5
…An cùng cấu thành nên đội ngũ dự án A. Tất nhiên là thành viên của đội ngũ dự án
được lựa chọn không phải là cố định không đổi mà dựa vào nhu cầu của bộ phận chức
năng hoặc của dự án, nhân viên sẽ đồng thời có tính lưu động nhất định. Sau khi dự
án A đã được hoàn thành, các thành viên của đội ngũ dự án sẽ lần lượt trở về bộ phận
chức năng cũ của mình hoặc tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trong dự án B, dự án C,
trong khi đó, giám đốc dự án A cũng trở về với bộ phận giám đốc dự án A cũng trở về


với bộ phận giám đốc dự án cũ, đội ngũ dự án A sẽ tự nhiên mất đi.

Trong kiểu kết cấu tổ chức này, mỗi một thành viên trong đội ngũ dự án có thể
phải đồng thời chịu sự lãnh đạo của hai cấp hoặc sự lãnh đạo trùng lặp, nghĩa là
không những làm việc dưới sự chỉ huy của lãnh đạo bộ phận chức năng mà còn dưới
sự chỉ huy và lãnh đạo của một hoặc nhiều giám đốc dự án (bởi vì một thành viên của
bộ phận chức năng có thể sẽ bị cử đến thực hiện nhiệm vụ của hai hoặc ba dự án trở
lên). Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xác định rõ thành viên của đội
ngũ dự án sẽ báo cáo kết quả cho ai. Những vấn đề có lien quan đến nhóm dự án
trước tiên sẽ phải trực tiếp báo cáo cho giám đốc dự án, còn về những công việc của
ban ngành chức năng thì lại phải trực tiếp báo cáo cho lãnh đạo của các bộ phận chức
năng. Vì vậy, để giám đốc dự án và lãnh đạo chức năng không tùy ý can thiệp vào
công việc của người khác, không chỉ huy một cách mù quáng, xác định rõ được chức
trách của bản than là điều vô cùng quan trọng, tất nhiên là cũng không loại trừ trường
hợp giữa hai bộ phận này có sự kết nối và giao lưu hiệu quả.a.
* Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng ma trận:
Có kết cấu tổ chức dạng chức năng, trong kết cấu tổ chức dạng chức năng được
để cập đến ở phần trên, đã phân tích về ưu điểm của kiểu kết cấu này, đó là có sự ủng
hộ lớn về trí lực và kỹ thuật, việc sử dụng nhân viên cũng tương đối linh hoạt,
có sự phân công chuyên môn hoá do tổ chức ma trận kết hợp được với đặc trưng
của kết cấu tổ chức dạng chức năng nên nó cũng có được ưu thế trên những phương


