Tải bản đầy đủ

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ.doc

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài.
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa
có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh thì việc
duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà cung cấp là
một yếu tố hết sức quan trọng. Không ngoại trừ một doanh nghiệp hay một tổ
chức kinh tế nào lại muốn mình hoạt động kinh doanh không có hiệu quả, không
đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ cũng
không phải là ngoại lệ. Để duy trì sự phát triển lâu dài, bền vững thì bắt buộc các
doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp các mối quan hệ và
cũng như vậy bộ phận văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ luôn góp
phần giúp công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi như bộ mặt
của toàn công ty.
Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu quả
kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung cũng như công ty
Nam Đình Vũ nói riêng. Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác văn phòng đó là
thu thập và xử lý thông tin để làm bằng chứng chúng ta thấy được tầm quan trọng
của văn phòng. Hàng ngày tại công ty thường xuyên có các văn bản đi, văn bản
đến. Nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý
và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của công ty sẽ gặp khó khăn và

thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng.
Sau quá trình thực tập tại công ty Nam Đình Vũ em nhận thấy công tác văn
phòng ở công ty thực sự là một hoạt động hết sức cần thiết. Mặc dù công ty đã có
nhiều cố gắng để hoàn thiện công tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề
cần được bổ sung và đổi mới.
Là một sinh viên thực tập tại cơ sở em mong muốn bằng sự am hiểu ít ỏi và
chưa có kinh nghiệm của mình cố gắng đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn phòng của công ty.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
1
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Đó là lí do em chọn và nghiên cứu đề tài: " Một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ".
2. Mục đích nghiên cứu.
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng,
từ đó phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng công tác văn phòng của công ty cổ
phần đầu tư Nam Đình Vũ để có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu của công tác văn
phòng tại công ty nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, xem xét và cần giải
quyết đối với công tác văn phòng công ty. Bên cạnh đó em cũng xin phép được
đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của
văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ.
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh của công ty
và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty.
- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty như: công tác văn
thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần,.....
- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty như: Ưu điểm, mặt
hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại công
ty.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây.
- Phương pháp duy vật biện chứng.
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp điều tra khảo sát.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp mô tả.


Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
2
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
5. Kết cấu đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, giới thiệu tài liệu tham khảo, kết cấu luận văn
gồm 3 chương.
Chương I: Những vấn đề cơ bản về văn phòng.
Chương II: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư
Nam Đình Vũ.
Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
3
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP.
1. Một số khái niệm.
1.1. Khái niệm văn phòng.
Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế khu vực và thế giới, các cơ quan
doanh nghiệp nước ta luôn tự đổi mới, tự khẳng định mình để hoà nhập với sự phát
triển đó. Để đáp ứng yêu cầu này nhiều cơ quan, doanh nghiệp ra đời kéo theo sự
hình thành hệ thống văn phòng trong cơ quan doanh nghiệp đó với mục đích đảm
bảo cho sự tồn tại phát triển của mình.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng
điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là
một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội. Như vậy
thuật ngữ văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình một cách có hiệu lực và hiệu quả.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau:
" Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là bộ máy điều
hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho
các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ,
hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được
thông suốt, hiệu quả".
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
4
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay
thì có thể nhận thấy rằng bất kỳ một tổ chức nào cũng cần hoạt động quản trị.
Doanh nghiệp - là trọng tâm của nền kinh tế thì càng cần đến hoạt động quản trị.
Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì cần có sự đóng góp không nhỏ của văn
phòng. Mà văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả thì cần phải quản lý tốt. Vậy
quản trị văn phòng là gì?
1.2. Khái niệm quản trị văn phòng.
Quản trị văn phòng ở đây có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị
( con người) lên đối tượng quản trị ( lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất...)
trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Đó
là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì
hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
Ngày nay trên thực tế hoạt động quản trị diễn ra rất sôi nổi. Sôi nổi vì các
doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới, đồng thời cũng phải đáp ứng
nhiều đòi hỏi cao của xã hội, phải đương đầu với nhiều thách thức ngày càng gay
gắt hơn. Trong thời đại ngày nay để giành được chỗ đứng và sự phát triển các nhà
quản trị doanh nghiệp phải nhanh chóng và mạnh dạn vận dụng nhiều lý thuyết
mới về quản trị doanh nghiệp.
