Tải bản đầy đủ

Chương 8 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS)

199
Chương 8
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
(ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS)
Bôi tượng chương:
l' Đặc điểm của hệ thong thông tin kế toán hiệu quả
(The features of an effective accounting information systems)
2. Hệ thong kế toán bằng tay và bằng máy vì tỉnh
(How computerised and manual accounting systems work)
3. Tổng quan về một hệ thong thông tin kế toán
(Overview o f an accounting information system)
4. Nhật kỷ bán hàng (Sales Journal)
5. Nhật hỷ thu tiền (Cash Receipts Journal)
6. 'Nhật kỷ mua hàng (Purchase Journal)
7. Nhật kỷ chi tiền (Cash Payment Journal)
8. Vai trò của Nhật kỷ chung (The roỉes of the General Journal).
***
1. Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán hiệu quả
(The features of an effecti ve accounting information systems)
Mỗi tổ chức có các nhu cầu thông tin khác nhau và sử dụng một hệ thống thông tin kế toán
khác nhau. Tất cả các tổ chức đều cần một một hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin kế toán

là sự kết hợp giữa con người, các ghi chép và các thủ tục mà một thực thể dùng để cung cấp
các thông tin tài chính. Chương này trình bày việc thiết kế một hệ thống thông tin kế toán hiệu
quả và làm thế nào để vận hành Ĩ1Ó. Một hệ thống kế'toán đơn giản mà chúng ta đã thảo luận ở
chương trước bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái phù hợp với các doanh nghiệp có quy
mô nhỏ, ít giao dịch. Tuy nhiên đối với các công ty ỉớn và có các hoạt động phức tạp, nhiều
giao dịch cần phải có hệ thống hiệu quả hơn. Có hai cách thường dùng là vi tính hóa, hoặc
chuyên môn hóa. Vi tính hóa hệ thống kế toán làm cho hệ thống kế toán nhanh chóng hơn,
chính xác hơn và đáng tin cậy hơn. Chuyên môn hóa là kết họp các giao dịch giống nhau để
ghi chép, làm nhanh chóng hơn quá trình ghi chép và xử lý số liệu. Chúng ta sẽ giải thích sâu
hơn các sổ nhật ký trong các phần sau của chương này.
1.1. Thiết kế hệ thống (System design)
Một hệ thống thông tin kế toán bắt đầu từ việc thiết kế hệ thống. Các nhà quản lý và nhà thiết
kế hệ thống nghiên cứu các mục tiêu củâ doanh nghiệp và cấu trúc tổ chức. Họ xác định các
Trần Xuân Nam - MBA
200
Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG ỈASB/VAS
nhu cầu thông tin mà các nhà quản lý các cấp cần thiết để quản lý, điều hành doanh nghiệp
(báo cáo kế toán quản trị) cũng như để báo cáo ra bên ngoài cho các nhà đầu tư theo yêu cầu
của pháp luật. Sau đó họ chia nhỏ các thông tin được yêu cầu thành các nhiệm vụ để thu thập
và xử lý các thông tin đó. Nhà thiết kế hệ thống cần phải quan tâm cả về con người sẽ vận
hành hệ thống, các thiết bị và phần mềm máy tính được sử dụng, các chứng từ gốc và các báo
cáo cần phải (sản xuất) tạo ra. Đẻ có được một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, các doanh
nghiệp cần các nhà thiết kế hệ thống thông tin kế toán có kiến thức sâu rộng và có nhiều kinh
nghiệm thực tế về quản lý và hệ thống kế toán.
1.2. Cài đặt hệ thống (System installation)
Lắp đặt hệ thống thường bao gồm việc lựa chọn và đào tạo nhân viên để vận hành hệ thống,
kiểm tra hệ thống và chỉnh sửa nếu cần. Các hệ thống phần mềm lớn như SAP, Oracle, việc
lấp đặt thường tốn nhiều tháng, thậm chí tính theo năm, mặc dù rất cẩn thận trong giai đoạn
thiết kế, nhưng khó khăn không lường trước có thể vẫn phát sinh. Theo thống kê trên thế gỉới,
hầu hết các công ty sử đụng phần mềm mói, trong giai đoạn đầu lắp đặt và sử dụng phần mềm
(trong khoảng 6 tháng đầu) thường có rất nhiều trục trặc ảnh hưởng đến việc kinh doanh
thông thường của đoanh nghiệp, các nhà quản trị cần phải lường trước điều này.
