Tải bản đầy đủ

Vận dụng ISO vào quản lý học viện

VẬN DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN HÓA CHÁT LƯỢNG (ISO)
VÀO ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN
CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I
TS Nguyễn Đăng Thông1
TS Đỗ Đức Quân2
1. Mấy vấn đề cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng (ISO) và ISO
9000:2008
1.1. Về ISO và ISO 9000:2008
"ISO" là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ
chức tiêu chuẩn các quốc gia. Được thành lập vào ngày 23 tháng 2 năm 1947, tổ
chức này đã đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp trên phạm vi toàn
thế giới. Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế, thông thường được nhắc tới một cách
đơn giản là ISO (đọc là ai zô). Điều này hay dẫn đến sự hiểu nhầm rằng ISO là
International Standards Organization, hay là một điều gì đó tương tự. ISO không
phải là từ viết tắt, nó có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp isos, có nghĩa là tương đương.
Trong tiếng Anh tên gọi của nó là International Organization for Standardization,
trong khi trong tiếng Pháp nó được gọi là Organisation Internationale de
Normalisation; để sử dụng từ viết tắt được tạo ra bởi các từ viết tắt khác nhau
trong tiếng Anh (IOS) và tiếng Pháp (OIN), những người sáng lập ra tổ chức
này đã chọn ISO làm dạng viết ngắn gọn chung cho tên gọi của nó.
Như vậy, thực chất của ISO là vấn đề "tiêu chuẩn hóa". Khi nói đến ISO với

tư cách là một tổ chức thì đây là tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế và khi nói đến ISO
với tư cách là một công cụ quản lý thì đây là một công cụ hay "bộ" tiêu chuẩn về
một lĩnh vực nào đó. Việc xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và áp dụng rộng rãi –
“tiêu chuẩn hóa”, có mục đích tư thân là nhằm bảo đảm chất lượng và hiệu quả sản
xuất kinh doanh, hiệu quả quản lý. Do đó, bản thân ISO, không phải là chất lượng
(Quality) mà là tiêu chuẩn hóa (Standardization), nhưng mục tiêu của tiêu chuẩn
hóa là nhằm đến chất lượng. Không có mục tiêu chất lượng thì tiêu chuẩn hóa
không có ý nghĩa và quá trình tiêu chuẩn hóa mất đi động cơ. Vì vậy, trong thực tế
người ta đều cho rằng ISO là hệ thống kiển soát chất lượng và bàn đến ISO, thực
hiện ISO là bàn đến chất lượng và quản lý chất lượng.

1
2

TS Nguyễn Đăng Thông Chánh Văn phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I
TS Đỗ Đức Quân Phó Chánh Văn Phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I

1


Hệ thống tiêu chuẩn ISO bao gồm rất nhiều danh mục và các khía cạnh tiếp
cận khác nhau, như: Danh sách các tiêu chuẩn của IEC; Danh sách các tiêu chuẩn
của EN; ISO/IEC JTC1 hoặc Phân loại tiêu chuẩn quốc tế. Riêng tiêu chuẩn
ISO/IEC JTC1 đã được công bố, đã bao gồm: ISO 1 - ISO 999 (với 18 bộ tiêu
chuẩn), ISO 1000 - ISO 999 (với 65 bộ tiêu chuẩn), ISO 10000 - ISO1999 (với 89
bộ tiêu chuẩn), ISO 20000 - ISO 29999 (với 8 bộ tiêu chuẩn).
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng áp dụng trong các cơ quan, tổ chức là ISO
9000. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn. Trong đó, tiêu chuẩn
ISO 9001 là "Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu" (Quality Management
System - Requiremnts) - Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên yêu cầu mà tổ chức
cần phải đáp ứng. Quá trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000 được
mô tả tóm tắt qua hộp sau:
Hộp 1: Quá trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000
Qui định về đảm bảo chất lượng của NATO
AC/250 (Accredited Committee)
Bộ tiêu chuẩn của Anh MD 25
Bộ tiêu chuẩn của Mỹ MIL STD 9858 A.
Thừa nhận lẫn nhau về các hệ thống đảm bảo chất lượng của các nhà thầu
phụ thuộc các nước thành viên của NATO (AQAP - Allied Quality
Assurance Procedures).

1972

Hệ thống đảm bảo chất lượng của các công ty cung ứng thiết bị cho
quốc phòng (DEFSTAND - Vương quốc Anh) BS 4778, BS 4891

Tiêu chuẩn BS 5750
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1994

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 1.

2000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét lại lần 2.

2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét lại lần 3.

Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I là một đơn vị sự nghiệp, hoạt
động trong lĩnh vực nghiên cứu và giảng dạy, nên bộ tiêu chuẩn ISO phù hợp
cho việc tiêu chuẩn hóa quản lý là bộ ISO 9000 - 2008 nằm trong bộ tiêu chuẩn
ISO 9000.
2


