Tải bản đầy đủ

Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex

BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

Bài thực hành:

Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex

1
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, môi trường cạnh tranh kinh doanh ngày càng trở
lên gay gắt và phức tạp, Quản trị nhân lực đã và đang trở lên hết sức quan trọng trong sự
phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Lý luận và thực tiễn cho thấy, nguồn lực con
người là một nguồn lực cốt lõi, sáng tạo giá trị cho tổ chức, cho khách hàng, tạo lập vị thế
cạnh tranh bền vững cho tổ chức khi tổ chức đó biết gây dựng cho mình một đội ngũ
người lao động phù hợp về số lượng và chất lượng, cũng như biết cách khai thác, vận
dụng các yếu tố con người vào việc hoàn thành mục tiêu của mình.
Trong các nội dung của quản trị nhận lực thì phân tích công việc được coi là một

công cụ quan trọng nhất. Phân tích công việc là cơ sở cho vấn đề tuyển dụng và bố trí
nhân viên phù hợp. Phân tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn
trong vấn đề liên quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá
thực hiện công việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động,…
Nhằm nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên sâu của quản trị nhân lực, đặc biệt
là để hiểu sâu hơn về quá trình phân tích công việc trên cả lý thuyết và thực tế, em xin
chọn mảng đề tài Phân tích công việc để thực hiện bài thực hành môn học Quản trị nhân
lực 2. Hy vọng với bài thực hành: “ Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính- Nhân
sự công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex” em sẽ bổ sung được thêm kiến thức về
phân tích công việc, đồng thời cũng mong muốn có những ý kiến đóng góp để công ty
phục vụ cho quá trình cải tiến và hoàn thiện hơn về quản lý nhân sự trong tỏ chức. Dù đã
2
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

có sự cố gắng nhưng chắc chắn bài thực hành của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất
mong nhận được sự góp ý của cô để những bài viết sau của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Ngọc Anh đã tận tình giúp đỡ em
trong quá trình học tập và hướng dẫn em làm bài tập thực hành này.

NỘI DUNG BÀI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
I. Tổng quan về đơn vị thực tế: Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX
1. Sơ lược về quá trình hình thành, phát triển.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX tiền thân là Trung tâm Tư vấn Phát triển
Đô thị và Công nghệ Xây dựng được thành lập theo quyết định số 123/QĐ-HĐQT-TCT
ngày 07/04/2005 thuộc Công ty Đầu tư Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội - nay là
Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng. Tháng 07/2007 Trung tâm Tư vấn Phát triển Đô
thị và Công nghệ Xây dựng được cổ phần hóa lấy tên là Công ty Cổ phần Tư vấn
INCOMEX. Tháng 12/2010 Công ty Cổ phần Tư vấn INCOMEX tiếp tục mở rộng sản
xuất kinh doanh chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và năng
động, kết hợp với việc khai thác tối đa các ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất,
Công ty có thể đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu đa dạng về loại hình cũng
như quy mô công trình với chất lượng cao nhất.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX có đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật
đông đảo, có trình độ Đại học và trên Đại học, đồng bộ theo ngành nghề đào tạo và ngành
nghề của năng lực đơn vị để thực hiện các công tác tư vấn xây dựng cơ bản gồm các
chuyên ngành: Kiến trúc sư quy hoạch, kiến trúc sư công trình, kỹ sư xây dựng, kỹ sư địa

chất, kỹ sư kinh tế, kỹ sư đô thị... Ngoài ra còn có một số cán bộ chuyên ngành khác như
kỹ sư điện lạnh, kỹ sư phòng cháy chữa cháy, kỹ sư tin học chuyên ngành, tin học ứng
dụng....
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những bước tiến vượt bậc trong
lĩnh vực tư vấn thiết kế, Công ty đã tham gia thiết kế và thiết kế một số dự án lớn như:
Các khu nhà ở cao tầng B4, B14 Khu tập thể Kim Liên; Trung tâm Thương mại Văn
phòng cho thuê Xuân La; Văn phòng cho thuê 187 Giảng Võ; Nhà làm việc và trung tâm
thương mại tại Bắc Ninh; Bệnh viện Huyện Gia Lâm; Trụ sở Kiểm toán Nhà nước II. Các
dự án thuộc tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam như: Khu phức hợp chung cư cao ốc văn
3
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

phòng; Văn phòng làm việc Vietsovpetro; Khu điều hành Nhà máy điện Nhơn Trạch 2;...
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX với hệ thống quản lý chất lượng phù
hợp tiêu chuẩn quốc tế, với đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm tin tưởng sẽ đem lại các
dịch vụ có chất lượng cao, đem lại lợi ích cho các nhà đầu tư và các khách hàng.