1.3. Mô hình cơ bản của xử lý thông tin
(Basic Model of information Processing)
Xử lý thông tin nghĩa là thu thập, tổ chức, phân loại và xử lý các số liệu và truyền đạt các
thông tin đến những người sử dụng nó (người ngoài công ty và các nhà quản lý công ty). Mô
hình cơ bản của hệ thống kế toán bao gồm thiết kế thủ tục ghi chép (1) các chứng từ gốc, (2)
tổ chức và xử lý số liệu (ghi sổ nhật ký rồi chuyển vào sổ cái) và (3) truyền đạt các thông tin
thông qua việc đưa ra các báo cáo và bố cáo tài chính như sau:
Bàng 8-1. R/IÔ HÌNH xử LÝ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN .
Mô hỉnh cơ bàn Hệ thống kế toán (Accounting system)
KỂ TOÁN TÀÍ CHÍNH
C hư ơ n g 8: Các h ệ thống th ô n g tin kế toán
201
1 Chửng từ gốc hay số liệu nguồn (source data) của hệ thống kế toán là các chứng từ gốc
(source documents) như các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất kho, phiếu chấm
công phiếu tính số sản phâm sản xuât, ủy nhiệm chi, séc, giấy báo Nợ, giấy báo Có.
2 Tổ chức và xử lý số liệu (Organizing & processing data) yêu cầu việc phân tích các giao
dich và ghi vào sổ nhật ký, chuyển vào sổ cái và lập các bản nháp cân đối thử.
3. Truyền đạt các thông tin đầu ra là các bố cáo tài chính (Financial statements) và các
báo cáo tài chính (Financial reports) cho việc quản trị ở các bộ phận và toàn doanh nghiệp.
(Hiện nay ở Việt Nam chưa phân biệt các Bố cáo tài chính cho công chúng và các báo cáo tài
chính mà đều dùng chung từ Báo cáo tài chính).
1.4. Đặc điểm của một hệ thống kế toán hiệu quả
(The feature of an effective Accounting System)
Mỗi hệ thống kế toán đều bao gồm các yếu tố như đã chỉ ra trong bảng minh họa 8-1 ở trên.
Tuy nhiên một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt là nó có tính kiểm soát (Control),
tính thích hợp (compatibility), tính linh hoạt (flexibility) và có mối liên hệ lợi ích và chi phí ở
mức độ chấp nhận được (acceptable cost/benefit relationship).
1.4.1. Tính kiểm soát (Control)
Một hệ thống kế toán tốt giúp các nhà quản lý và điều hành doanh nghiệp kiểm soát được các
hoạt động của họ. Kiểm soát nội bộ là các phương pháp và thủ tục mà doanh nghiệp sử dụng
để phê duyệt các giao dịch, đảm bảo an toàn các tài sản và đảm bảo việc ghi chép chính xác
các giao dịch của nó. Ví dụ hầu hết các doanh nghiệp kiểm soát rất chặt các khoản chi tiền và
tránh khỏi sự mất cắp thông qua việc trả tiền không có sự phê duyệt. Mặc dù việc giữ sổ sách
ghi chép chính xác của các khoản phải thu chỉ là một cách để đảm bảo các khách hàng được
xuất hóa đơn và thu tiền nợ đúng hạn. Hệ thống kế toán có tính kiểm soát các tài sản ở các
mức độ khác nhau. Thông thường kiểm soát tiền và các vật có giá trị cao được kiểm soát chặt
chẽ hơn các tài sản khác như các khoản công cụ, dụng cụ ít tiền hay các chi phí trả trước.
1.4.2. T ính thích hợp (Compatibility)
Một hệ thống thông tin được coi là thích hợp khi nó làm việc một cách trơn tru với cấu trúc,
con người và các đặc điểm đặc thù cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ một công ty có thể có cấu
trúc theo ngành hàng (product line) công ty khác có thể cấu trúc theo khu vực địa lý
(geographical region). Kế toán cho loại công ty thứ nhất phải ghi chép, cộng dồn doanh thu,
chi phí theo từng ngành hàng. Nhưng kế toán cho loại công ty thứ hai lại cần cộng dồn theo
khu vực địa lý. Rất nhiều công ty hàng tiêu dùng nhanh (như đầu gội đầu, xà bông, kem đánh
răng, nước ngọt, thuốc lá, bánh kẹo, sữa) kết hợp cả hai loại cấu trúc, vừa quản lý theo ngành
hàng vừa quản lý theo khu vực địa ỉý. Ví dụ Giám đốc bán hàng một doanh nghiệp hàng tiêu
dùng nhanh muốn kiểm soát (1) doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, từng nhóm mặt
hàng cả về số lượng, giá trị, chi phí, lợi nhuận (2) theo khu vực địa lý như từng tỉnh, khu vực
202
Phần li: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
Bắc, Trung và Nam (3) theo từng ngày, tuần, tháng hay bất cứ quãng thời gian nào mà anh
ta muốn, hơn thế nữa anh ta cũng muốn biết được doanh thu của mặt hàng, và (4) theo từng
kênh bán hàng (kênh truyền thống, kênh hiện đại như các siêu thị, các khách hàng quan
trọng). Việc quản trị một công ty hàng tiêu dùng nhanh khác với một công ty hàng công
nghiệp bởi vậy không nên lấy một mô hình kế toán cho một công ty hàng tiêu dùng nhanh
như Unilever hay Coca-cola áp dụng cho một công ty sản xuất hàng công nghiệp như
LILAMA. Việc thiết kế một hệ thống kế toán phải thích hợp với loại hình kinh doanh của
công ty, cấu trúc và con người cụ thể ở đó.