ISO 9001: 2008 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất
lượng của một tổ chức, có thể được sử dụng trong nội bộ tổ chức đó, sử dụng cho
việc chứng nhận hoặc cho các mục đích trong việc ký kết hợp đồng với khách
hàng. Tiêu chuẩn này tập trung vào hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất
lượng trong việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng.
ISO 9001 phiên bản 2008 (ISO 9001:2008) là xây dựng phương pháp làm
việc khoa học, được ví như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các tổ
chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình.
Ở Việt Nam việc áp dụng ISO 9001 trước năm 2008 là ISO 9000 - 2000 (theo
Quyết định số 144-2006-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phù và sau 2008 là
ISO 9001 - 2008 (theo Quyết định số 118/2009-TTg ngày 30/9/2009 của Thủ tướng
Chính phủ).
Để nghiên cứu và vận dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào
hoạt động quản lý cần quán triệt một số vấn đề cơ bản sau:
Chất lượng theo ISO là: “Khả năng của tập hợp các đặc tính vốn có của
một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và
các bên hữu quan”. Với định nghĩa này, chất lượng có đặc điểm là: mang tính chủ
quan; không có chuẩn mực cụ thể; thay đổi theo thời gian không gian, thời gian và
điều kiện sử dụng; không đồng nghĩa với “sự hoàn hảo”. Chất lượng là khái niệm
đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng, vậy nên sản phẩm hay
dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất
lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa. Trong lịch
sử phát triển sản xuất, chất lượng sản phẩm và dịch vụ không ngừng tăng lên theo
sự phát triển của nền văn minh nhân loại.
Quản lý chất lượng theo ISO 9000 “là các hoạt động phối hợp với nhau để
điều hành và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng”. Điều hành và kiểm soát về
mặt chất lượng bao gồm việc thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất
lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải
tiến chất lượng. Phương pháp tiếp cận để thiết lập và thực hiện hệ thống quản lý
chất lượng được gọi là vòng chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra
- Hành động khắc phục /cải tiến). Một tổ chức áp dụng phương pháp như vậy sẽ
tạo được niềm tin của khách hàng về năng lực của các quá trình và độ tin cậy của
sản phẩm và tạo cơ sở cho cải tiến liên tục, thông qua đó nâng cao sự thoả mãn
khách hàng, đem lại thành công cho tổ chức.
1.2. Khái quát quy trình áp dụng ISO vào hoạt động quản lý ở các cơ sở
đào tạo
3


Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp những tài
liệu qui định những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, quá trình
và nguồn lực để thực hiện quản lý chất lượng. Kinh nghiệm từ các cơ sở đào tạo
khi triển khai áp dụng ISO thường được chia thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn lại
được chia thành các bước, có thể khái quát như sau:
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (có thời gian 1 tháng)
Bước 1, cam kết của lãnh đạo:Cam kết của lãnh đạo cao nhất của tổ chức là
điều kiện quan trọng nhất hay là điều kiện tiên quyết để có thể xây dựng và thực
hiện hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả.
Bước 2, thành lập ban chỉ đạo: Ban chỉ đạo là bộ phận giúp lãnh đạo điều
hành toàn bộ quá trình tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tổ chức. Ban chỉ đạo gồm đại diện lãnh đạo
và một số thành viên, thường là trưởng hay phó các đơn vị chức năng liên quan.
Ban chỉ đạo do người đại diện lãnh đạo phụ trách.
Bước 3, chọn tư vấn bên ngoài: Do tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chỉ cho biết
cần phải làm gì mà không chỉ rõ phải làm như thế nào nên tổ chức phải linh hoạt
trong việc thiết kế một hệ thống có hiệu lực, hiệu quả nhất đối với tổ chức của
mình. Nếu tổ chức không có nhân sự hiểu biết sâu sắc và có kinh nghiệm trong
việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng thì việc tự thực hiện có thể
mất nhiều thời gian và phải sửa chữa nhiều lần. Trong trường hợp này tổ chức nên
thuê tư vấn bên ngoài. Tuy nhiên không phải sau khi thuê tư vấn bên ngoài là giao
phó hết cho họ mà tổ chức phải lưu ý rằng công việc của tư vấn là hướng dẫn, đào
tạo mà không phải làm thay tổ chức nên việc xác định chiến lược, mục tiêu, xây
dựng các văn bản cụ thể phải do chính tổ chức thực hiện. Ngoài ra, khi đã tin
tưởng vào sự lựa chọn thì phải coi tư vấn như là một thành viên của đội ngũ quản
lý.
Bước 4, đào tạo: Để triển khai áp dụng ISO 9001:2008 có kết quả, cần làm
cho toàn bộ cán bộ, nhân viên của tổ chức nắm vững ý nghĩa mục đích của việc
thực hiện hệ thống ISO 9001:2008, cách thức thực hiện và vai trò trách nhiệm của
mỗi người trong hệ thống đó. Vì thế đào tạo là yêu cầu bắt buộc và là cơ sở quyết
định cho sự thành công. Mọi cán bộ, nhân viên liên quan trong tổ chức đều phải
được đào tạo về các kiến thức và kỹ năng cơ bản liên quan tới công việc họ phải
thực hiện trong hệ thống quản lý chất lượng.
Bước 5, đánh giá thực trạng: Việc đánh giá xem xét thực trạng công việc
của tổ chức so với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động
hành chính theo ISO 9001:2008 nhằm tìm ra những khiếm khuyết cần bổ sung và
lập kế hoạch cụ thể để xây dựng các thủ tục, tài liệu cần thiết.
4