diện này. Tổng hợp những ưu điểm này sẽ thấy kết cấu tổ chức dạng ma trận có ưu
thế về mặt phân bố nguồn lực. Nhân viên của một bộ phận chức năng nào đó không
những có thể nhậm chức trong dự án A, dự án B mà còn có thể phục vụ cho rất
nhiều dự án trong cùng một khoảng thời gian; cũng với cách lý giải như vậy, các
nguồn lực khác của tổng công ty như máy móc, thiết bị, công cụ cũng có thể điều phối
trong bất cứ dự án nào, như vậy sẽ đảm bảo cho các nguồn lực được tận dụng triệt để.
Tổng kết lại, kết cấu tổ chức dạng ma trận có được một số ưu điểm của kết cấu
tổ chức dạng dự án như kết cấu tổ chức chặt chẽ, phân cấp quản lý rõ rang. Sau khi
đội ngũ dự án được xây dựng, dưới sự dẫn dắt của giám đốc dự án đã hình thành nên
một tổ chức mang tính tổng thể để thực hiện mục tiêu đã định. Do có sự phân định
giới hạn về quyền lực và chức trách của giám đốc dự án, lãnh đạo bộ phận chức năng
và thành viên của đội ngũ dự án mà các cấp quản lý đã được phân chia khá rõ rang,
điều này có lợi cho tổ chức vận hành công việc một cách hiệu quả.
* Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng ma trận:
Tuy kết cấu tổ chức dạng ma trận đã kết hợp một cách hiệu quả với ưu điểm
của kết cấu tổ chức dạng chức năng và kết cấu tổ chức dạng dự án nhưng bản thân nó
cũng có những nhược điểm hết sức rõ rệt.
+ Vấn đề cân đối quyền lực và lực lượng giữa giám đốc dự án với lãnh đạo bộ
phận chức năng
Nếu quyền lực và lực lượng giữa giám đốc dự án với lãnh đạo bộ phận chức
năng không cân đối và sức ảnh hưởng của họ đối với các thành viên cũng không
giống nhau sẽ đều gây ra vấn đề phức tạp cho kết cấu tổ chức dạng ma trận. Giả dụ,
lãnh đạo bộ phận chức năng có quyền lực quá lớn sẽ có thể phát sinh hiện tượng
không coi trọng công việc của dự án. Điều này tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến tốc độ thực
thi và chất lượng sau cùng của dự án; còn khi giám đốc dự án có quyền lực quá lớn sẽ
dẫn đến hiện tượng tuỳ tiện chỉ huy lãnh đạo bộ phận chức năng phục vụ cho mình,
như vậy sẽ ảnh hưởng đến công việc của bộ phận chức năng.
+ Vấn đề về “căn bệnh tập thể”
Nghĩa là có quá nhiều cuộc hội họp và quyết sách tập thể. Vì kiểu kết cấu tổ
chức này cũng tương đối phức tạp nên khi xuất hiện một số vấn đề nào đó trong công
tác quản lý dự án, cho dù là vấn đề lớn hay vấn đề nhỏ đều cần phải triệu tập rất nhiều
lãnh đạo và nhân viên có liên quan để tiến hành nghiên cứu và tiến hành quyết sách,
cho dù có lúc chưa chắc trong số đông nhân viên đó ai cũng nắm chắc được vấn đề,
như vậy vừa lãng phí thời gian, vừa lãng phí sức lực.
+ Vấn đề kết nối và điều hành giữa tổ chức dự án và bộ phận chức năng
Vấn đề này trước tiên được biểu hiện ở việc phân bố nguồn lực. Vì một bộ phận
chức năng phải đồng thời phục vụ cho nhiều dự án, hơn nữa bộ phận chức năng còn
phải hoàn thành nhiệm vụ trong phạm vi bộ phận chức năng của bản thân nên khi có sự


xung đột về mặt phân bố nguồn lực (tức nhân, tài, vật lực) cần phải có sự kết nối và
điều hành tốt, trong khi đây là điều rất khó thực hiện.
Vấn đề này còn được biểu hiện ở việc điều hành các mối quan hệ xã giao. Sự
giao thoa giữa chức năng quản lý của giám đốc dự án và lãnh đạo chức năng, sự trùng
lặp vị trí của thành viên trong đội ngũ dự án cũng như sức ảnh hưởng và khống chế
khác nhau của các cấp lãnh đạo khác nhau đối với thành viên của đội ngũ dự án đã
khiến cho mối quan hệ xã giao trở nên vô cùng phức tạp, điều này cũng đòi hỏi phải
có sự kết nối và điều hành rất tốt mới có thể xử lý được.
+ Vấn đề xác định giới hạn về quyền lực và chức năng: Xét về mặt lý luận,
giám đốc dự án phải phụ trách những công việc có liên quan đến quản lý dự án, còn
lãnh đạo chức năng lại phải phụ trách những công việc trong phạm vi có liên quan
đến chức năng, những kiểu quản lý giao thoa như kết cấu tổ chức dạng ma trận lại
thường khiến cho quyền lực và trách nhiệm của các bộ phận trở nên không rõ ràng,
thành viên của đội ngũ dự án vẫn không biết phải báo cáo với ai khi làm một công
việc nào đó. Khi dự án thành công thì mọi người cùng hưởng lợi, nhưng khi dự án
thất bại thì lại đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
1.2.4. Cách lựa chọn kết cấu tổ chức quản lý dự án phù hợp cho các dự
án có quy mô khác nhau
Để lựa chọn mô hình quản lý dự án cần dựa vào những nhân tố cơ bản sau:
Căn cứ vào quy mô dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định
và rủi ro của dự án, địa điểm thực hiện dự án, nguồn lực và chi phí cho dự án, số
lượng dự án thực hiện trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó.
Căn cứ vào từng ưu điểm, nhực điểm của từng loại hình kết cấu tổ chức dự án đã
nêu trên ( 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án cơ bản: Chức năng, dự án, ma trận).
Ngoài ra cũng cần phân tích các tham số quan trọng khác là phương thức thống
nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng và hệ thống thông tin.
Có ba hình thức tổ chức chính của dự án, đó là dạng chức năng, dạng dự án và
dạng ma trận, mỗi một hình thức đều có ưu, nhược điểm riêng của nó. Thực ra, 3 loại
hình tổ chức này cũng có mối liên hệ nội tại, kết cấu dạng ma trận là ranh giới giữa kết
cấu dạng chức năng và kết cấu dạng dự. Cùng với sự tăng dần tỷ lệ của số lượng nhân
viên làm việc trong một kết cấu tổ chức nào đó trong đội ngũ dự án, đặc điểm của kết
cấu tổ chức dạng này cũng có xu thế ngày càng rõ ràng; ngược lại, nếu tỷ lệ này giảm
đi thì đặc điểm này lại có xu thế mờ nhạt dần.
Ba kiểu kết cấu tổ chức trên đây đều có ưu, nhược điểm riêng, vậy mỗi một
doanh nghiệp hoặc công ty cụ thể phải làm thế nào để lựa chọn cho hình thức tổ chức
của riêng mình? Đây rõ ràng là một vấn đề hết không dễ dàng. Lựa chọn hình thức tổ
chức cho dự án tức là phải giải quyết mối quan hệ giữa dự án với tổng công ty, thông