1.4.3. Tính linh hoạt (Flexibilities)
Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, các doanh nghiệp cũng phải thay đổi để phù hợp với
môi trường kinh doanh mới. Doanh nghiệp thường xuyên phát triển sản phẩm mới, hay có thể
bán các bộ phận không có lãi, hay điều chỉnh hệ thống lương thưởng, điều chinh quy trinh sản
xuất hay bán hàng. Các thay đổi trong hoạt động của đoanh nghiệp thường yêu cầu đẫn đến sự
thay đổi trong hệ thống .kế toán của công ty. Một hệ thống được thiết kế tốt phải đáp ứng được
tính linh hoạt để có thể phù hợp với các thay đổi trong kinh doanh mà không cần phải có một
sự thay đổi hoàn toàn hay gần như hoàĩì toàn hệ thống kế toán.
1.4.4. Mối liên hệ chi phí và lợi ích ử mức độ chấp nhận được
(Acceptable cost/benefit relationship)


Một hệ thống kế toán có thể đáp úng được các yêu cầu về tính kiểm soát, tính phù hợp và tính
linh hoạt nhưng chúng đều phải có chi phí. Các nhà quản lý phải làm sao để có được một hệ
thống kế toán với các lợi ích tối đa và với một giá phí thấp nhất có thể. Tất nhiên các lợi ích
mà hệ thống mang lại phải lớn hơn các chi phí mà công ty phải bỏ ra. Các doanh nghiệp tư
nhân nhỏ thường dùng hệ thống kế toán bằng tay đơn giản, có thể không cần dùng hệ thống
kế toán trên các phần mềm máy tính đắt tiền. Tuy nhiên các tập đoàn hay các công íy lớn,
hoạt động phức tạp thường phải dùng các phần mềm kế toán hay các phần mềm ERP (Hoạch
định nguồn lực công ty) lớn như SAP, Oracle. Mặc dù các phần mềm này rất đắt tiền, tổng chi
phí có thể lên đến cả triệu USD nhưng nó mang ỉại lợi ích to ỉớn hơn so với các chi phí để có
nó, do vậy quyết định mua và đưa vào sử dụng chúng lại có thể là hợp lý.
1.5. Các bộ phận của hệ thống kế toán trên máy vi tính
(Components of a cumputerised accounting system)
Có ba bộ phận chính trong một hệ thống kế toán trên máy tính gồm (1) Phần cứng (hardware),
(2) phần mềm (software) và (3) con người của doanh nghiệp. Mỗi bộ phận đều có tầm quan
trọng riêng của nó trong sự thành công chung của hệ thống.
Phần cứng (hardware) là các thiết bị điện tử bao gồm bộ vi xử lý máy tính, đĩa iưu thông tin,
màn hình, bàn phím, máy in và các thiết bị mạng kết nối chúng. Hầu hết các hệ thống kế toán
hiện đại yêu cầu hệ thống mạng kết nối điện tử mà chúng cho phép các máy tính cá nhân có
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
203
thể dùng chung một số thông tin. Trong một hệ thống mạng, server lưa trữ các chương trình
và các số liệu. Với một mạng máy tính, một nhà quản lý ngồi ở Anh hay Mỹ đều có thể truy
cập vào mạng xem hoặc lấy các dữ liệu trong hệ thống ở Việt Nam nếu anh ta được cấp quyền
truy cập vào hệ thống đó.