Bước 6, lập kế hoạch thực hiện: Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tổ chức cần lập
kế hoạch thực hiện gồm những nội dung cơ bản sau đây: mục tiêu và phạm vi áp dụng
của hệ thống quản lý chất lượng; những văn bản cần được xây dựng; những yêu cầu về
đào tạo, nguồn lực và các vấn đề lãnh đạo cần xem xét, quyết định; thời gian và tiến độ
thực hiện.
Giao đoạn 2: Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý
chất lượng (có thời gian khoảng 1 năm)
Bước 1, biên soạn tài liệu: Đây là hoạt động quan trọng nhất trong quá trình
thực hiện. Các tài liệu gồm:
- Sổ tay chất lượng là tài liệu giới thiệu khái quát về Trường, chính sách chất
lượng, cơ cấu tổ chức, trách nhiệm quyền hạn, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị,
giới thiệu các quá trình/hoạt động của Hệ thống Quản lý Chất lượng và mối tương
tác giữa chúng. Để thực hiện từng hoạt động đã được giới thiệu, sổ tay chất lượng
dẫn chiếu đến các tài liệu tầng dưới như qui chế, qui định, qui trình của hệ thống
quản lý chất lượng và giới thiệu cấu trúc hệ thống văn bản.
- Qui chế (qui định chế độ): tài liệu này không chỉ ra trình tự các bước công
việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao hơn, có tính khái quát hơn qui trình. Tài liệu này
đưa ra yêu cầu cần đạt được và/hoặc qui định khung mang tính nguyên tắc, thường
đề cập đến các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài chính và/hoặc tổ chức.
- Qui định: giống với qui chế, tài liệu này không mang tính qui định trình tự
các bước công việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao hơn qui trình và có tính khái quát
hơn. Tài liệu này đưa ra yêu cầu cần đạt được và/hoặc qui định khung mang tính
nguyên tắc. Khác với qui chế, tài liệu này tập trung vào các vấn đề không liên quan
đến nhân sự, tài chính và tổ chức. Qui định và qui chế đôi khi có thể thay thế cho
nhau. Để thực hiện các qui định và/hoặc qui chế, Trường có thể ban hành các qui
trình và/hoặc hướng dẫn chi tiết để các đơn vị phối hợp thực hiện.
- Qui trình (qui định trình tự): tài liệu này đề cập đến trình tự các bước công
việc, nguồn lực được sử dụng (nếu cần), trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc
trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay công việc cụ thể.
Tùy truờng hợp, phạm vi và đối tượng áp dụng của Qui trình có thể chỉ bao gồm
các phòng trong Trường hoặc bao gồm cả các đơn vị trực thuộc.
- Hướng dẫn: là tài liệu chỉ ra cách thức cho một hoặc nhiều đơn vị của tổ
chức như phòng, đơn vị trong Trường hay đơn vị trực thuộc để thực hiện chung
một công việc cụ thể. Nội dung và phạm vi áp dụng của hướng dẫn bị chi phối và
giới hạn bởi qui chế, qui định hay qui trình có liên quan.
- Hồ sơ là bằng chứng thể hiện kết quả công việc đã thực hiện được ghi trên
giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình hoặc bằng các phương pháp ghi tin khác,
5


hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng
nhiệm vụ của đơn vị hoặc các tổ chức ngoài Trường.
Bước 2, phổ biến tài liệu trong tổ chức: Tài liệu biên soạn xong sẽ được phổ
biến cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong tổ chức. Lãnh đạo cần lắng nghe
ý kiến đóng góp và xem xét điều chỉnh hay sửa đổi nếu thấy cần thiết.
Giai đoạn 3: Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
Bước 1, công bố áp dụng: Tổ chức công bố việc thực hiện hệ thống quản lý
chất lượng theo đúng các văn bản đã xây dựng và phổ biến. Thời gian thực hiện do
lãnh đạo tổ chức quyết định trên cơ sở xem xét các yếu tố chi phối như quy mô của
tổ chức, mức độ cam kết của lãnh đạo, hiện trạng, khối lượng văn bản cần xây
dựng, nguồn lực có thể cung cấp…và tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn.
Bước 2, đánh giá nội bộ: Sau một thời gian thực hiện, thường trong vòng 3
tháng, tổ chức cần tiến hành đánh giá nội bộ để xem xét hệ thống quản lý chất
lượng có phù hợp và có hiệu quả hay không. Sau khi đánh giá, lãnh đạo tổ chức
xem xét tình trạng của hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện các hành động khắc
phục (nếu có). Quá trình đánh giá nội bộ có thể được tiến hành nhiều lần cho đến
khi hệ thống vận hành tốt.
Bước 3, đánh giá trước chứng nhận
Nếu thấy cần thiết, tổ chức có thể nhờ một tổ chức hay một số chuyên gia có
trình độ chuyên môn cao ở bên ngoài giúp đánh giá sơ bộ, sau đó đề xuất và thực
hiện các hành động khắc phục (nếu có). Việc đánh giá sơ bộ cho phép tổ chức
vững tâm đề xuất xin cấp chứng nhận.
Giai đoạn 4: Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
Chứng nhận hệ thống chất lượng là một thủ tục mà bên thứ ba tiến hành để
chỉ ra rằng hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức nào đó đã phù hợp với tiêu
chuẩn ISO 9001:2008. Bên thứ ba là một tổ chức độc lập với tổ chức xin chứng
nhận và được gọi là tổ chức chứng nhận. Quá trình chứng nhận được tiến hành qua
một số bước sau: Bước 1: Đánh giá sơ bộ; Bước 2: Đánh giá chính thức; Bước 3:
Quyết định chứng nhận; Bước 4: Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại (
Thường sau chu kỳ 3 năm, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá lại toàn bộ hệ
thống quản lý chất lượng để cấp lại giấy chứng nhận).
Từ việc khảo sát các giai đoạn, các bước áp dụng ISO vào các cơ sở đào tạo
có thể rút ra một số điểm căn bản, có tính chất tiền đề, điều kiện sau:
Một là, cam kết của lãnh đạo. Cam kết này tạo ra quan điểm, thống nhất ý
chí và hành động từ cấp cao nhất đến các đầu mối trực thuộc của tổ chức.