2. Tên, thông tin liên hệ, trụ sở.
Tên giao dịch
Tên tiếng Anh
Tên viết tắt

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ TƯ VẤN INCOMEX
INCOMEX INVESTMENT AND CONSULTANTS JOINT
STOCK COMPANY
INCOMEX - ICC.,JSC

Website: www.incomex-icc.vn
Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Lạc Hồng, 85 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại: (04) 3569 0102 Fax: (04) 3569 0103

Bảng 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Ban Kiểm soát

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

PHÓ

PHÓ

PHÓ

GIÁM ĐỐC
1

GIÁM ĐỐC
2

GIÁM ĐỐC
3

PHÒNG
Dương
TÀI Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9
CHÍNH
KẾ

PHÓ
GIÁM
ĐỐC 4

4


BI TH C HNH PHN TCH CễNG VI C

PHềNG
K
HOCH

PHềNG
KT
CU
- HTKT

PHềNG
KIN
TRC

Quan h ch o trc tip

PHềNG
D N

PHềNG
U T
V
QLDA

PHềNG
HNH
CHNH
NHN S

Quan h phn ỏnh, Phi hp

3.T chc phũng Hnh chớnh- Nhõn s.
- Trưởng phòng: Phụ trách công việc chung của phòng, điều hành và quản lý trực tiếp
Phòng Hành chính Nhân sự.
- Phó phòng: Giúp Trưởng Phòng điều hành công việc trong Phòng, quản lý và điều hành
trực tiếp Phòng Hành chính Nhân sự khi Trưởng phòng vắng mặt.

Bng 2: C cu t chc phũng Hnh chớnh- Nhõn s

Trng phũng

Phú phũng

Lỏi xe

Nhõn viờn vn
phũng

II. Kho sỏt thc t.

5
Dng Th Qunh- Lp 7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

1. Khảo sát phân tích công việc thực tế.
1.1 Xác định mục đích phân tích.
- Trước tiên, mục đích phân tích công việc này là để thực hành bài Quản trị nhân lực
2 và làm quen với quá trình Phân tích công việc trên thực tế. Từ đó hệ thống cơ bản
kiến thức và kỹ năng đã được học để tiến hành Phân tích công việc.
- Tiến hành Phân tích công việc: Tìm hiểu chi tiết các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu
của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào
để thực hiện công việc tốt nhất. Cụ thể như:
+ Cung cấp thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực hiện công việc từ đó làm
cơ sở xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn
đối với người thực hiện công việc.
+ Thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánh
giá thành tích và thiết lập cấu trúc lương công bằng.
+ Có cơ sở bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên với chi phí thấp nhất.
+ Dự đoán tính chất của các công việc tương lai.
1.2 Xác định công việc cần phân tích.
- Tên công việc: Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Incomex.
- Số người thực hiện công việc: 1 người
- Người đang đảm nhận công việc: Ông Nguyễn Trung Thành
- Vị trí công việc trong quy trình công nghệ: là vị trí quan trọng, phô tr¸ch c«ng viÖc
chung cña phßng, ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý trùc tiÕp Phßng Hµnh chÝnh - Nh©n sù.
Cụ thể hơn:
+ Tìm hiểu công việc mà chức vụ Trưởng phòng hành chính nhân sự làm.
+ Tiếp cận người đảm nhận vị trí hiện tại cần phân tích.
6
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

+ Xây dựng bảng câu hỏi cho người giữ vị trí cần phân tích
+ Gửi, nhận kết quả và tiến hành xử lý thông tin,làm bài phân tích công việc.
1.3 Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin.
Có nhiều phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc như: sử dụng bảng hỏi,
quan sát-trao đổi, phỏng vấn, hội thảo chuyên gia, sử dụng văn bản sẵn có. Tuy nhiên,
dựa vào bản chất công việc cần phân tích ( quản lý), điều kiện tiến hành phân tích công
việc, và mức độ hiểu biết về công việc thì em lựa chọn 3 phương pháp chính sau:
- Thu thập tài liệu trực tiếp tại công ty
- Phương pháp phỏng vấn: thu thập trực tiếp thông tin về các hoạt động và các mối liên hệ
quan trọng trong phân tích công việc.
- Phương pháp sử dụng bảng hỏi: do tính chất công việc “ Trưởng phòng Hành chínhnhân sự” rất bận rộn, thời gian có hạn nên phương pháp này giúp em thu thập được lượng
thông tin tương đối nhiều, nhanh và trọng tâm.