qua việc lựa chọn hình thức tổ chức dự án để tiến hành quản lý dự án với một phương
thức có hiệu quả hơn.
Phân tích, So sánh 3 hình thức kết cấu tổ chức
Kết cấu
Ưu điểm
Nhược điểm
Kết cấu chức - Không bị hoạt động trùng lặp - Phạm vi hoạt động
năng
- Chức năng rõ ràng
hẹp
- Phản ứng chậm
-Thiếu chú trọng tới
khách hàng
Kết cấu dự án
- Có thể giám sát và chi phối
- Chi phí cao
nguồn lực
- Thiếu sự trao đổi về
- Chịu trách nhiệm trước
thông tin và kiến thức
khách hàng
giữa các dự án
Kết cấu ma trận
- Có thể chi phối nguồn lực
- Quan hệ báo cáo hai
- Chuyên gia có thể tham gia
cấp
vào tất cả các dự án
- Cần có sự bình đẳng
- Tạo điều kiện giao lưu, học
về quyền lực
hỏi về kiến thức
- Có sự phối hợp tốt giữa các
bộ phận
- Chú trọng tới khách hàng
Trong thực tiễn cụ thể không có một công thức cố định nào cho việc lựa chọn
hình thức tổ chức mà chỉ có thể thông qua nghiên cứu kỹ lưỡng của một số yếu tố như
đặc điểm của các loại kết cấu tổ chức, đặc điểm của doanh nghiệp, đặc điểm của dự
án và hoàn cảnh mà dự án đang tồn tại để từ đó đưa ra sự lựa chọn phù hợp. Vì vậy,
chúng ta cần phải tìm hiểu xem nhân tố nào ràng buộc sự lựa chọn tổ chức dự án
trong thực tế. Bảng trên đã liệt kê mối quan hệ giữa một số nhân tố với hình thức tổ
chức.
Nói chung, kết cấu tổ chức dạng chức năng khá thích hợp với các dự án quy mô nhỏ
và chú trọng kỹ thuật mà không thích hợp với các dự án có sự biến đổi tương đối lớn
về môi trường dự án. Nguyên nhân là do sự biến đổi môi trường đòi hỏi phải có sự
hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng, trong khi đó sự tồn tại của bản thân bộ
phận chức năng và sự xác định giới hạn của quyền lực và chức trách lại là một trở
ngại mà sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận không thể vượt qua. Khi trong một
công ty bao gồm rất nhiều dự án hoặc quy mô dự án tương đối lớn, kỹ thuật phức tạp
thì nên lựa chọn kết cấu tổ chức dạng dự án. So với kết cấu dự án dạng chức năng, khi
phải đối mặt với hoàn cảnh bất ổn, kết cấu tổ chức dạng dự án đã thể hiện được lợi thế