6


Hai là, đào tạo cho tất cả các thành viên của tổ chức nắm được mục tiêu, ý
nghĩa, cách thức thực hiện và vai trò, trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống
quản lý.
Ba là, biên soạn các tài liệu quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, mối liên hệ
giữa các bộ phận, giữa các cá nhân trong tổ chức; quy định chế độ, quy trình và
hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy trình đó.
Bốn là, đánh giá và chính sửa, bổ sung, hoàn thiện cho hệ thống hoạt động
ngày càng tốt hơn.
Các điều kiện trên đây muốn thực hiện được thì điểm bắt đầu hay phải làm
trước đó là thực hiện việc phân cấp quản lý một cách công tâm, minh bạch. Ngoài
ra một điều kiện đặc biệt quan trọng không thể thiếu là nguồn lực để tổ chức thực
hiện, mà trước hết và trực tiếp nhất là nguồn lực tài chính.
2. Thực trạng hoạt động quản lý của Học viện Chính trị - Hành chính
khu vực I xét trên tiêu chuẩn ISO
Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I là đơn vị trực thuộc Học viện
Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà
nước và các đoàn thể chính trị - xã hội trên địa bàn được phân công; là trung tâm
nghiên cứu khoa học lý luận Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu
đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, nghiên cứu về khoa học chính trị, khoa
học hành chính. Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I có những nhiệm vụ:
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý cho Đảng, Nhà nước và các đoàn thể
chính trị - xã hội; nghiên cứu khoa học phục vụ giảng dạy, tổng kết thực tiễn góp
phần vào việc hoạch định chính sách. Để hoàn thành tốt hai nhiệm vụ chính trị cơ
bản trên đây, Học viện phải tăng cường mở rộng giao lưu, hợp tác quốc tế và tăng
cường cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng khang trang, hiện đại.
2.1. Phân cấp quản lý: Cùng với sự đổi mới sâu rộng, toàn diện cơ chế
quản lý kinh tế đất nước, cơ chế quản lý tại Học viện Chính trị - Hành chính
quốc gia nói chung và Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I nói riêng
cũng được đổi mới mạnh mẽ. Trong đó, việc phân cấp trong quản lý được đặc
biệt quan tâm, nhất là khoảng 10 năm trở lại đây. Phân cấp quản lý thể hiện
trên các khía cạnh:
- Sự phân công công việc giữa các thành viên trong Ban Giám đốc. Học
viện Chính trị - Hành chính khu vực I quản lý theo chế độ thủ trưởng, có sự
phân công trách nhiệm. Đồng chí Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách
nhiệm về mọi hoạt động của Học viện. Giám đốc phân công, ủy quyền cho các
đồng chí phó Giám đốc phụ trách các mảng công việc cụ thể như công tác đào
7


tạo, quản lý khoa học, hành chính – hậu cần; Giám đốc trực tiếp phụ trách
công tác tổ chức cán bộ và hợp tác quốc tế. Khi phân công và mỗi lần có sự
thay đổi đều được thông báo đến tất cả các đơn vị trực thuộc bằng văn bản để
biết và thực hiện.
- Phân cấp quản lý giữa Ban Giám đốc với các đơn vị. Ban Giám đốc
quản lý những vấn đề vĩ mô, có tính chất định hướng và những vấn đề cần có
sự phối kết hợp giữa các đơn vị. Những vấn đề cụ thể thuộc chức năng, nhiệm
vụ của các đơn vị thì thủ trưởng các đơn vị tự chủ, tự chịu trách nhiệm trước
Ban Giám đốc. Ở các đơn vị lại thực hiện việc phân công, giao nhiệm vụ trong
ban lãnh đạo và phân công công việc, giao nhiệm vụ đến mỗi thành viên của
đơn vị đó.
Nhìn chung, phân cấp quản lý ở Học viện Chính trị - Hành chính khu
vực I thời gian qua được triển khai mạnh mẽ và thực hiện tốt. Năm 2009, Học
viện đã xây dựng xong Quy chế quản lý cơ quan, trong đó quy định rõ chức
năng, nhiệm vụ và công tác phối hợp giữa các đơn vị, các tổ chức chính trị,
xã hội trong Học viện. Do có sự thay đổi cơ cấu tổ chức của Học viện Chính
trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, đến nay quy chế vẫn chưa được ban
hành. Phân cấp quản lý mạnh mẽ và khoa học đã giúp Học viện hoàn thành
nhiệm vụ chính trị được giao và có những thay đổi căn bản trên nhiều mặt.
Khoảng 10 năm trở lại đây, có lúc Ban Giám đốc chỉ có hai đồng chí,(hai giai
đoạn 2006-2007 và 2010 – 2011) do các phó Giám đốc phụ trách nhưng hoạt
động quản lý vẫn đạt hiệu quả cao. Công tác đào tạo, ngoài các chương trình
truyền thống là Cao cấp và bồi dưỡng thì đã có thêm đại học chính trị, chuyên
ngành tổ chức cho nước bạn Lào, liên kết đào tạo thạc sĩ, mở rộng thêm 3
chương trình bồi dưỡng cho các đối tượng: Tuyên giáo, Văn phòng cấp ủy và
Dân vận ngoài chương trình tổ chức, kiểm tra đã mở thường xuyên. Từ năm
2011 Học viện chính thức được giao đào tạo thạc sĩ với tư cách là một cơ sở
đào tạo độc lập. Quan hệ hợp tác quốc tế được mở rộng, từ các đối tác truyền
thống là Trung Quốc và Lào đã mở ra các quan hệ và ký kết các văn bản hợp
tác với các đối tác của các nước phát triển như Anh, Úc, Hàn Quốc, Nga…
Cơ sở vật chất của Học viện được trang bị hiện đại, ngày càng khang trang,
đẹp đẽ hơn. Kết quả trên đây, có nhiều nguyên nhân nhưng phân cấp quản lý
là một trong những nguyên nhân cơ bản.
Tuy nhiên, phân cấp quản lý tại Học viện Chính trị - Hành chính khu vực
I vẫn còn một số bất cập: sự phân công nhiệm vụ đến từng thành viên còn yếu;
công tác phối kết hợp chưa tốt dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm; công tác kiểm tra,
giám sát để đánh giá, rút kinh nghiệm chưa được tổ chức thường xuyên. Những
8