Phần mềm (software) là một bộ chương trình điều kiển máy tính để thực hiện các công việc
mong muốn. Một phần mềm kế toán chấp nhận việc chỉnh sửa, thay thế và lưu trữ câc dữ liệu
giao dịch và tạo nên các báo cáo mà các nhậ quản lý cần dùng nó để quản trị doanh nghiệp.
ISÍhiều phần mềm kế toán hoạt động độc lập với các hoạt động máy tính khác của hệ thống. Ví
dụ một công ty có thể vi tính hóa một phần, có thể sử dụng phần mềm tính lương và kế toán
bán hàng và khoản phải thu. Các phần khác của hệ thống kế toán có thể làm bằng tay. Rất
nhiều công ty lớn như Unilever, Coca-cola, Scancom phần mềm kế toán là tích hợp với các
dữ liệu kinh doanh khác trong toàn bộ công ty như sản xuất, quản lý kho, bán hàng, phân phối
và kế toán. Những công ty như vậy các hệ thống thông tin quản trị (management information
systems) bao gồm cả số liệu kế toán và không kế toán.
Con người (personnel) nhân sự vi tính trong hệ thống chính bao gồm người phân tích hệ
thống (system analyst), người lập trình (programmer) và người điều khiển máy tính (machine
operator). Người phân tích hệ thống thiết kế ra hệ thống, trên cơ sở các thông tin cần thiết của
các nhà quản lý, các bộ phận và các thông tin kế toán có sẵn. Công việc của nhà phân tích là
thiết kế hệ thống để chuyển các số liệu (data) thành các thông tin hữu ích (useful information)
cho việc ra quyết định với chi phí thấp nhất. Nhà ỉập trình viết các chương trình (các hướng
dẫn) để điều khiển các hoạt động của máy vi tính. Người vận hành máy vi tính (computer
operator) thao tác cho máy ví tính chạy suôn sẻ.
2, Hệ thống kế toán bằng tay và bằng máy vi tính
(How computerised and manual accounting systems work)
2.1. Sự vận hành của một hệ thống kế toán bằng tay và bằng máy vi tính
Ngày nay hệ thống kế toán bằng máy tính đã thay thế các hệ thống kế toán bằng tay ở rất
nhiều tổ chức và công ty, thậm chí những doanh nghiệp nhỏ. Bảng 8-1 ở trên đã minh họa 3
bước cơ bản của hệ thống xử lý số liệu đó có thể tóm lược đơn giản là (1) nhập dữ liệu (input
data) (2) xử lý số liệu (processing) và (3) đầu ra (outputs) là các báo cáo tài chính và báo cáo
quản trị.
Hệ thống kế toán trên máý tính cũng được thiết kế trên nguyên tắc tương tự như Bảng minh
họa 8-2 trang sau. Các giao dịch được ghi chép và nhập vào hệ thống máy vi tính. Phần mềm
sẽ tổ chức xử lý các thông tin như đã iập trình sẵn và sẽ chạy ra các sồ nhật ký, sổ cái, sổ cái
phụ và các ghi chép thống kễ khác đồng thời chạy ra các báo cáo tài chính và quản trị như đã
lập trình sẵn. Các nhà quản trị có thể in cậc báo cáo ra giấy hay xem ừên màn hình máy tính.
Trần Xuân Nam - MBA
2.2. Thiết kế một hệ thống kế toán hiệu quả
2.2.1. Hệ thống các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính
Bảng 8-2 HỆ THỐNG KẾ TOÁN BẰNG MÁY TÍNH
Nhân sự (personnel)
Nhập cẩc giao dịch, yêu cầu các báo cáo, bảo vệ các ghi chép
204 Phần ii: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
Đầu vào (input) Đẩu ra (Output)
Như đã đề cập ở phần trên, kế toán là một quá trình thu thập và xử ỉý thông tin để ra các báo
cáo tài chính và quản trị cho người sử dụng nó ra các quyết định kinh doanh. Cũng như khi
giải một bài toán phức tạp, chúng ta luôn phải bắt đầu từ phân tích yêu cầu của bài toán, trong
thiết kế hệ thống kế toán, nhà thiết kế hệ thống phải bắt đầu bằng việc phân tích các yêu cầu
thông tin của người quản trị trong việc ra các báo cáo quản trị của tất cả các bộ phận trong
công ty cũng như yêu cầu của các báo cáo tài chính ra bên ngoài. Thông tíiường yêu cầu
thông tin nội bộ để quản lý công ty cần rất chi tiết, đa dạng, đa chiều hơrĩ so với các thông tin
lên báo cáo tài chính ra bên ngoài. Bởi vậy nhà thiết kế hệ thống phải làm việc với các giám
đốc, trưởng phòng chức năng để tìm hiểu các nhu cầu thông tin của họ, làm và thống nhất các
form báo cáo cần thiết cho từng bộ phận và toàn bộ công ty. Phần phụ lục A ở cuối chương là
mật ví đụ về yêu cầu các báo cáo quản trị của các bộ phận của một công ty hàng tiêu dùng
nhanh để nhà thiết kế hệ thống lập hệ thống tài khoản kế toán cho công tỵ.
