Tải bản đầy đủ

Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng.doc

Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................4
1. Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài..................................................................4
2. Phạm vi nghiên cứu..................................................................................................................5
3. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................................5
4. Kết cấu của khóa luận..............................................................................................................5
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG.................................................................................................................................6
1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG................................................................6
1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng......................................................6
1.1.2. Khái niệm văn phòng..................................................................................................6
1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG.....................................................................7
1.2.1. Vị trí của văn phòng....................................................................................................7
1.2.2. Vai trò của văn phòng.................................................................................................8
1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG......................................................9
1.3.1. Chức năng của văn phòng..........................................................................................9
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng..........................................................................................11
1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ..................14
1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc............................................................14

1.4.2. Điều hành công việc văn phòng.............................................................................15
1.4.3. Xây dựng quy chế.......................................................................................................16
1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị..............................................................................16
1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.....................................................................................16
1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị..........................................17
1.4.7. Công tác hậu cần.........................................................................................................18
1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực...........................................................................18
1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG........................19
1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan.......................................................19
1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng..............................................20
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 1
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng.....................................................21
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1:.............................................................................................24
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN
VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG.............................................................................25
2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG..........25
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường.......25
2.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải
Phòng................................................................................................................................................26
2.1.3. Tổ chức và chế độ làm việc.....................................................................................31
2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng.......35
2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn..................................................................................35
2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN
VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG.....................................................................................40
2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC)..............................40
2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ.....................................................................................45
2.2.3. Chế độ làm việc...........................................................................................................45
2.2.4. Các trang thiết bị văn phòng....................................................................................46
2.2.5. Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính...........47
2.2.5.1. Công tác thông tin............................................................................................47
2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác.......49
2.2.5.3. Công tác hậu cần..............................................................................................50
2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan...............51
2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị..................................................55
2.2.5.6. Công tác văn thư – lưu trữ..............................................................................59
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2:................................................................................................65
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 2
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng


tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI
PHÒNG.......................................................................................................................66
3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO.................................................66
3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP..............................................68
3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN.....................................................................69
3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO...................................................70
3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ............................................................70
3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ..................................................71
3.7. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC..............................72
KẾT LUẬN CHUNG..................................................................................................74
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................75
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 3
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài
Văn phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan,
tổ chức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu
quả và chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Nói cách khác, văn phòng
vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng là nơi
thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho
lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của tổ
chức, doanh nghiệp được trôi chảy, đạt hiệu quả cao.
Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục
đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của nền hành chính, việc
đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm đối với
nhiều cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa
nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của
đất nước. Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng.
Qua thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em nhận
thấy văn phòng của Sở hoạt động chưa thật hiệu quả, công tác văn phòng chưa
được quan tâm đúng mức dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn hạn
chế. Bên cạnh đó khối lượng công việc của Sở ngày càng tăng dẫn đến khối lượng
công việc của văn phòng cũng tăng theo cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả công
tác văn phòng là rất cần thiết.
Xuất phát từ thực trạng đó, em đã chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng và
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi
trường Hải Phòng”.
Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích nội dung hoạt
động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng để tìm ra điểm
mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn
phòng tại Sở.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 4
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
2. Phạm vi nghiên cứu
Khoá luận nghiên cứu về các hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và
Môi trường Hải Phòng.
3. Phương pháp nghiên cứu
Khoá luận đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp tổng hợp
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại
4. Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận
văn được bố cục thành ba chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi
trường Hải Phòng
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 5
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG
1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng
Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động
của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng
của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn
thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản
bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm
nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc
ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở
đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu
cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy
mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các
hình thức khác nhau cho phù hợp.
1.1.2. Khái niệm văn phòng
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác
nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.
Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị
cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.
Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể
tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 6
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực
thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của
nhà quản trị.
Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng
làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức,
là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn
phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức.
Tóm lại:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho
hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm
bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả.
1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
1.2.1. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn luôn
có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn
bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan
trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì thế với
vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là “phòng văn”, “phòng
vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong
mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà
quản lý về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho
việc quản lý, điều hành.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có
trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò
cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với
nhân dân.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 7
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang
tính chất thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc
liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày
nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt
cho cơ quan.
1.2.2. Vai trò của văn phòng
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ
chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để
chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc
nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối
với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông
tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn phòng.
Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo
những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan
trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức.
Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng tổng hợp
mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ
báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn bản
dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới và giúp
thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra.
Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ
quan, tổ chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn
phòng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống. Trong
quá trình hoạt động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo cáo tình
hình cho lãnh đạo để kịp thời giải quyết.
Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài
tổ chức. Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con người cụ thể,
một nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); còn đối
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 8
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
tượng quản lý là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh dưới sự chỉ
huy của con người.
Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói
chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ yếu là
do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật chất cho
các bộ phận, phòng ban trong cơ quan.
1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG
1.3.1. Chức năng của văn phòng
Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được
tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào văn phòng
vẫn đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
* Chức năng tham mưu
Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu
cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ
hoạt động tham vấn của công tác văn phòng.
Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi đưa
ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà quản
lý, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý
cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ
giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa
ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương
án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp
quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang
tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu
thực tiễn.
* Chức năng tổng hợp
Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và
đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động
của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 9
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình này luôn phải
tuân theo những quy tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết quả.
Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với
nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổng
hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổng
hợp. Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở
khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của
cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức.
* Chức năng hậu cần
Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý
nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan,
tổ chức.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… Các điều
kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được
bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan,
đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng.
Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với từng
loại công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể. Nguồn tài chính
cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định
mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính,
phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ
thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên
phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả
cao nhất.
Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 10
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ
chủ yếu như sau:
* Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân
theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì
hoạt động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do
tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải
có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham
gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện
nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là
nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ
chức và đi vào hoạt động.
* Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển. Bản
chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể
trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế
hoạch, chương trình cụ thể. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết
khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ
phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do
văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực
hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho
từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế
hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các
bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng
bộ hơn.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 11
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
* Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối
thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã
hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý
đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự
thu thập, xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn
phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các
thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ
những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các
kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong
cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng
phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu thập, xử
lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời,
được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết
định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến
mục tiêu của đơn vị.
* Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành
hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để
điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế,
chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và
lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn
bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức.
Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những
văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý
thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 12
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải
có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ
phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử
dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng.
* Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan
Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ
thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn
tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời còn là phương
tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội.
Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà
cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các
chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ
vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp
kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lượng, sai lệch
về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh
hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các
cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi
nhiệm vụ.
* Thứ sáu là: Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng
nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn
phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống
nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong
phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu
cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng
nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ
phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt
ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc.