bất cập trên đây có nhiều nguyên nhân, theo chúng tôi có hai nguyên nhân cơ
bản: Một là, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ở đa số các đơn vị trong
Học viện trực thuộc chưa được văn bản hóa mà chỉ được giao chung chung
trên cơ sở chức năng nhiệm vụ chung của Học viện. Hai là, đề án về đổi mới
cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I, sau 3 năm trình
lên các cấp có thẩm quyền vẫn chưa được phê duyệt. Đây là bất cập lớn nhất,
vì phân cấp là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, muốn vậy thì phân cấp phải
đi đến tự chủ về biên chế và tự chủ về tài chính ở các đơn vị trực thuộc, trong
điều kiện chờ phê duyệt thì không thể phân cấp triệt để và đạt hiệu quả cao
được.
2.2. Đoàn kết nhất trí trong bộ máy lãnh đạo và trong toàn Học viện.
Trước năm 2000, mất đoàn kết trong nội bộ Học viện (khi đó là Phân viện Hà
Nội) diễn ra nghiêm trọng và kéo dài nhiều năm. Sau năm 2000, nhờ những bài
học được rút ra từ giai đoạn trước đó, cùng với việc tăng cường, bổ sung thêm
đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý vấn đề đoàn kết nội bộ từng bước được củng
cố. Trong suốt 10 năm qua mối đoàn kết thống nhất tại Học viện luôn được đề
cao và duy trì tốt, nhờ đó mà Học viện đã có những bước phát triển mạnh mẽ.
Đoàn kết nhất trí trong nội bộ các cấp lãnh đạo và trong toàn Học viện là
điều kiện, tiền đề thúc đẩy việc đổi mới hoạt động quản lý. Khi áp dụng ISO,
đoàn kết nhất trí trở thành sự thống nhất, lòng tin để trở thành sự cam kết của
lãnh đạo.
2.3. Đào tạo, đào tạo lại cán bộ
- Công tác đào tạo cán bộ ở Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I được
thực hiện tốt, không chỉ đảm bảo nâng cao trình độ cho cán bộ công chức có đủ
năng lực đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ chính trị được giao mà còn có cơ
chế tạo điều kiện khuyến khích cả về vật chất và tinh thần đối với người đi học.
Đào tạo có hai dạng là đào tạo chuyên môn nghiệp vụ và đào tạo lý luận chính trị.
Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ được khuyến khích đối với tất cả cán bộ
công nhân viên chức nhằm đạt chuẩn cho các nghạch bậc công chức viên chức,
riêng đối với cán bộ giảng dạy khuyến khích đạt trình độ tiến sỹ.
Đào tạo lý luận chính trị đối với cán bộ lãnh đạo quản lý và giảng viên. Cán
bộ quản lý khối hành chính hậu cần yêu cầu có trình độ Trung cấp lý luận chính trị
- hành chính trở lên. Đối với cán bộ quản lý khối nội dung và giảng viên bắt buộc
phải phổ cập Cao cấp lý luận chính trị.
- Đào tạo lại, thông qua hội thảo, hội nghị và tập huấn. Hội thảo, hội nghị,
tập huấn bao gồm cả hội thảo, hội nghị tập huấn của chính Học viện tổ chức, cả
của cấp trên và các ban ngành có liên quan. Hàng năm, căn cứ vào chương trình,
9