2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong
mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân,
doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ.
Văn phòng và phòng hành chính là " bộ nhớ " của thủ trưởng, là tai, là mắt của
doanh nghiệp. Nếu văn phòng làm việc có lề nếp, kỷ cương và khoa học thì công
việc của doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả
Trong thời đại " bùng nổ thông tin" các doanh nghiệp đều rất quan tâm đến
việc thu thập, sử dụng thông tin để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và
hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
5
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp là do họ có lợi thế
về thông tin và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của doanh
nghiệp. Mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động
văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng không ngoại trừ doanh nghiệp nào.
Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công
việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược sản xuất
kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng
phạt đối với các CBCNV trong doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp
tham gia công tác đối nội, đối ngoại. Ví dụ như Giám đốc ra quyết định về việc
khen thưởng đối với những CBCNV hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao thì
quyết định đó sẽ được chuyển đến bộ phận văn phòng, sau đó bộ phận văn phòng
có nhiệm vụ thông báo cụ thể xuống từng cá nhân được khen thưởng.
Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liên
quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnh
đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách nhanh chóng kịp thời và đạt
hiệu quả cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải
quyết nghỉ phép cho CBCNV, giải quyết những thắc mắc của khách hàng...thì văn
phòng có thể giúp lãnh đạo giải quyết nhằm giảm bớt gánh nặng công việc cho
lãnh đạo.
Văn phòng cung ứng các điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương tiện,
máy móc, công cụ tài chính... đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Tuỳ vào
từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng phải cung ứng đủ
đúng và kịp thời trang thiết bị cho các đơn vị, cá nhân.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.
1. Chức năng của văn phòng.
Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà văn
phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào
thì văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản sau đây.
- Chức năng tham mưu.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
6
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu
tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Do vậy muốn có những quyết
định đúng đắn, khoa học người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách
quan, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham
mưu. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết
định chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp
thời và hợp lý.
Hoạt động này luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp
được ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng
đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV.
Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà quản
lý giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạt chính xác.
- Chức năng tổng hợp.
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả
những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà
văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc,
phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng
lĩnh vực cụ thể. Ví dụ thông tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng trong
việc ra các quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao...
Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải tuân
thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, phân loại và chọn
lựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới mang lại hiệu quả thiết thực
cho doanh nghiệp.
- Chức năng hậu cần.
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính...Các điều kiện ấy được quản lý sắp
xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu
cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức năng
hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng,
có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
7
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài
chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các
yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao
nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách sắp xếp
phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện môi
trường cụ thể cho dù các thiết bị, các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần
được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Có như vậy mới có thể đem lại một môi
trường làm việc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu quả và
đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ phòng Tổ chức -
Hành chính phải giao tiếp với khách, đối tác, các CBCNV trong công ty nhiều đòi
hỏi phải được bố trí ở vị trí lối ra vào thuận tiện và rộng rãi có chỗ đỗ xe..
Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động
của doanh nghiệp do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc
kỳ hạn sử dụng. Ví dụ như máy đếm tiền của phòng kế toán được sử dụng trong 5
năm thì sau 5 năm văn phòng phải cung cấp máy đếm tiền cho phòng kế toán.
Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham
mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công
tác văn phòng.
2. Nhiệm vụ của văn phòng.
Từ chức năng chung của mỗi tổ chức, người ta phân thành các chức năng cụ
thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại tồn tại trong từng điều kiện không gian,
thời gian, lĩnh vực, tích chất, hình thức cũng như nội dung cụ thể nên còn gọi là
nhiệm vụ. Theo các chức năng trên của văn phòng ta có thể xác định nhiệm vụ chủ
yếu của văn phòng như sau:
2.1. Văn phòng thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực
hiện chương trình.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
8
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công
tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ
quan, doanh nghiệp.
Xây dựng chương trình làm việc của doanh nghiệp là sự hình thành công việc
của doanh nghiệp, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian
nhất định.
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo điều hành của
lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi các nhiệm vụ trước
mắt cũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài.
Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu ra các mục tiêu,
nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, các
phòng ban cần thực hiện.