2.2.2, Hệ thống tài khoản (Chart of accounts)
Từ các yêu cầu thông tin và các báo cáo đã xác định ở phần trên, nhà thiết kế phân tích và đưa
ra một hệ thống tài khoản phù hợp mà nó có thể đáp ứng được các báo cáo tài chính và báo
cảo quản trị. Lưu ý rằng việc đáp ứng các yêu cầu của các báo cáo quản trị cần nhiều tài
khoản hơn so với yêu cầu để ra được các báo cáo tài chính theo luật định. Ở hầu hết các nước,
không có khái niệm hệ thống tài khoản kế toán thống nhất chung cho một quốc gia vì họ hiểu
rằng điều đó là không cần thiết vì mỗi công ty có nhu cầu thông tin, quân trị khác nhau nên
KỂ TOÁN TÀỈ CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
205
các công ty sẽ tự xây dựng cho mình sẽ là họp lý nhất. Ở Việt Nam Bộ Tài chính ban hành
môt hệ thống tài khoản kê toán thông nhất dùng cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên cần phải
hiểu rằng hệ thống tài khoản này chỉ đáp ứng được việc ra các báo cáo tài chính thông thường
cho người ngoài. Các công ty muốn có một hệ thống kế toán hiệu quả cần phải thiết kế riêng
cho mình một hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và các nhu
cầu thông tin quản trị nội bộ của công ty. Hệ thống tài khoản kế toán đó phải đáp ứng được
yêu cầu của không những các báo cáo tài chính cho bên ngoài mà điều quan trọng là cho các
báo cáo quản trị nội bộ của công ty. Ví đụ về hệ thống tài khoản kế toán cho báo cáo kết quả
kinh đoanh của một công ty hàng tiêu dùng nhanh như bảng minh họa 8-3.
Bảng 8-3: HỆ THỐNG KÝ HIỆU (CODE) CÁC TÀI KHOẢN CỦA BÁO CÁO KẾT QUẢ
Công íy hàng tiêu dùng nhanh XYZ
Kế toán tài chính KTquản trị p.bộ 3 p. bộ 4 p.bộ 5 p.bộ 6 p.bộ 7
xxxxxx XXX xxxx XX xxxx XX xxxx
- Có hai loại tài khoản (1) đành cho kế toán tài chính và (2) đành cho kế toán quản trị. Nó cho
phép ghi chép kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính. Mỗi tài khoản là tổ hợp của 7
phân bộ (segment) có thể lên tới 25 ký tự.
- Kế toán tài chính: gồm 6 ký tự, đành cho kế toán tài chính (Căn bản theo hệ thống tài khoản
kế toán Việt Nam)
- tcế toán quản trị (Segment 2), 3 ký tự: Tài khoản cấp 1 của kế toán quản trị
- Phân bộ 3 (Segment 3), 4 ký tự: Tài khoản cấp 2, tài khoản chi tiết của kế toán quản trị (và
kế toán tài chính nếu cần).
- Các phân bộ 4, 5, 6 và 7 (segment 4-7):' dùng cho Kê toán quản trị ià chủ yếu (và Kế toán tài
chính nếu cần).
Trần Xuân Nam - MBA
206 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/ VAS
Để dễ hiểu hơn, bạn có thể tham khảo hệ thống tài khoản các phân bộ 1, 2 và 3 (Tài khoản kế
toán tài chính, tài khoản chính và tài khoản chi tiết của kế toán quản trị) của hệ thống tài
khoản của một công ty hàng tiêu dùng nhanh ở phần phụ lục B của chương này.
Lưu ý:
- Chi tiết về việc thiết kế hệ thống tài khoản là một vấn đề rất phức tạp nó nằm ngoài phạm vi
của cuốn sách này.
- Khi ghi các bút toán dành riêng cho Kế toán quản trị, code của loại kế toán tài chính sẽ để
trống hay đánh các số không. Ngược lại khi ghi nhận các định khoản dành riêng cho kế toán
tài chính, thì code của loại 1 dành cho kế toán quản trị sẽ để trống.