* Cách thức thiết kế bản hỏi Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
-

Lập bản câu hỏi

-

Tiến hành thu thập thông tin

-

Xử lý thông tin

-

Đưa thông tin đã xử lý vào bảng phân tích công việc.

* Xây dựng bản hỏi: Trong thời gian tìm hiểu chức vụ Trưởng phòng Hành chính – nhân
sự và tiếp cận người giữ chức vụ tại công ty Incomex- bác Nguyễn Trung Thành, em đã
lập bản câu hỏi và gửi tới bác.

7
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phần 1: Thông tin chung về đối tượng
Nhóm nghề nghiệp: Quản trị nhân sự
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính-nhân sự
Họ và tên:
Trình độ văn hóa trung bình của người đang làm việc này:
o Tốt nghiệp 12
o Đại học
o Trình độ cao hơn

Phần 2: Kiểm tra
Nhân viên trực thuộc sẽ quản lý?
o NV giám sát hoặc quản lý.
o NV tập sự, học nghề.
Mức độ thường xuyên được cấp trên kiểm tra ?
o Hầu như liên tục đối với mọi nhiệm vụ
o Các nhiệm vụ chính được kiểm tra thường xuyên
o Các nhiệm vụ chính không được kiểm tra thường xuyên
o Hầu như không bị giám sát

Phần 3: Kiến thức và kỹ năng:
Loại kiến thức, kỹ năng cần để làm việc ?
o Kinh tế
8
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

o Quản trị kinh doanh
o Luật
o Quản trị kinh doanh:Bán hàng và Marketing
o Quản trị kinh doanh: Tài chính
o Ngoại ngữ
o Quản trị kinh doanh: Quản lý, bao gồm cả quản lý nhân sự/nguồn nhân lực
o Khác: ……… ……………
Bằng cấp, giấy chứng nhận nghề nghiệp ?
o Có
o Không
Mức độ quan trọng của kiến thức kỹ năng?
o Cao
o Trung bình
o Thấp
Sử dụng thiết bị văn phòng?
o

Máy in, photocoppy, fax, điện thoại, máy tính,…

o Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng,…)

Phần 4: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Các quyết định liên quan đến nhân lực ?
o Tăng, giảm số lượng nhân viên
o Tăng, giảm tiền lương, phúc lợi
o Thiết lập, thay đổi quyền giám sát
o Thiết lập, thay đổi các thủ tục, chính sách trong công việc
o Phân công trách nhiệm nhân viên
o Tất cả các ý trên
Các hoạt động liên quan đến chiến lược dài hạn ?
o Hoạch định và đề ra chính sách tổng quan.
o Truyền đạt chính sách.
o Chiêu mộ, tuyển chọn.
9
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

o Giám sát.
o Thiết lập hệ thống đánh giá, đào tạo.
o Xem xét lập kế hoạch khen thưởng.
o Lưu trữ hồ sơ nhân viên.
o Tất cả ý trên
Vai trò đóng góp của các quyết định?
o Tôi cung cấp thông tin hoặc đầu vào cho những người ra quyết định
o Tôi đưa ra những ý kiến đề xuất cho những người ra quyết định
o Tôi ra quyết định nhưng cần phải có ý kiến chấp thuận của người giám sát tôi
o Tôi có thẩm quyền cao nhất đối với quyết định này
Cấp cao nhất bị ảnh hưởng bởi các quyết định?
o Từng nhân viên
o Từng nhóm, tổ
o Từng bộ phận, phòng ban
o Toàn doanh nghiệp
Phần 5: Kỹ năng cần thiết
. Các kỹ năng cần thiết đối với công việc?
o Kỹ năng giao tiếp
o Kỹ năng tin học, ngoại ngữ
o Kỹ năng tổ chức, đàm phán.
o Tất cả ý trên.