Xây dựng chương trình sát, đúng là việc khó song việc tổ chức thực hiện tốt
chương trình đã vạch ra lại còn khó hơn.Vì vậy ngoài việc xây dựng tốt nội dung
chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng còn phải thường
xuyên đôn đốc theo dõi việc thực hiện chương trình, đồng thời xây dựng và thực
hiện tốt quy chế hoạt động trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và
phát triển cần phải tuân thủ theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế
hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Vì vậy phải có nội quy, quy chế cụ thể
để xác định mọi mối quan hệ công tác trong doanh nghiệp cùng phục vụ mục tiêu
chung. Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây
dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch của toàn doanh nghiệp.
2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng
suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian để thu thập cũng
như xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sự trợ giúp của
văn phòng.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
9
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Văn phòng được coi như " cổng gác thông tin" của doanh nghiệp vì mọi
nguồn thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn phòng.
Từ những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích
hợp để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp,
nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì
vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ
khi thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập
một cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng yêu
cầu của người quản lý thì người lãnh đạo sẽ só được những quyết định sáng suốt và
ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo sẽ không hiệu quả, đôi khi còn gây hậu
quả xấu đến mục tiêu của doanh nghiệp.
2.3. Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách nhiệm về
tính pháp lý của văn bản.
Văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản
bao gồm: Các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và quản lý....Mọi doanh
nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt
các quyết định quản lý. Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý và lưu trữ văn
bản trong nhiều doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về nội dung và hình
thức. Hiện nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn thống nhất
trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước. Do đó nhân viên văn phòng cần
phải nhanh chóng cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai sót trong văn bản
của doanh nghiệp mình phù hợp với quy định chung của nhà nước.
Ví dụ trước đây dưới tiêu ngữ có thể gạch chân bằng nét đứt đoạn nhưng trong
quy định của văn bản mới thì dưới tiêu ngữ là một nét liền, nhân viên văn phòng
phải cập nhật từ những cái nhỏ nhất đó.
2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bản thân văn
phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức, hợp lý, năng động và hiệu quả. Việc tổ
chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của
doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên hoạt động văn
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
10
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần phải tổ chức bộ máy sao cho phù
hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp một cách cao nhất.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây
dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới các mục tiêu hiện đại
hoá công tác văn phòng. Do vậy để phù hợp với xu thế phát triển của thời đại thì
doanh nghiệp cần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại cho
doanh nghiệp mình, đồng thời cũng phải tổ chức cho CBCNV đi học thêm các lớp
bồi dưỡng nghiệp vụ, các khoá học ngắn hạn để nâng cao năng lực, trình độ
chuyên môn nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao hơn.
2.5. Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp.
Khác với các hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt
động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và
bảo quản tài sản của doanh nghiệp. Đặc điểm hoạt động này của văn phòng là xuất
phát từ chức năng của văn phòng phải đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông
tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng phải
có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục không kể ngày đêm ngay cả lúc doanh
nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ tết, thứ bẩy chủ nhật để
đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt.
Công việc của văn phòng luôn gắn kết với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn
liền với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốc
thực hiện mục tiêu. Vì vậy để duy trì hoạt động của văn phòng, cần có sự phối hợp
chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp.
2.6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư và tài sản của
doanh nghiệp.
Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng. Các nhu cầu
về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú. Đó là nhu cầu về
vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như các máy móc. Văn phòng phải
luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
11
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Ví dụ phòng kĩ thuật của doanh nghiệp có 3 máy vi tính nhưng do yêu cầu của
công việc cần thêm một máy tính nữa để thuận tiện hơn trong công việc. Do vậy,
phòng kĩ thuật phải viết phiếu đề nghị với văn phòng cung cấp thêm một máy tính
nữa, văn phòng xem xét và bố trí thêm máy tính cho phòng kĩ thuật trong một thời
gian nhất định nhanh nhất.
3. Nội dung của công tác văn phòng trong các doanh nghiệp.
3.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp.
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá
là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các thông tin cần
thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất.
Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh
được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện
các mục đích sau:
- Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của doanh nghiệp.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh
nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để:
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó.
+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất.
+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp.
+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong
muốn đóng góp.
+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
12
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
3.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh để
đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng hệ thống
quy chế chung. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua
hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy
định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối
hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có
hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
- Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.
- Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.
3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp.