tiềm năng của nó và điều này có được từ tính tổng thể của đội ngũ dự án và sự hợp tác
chặt chẽ giữa các nhân tài. So với hai kiểu kết cấu tổ chức trên, hình thức tổ chức
dạng ma trận rõ ràng đã thể hiện được tính ưu việt rất lớn của nó trong việc tận dụng
triệt để nguồn lực của doanh nghiệp. Vì dung hoà được ưu điểm của hai loại kết cấu
trên nên hình thức tổ chức này đã thể hiện được ưu thế khác rõ nét khi tiến hành quản
lý dự án có quy mô cực lớn và có kỹ thuật phức tạp.
Các nhân tố mấu chốt ảnh hưởng đến việc lựa chọn tổ chức để lựa chọn
hợp lý nhất
STT
Kết cấu tổ chức
Dạng chức
Dạng ma Dạng dự
Nhân tố ảnh hưởng
năng
trận
án
1 Tính thay đổi
Thấp
Cao
Cao
2 Kỹ thuật sử dụng
Tiêu chuẩn
Phức tạp
Mới
3 Mức độ phức tạp
Thấp
Trung bình
Cao
4 Thời gian duy trì
Ngắn
Trung bình
Dài
5 Quy mô
Nhỏ
Trung bình
Lớn
6 Tầm quan trọng
Thấp
Trung bình
Cao
Phong phú
7 Loại hình khách hàng
Trung bình Duy nhất
đa dạng
8 Tính phối hợp trong tổ chức
Yếu
Trung bình
Mạnh
Tính phối hợp với các bộ
9
Mạnh
Trung bình
Yếu
phận bên ngoài tổ chức
Tính hạn chế về mặt thời
10
Yếu
Trung bình
Mạnh
gian

Câu 2.1: Trình bày nội dung kiểm soát, khống chế chi phí theo các giai đoạn dự
án đầu tư xây dựng công trình?
2.1.1. Khái niệm
Kiểm soát và khống chế chi phí (gọi tắt là kiểm soát chi phí) được hiểu là việc
điều khiển sự hình thành chi phí, giá xây dựng công trình sao cho không phá vỡ hạn
mức chi phí đã được xác định trong từng giai đoạn đầu tư xây dựng. Đây là việc làm
thường xuyên, liên tục nhằm điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý
dự án, bảo đảm cho dự án đạt được hiệu quả tài chính và hiệu quả kinh tế - xã hội đã
được xác định.
2.1.2. Mục tiêu của kiểm soát chi phí
Với đặc thù của sản phẩm và sản xuất xây dựng nên ở giai đoạn đầu khi hình
thành ý tưởng dự án, chỉ có thể ước toán hay khái toán mức chi phí. Phù hợp với từng
bước thiết kế, từ thiết kế cơ sở đến thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công, mục


tiêu kiểm soát và khống chế chi phí sẽ dần được sáng tỏ và được chính xác hóa dần.
Các bước trên có thể khái quát như sau:
Ước toán chi phí - khái toán chi phí (tổng mức đầu tư) - dự toán chi phí (tổng
dự toán, dự toán xây dựng công trình) - kết toán chi phí (quyết toán vốn đầu tư).
2.1.3. Kiểm soát chi phí xây dựng ở giai đoạn quyết sách đầu tư
- Những vấn đề kinh tế - kỹ thuật của dự án đầu tư xây dựng công trình được
giải quyết ở giai đoạn quyết sách đầu tư có ảnh hưởng mang tính quyết định đối với
chi phí xây dựng và hiệu quả tài chính, hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án.
- Vai trò của tổ chức tư vấn quản lý chi phí xây dựng là đặc biệt quan trọng.
Những nội dung chủ yếu mà tổ chức tư vấn quản lý chi phí xây dựng cần tham mưu
cho chủ đầu tư là:
+ Lập dự án đầu tư xây dựng công trình
+ Lựa chọn phương án đầu tư hợp lý về kinh tế
+ Đánh giá hiệu quả đầu tư của dự án
+ Ước toán mức đầu tư của dự án
+ Lựa chọn phương án tài chính của dự án: nguồn vốn, lãi suất, phương thức
vay, thanh toán
+ Đánh giá rủi ro của dự án
2.1.4. Kiểm soát chi phí thông qua việc phân tích ảnh hưởng của thiết kế
đến chi phí
Khống chế chi phí trong mối quan hệ với thiết kế là việc phân tích, đánh giá
những nhân tố của thiết kế ảnh hưởng đến chi phí đầu tư xây dựng công trình. Những
nhân tố này bao gồm:
- Thiết kế cơ sở tổng mặt bằng xây dựng công trình liên quan đến sử dụng đất
đai, chiều dài đường điện, nước, đường vận chuyển, khối lượng đào đắp, đền bù
GPMB, vệ sinh môi trường, phòng cứu hỏa, an toàn, an ninh.
- Thiết kế không gian kiến trúc liên quan đến khối lượng xây dựng do việc lựa
chọn không gian.
- Lựa chọn vật liệu và kết cấu xây dựng: chi phí vật liệu chiếm khoảng 60-70%
chi phí trực tiếp và 40-50% giá xây dựng công trình, vì vậy việc lựa chọn vật liệu và
kết cấu xây dựng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
- Lựa chọn phương án công nghệ: Dù lựa chọn công nghệ nào cũng phải phân
tích kỹ lưỡng tính kinh tế - kỹ thuật, hữu ích và ảnh hưởng nhiều mặt, nhiều phương
diện để đi đến quyết định.
- Lựa chọn thiết bị: Phải xem xét đến khả năng sử dụng các thiết bị trong nước,
nếu phải nhập thiết bị thì phải xem xét đến các yếu tố gia công các thiết bị phi tiêu
chuẩn mà trong nước có thể sản xuất được để giảm giá thành. Mẫu mã thiết bị cần chú
ý đến yêu cầu, tiêu chuẩn hóa, tính thông dụng phổ biến ở trong nước.