Phần 6: Môi trường làm việc
Những người có giao tiếp bên trong?
o Nhân viên tập sự, học nghề
o Nhân viên cùng phòng
o Những người giám sát
o Cấp trên
o Tất cả ý trên.
Anh/ chị làm gì trong các giao tiếp ?
10
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

o Nhận thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh
o Đưa thông tin, phỏng vấn, trao đổi
o Thương lượng, đàm phán
o Sắp xếp lịch cho họ
o Huấn luyện, hướng dẫn, tư vấn họ
o Giám sát họ,…
o Tất cả ý trên.
Đối tượng giao tiếp bên ngoài?
o Khách hàng
o Phóng viên
o Nhà cung ứng
o Các tổ chức, hiệp hội, cộng đồng.

Bản câu hỏi phỏng vấn:
BẢN CÂU HỎI PHỎNG VẤN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Ngày tháng năm 2013
Tên:……………………………………………………………………………
Chức danh:……………………………………………………………………
Bộ phận:………………………………………………………………………
Nội dung phỏng vấn:
1. Nhiệm vụ chính của bác trong công ty là gì?
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
2. Các quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là gì?
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
3. Để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình bác có liên hệ với phòng, ban,đơn vị nào
trong và ngoài công ty không?
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
4. Trong công tác quản trị nhân lực thì theo bác những nhiệm vụ chính là gì?
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
5. Bác có thể nói rõ hơn về nhiệm vụ trong công tác quản trị hành chính?
11
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
6. Theo bác một nhà quản trị nguồn nhân lực cần có những kĩ năng nào cần thiết?
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………
Cháu cảm ơn sự hợp tác của bác, những thông tin bác cung cấp sẽ là căn cứ quan trọng
để cháu hoàn thiện kết quả phân tích công việc tại công ty tốt hơn.

1.4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc.
( Thời gian đi thực tế: Từ ngày 21/10/2013 đến 24/10/2013 )
* Trước tiên, dành thời gian tự đọc, nghiên cứu ở nhà: tìm hiểu nội dung yêu cầu của bài
thực hành, xác định công việc cần phân tích, mục đích chính của việc phân tích công việc.
* Đi khảo sát thực tế 4 ngày tại địa điểm thực hành là Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn
Incomex.
- Ngày thứ nhất: 21/10/2013
+ Tới văn phòng công ty giới thiệu, trình bày lý do, mục đích bài thực hành và nhờ sự
giúp đỡ của mọi người để hoàn thành tốt bài thực hành.
+ Làm quen, quan sát công việc của các nhân viên phòng Hành chính nhân sự.
+ Xác định vị trí, công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự.
- Ngày thứ hai: 22/10/2013
+ Tiếp cận người giữ chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự
+ Phỏng vấn ngắn gọn và gửi bản hỏi tới bác Nguyễn Trung Thành- Truởng phòng Hành
chính- Nhân sự.
+ Thu thập các tài liệu có liên quan đến công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex và
đến vị trí công việc cần phân tích.
- Ngày thứ ba: 23/10/2013
+ Nhận bản hỏi từ Trưởng phòng.
+ Chọn lọc, xử lý thông tin và đưa vào bảng phân tích
+ Phác thảo sơ bộ kết quả phân tích công việc.
12
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

- Ngày thứ tư: 24/10/2013
+ Gửi kết quả Phân tích công việc tới bác Nguyễn Trung Thành và xin ý kiến nhận xét
của bác.
+ Thu thập thêm một số thông tin bổ sung.
+ Hoàn thiện kết quả phân tích công việc, và hoàn thành bài thực hành “ Phân tích công
việc Trưởng phòng hành chính nhân sự ở Công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex”.
2. Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc.
2.1. Tài liệu có liên quan đến công việc cần phân tích.
* Thông tin về cơ cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ:
-

Phòng Hành chính- Nhân sự là phòng thực hiện chức năng tham mưu cho Ban
Giám đốc về công tác quản lý hành chính, tổ chức bộ máy và bố trí nhân lực cho
phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty. Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xây
dựng các nội quy, quy chế, các quy định liên quan đến quản lý lao động, quản lý
hành chính.