3.3.1. Công tác tham mưu.
Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi
xuất hiện các hoạt động quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân
công lao động. Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô
lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời
gian khác nhau. Để đạt hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng
trong đơn vị và khâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp
nhàng và khoa học. Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều
lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác, kịp thời mọi
vấn đề,... điều đó đã vượt qua khả năng thực hiện của nhà quản lý.
Thực tế khách quan đó đã đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà
quản lý trên nhiều phương diện, trong đó có công tác tham mưu.
Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau:
" Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý
nhằm đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực
hiệu quả" .
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
13
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:
- Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm
vụ được giao.
- Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của cơ quan trong
từng thời kỳ.
- Tham mưu cho lãnh đạo, xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể.
- Tham mưu giúp các nhà lãnh đạo ra quyết định, đề án, phương án quản lý
hữu hiệu nhất.
- Giúp lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện những đề án,
chương trình.
3.3.2. Công tác tổng hợp
Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức năng quan
trọng nhất. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dựng các phương án hoạt
động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức
điều hành việc thực hiện mục tiêu... Để thực hiện được chức năng này, văn phòng
phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các nguồn tin như:
thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét đánh giá thông
tin thu thập được.
3.4. Công tác hậu cần.
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến doanh nghiệp, nơi
làm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều
kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cán bộ
công nhân viên trong doanh nghiệp.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng
đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
14
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
3.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh.
Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của
tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên
quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông
tin...Chính vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính công việc để
đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ
ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp
và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.
3.6. Công tác văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng của
mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt
động văn phòng thông suốt hiệu quả.
3.6.1. Công tác văn thư.
" Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp".
Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây.
• Thứ nhất, xây dựng và ban hành văn bản.
Nội dung này bao gồm các công việc sau đây:
- Soạn thảo văn bản.
- Duyệt văn bản.
- Đánh máy và nhân văn bản.
- Trình ký và ban hành văn bản.
Thứ hai, Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản.
Nội dung này bao gồm các công việc sau đây:
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
15
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.
- Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
Thứ ba, Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Trong doanh nghiệp thường có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp và
dấu văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con
dấu như: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu
họ tên của những người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp.
Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp
của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy
định nghiêm ngặt của nhà nước và của doanh nghiệp:
- Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu loại giống nhau.
- Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng doanh nghiệp hoặc chánh văn
phòng giao cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lưu giữ. Người giữ
và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng
dấu, cho nên con dấu không được cho người khác mượn. Khi đi vắng phải bàn giao
cho người được trưởng phòng chỉ định.
- Người giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công
tác.
- Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh
đạo.
- Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý.
- Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tươi.
3.6.2. Công tác lưu trữ.
" Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết".
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
16
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu
thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản
ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo
quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị tài liệu
đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ
những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện
nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc
này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc
biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nước ta.
- Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải được
đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
17
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ
I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ
1. Quá trình hình thành và phát triển.
• Tên công ty:
Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ
Tên quốc tế bằng tiếng anh: NAM DINH VU INVESTMENT JOINT
STOCK COMPANY
Tên viết tắt: NDV
• Trụ sở chính:
Số 5 Hồ Xuân Hương, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, thành phố Hải
Phòng
Số điện thoại: 0313569301
Số fax: 0313569300
Số vốn điều lệ: 600.000.000.000 đồng
Tài khoản số 34784539 tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh tại Hải Phòng
Mã số thuế 0200756782.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ thành lập theo giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh số 0203003559 ngày 16/10/2007 và chính thức đi vào hoạt động
ngày 18/2/2008.
Công ty được thành lập bởi 2 pháp nhân và 3 thể nhân để đầu tư, phát triển
và kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển Nam Đình Vũ. Đây là sự kế
thừa và phát huy năng lực, kinh nghiệm của những đơn vị, cá nhân trong lĩnh vực
đầu tư, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
18
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Một là, Tổng công ty tài chính dầu khí Việt Nam (www.pvfc.com.vn): ngoài
khả năng huy động vốn đầu tư và cho vay tín dụng, hiện nay đang đầu tư và quản
lý khai thác nhiều dự án về đô thị, cảng biển và các nhà máy công nghiệp trên toàn
quốc. Ngoài ra Công ty còn có hệ thống các công ty thành viên có nhiều kinh
nghiệm trong các lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản, huy động vốn và quản
lý dự án.