*Thứ bảy là: Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 13
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt
động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa
thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn
phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ
hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày
đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin
thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và
đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác
bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động
của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì được hoạt động
của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản
lý trong cơ quan, đơn vị.
1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn phòng.
Hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau:
1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc
* Tổ chức bộ máy:
Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động
trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối
quan hệ phải xác định rõ ràng.
Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết
hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp
hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để
tránh sự lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết.
* Phân công công việc:
Trong một tổ chức đặc biệt là trong công tác văn phòng việc phân công công
việc phải dựa vào những cơ sở sau:
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 14
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (hai yếu tố này do luật (pháp
luật) quy định). Mỗi cơ quan đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau
trong xã hội. Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ
chức đó là hoàn toàn khác nhau, từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan,
đơn vị đó cũng khác nhau.
- Phân công theo khối lượng công việc của cơ quan: việc phân công công
việc này phải dựa trên các cơ sở sau:
+ Dựa vào kế hoạch công tác được phê duyệt: theo tính chất của mỗi
loại công việc, theo yêu cầu công việc trong thực tế.
+ Nguyên tắc quan trọng cho việc phân công công việc của cơ quan
hay tổ chức đó là biên chế cơ quan.
Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người
đảm nhiệm. Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ.
Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều tổ chức, nhiều cơ quan hoặc
nhiều người đảm nhiệm.
1.4.2. Điều hành công việc văn phòng
Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành
công việc trong văn phòng.
Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền
thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp
thời triển khai công việc được giao.
Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần
thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì điều hành công việc phải đảm
bảo các nguyên tắc sau:
- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi.
- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà có thể hỗ trợ nhau trong
khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.
- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 15
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
1.4.3. Xây dựng quy chế
Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn
phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định
của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có
hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:
- Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ
cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm
vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển.
- Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban
mang tính chất đặc thù.
1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để
phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định
hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin…
Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xét tính chất
công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của
cuộc họp.
Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ
ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp,
chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.
1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan
trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng
thông suốt và hiệu quả.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 16
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
* Nghiệp vụ văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành
văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến, văn
bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
* Nghiệp vụ lưu trữ
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài
liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để
làm bằng chứng và để tra cứu thông tin khi cần thiết.
Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:
- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê.
- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt động
văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo đảm
cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung
cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có
hiệu quả cao nhất.
Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh
lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 17
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện
các mục đích sau:
- Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan.
Đặc biệt thông tin cần thiết để:
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả
và hiệu quả cao nhất.
+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người
mong muốn đóng góp.
+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.4.7. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc
của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật
chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu
cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực
Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô
cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng 1 vai trò chính trong toàn
bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải
thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ
chức nói riêng.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 18
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau:
- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong cơ quan, đơn vị.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban
hành trong cơ quan
- Quản lý về số lượng, chất lượng lao động
- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực.
- Chế độ chính sách cho người lao động
- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…
1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG
Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường VP phù hợp
với các yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng
mà còn trong quá trình tổ chức nguồn lực văn phòng và thực hiện các hoạt động
văn phòng.
Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:
- Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên
trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp con người cho đúng người, đúng việc. Đây
là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao.
- Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.
1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan
Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của
cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao.
Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ trưởng, cơ quan tổ chức nên
các hoạt động của thủ trưởng, cơ quan diễn ra được trôi chảy, thuận lợi không
chồng chéo làm giảm bớt gánh nặng công việc cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với các cơ
quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với nhân dân, với khách hàng. Thông qua văn
phòng cơ quan, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 19
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
hoạt động, tổ chức hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và
vị trí của cơ quan trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy
đủ các vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông
suốt, có hiệu quả cao, không trì trệ.
Chính vì những lý do như vậy nên tổ chức khoa học văn phòng cơ quan phải được
tiến hành thường xuyên, kịp thời, có khoa học nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng
Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố
đó là:
Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn
đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng
không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì
trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công
việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với
mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những
biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực
hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động,
đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân
viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất
nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người
lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng
hoàn thiện và phát triển.
Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng
của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng
chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động
văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính
vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 20
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét,
áp dụng kịp thời.
Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: công tác văn thư – lưu trữ nằm
trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn
phòng của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng
đem lại hiệu quả cao.
Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh
hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm
việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn
phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo
dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này
cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện
này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những
sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Các yếu tố môi trường làm việc gồm:
- Y tế và phúc lợi.
- Sự sạch sẽ trong văn phòng.
- Sự an toàn.
- Trang trí văn phòng.
- Nhiệt độ văn phòng.
- Âm thanh, tiếng ồn.
- Yếu tố văn hóa tổ chức.
1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng
* Nguyên tắc pháp chế
Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban
hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và
chính xác.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 21
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành thì
buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định
đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực
hiện các quy chế, quy định đó một cách nghiêm chỉnh. Trong quá trình thực hiện
các quy chế, quy định đó ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ
vi phạm và quy định chung của cơ quan.
* Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút cán bộ công nhân viên
trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn
phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực trách nhiệm của toàn thể thành viên
trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động văn phòng, đây được xem là yếu tố rất
quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của văn phòng.
* Nguyên tắc liên tục
Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các
dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản
lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc
văn phòng phải đảm bảo quy định về giới làm việc hành chính thực hiện chế độ
thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền
trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư… Không để xảy ra tình trạng
gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn
phòng với nhau.
* Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm
Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp
những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách
nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là
hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có
quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyền được giao và phải chịu
hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình.
Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơ quan. Do
đó nguyên tắc này phải được coi trọng thực hiện.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 22
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
* Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hành chính cao
Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị tạo
động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỉ lệ
thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó
có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hành chính cao càng rộng, phạm vi và
cấp bậc cho phép sẽ càng lớn.
Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh ,
vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Ngươi lãnh đạo phải
kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh
cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 23
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trên đây là một số yếu tố lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trong cơ
quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội
dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan
trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết.
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 24
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG
2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI
PHÒNG
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường
Tên giao dịch : Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng
Trụ sở đặt tại : 275 Lạch Tray - Ngô Quyền - Hải Phòng
Số điện thoại : 0313732425
Số fax : 03137326272
Website : www.haiphong.gov.vn/sotainguyen
Giám đốc Sở : Bùi Quang Sản
- Trước năm 1981, Sở Tài nguyên và Môi trường có tên gọi là Phòng quản
lý ruộng đất thuộc uỷ ban nông nghiệp thành phố Hải Phòng.
- Năm 1982, Sở chuyển tên thành Ban chỉ đạo thống kê đất thuộc UBND
TP Hải Phòng.
- Từ năm 1985, Sở đổi tên thành Ban quản lý ruộng đất trực thuộc UBND
TP Hải Phòng.
- Từ năm 1987, Sở đã đổi tên thành Ban quản lý đất đai trực thuộc UBND
TP Hải Phòng.
- Tiếp đó ngày 19/10/1994 căn cứ vào quyết định 1111/QĐ - Tổ chức
chính quyền quyết định thành lập Sở địa chính Hải Phòng.
- Sau đó ngày 19/10/2001 căn cứ vào quyết định 2957/QĐ – UB thành lập
Sở địa chính – nhà đất Hải Phòng.
- Cuối cùng là từ năm 2003 đến nay,Uỷ ban nhân dân thành phố Hải
Phòng căn cứ vào:
+ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân
+ Quyết định số 45/2003/QĐ-TTg ngày 02/4/2003 của Thủ tướng Chính phủ
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 25

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x