-

Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự có nhiệm vụ chủ yếu như:

+ Tổ chức và điều hành hoạt động của Phòng chức năng được giao thông qua việc xây
dựng cơ cấu tổ chức của Phòng và Bảng mô tả công việc của từng vị trí công tác trong
Phòng.
+ Xây dựng kế hoạch làm việc của Phòng và triển khai thực hiện.
+ Trực tiếp phân công, giám sát công việc cho các thành viên trong Phòng.
+ Tham mưu và hỗ trợ cho Giám đốc Công ty và Phó Giám Đốc phụ trách xây dựng các
chiến lược, kế hoạch chức năng và tổ chức, kiểm soát thực hiện.
* Thông tin về điều kiện làm việc, chế độ làm việc nghỉ ngơi:
- Điều kiện làm việc tốt, mọi người giúp đỡ nhau nhiệt tình trong công việc, trang thiết bị
và cơ sở vật chất đáp ứng tốt nhu cầu công việc.
- Chế độ làm việc, nghỉ ngơi:
Chế độ làm việc của Công ty là 8h/ ngày, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trong đó:
+ Sáng từ 8h – 12h
13
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

+ Chiều từ 13h – 17h
2.2 Các tài liệu thu thập thêm về công việc cần phân tích
- Quy chế tổ chức, hoạt động của công ty
3. Phác thảo kết quả Phân tích công việc
- Số bản hỏi và bản phỏng vấn: 2
- Đối tượng điều tra: 1 trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
- Chất lượng bản hỏi: đủ thông tin trả lời
- Thông tin thu được: Tìm hiểu được trình độ, chuyên môn gắn liền với mục đích, nhiệm
vụ của Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
Sau khi thu thập, sàng lọc thông tin dựa trên những tài liệu có sẵn và các thông tin có
thêm, em phác thảo kết quả phân tích công việc theo 3 bản: Bản mô tả công việc, bản yêu
cầu đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công viêc (3 bản phác
thảo viết tay đính kèm ở phụ lục bài thực hành.)
4. Kiểm chứng, lấy ý kiến và thu thập thông tin bổ sung.
Sau khi hoàn thành 3 bản phục vụ cho bài phân tích công việc, em đã đưa 3 bản này cho
bác Nguyễn Trung Thành- người trực tiếp giữ chức vụ Trưởng phòng Hành chính- Nhân
sự. Sau quá trình kiểm chứng, lấy ý kiến và hoàn thành 3 bản hoàn chỉnh, em đã có thêm
sự bổ sung nhất thiết vào bài, để bài thực hành của mình được hoàn thiện hơn.
5. Hoàn thiện kết quả Phân tích công việc.
Dựa vào những kiến thức đã được học, những ngày đi thực tế tại công ty và dựa vào
những ý kiến đóng góp của những người có chuyên môn, em đã hoàn thành kết quả phân
tích công việc bằng 3 văn bản.

14
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính- Tên người phụ trách: Nguyễn Trung Thành
Nhân sự

Mã số:

Ngạch:

Đơn vị:

Phòng công tác:

Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn

Phòng Hành chính – Nhân sự

INCOMEX.
Cấp trên trực tiếp: Ban lãnh đạo công ty

Quản lý/ Giám sát:

I. Nhiệm vụ :
Đề xuất tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác điều hành quản lý Hành chính nhân
sự trong công ty. Kiêm nhiệm các công việc có liên quan, đồng thời thực hiện các
nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên.
 Đề xuất, tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về việc thiết lập các chiến lược, chính
sách trong công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính có hiệu quả và đúng pháp
luật.
- Theo dõi và đánh giá tình hình nhân lực trong Công ty, đề xuất thực hiện các chính
sách phát triển nguồn nhân lực. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực trên cơ sở mục
tiêu, chiến lược kinh doanh của Công ty.
15
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BI TH C HNH PHN TCH CễNG VI C

- Nghiờn cu, xut c cu t chc ti Cụng ty & cỏc n v thnh viờn m bo tớnh
chuyờn nghip, hiu qu.
- T vn, h tr kp thi v qun lý, kim soỏt vic thc hin cụng tỏc qun tr ngun
nhõn lc, qun tr hnh chớnh ti cỏc n v thnh viờn thuc Cụng ty.
- Nm vng nhng nhõn s ch cht ti cỏc n v thnh viờn & tham mu cho ban
lónh o Cụng ty thc hin cụng tỏc ỏnh giỏ, iu ng, luõn chuyn
CBNV.
-

Xây dựng các nội quy, quy chế, các quy định liên quan đến quản lý lao động,

quản lý hành chính trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt và thực hiện chỉ đạo, giám
sát việc triển khai theo đúng chức năng được phân công.
- Trình Ban lãnh đạo phê duyệt và triển khai ký kết, quản lý hợp đồng lao động theo
quy định.
Qun lý, iu hnh hot ng ca phũng HCNS Cụng ty.
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo và điều hành công việc chung của Phòng. Phân công
nhiệm vụ, kiểm tra, đôn đốc các cán bộ trong phòng. Giải quyết, tháo gỡ các vướng
mắc trong phạm vi, quyền hạn của mình
-

Phõn tớch chi tit cụng vic, nghip v thu thp x lý cỏc thụng tin v ngun
nhõn lc ca Cụng ty theo c cu t chc.