2.1.5. Kiểm soát chi phí thông qua công tác thẩm định dự toán thiết kế
Làm tốt công tác thẩm định dự toán sẽ giúp cho việc phân phối hợp lý vốn đầu
tư, tăng cường quản lý kế hoạch đầu tư, tránh những trường hợp tính toán sai khối
lượng, áp sai đơn giá, bỏ sót hạng mục…, từ đó đảm bảo tính chính xác của dự toán,
xác định đủ vốn đầu tư.
Các bước thực hiện kiểm soát chi phí dự toán thiết kế:
- Tính toán kiểm tra khối lượng xây dựng công trình
- Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công.
- Xác định tính phù hợp danh mục và giá vật liệu trong bảng phân tích vật liệu.
- Các khoản chi phí khác, lợi nhuận, thuế
- Kiểm tra tính toán
- Biên soạn, nhận xét, đánh giá
2.1.6. Kiểm soát chi phí thông qua đấu thầu
Đấu thầu là cách tốt nhất để khống chế có hiệu quả chi phí của dự án:
- Thực hiện đấu thầu thiết kế công trình đem lại những lợi ích:
+ Thúc đẩy cạnh tranh để lựa chọn phương án thiết kế tốt nhất
+ Đấu thầu thiết kế có lợi cho việc khống chế chi phí của dự án do tính hợp lý
của phương án được chọn
+ Giảm thời gian thiết kế, do đó giảm thời gian dự án và giảm được chi phí
thiết kế
- Thực hiện linh hoạt các hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp với tính chất,
loại và cấp công trình theo quy định của pháp luật. Việc quyết định hình thức lựa
chọn nhà thầu phải hết sức linh hoạt; phải lấy mục tiêu hiệu quả, rút ngắn thời gian
thực hiện dự án, đồng thời vẫn theo nguyên tắc lựa chọn được nhà thầu có đủ điều
kiện, năng lực, kinh nghiệm, có giá hợp lý, phù hợp với mục tiêu quản lý.
2.1.7. Xử lý biến động giá, chi phí xây dựng công trình
- Có thể có những yếu tố chủ yếu dẫn đến phải điều chỉnh chi phí xây dựng
công trình:
+ Thay đổi khối lượng do các nguyên nhân về khảo sát, đo đạc không kỹ, điều
kiện địa chất, thủy văn phức tạp, không lường trước được hoặc do sai sót trong thiết
kế; vì vậy cần có sự điều chỉnh, bổ sung hoặc giảm bớt khối lượng công việc xây
dựng.
+ Những chi phí phát sinh không lường trước được do phải ngừng thi công, kéo
dài thời gian xây dựng, chậm bàn giao mặt bằng thi công, hoặc chủ đầu tư muốn thay
đổi, bổ sung thêm,… dẫn tới phải bổ sung, điều chỉnh chi phí.
+ Giá cả thay đổi, chế độ chính sách về lương, khấu hao, chính sách thuế thay
đổi.
+ Những bất khả kháng khác.