kế hoạch và kinh phí đào tạo, đào tạo lại cán bộ, ban Tổ chức - Cán bộ lên kế
hoạch và phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức đào tạo lại cho cán bộ công
chức, viên chức. Công việc này được thực hiện thường xuyên và nền nếp. Tuy
nhiên, cũng có năm chưa khai thác hết nguồn kinh phí đào tạo lại cán bộ.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thường xuyên, nền nếp và có chất lượng
tạo thành thói quen nghiên cứu học tập cho cán bộ, công chức, viên chức là tiền đề
cơ bản khi áp dụng ISO. Yêu cầu của ISO là mọi thành viên trong tổ chức không
chỉ thông rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mình, của bộ phận
mình và các bộ phân có liên quan mà còn phải biết cách thực hiện chức năng
nhiệm vụ theo đúng vị trí, vai trò của mình. Để đạt được yêu cầu này thì công tác
đào tạo về ISO phải được phổ cập đến tất cả các thành viên.
2.4. Việc xây dựng các quy chế, quy định, quy trình và tài liệu hướng dẫn
trong hoạt động quản lý: Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I luôn chấp hành
tốt đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực hiện đúng các văn bản
hướng dẫn của cấp trên. Căn cứ vào nhu cầu hoạt động quản lý, vận dụng các quy
phạm pháp luật và các văn bản hưỡng dẫn thi hành xây dựng các quy chế, thiết lập các
quy trình và hướng dẫn thực hiện.
Nhìn chung, mọi hoạt động quản lý tại Học viện đều tuân thủ pháp luật và
các quy chế, quy định. Chi phối toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan là Quy chế
hoạt động cơ quan. Trong hoạt động quản lý đào tạo, tuân theo Bộ quy chế đào tạo
do Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh ban hành, có vận dụng
linh hoạt vào điều kiện cụ thể Học viện, Bộ quy chế bao gồm quy chế giảng viên,
quy chế giáo viên chủ nhiệm và quy chế quản lý học viên. Từ cuối năm 2011, đã
ban hành quy chế riêng và xây dựng, ban hành thêm Quy định về quản lý học viên
Lào. Lĩnh vực hành chính – hậu cần có Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý
quỹ tại chức, quy chế quản lý quỹ đới sống. Lĩnh vực nghiên cứu khoa học có Quy
chế quản lý khoa học. Ngoài các quy chế, Học viện đã xây dựng các quy định cho
một số lĩnh vực cụ thể như: quy định sử dụng xe và phương tiên đi lại, quy định
quản lý, sử dụng nhà khách, quy định bảo vệ an ninh, an toàn cơ quan, quy định về
tiếp khách quốc tế (đoàn ra, đoàn vào)…
Từ các quy chế, quy định đã xây dựng các các quy trình cho các hoạt động
như: Quy trình viết và bảo vệ luận văn tốt nghiệp, quy trình triển khai và nghiệm
thu đề tài khoa học, quy trình tuyển dụng cán bộ, quy trình đánh giá cán bộ, công
chức… Từ các quy chế, quy định xây dựng các tài liệu hướng dẫn trong một số
trường hợp cần thiết hoặc phổ biến trực tiếp trong các hội nghị.
Các quy chế, quy định là cơ sở, là khuôn khổ pháp lý cho các hoạt động
quản lý tại Học viện, có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động quản lý và thúc
10


đẩy Học viện phát triển trong thời gian qua. Nếu so với các tài liệu ISO thì còn
thiếu nhiều. Tài liệu quan trọng nhất là sổ tay chất lượng, tài liệu này như một cái
phông tổng thể chỉ ra hoạt động của Học viện gồm những gì, ai, bộ phận nào phải
chịu trách nhiệm về từng hoạt động với các địa chỉ cụ thể cho cả cá nhân và tập
thể. Các quy chế, quy định về cơ bản đã phủ khắp các mặt hoạt động của Học viện
nhưng các quy trình còn thiếu nhiều, kể cả các quy trình đã có cũng chưa đạt được
những tiêu chí cơ bản của ISO. Đặc biệt trong các quy trình chưa xây dựng được
các lưu đồ (mô hình hóa hay sơ đồ hóa trình tự các bước thực hiện các hoạt động
quản lý) cho các lĩnh vực hoạt động. Phần hướng dẫn cũng chưa thật tốt dẫn đến
cùng một công việc nhưng các đơn vị thực hiện khác nhau.
2.5. Đánh giá, chỉnh sửa, bổ sung các quy chế, quy định. Trong quá trình
tổ chức thực hiện đã tổ chức đánh giá, chính sửa, bổ sung và từng bước hoàn thiện.
ví dụ như quy chế chi tiêu nội bộ, từ năm 2009 đến nay đã được bổ sung, chỉnh sửa
ba lần. Tuy nhiên, các quy trình còn thiếu nhiều, đặc biệt là các lưu đồ quản lý do
đó việc kiểm tra đánh giá gặp nhiều khó khăn, thiếu chính xác và không thường
xuyên. Việc này vừa không tạo ra được sự công bằng trong thực hiện quy chế đồng
thời còn làm giảm động cơ thực hiện nghiêm quy chế. Mặc dù vậy, việc đánh gía
chỉnh sửa, bổ sung các quy chế đã đặt tiền đề cho việc đánh giá, chính sửa, bổ sung
khắt khe trong quản lý theo ISO sau này.
Có thể nói, hoạt động quản lý của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I
hơn 10 năm qua đã đạt được những kết quả to lớn, góp phần thúc đẩy Học viện
phát triển. Nếu ví hoạt động quản lý của Học viện như một “cỗ máy” thì nhìn tổng
thể, cỗ máy đã hoạt động tốt và đem lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, nếu đặt cỗ máy
ấy trong một "khung vỏ mi ca trong suốt" thì sẽ thấy còn một số bộ phận, chi tiết
vận hành chuệch choạc, kém hiệu quả, nhất là sự phối kết hợp giữa các bộ phận
trong tổng thể. Nếu đặt cỗ máy này trên màn hình 3D thì có lẽ còn rõ hơn. Thực tế
áp dụng ISO vào hoạt động quản lý ở các tổ chức có ý nghĩa tương tự như vậy.
3. Định hướng và một số giải pháp cơ bản cho việc áp dụng ISO vào
Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I.
Nếu có được sự đồng thuận, thống nhất ý chí cao trong đổi mới hoạt động
quản lý của Học viện theo ISO, chúng tôi đề xuất mấy vấn đề sau:
3.1. Định hướng
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng dẫn 162 của Ban Tổ chức
Trung ương, đẩy mạnh phân cấp quản lý đến tất cả các khâu của hoạt động quản
lý. Tạo lập các tiền đề, điều kiện cho việc áp dụng ISO vào Học viện Chính trị Hành chính khu vực I, bao gồm: ban hành quy chế hoạt động cơ quan; bổ sung,
hoàn thiện các quy chế, quy trình quản lý đã có và xây dựng mới các quy chế, quy
11