-

Phi hp vi cỏc Trng phũng, b phn hoch nh, lp k hoch & thc hin o
to v tuyn dng nhõn s cho mi phũng, b phn.

-

Lờn cỏc mc tiờu phn u v k hoch hnh ng ca phũng

Qun lý cụng tỏc tuyn dng, o to, ch chớnh sỏch thi ua khen thng & quan
h lao ng, qun tr hnh chớnh ti Cụng ty.
-

Qun lý ch o v nghip v chuyờn mụn cụng tỏc i vi cỏc b phn nhõn s
cỏc n v thnh viờn trc thuc v cụng tỏc tuyn dng, o to, lng thng,
ỏnh giỏ thi ua & quan h lao ng, qun tr hnh chớnh.

-

T chc thc hin v kim soỏt cỏc hot ng chc nng v tuyn dng, o to,
16

Dng Th Qunh- Lp 7QL9


BI TH C HNH PHN TCH CễNG VI C

ỏnh giỏ, lng thng, quan h lao ng & kim soỏt cụng tỏc qun tr hnh chớnh
trong Cụng ty theo ỳng quy nh ca Lut phỏp v ch trng, chớnh sỏch ca ban
lónh o Cụng ty; m bo s dng cú hiu qu ngun nhõn lc.
-

Thc hin vic ỏnh giỏ nng lc CBNV ch ng v ngun nhõn lc (s lng
v cht lng) & qun lý h s CBNV.

- Căn cứ vào chủ trương của lãnh đạo Công ty tổ chức các phong trào thi đua, nghỉ
mát, vui chơi.

Ch o thc hin cp nht thụng tin, son tho, hon thin cỏc vn bn, quy trỡnh quy
nh, liờn quan n cụng tỏc ngun nhõn lc.
-

T chc thc hin cụng tỏc qun tr hnh chỏnh vn phũng, vn th, thụng tin liờn
lc v bo mt thụng tin trong n v ph trỏch.

- Quản lý việc sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định về quản lý văn bản và
quản lý con dấu theo quy định của Công ty và Pháp luật.
- Xây dựng các quy trình, biểu mẫu theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Quản lý và giám
sát việc thực hiện theo hệ thống ISO.
- Hng dn, kim tra, ụn c cỏc u mi nghip v ca n v trc thuc thc hin
ỳng cỏc quy nh v ch chớnh sỏch ca nh nc v ca cụng ty; quy nh v cụng
tỏc vn th, lu tr; son tho v trỡnh ký cỏc vn bn, quyt nh theo ỳng thm quyn.

Ch o, giỏm sỏt thc hin, kim soỏt thng xuyờn v tham mu, h tr cỏc phũng
nghip v, cỏc n v thnh viờn trc thuc trong cụng tỏc qun tr ngun nhõn lc;
qun tr hnh chớnh nhm m bo tớnh thng nht trong ton h thng.

Duy trỡ k lut & m bo c s vt cht, iu kin lm vic tt cho CBNV Cụng ty.
- Giám sát việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty, tham mưu cho lãnh đạo
Công ty trong việc xử lý kỷ luật.
- Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật tự an ninh
khu vực Công ty và an toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực thuộc Công
17
Dng Th Qunh- Lp 7QL9


BI TH C HNH PHN TCH CễNG VI C

ty.
- Chịu trách nhiệm chính về công tác ATLĐ và VSLĐ
- Duy trỡ vic thc hin ni qui qui ch ca CBNV trong Cụng ty, to mụi trng lm
vic thõn thin, chuyờn nghip, an ton cho CBNV.
- To mụi trng lm vic, phõn cụng b trớ NV hp lý.
Các công việc Ban lãnh đạo Công ty ủy quyền hoặc phân công khác.

II. Quyn hn:


Ký cỏc vn bn liờn quan n cụng vờc hnh chớnh nhõn s.



Qun lý, iu ng, sp xp nhõn s, giao nhim v cho cỏc nhõn viờn trong phũng.



xut b nhim, khen thng, k lut, min nhim, tuyn dng i vi CBNV
trong cụng ty.



Kim tra, giỏm sỏt cỏc b phn thc hin cỏc quy ch, quy nh ca Cụng ty.