- Những yếu tố biến động nêu trên đều dẫn đến khả năng phải xem xét điều
chỉnh cho phù hợp với hợp đồng đã ký kết. Nguyên tắc điều chỉnh chi phí:
+ Những công tác xây dựng đã có ghi trong hợp đồng thì được điều chỉnh chi
phí bổ sung theo giá trị hợp đồng đã ký kết.
+ Những công tác xây dựng không có trong hợp đồng thì 2 bên A-B thỏa thuận
theo nguyên tắc: nhà thầu đề xuất, kỹ sư định giá xây dựng kiểm tra đề xuất của nhà
thầu, kiến nghị thực hiện.
2.1.8. Kiểm soát chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng, đưa công trình vào
khai thác sử dụng
- Được thực hiện khi công trình hay giai đoạn dự án hoàn thành để chuẩn bị
đưa vào vận hành, khai thác sử dụng.
- Theo khoản mục chi phí phải thực hiện khống chế:
+ Giá trị quyết toán phần xây dựng kiến trúc.
+ Giá trị quyết toán phần mua sắm, lắp đặt thiết bị.
+ Giá trị quyết toán các khoản mục khác.
- Nội dung khống chế chi phí ở giai đoạn này:
+ Đối chiếu khối lượng hoàn thành nghiệm thu theo thiết kế.
+ Đối chiếu K.lượng phát sinh được thanh toán và không được thanh toán
+ Phân tích, so sánh để loại bỏ những khối lượng tính sai, trùng lặp và bổ sung
khối lượng phát sinh đã thực hiện.
+ Xác định lượng tiêu hao vật liệu chủ yếu: khối lượng, chủng loại, mức chênh
lệch, tìm nguyên nhân tăng giảm.
+ Kiểm tra đối chiếu giá trị thanh toán theo hợp đồng.
+ So sánh, phân tích giá thành xây dựng.
+ Lập báo cáo giải trình.
Câu 2.2: Ví dụ thực tiễn để minh họa công tác quany lý chi phí trong các giai
đoạn của dự án.
LÝ CHI PHÍ TRONG CÁC GIAI ĐOẠN CỦA DỰ ÁN
Ví dụ về kiểm soát chi phí trong giai đoạn thẩm định dự toán thiết kế Dự án đầu tư
nâng cấp Hệ thống tiêu Bình Phú tại Xã Cần Kiệm, Huyện Thạch Thất, TP Hà Nội. Làm tốt
công tác thẩm định dự toán sẽ giúp cho việc phân phối hợp lý vốn đầu tư, tăng cường quản
lý kế hoạch đầu tư, tránh những trường hợp tính toán sai khối lượng, áp sai đơn giá, bỏ sót
hạng mục…, từ đó đảm bảo tính chính xác của dự toán, xác định đủ vốn đầu tư.
Căn cứ Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính phủ về việc quản lý
chi phí đầu tư xây dựng công trình; tính lại một số định mức, đơn giá theo đúng quy định
hiện hành:
* Các bước thực hiện kiểm soát chi phí dự toán thiết kế:
- Sự phù hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toán với khối lượng thiết kế.


- Tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng định mức, đơn giá xây dựng công
trình.
- Xác định tính phù hợp danh mục và giá vật liệu trong bảng phân tích vật liệu.
- Các khoản chi phí khác, lợi nhuận, thuế.
- Kiểm tra tính toán.
- Biên soạn, nhận xét, đánh giá...
Lấy một ví dụ về kết quả thẩm định dự toán Dự án đầu tư nâng cấp Hệ thống tiêu
Bình Phú tại Xã Cần Kiệm, Huyện Thạch Thất, TP Hà Nội.
* Kết quả thẩm định dự toán xây dựng công trình theo bảng sau:
Đơn vị tính: VNĐ
Giá trị
Dự toán Chủ
Kết quả
điều chỉnh
TT
Nội dung
đầu tư trình
thẩm định
Tăng (+)
Giảm (-)
38450800000
37831272000 -619528000
1 Chi phí xây dựng
845917600

832491600

-13426000

Chi phí tư vấn đầu tư XDCT

2960711600

2904232600

-56479000

4

Chi phí bồi thường GPMB

3623941000

3365474000

-258467000

5

Chi phí khác

326831800

326831800

0

6

Vận hành, bảo dưỡng
(O&M)

4421842000

4421842000

0

7

Dự phòng

4229588000

4140076000

-89512000

Tổng cộng

54859632000

2

Chi phí QLDA và GSĐG

3

53822220000 -1037412000

* Nguyên nhân tăng, giảm:
- Bê tông trộn bằng thủ công so với bê tông thương phẩm.
- Đơn giá nguyên, nhiên, vật liệu: Áp giá gốc một số loại vật liệu chưa đúng (đá hộc,
đá dăm, đất…), biên bản xác định cư ly vận chuyên vật liệu đến chân công trình không
chính xác và tin cậy.
- Điều chỉnh chi phí QLDA, chi phí giám sát đánh giá đầu tư, tư vấn đầu tư XDCT,
chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán, chi phí dự phòng và các chi phí khác theo chi phí xây
dựng thẩm định trước thuế thẩm định, TMĐT thẩm định theo tỷ lệ % quy định cho phù hợp.



x

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×