trình còn thiếu; chuẩn bị tài liệu và nguồn lực tài chính cho việc đào tạo kiến thức
cơ bản về ISO và cho toàn bộ quá trình áp dụng ISO tại Học viện.
3.2. Dự kiến lộ trình xây dựng và áp dụng ISO
- Về khối lượng công việc và thời gian thực hiện: Theo kinh nghiệm các đơn
vị hành chính sự nghiệp, cụ thể là trường Đại học Kinh tế - Đại học quốc gia Hà
Nội và Trường đào tạo Cán bộ quản lý thành phố Hồ Chí Minh, để hoàn thiện việc
xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, đổi mới hoạt động quản lý theo hướng ISO
phải chuẩn bị và hoàn thiện một khối lượng công việc khá lớn: (1). Các công việc
khởi động: Nghiên cứu, tuyên truyền vận động, thay đổi nhận thức của cán bộ
công nhân viên từ hoạt động quản lý truyền thống sang hoạt động quản lý theo
ISO. Làm rõ những thuận lợi, khó khăn, cái được, cái mất khi chuyển sang quản lý
theo ISO. Thời gian khởi động thường mất khoảng 1 – 1,5 năm. (2) Công việc
chuẩn bị các tài liệu tiền ISO: Là thời gian chuẩn bị các nền tảng pháp lý và cơ sở
thực tiễn cho việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO. Có hai mảng
công việc cơ bản phải hoàn thành là: hệ thống hóa được các văn bản pháp luật có
liên quan và hệ thống văn bản của Học viện, sao cho khi điều chỉnh các hoạt động
không bị chồng chéo mà lại bảo đảm được sự phối kết hợp giữa các đơn vị trong
Học viện; phân cấp hoạt động quản lý của Học viện từ người đứng đầu đến người
thấp nhất, bảo đảm rõ ràng, công khai, minh bạch. Thời gian chuẩn bị các tài liệu
tiền ISO mất khoảng 6 tháng. (3). Công việc xây dựng các tài liệu ISO và các quy
trình quản lý: Xác định phạm vi đổi mới hoạt động quản lý (toàn bộ các đơn vị,
các hoạt động thuộc Học viện hay có một số bộ phận không áp dụng); số lượng các
tài liệu, các quy trình quản lý cần xây dựng; thứ tự ưu tiên, xác định nội dung từng
tài liệu, quy trình. Căn cứ vào phân cấp hoạt động quản lý của tài liệu tiền ISO mà
phân công, sắp xếp, bố trí công việc cụ thể cho từng cá nhân/nhóm trong từng quy
trình quản lý. Quan trọng nhất trong phần này là xây dựng được lưu đồ công việc
cho từng quy trình một cách hợp lý, khoa học. Thời gian thực hiện các công việc
này mất khoảng từ 6 tháng - 1 năm. (4). Vận hành, chính sửa, hoàn thiện: Sau khi
xây dựng xong các quy trình quản lý, bắt đầu vận hành chỉnh sửa và hoàn thiện.
Thời gian này khoảng 1 năm. Tuy nhiên việc áp dụng quản lý theo ISO không phải
là một quá trình "tĩnh" và "đóng" mà là một quá trình "mở" và "động". Nên việc
xây dựng và đưa vào vận hành các quy trình quản lý không có nghĩa là xong mà
việc kiểm tra, đánh gía, chỉnh sửa hoàn thiện là công việc thường xuyên, là một
mắt khâu quan trọng trong quá trình quản lý.
- Xây dựng hệ thống văn bản chất lượng
Nhìn chung, cấu trúc hệ thống văn bản chất lượng có ba mức: sổ tay chất
lượng; các quy trình chất lượng; hướng dẫn công việc, mẫu biểu. Các văn bản chất
12