La chn chng trỡnh, ni dung, hỡnh thc, a im o to (o to bờn ngoi &
o to ni b)



Yờu cu cung cp kinh phớ, vt t cn thit phc v cho cụng vic.



Yờu cu cỏn b, nhõn viờn cỏc phũng ban chc nng cung cp thụng tin cn thit v
nhõn s v liờn quan thc hin ngha v ca mỡnh. Tuõn th cỏc vn bn quy nh
thm quyn ca Cụng ty.

III. Quan h cụng vic:

18
Dng Th Qunh- Lp 7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

1. Quan hệ nội bộ:
Phòng ban / Bộ phận

Kết quả

Ban Tổng giám đốc

Báo cáo công việc và chịu trách nhiệm về
công tác quản trị nhân sự, quản trị hành
chính tại công ty.

Ban tổ chức hành chính

Báo cáo định kì hoặc đột xuất theo yêu cầu.

2. Quan hệ bên ngoài:
Cá nhân / Đơn vị

Kết quả

Phòng, Sở LĐTB & XH

Cập nhập quy chế về nghĩa vụ và chế độ
chính sách cho nhân viên

Các đơn vị cung ứng lao động

Tuyển nhân sự

Cơ quan ban ngành chức năng có liên quan

 Tạo hình ảnh tốt đẹp cho công ty với các

cơ quan chính quyền.
 Tạo quan hệ tốt và hỗ trợ khách hàng,

đối tác.
 Nắm bắt, cập nhật thông tin để đảm bảo

thực hiện đúng Pháp luật
IV. Điều kiện làm việc:
 Môi trường văn phòng.


Được cung cấp các phương tiện, thiết bị phục vụ cho công việc như máy tính, máy
in, máy photo,...

V. Phương tiện làm việc:
 Máy tính, điện thoại, fax, máy in, máy photocopy.
 Các chương trình / phần mềm theo quy định của Công ty.

19
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIÊN CÔNG VIỆC
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính

Tên người phụ trách: Nguyễn Trung Thành

– nhân sự
Mã số:

Ngạch:

Đơn vị:

Phòng công tác: Phòng Hành chính – Nhân sự

Công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn
Incomex.
Cấp trên trực tiếp: Ban lãnh đạo công

Quản lý/ Giám sát:

ty
STT

Tiêu thức

Tiêu chuẩn
 Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Quản trị

Kiến thức văn hóa,
1

chuyên môn

nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật.
 Có kiến thức chuyên sâu về quản lí nhà nước
 Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO.

Ngoại ngữ

 Khả năng giao tiếp và đọc hiểu tài liệu tiếng Anh
chuyên ngành.

20
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

 Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm
Vi tính

ứng dụng có liên quan như Office, Excel,
Project,…

2

Kinh nghiệm

3

Độ tuổi

 Có kinh nghiệm làm quản lý từ 3 năm trở lên.
 Độ tuổi trung bình từ 30 trở lên.
 Khả năng hoạch định và phát triển nguồn nhân lực
theo yêu cầu phát triển của công ty.
 Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì
người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.
 Khả năng thuyết phục, động viên nhân viên.
 Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả
làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền

4

Các kỹ năng

đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản
hồi từ cấp dưới.
 Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách
giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì
những mối quan hệ giữa người và người.
 Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin; và
chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn
bản.

21
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Chức danh:

Tên người phụ trách:

Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự

Nguyễn Trung Thành

Mã số:

Ngạch:

Đơn vị:

Phòng công tác:

Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn

Phòng Hành chính – Nhân sự

INCOMEX
Cấp trên trực tiếp: Ban lãnh đạo công ty

1

Quản lý/ Giám sát:

Các nhiệm vụ

Tiêu chuẩn kết quả

 Đề xuất, tham mưu, giúp việc cho



quả, đồng bộ và đúng pháp luật.

Ban lãnh đạo Công ty về việc thiết
lập các chiến lược, chính sách
trong công tác quản trị nhân sự,

Đảm bảo hệ thống làm việc, có hiệu



Giải quyết, hoàn thành được tất cả
các yêu cầu của lãnh đạo.

quản trị hành chính.

22
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

2



Quản lý, điều hành hoạt động của



phòng HCNS Công ty.
-

Phân tích chi tiết công việc,

chảy, xử lý đầy đủ, kịp thời.