2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán (Accounting books)
Tùy thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các giao dịch kinh doanh cũng như việc sử dụng
máy vi tính cho kế toán đến đâu để nhà thiết kế đưa ra một hệ thống sổ sách cho phù hợp.
Một hệ thống đơn giản chỉ bao gồm một sổ nhật kỷ chung và các sè cái. Tuy nhiên đối với
các công ty lớn, hoạt động phức tạp và có rất nhiều giao dịch thường các sồ nhật ký phải được
tách ra nhiều loại sổ nhật ký để nhóm các ỉoại nghiệp vụ giống nhau về cùng một sổ nhật ký
và do vậy nhiều người có thể cùng làm và việc tổng hợp được thuận tiện hơn. Việc thiết kế
chi tiết các sổ sách này sẽ được đề cập ở các phần sau của chương này.
2.2.4. Hệ thống các chứng từ gốc (Source documents)
Sau khi thiết kế được các báo cáo đầu ra cần thiết cho các nhà quản trị, người thiết kế phải
tiếp tục thiết kế các chứng từ gốc để thu thập các thông tin từ gốc và đo vậy mới có thể đáp
ứng được các báo cáo đầu ra. Ở Việt Nam, mặc dù Bộ Tài chinh đã ban hành hệ thống chứng
từ ban đầu, tuy nhiên nó không thể đầy đủ và phù hơp với tất cả các công ty. Các công ty íùy
thuộc vào yêu cầu báo cáo đầu ra để thiết kế các chứng từ gốc cho phù hợp và thuận tiện cho
việc thực hiện của các phòng ban cũng như việc quản trị của công ty. .
2.3. Xử lý các giao dịch: Hệ thống bằng tay và bằng máy vi tính
(Processing transactions: Manual and menu-driven systems)
Việc ghi chép các giao dịch trong một hệ thống kế toán thực tế thường rất khác nhau tùy theo
từng công ty. Tuy nhiên hầu hết các hệ thống kế toán đơn giản bao gồm ít nhất hai bộ phận là
ghi vào sổ nhật ký và ghi vào sổ cái các tài khoản. Tuy nhiên ở các công ty có số lượng các
giao dịch nhiều, có nhiều kế toán viên thường yêu cầu có các sổ nhật ký đặc biệt chuyên cho
các giao dịch giống nhau. Đa phần các công ty phân loại các giao địch thành năm loại giao
dịch để thực hiện nhiệm vụ được hiệu quả nhất. Trong một hệ thống kế toán làm tay các giao
dịch được phân loại để ghi chép vào các nhật ký đặc biệt như sau:
- Bán hàng chịu (Credit sales) được ghi chép vào sổ nhật ký bán hàng (Sales Journal)
- Thu tiền (Cash receipts) được ghi vào sổ Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal)
" Mua hàng trả sau (hàng và tàí sản khác) được ghi trong sổ Nhật ký mua (Purchase Journal)
KỂ TOÁN TÀi CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
207
-■ Chi tiền (Cash payments) được ghi vào sổ Nhật ký chi tiền (Cash Payment Journal)
- Các giao dịch khác không íhuộc các loại trên được ghi vào sổ Nhật ký chung (General
Journal) như ghi khấu hao TSCĐ, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ.
Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết các sổ nhật ký này ở các phần sau của chương này. Tuy nhiên
phải nói thêm, một số công ty có thể mở thêm một số sổ nhật ký đặc biệt khác nữa. Rất nhiều
công ty thường mở thêm sổ “Nhật ký chi tiền lặt vặt” (Petty cash Journal). Một số công ty có
lượng hàng bán bị trả lại nhiều hay mua hàng bị trả lại nhiều và muốn quan tâm nhiều vẩn đề
này có thể mở thêm các sổ nhật ký “Hàng bán bị trả lại và giảm giá” và sổ nhật ký “Hàng mua
trả lại và giảm giá”
Các hệ thống máy vi tính được tổ chức theo các chức năng (function) hay nhiệm vụ (task).
Việc truy cập vào các chức năng được sắp xếp trong các menu. Một MENU là một danh sách
các khả năng để lựa chọn các chức năng của máy vi tính. Trong một hệ thống được điều khiển
các menu, trước tiên bạn truy cập vào nhóm chung nhất của các chức năng, gọi là menu chính
(main menu). Sau đó bạn chọn một hoặc nhiều hơn các menu phụ cho đến khi nào bạn tìm
được chức năng mà bạn cần.