lượng cần xây dựng dự kiến khoảng hơn 30 văn bản, trong đó sổ tay chất lượng là
văn bản quan trọng nhất, còn lại là các quy trình quản lý, các hướng dẫn công việc
và mẫu biểu.
3.3. Một số giải pháp cơ bản
Thứ nhất, Thực hiện rà soát kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng
tinh gọn, hiệu quả và phù hợp với việc áp dụng ISO; tránh chồng chéo về mặt chức
năng, nhiệm vụ và theo các hướng phân công, phân nhiệm, phân cấp trong tổ chức.
Trên cơ sở đó xây dựng hệ thống phân công công việc cá nhân nên tiến hành theo bản
mô tả công việc. Bao gồm: Bản mô tả công việc theo chức năng của mỗi đơn vị và
bản mô tả công việc của từng cá nhân cán bộ, nhân viên. Các văn bản này đều phải
được phê duyệt và thông báo rộng rãi đến toàn thể cán bộ, nhân viên của tổ chức biết,
thực hiện và phối hợp thực hiện. (thống nhất và ban hành về các mẫu biểu Bản mô
tả... trong toàn tổ chức). Điều khó khăn nhất hiện nay là cơ cấu tổ chức bộ máy của
Học viện đang trong quá trình đổi mới theo Hướng dẫn 162 của Trung ương nhưng
chưa được phê duyệt. Đây là ngăn trở lớn nhất, ảnh hưởng đến tiến trình đổi mới
hoạt động quản lý theo định hướng ISO.
Thứ hai, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục kiến thức về
hệ thống quản lý chất lượng:Áp dụng ISO 9000 không chỉ là công việc riêng của
các cơ quan hành chính nhà nước mà là yêu cầu chung của toàn xã hội và của các cơ
quan đơn vị. Vì vậy, cần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác phối hợp phổ biến,
giáo dục pháp luật về cải cách hành chính, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
trong công tác của Học viện đến các đơn vị của Học viện; thu hút sự tham gia tích
cực của các cấp ủy đảng, các cấp chính quyền, công đoàn, đoàn thanh niên của Học
viện. Công khai nội dung các văn bản pháp luật, thủ tục hành chính, quy trình, thời
gian giải quyết công việc trên trang thông tin điện tử của Học viện để các đơn vị có
điều kiện tìm hiểu và thực hiện thuận lợi.
Thứ ba, tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành trong công tác cải cách
hành chính, duy trì thực hiện và thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất
lượng của Học viện: Ban Giám đốc Học viện, thủ trưởng các đơn vị phải xác định
cải cách hành chính là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên và tập trung chỉ đạo
quyết liệt; tăng cường tính chuyên nghiệp, giải quyết nhanh công việc của các đơn
vị và cá nhân trong Học viện. Nêu cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan,
đơn vị trong thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính; thủ trưởng đơn vị phải chịu
hoàn toàn trách nhiệm trước cấp trên về công tác cải cách hành chính ở đơn vị
mình. Thực hiện tốt chế độ thanh tra, kiểm tra công vụ và chế độ trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Phối hợp với các cấp ủy đảng, chính quyền, công
13


đoàn... trong công tác tuyên truyền, kiểm tra giám sát giải quyết các thủ tục hành
chính và các vướng mắc của cá nhân, đơn vị.
Thứ tư, tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy đảng, của các cấp chính
quyền đối với công tác cải cách hành chính ở Học viện: Cải cách hành chính đòi
hỏi sự đổi mới sâu sắc trong tư duy, nhận thức. Với những nhận thức về quản lý
theo ISO 9001: 2008, từ đó để thống nhất hành động trong toàn Đảng bộ và trong
cán bộ công chức về nhiệm vụ cải cách hành chính của Học viện trong thời kỳ
mới. Nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của Đảng bộ và sự lãnh đạo chỉ
đạo của các cấp ủy đảng đối với công tác cải cách hành chính, đặc biệt là cải cách
thủ tục hành chính trong Học viện. Thông qua kết quả cải cách hành chính để xem
xét đánh giá sử dụng cán bộ đảng viên. Tăng cường lãnh đạo kiểm tra đông đốc, sơ
kết uốn nắn kịp thời việc thực hiện chủ trương, nghị quyết của đảng bộ về công tác
cải cách hành chính; thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở nhằm tạo sự nhất trí và
quyết tâm cao, thực hiện có hiệu quả công tác này.
Thứ năm, xây dựng tài liệu, hồ sơ để quản lý thống nhất hồ sơ lưu trữ
trong toàn Học viện: Các tài liệu gồm: sổ tay chất lượng, qui chế (qui định chế
độ), qui định, qui trình (qui định trình tự), hồ sơ. Tài liệu ISO đòi hỏi sự tỉ mỷ, độ
chính xác cao nhưng vẫn phải bảo đảm tính khái quát trong tổng thể. Để chuẩn bị
tài liệu này phải có đội ngũ chuyên gia am tường công việc đảm nhiệm. Trong điều
kiên Học viện, có thể thuê các nhà tư vấn hoặc thuê đào tạo chuyên gia để tự tổ
chức thực hiện.
ISO là một hệ thống quản lý chất lượng "mở", "linh hoạt". Mở vì ISO chỉ
đưa ra khuôn khổ và nguyên tắc, còn toàn bộ hồ sơ, quy chế, quy trình là do tổ
chức căn cứ vào điều kiện của mình thiết kế, xây dựng hoặc phối hợp với cơ quan
tư vấn thực hiện. "Linh hoạt" vì luôn luôn được đánh giá, chính sửa, bổ sung hoàn
thiện theo yêu cầu thực tế của tổ chức. Do đó, khi áp dụng ISO đòi hỏi các cá nhân
và tập thể luôn phải làm việc hết mình, những đơn vị nào duy trì được tính "Mở"
và "linh hoạt của ISO đều đem lại hiệu quả cao trong quản lý và gặt hái được nhiều
thành quả. Chính vì vậy, những năm tiếp theo, sau khi hoàn thiện hệ thống tiêu
chuẩn tiêu chuẩn hóa chất lượng ISO, Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I
sẽ chiển khai đưa ISO vào đổi mới hoạt động quản lý, góp phần xây dựng Học viện
Chính trị - Hành chính khu vực I và Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ
Chí Minh phát triển;

14


TS Nguyễn Đăng Thông, Chánh Văn phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu
vực I.

TS Đỗ Đức Quân, Phó Chánh Văn phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu
vực I.

15



x

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×