Hai là, Tổng công ty cổ phần đầu tư Sao Đỏ (www.saodo-hp.com): Hiện
đang là chủ đầu tư 2 dự án Khu đô thị Anh Dũng 2 và Sao Đỏ 1 trên địa bàn thành
phố với tổng diện tích 17ha. Các dự án do Sao Đỏ làm chủ đầu tư đều được đánh
giá có chất lượng và tiến độ tốt nhất trong các dự án phát triển trên địa bàn thành
phố, ngoài ra Sao Đỏ còn có các Công ty thành viên trong lĩnh vực xây lắp, Công ty
kinh doanh và khai thác vật liệu xây dựng đang hoạt động rất có uy tín và hiệu quả.
Một trong 3 thể nhân đó là Ông Bùi Quang Khả: hiện đang là chủ tịch hội
đồng quản trị Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu – là chủ đầu tư khu du lịch
quốc tế Hòn Dấu tại thị xã Đồ Sơn, Hải Phòng. Dự án có quy mô 96ha với tính
chất thi công lấn biển quy mô lớn , phức tạp và được đánh giá là dự án đầu tư
nhanh và hiệu quả cao tại Hải Phòng.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện đang là chủ đầu tư dự án khu
công nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ - Hải Phòng, quy mô dự án khoảng 915ha.
Hiện nay dự án đang trong giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, thiết kế kỹ thuật thi
công và chuẩn bị đầu tư thi công hạ tầng. Đến nay công tác chuẩn bị đầu tư đã
tương đối hoàn thành, dự kiến đến tháng 9/2009 sẽ đi vào khởi công. Đây là dự án
lớn với tổng mức đầu tư hạ tầng gần 5000 tỷ.
Như vậy trên cơ sở vận dụng kinh nghiệm, năng lực của các cổ đông, đối
tác; Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã hội tụ đầy đủ các yếu tố cần thiết
như tài chính, kinh nghiệm, năng lực quản lý và thu hút đầu tư. Bên cạnh đó Công
ty đang đàm phán với 6 đối tác từ Việt Nam, Singapo, Đức, Nhật, Mỹ và Hàn
Quốc trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn thu hút đầu tư và chăm sóc khách hàng tại dự
án.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
TỔNG GIÁM ĐỐC
19
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là Công ty kinh doanh hạ tầng khu
công nghiệp chuyên kinh doanh các ngành nghề sau:
- Xây dựng nhà các loại.
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng.
- Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: Xây dựng hạ tầng kỹ thuật
khu công nghiệp, khu đô thị mới, văn phòng, khách sạn, nhà hàng, khu du lịch, khu
vui chơi giải trí, khu thương mại; Xây dựng công trình công nghiệp, giao thông ,
thuỷ lợi.
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét.
- Bán buôn các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng.
- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các loại sản phẩm liên quan.
- Vận tải hàng hoá ven biển và viễn dương;
- Vận tải hành khách ven biển và viễn dương;
- Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa;
- Vân tải hành khách đường thuỷ nội địa;
- Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;
- Vân tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hoạt động dưới hình thức Công ty cổ
phần, cơ quan cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, cơ quan giám sát giúp việc cho
đại hội đồng cổ đông là Ban kiểm soát, dưới Đại hội đồng cổ đông là Hội đồng
quản trị, Ban tổng giám đốc và các bộ phận chức năng.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
TỔNG GIÁM ĐỐC
20
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại họcdân lập hải phòng
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức

( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 21
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
ĐẠI HỘI ĐỒNG
CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM
SOÁT
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN
TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH
BỘ PHẬN
KỸ THUẬT
BỘ PHẬN
TÀI CHÍNH
KẾ TOÁN
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
4. Nhiệm vụ của từng phòng ban.
4.1. Đại hội đồng cổ đông.
- Thông qua định hướng phát triển Công ty.
- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại được quyền bán và
quyết định mức cổ tức hàng năm.
- Bầu hoặc mãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiển soát.
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị hoặc lớn hơn 50% tổng giá
trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất.
- Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
- Xem xét về những vi phạm của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
- Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.
4.2. Hội đồng quản trị.
- Quyết định chiến lược Công ty.
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ đại hội đồng cổ đông.
- Kiến nghị, bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
4.3. Tổng giám đốc.
- Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các
quyền và nghĩa vụ của mình được giao.
- Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bầu hoặc thuê người khác làm.