Các thông tin về nguồn phải chính

nghiệp vụ để thu thập xử lý các

xác và đảm bảo mang tính ứng

thông tin về nguồn nhân lực của

dụng vào thực tiễn công việc.

Công ty theo cơ cấu tổ chức.
-

Đảm bảo cho công việc diễn ra trôi



Các mục tiêu phấn đấu phải phù

Phối hợp với các phòng ban lên hợp với từng giai đoạn phát triển của
các mục tiêu phấn đấu và kế công ty.
hoạch hành động của phòng.

3

 Quản lý công tác tuyển dụng, đào



Nắm bắt được lượng nhân lực của

tạo, chế độ chính sách thi đua khen

công ty, đưa ra các chế độ phù hợp.

thưởng & quan hệ lao động, quản

Nắm bắt được tâm tư nguyện vọng,

trị hành chính tại Công ty.

quan tâm chăm lo tới đời sống tinh
thần của nhân viên.

4

 Chỉ đạo thực hiện cập nhật thông



Đảm bảo các thông tin mang tính

tin,soạn thảo, hoàn thiện các văn chính xác và kịp thời.
bản, quy trình quy định, … liên
quan đến công tác nguồn nhân lực,
hệ thống tiêu chuẩn ISO.
5

 Hỗ trợ các phòng nghiệp vụ, các



Đảm bảo tính thống nhất trong toàn

đơn vị thành viên trực thuộc trong hệ thống.
công tác quản trị nguồn nhân lực;
quản trị hành chính.
6



Duy trì kỷ luật & cơ sở vật chất,
điều kiện làm việc tốt cho CBNV



Đảm bảo đúng theo quy định của
nhà nước và quy định của công ty.

Công ty.

23
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

III. Giải trình ý nghĩa và cách thức sử dụng- phát huy hiệu quả của Phân tích công
việc.
Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản và có ý nghĩa quan trọng
đối với mọi tổ chức. Phân tích công việc là cơ sở để mỗi nhà quản lý, mỗi tổ chức xây
dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đề quản lý nhân sự một cách chính xác.
Lựa chọn mảng đề tài Phân tích công việc và tiến hành làm bài thực hành “ Phân tích
công việc của Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn
Incomex” em hy vọng bài viết của mình có thể đóng góp, giúp ich cho người thực hiện
công việc đảm nhận được công việc của mình tốt hơn, cũng như nhận thức rõ hơn trách
nhiệm của mình trong công việc.
Bài phân tich công việc Trưởng phòng Hành chính- nhân sự, em đã hoàn thành với 3
bản phân tích công việc chính: Bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện
công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc dựa trên những công tác cụ thể, kiến
thức, kỹ năng và khả năng người thực hiện công việc. Từ đó hình thành lên những nhiệm
vụ cụ thể.
Bản phân tích công việc có ý nghĩa đối với người thực hiện công việc và đối với tổ
chức:
* Đối với người thực hiện công việc:
- Giúp người lao động hiểu rõ được công việc của mình
-

Nắm vững nhiệm vụ, quyền hạn của bản thân trong công việc
24

Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


BÀI TH C HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C

-

Thấy rõ vị trí của bản thân trong tổ chức, mối quan hệ với các bên

-

Hiểu được kỳ vọng của tổ chức với bản thân

-

Có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng để hướng đến

-

Có cẩm nang hướng dẫn cho sự thực hiện công việc

-

Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi cho bản thân.

* Đối với tổ chức:
-

Giúp tổ chức xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động, đồng
thời có thể làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó.

-

Định hướng cho các công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, hoàn thiện bố trí lao động

-

Là cơ sở cho bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho CBCNV trong tổ chức

-

Là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống
chức danh công việc

-

Là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo nhân lực.

-

Là cơ sở trả lương công bằng.
Tuy nhiên, trong quá trình làm bài thực hành này, em nhận thấy rằng đối với chức

danh công việc cụ thể, việc đưa ra tiêu chuẩn thực hiện của nội dung công việc thường
mang tính chất chung chung. Bởi vì, tùy vào từng thời gian và tùy vào tình hình thực
tế ở công ty mà nhiệm vụ của công việc sẽ có tính chiến lược và hiệu quả riêng. Do
đó, phân tích công việc còn có thể giúp quản lý được đồng đều và tổ chức, cá nhân
nắm bắt được linh hoạt những nhiệm vụ công việc trong từng giai đoạn và từng thời
điểm của công ty.

25
Dương Thị Quỳnh- Lớp Đ7QL9


x

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×