4.4. Bộ phận kỹ thuật.
- Phòng kỹ thuật là đơn vị tham mưu: quản lý, hoạch định chiến lược trước
mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất
lượng của công ty.
- Phòng kỹ thuật có các nhiệm vụ sau:
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
22
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
+ Hoạch định chiến lược về chất lượng sản phẩm của công ty: đầu tư phương
tiện, thiết bị và trang thiết bị công nghệ cho sản xuất, phương pháp quản lý kỹ thuật.
+ Dừng thi công công trình nếu công việc không đảm bảo chất lượng và đảm
bảo an toàn.
+ Nghiên cứu, đề xuất các đơn vị cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực thi công có
hiệu quả đối với từng hạng mục công trình thuộc từng dự án.
+ Đảm bảo tiến độ và chất lượng các hạng mục công trình của dự án.
+ Nghiên cứu đề xuất các giải pháp thi công giảm giá thành và đẩy nhanh
tiến độ.
+ Cung cấp các giải pháp dịch vụ hạ tầng cho các nhà đầu tư trong khu công
nghiệp Nam Đình Vũ.
+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để kết nối hạ tầng
cho dự án.
4.5. Bộ phận kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công
ty, có các nhiệm vụ như sau:
- Thiết lập kế hoạch kinh doanh.
- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh
doanh của Công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của Công ty cũng như dự án đến
với khách hàng.
- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.
- Thực hiện các thủ tục đầu tư và các hoạt động hỗ trợ nhà đầu tư.
- Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ trước, trong và sau đầu tư của các nhà đầu tư.
- Theo dõi các hợp đồng khách hàng.
4.6. Bộ phận tài chính - kế toán.
Phòng tài chính - kế toán là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công
ty về mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thời
nguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó kế toán trưởng là
người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việc thực
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
23
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
hiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của công ty.
Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau:
- Bộ phận kế toán – tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí hàng
tháng trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán các hợp
đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê và
nguyên tắc thanh quyết toán của nhà nước và điều lệ của Công ty.
- Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các phòng ban để đánh giá hiệu
quả kinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lý kinh
doanh. Từ đó đề nghị với Tổng giám đốc Công ty có biện pháp điều chỉnh kịp
thời. Nếu Tổng giám đốc không điều chỉnh thì có quyền kiến nghị với Hội đồng
quản trị.
- Làm công tác hạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại Công ty và báo
cáo từ ngày 23 – 30 hàng tháng về Công ty, cùng với bản kế hoạch cho tháng sau.
- Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất các bản báo cáo
trình Tổng giám đốc phê duyệt, là cơ sở để quản lý.
- Trong quá trình thực hiện để phù hợp với tính năng động của Công ty mà vẫn
đảm bảo được chế độ quản lý chặt chẽ, đề nghị liên tục cải tiến, đổi mới phương pháp,
thay đổi phương pháp quản lý đều phải được Tổng giám đốc phê duyệt.
4.7. Bộ phận Tổ chức – Hành chính.
Phòng Tổ chức - hành chính là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc
công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách
của nhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ lí lịch của CBCNV, công tác hành
chính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty.
Nhiệm vụ của phòng Tổ chức - hành chính:
- Tổ chức , đào tạo, tuyển dụng nhân sự.
- Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự các quá
trình liên quan đến hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục
liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của luật
Lao động và quy chế của Công ty.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
24
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xã hội
và từ thiện.
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm.
- Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định.
- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công đoàn,
hội thanh niên, hội phụ nữ, các phong trào thể thao…
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc
của phòng Tổ chức – Hành chính. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài
liệu có liên quan trong Công ty; sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý
văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty.
- Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoai, tiếp nhận công văn đến.
II. HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ
1. Tình hình lao động của công ty.
BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG
STT Tiêu chí
Năm 2008 Quý 1 năm 2009
Số lượng
( người)
Tỷ lệ
( %)
Số lượng
Tỷ lệ
( người)
Tỷ lệ
( %)
Tổng số lao động 11 100 14 100
1
Giới tính
Nam
Nữ
6
5
54,5
45,5
8
6
57,1
42,9
2
Độ tuổi
18 - 35t
35 - 45t
8
3
72,7
27,3
11
3
78,6
21,4
3
Trình độ
Đại học
Cao đẳng
Trung cấp
7
1
3
63,6
9,1
27,3
9
2
3
64,3
14,3
21,4
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
25

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x