Bảng 8-4 dưới đây minh họa một loại cấu trúc menu. Dòng đầu trên cùng chi ra các menu
chính. Kê toán viên chọn menu “General” (Viết tắt của General ledger, nhật ký chung), con
ưỏ trên màn hình sễ làm nổi bật (highlighted) menu. Hành động này đã mở ra một chuỗi 4
menu phụ là Transactions (Giao dịch), Posting (chuyển vào sổ cái), Account maitenance (duy
trì tài khoản) và Closing (đóng tài khoản). Menu phụ Transactions đã được lựa chọn làm nồi
bật-màu đen.
Bàng 8- 4: CÁC MENU CHÍNH CỦA MỘT HỆ THỐNG KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNH
General
Receivaies Payables
Inventory
Payroll
Reports
(Chung)
(Phải thu)
(Phải trả) {Hàng ton kho)
(Lương)
(Báo cáo)
Menu
phụ <r
(Sub
menu)
Transactions (các giao dịch)
Posting (chuyển sổ cái)
Account Maintenance {D.trỉ TK)
Closing {đóng íài khoản)
Use arrow keys to make choice.
Press <Reiurn> to access choice.
Press F7 <escape> to leave menu
Các menu chính
(Main menu)
COMPUTERISED
ACCOUNTING
SYSTEM 6.1
MAIN (CHÍNH)
Trần Xuân Nam - MBA
208
Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/VAS
Trong hệ thống vi tính, việc chuyển vào sổ cái (posting) có thể được thực hiện liên tục khi các
giao dịch được ghi nhận (xử lý trực tuyến/ online processing) hoặc được chuyển sau đó theo
từng nhóm hoặc từng lô (batch) của các giao dịch giống nhau (Batch Processing). Trong cả
haí trường hợp trên nó đều ỉà tự động. Xử lý theo lô (batch) của các số liệu kế toán, cho phép
các kế toán viên kiểm tra sự chính xác của các bút toán trước khi chuyển nó vào sổ cái. Trong
thực tế các số liệu của các giao dịch phải đợi trong máy vi tính chờ chuyển vào sổ cái, nó chỉ
đơn giản là sự cập nhật các số dư các tài khoản.
Đầu ra của hệ thống kế toán là các báo cáo Ĩ1Ó bao gồm báo cáo tài chính và các báo cáo quản
trị là bước cuối cùng của xử lý số liệu. Trong hệ thống vi tính, nó có thể được in tự động bất
cứ lúc nào mà nhà quản lý muốn hoặc họ chỉ cần xem trên màn hình.
2.4. Phần mềm kế toán tích hợp: Bảng tính điện tử
(Integrated accounting software: spreadsheet)
Một bộ phần mềm kế toán thường được tổ chức dưới dạng các module, chúng có thể tách biệt
nhưng có thể tích hợp thành một đơn vị mà chúng tương thích với nhau và các chức năng có
thể làm việc bình thường cùng nhau. Những sự thay đổi ảnh hưởng đến một module có thể
ảnh hưởng đến các mudule khác. Ví dụ nhập và chuyển số liệu vào sổ cái một giao dịch bán
hàng chịu (trả sau) sẽ cập nhật hai module: Các khoản phải thu/ bán hàng và Hàng tồn kho/
Giá vốn hàng bán. Rất nhiều công ty mua và đưa vào áp dụng các phần mềm kế toán theo
từng module theo từng thời kỳ khác nhau chứ không nhất thiết phải áp dụng tất cả các module
cùng một lúc. Tuy nhiên khi thiết kế hệ thống phải xác định trước việc sử dụng các module
như thế nào trong tương lai để tiết kiệm nhất thời gian và tiền của công ty.
Các bản tính đỉện tử (Spreadsheets trong excel) ỉà các chương trình máy tính mà chúng
kết nối các số liệu bằng các phương tiện là các công thức, các hàm số. Cạc bảng tính điện tử
rất hữu dụng khi một số lượng lớn các số liệu cần được phân tích. Nó làm giảm đi rất nhiều
thời gian và công sức so với làm tay thông thường và chính xác hon. Bởi vậy rất nhiều kế
toán viên sử dụng các bảng tính điện từ trong Excel để làm nhiều công vỉệc kế toán mà các
phần mềm kế toán chưa được thực hiện ở đó.
3. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
(Overview of an accounting information system)
3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
(Overview of accounting information system)
Mục đích của một hệ thống thông tin kế toán là sản xuất ra được các báo cáo tài chính và các
báo cáo quản trị khác để sử dụng cho các nhà quản trị công ty, các nhà đầu tư và nhũng người
có liên quan. Các công ty tùy theo nhu cầu thông tin để thiết kế và sử dụng các hệ thống kế
toán cho phù hợp. Đó có thể ỉà một hệ thống kế toán làm bằng tay, hay làm một phần bằng
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
209
máy vi tính (thường phù hợp với các công ty có quy mô nhỏ, số lượng giao dịch không nhiều)
hay làm toàn bộ trên máy vi tính (dùng các phần mềm tích hợp toàn bộ hệ thống, thường dùng
cho các công ty lớn, hoạt động phức tạp, có nhiều giao dịch). Mỗi công ty thiết kế hệ thống
thông tin để có thể đáp ứng được các yêu cầu tính kiểm soát, tính phù họp, tính linh hoạt và
có mức phí chấp nhận được. Bảng 8-5 mô tả hệ thống kế toán điển hình cho một doanh
nghiệp thương mại.
3.2. Các sổ nhật ký kế toán đặc biệt (Special Accounting Journals)
3.2.1. Tổng quan về các sổ nhật ký đặc biệt (Overview of special Journals)
Các bút toán nhật ký được mô tả cho đến nay trong cuốn sách này là sổ nhật ký chung
(General Journal). Nếu chúng ta ghi tất cả các giao dịch của một công ty vào trong sổ nhật ký
chung sẽ không hiệu quả, nhất là đối với những công ty có nhiều giao dịch.
Trên thực tế, hầu hết các giao dịch của một doanh nghiệp đều rơi vào một trong bốn loại
chính, do vậy kế toán sử đụng các nhật ký đặc biệt đế ghi chép các giao dịch này.
Hệ thống này sẽ giảm thời gian và chi phí so với việc chỉ dùng một sổ nhật ký chung như đã
đề cập ở trên. Bốn loại giao dịch chủ yếu liên quan đến các sổ nhật ký đặc biệt được liệt kê
như dưới đây:
Các giao dịch
__________________sổ nhật ký đặc biệt
_______________________
Viết tắt chuyến sỏ
1. Bán hàng chịu (Sales or? credit) Nhật ký bán hàng {Sales Journal) s
2. Thu tỉền (Cash receipts) . Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal) CR
3. Mua chịu (Purchase on credit) Nhật ký mua (Purchase Journal) p
4. Chi tiền {Cash Payment) Nhật ký chi tiền (Cash Payment Journal) CP
Doanh nghiệp chỉ sử dụng sổ nhật ký chung (General journal) để ghi chép các giao dịch
khác không nằm trong 4 loại giao dịch ở trên như khấu hao tài sản cố định, các bút toán điều
chỉnh, khóa sổ. Chữ viết tắt dùng trong việc chuyển sổ của nhật ký chung là J.
Trong các hệ thống phần mềm kế toán cũng hoạt động theo một nguyên lý tương tự, nó cũng
chia thành các chuyên ngành đặc biệt bằng việc tổ chức việc nhập các giao dịch theo phân
loại các giao dịch, do vậy các số liệu được nhập thông qua nhiều module kế toán. Ví dụ
Module Các khoản phải thu (Account receivables) cho các giao dịch bán hàng chịu.
Trần Xuân Nam - MBA
210 Phần ii: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/VAS
Bàng 8-5: TổNG QUAN HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỚI CÁC NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT CHO MỘT CỐNG TY THƯƠNG MẠI
3.2.2. Sử dụng các chứng từ như là các sổ nhật ký (Using documents as Journals)
Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ tổ chức hệ thống kế toán của họ hợp lý để tiết kiệm tiền của bằng
việc sử dụng các chứng từ gốc thực tế như ỉà các sẳ nhật ký. Ví dụ doanh nghiệp có thể giữ toàn
bộ hóa đơn bán hàng của họ phục vụ như là một sổ nhật ký bán hàng và giữ tất cả các hóa đơn
bán hàng chịu ưong một file hồ sơ riêng mà chúng có thể tháo dở từng tờ một. Cuối kỳ (tháng,
quý), kế toán viên chỉ đơn giản cộng tổng số tiền bán hàng chịu và chuyển số tiền vào sổ cái tài
khoản Các khoản phải thu và Doanh thu. Kế toán viên cũng có thể chuyển vào sổ cái trực tiếp từ
các hóa đơn bán hàng vào tài khoản phải thu của khách hàng trong sổ cái các khoản phải thu. Hệ
thống “không cần sổ nhật ký” này giảm thiểu được chi phí kế toán vì các kế toán viên không phải
vào các sổ nhật ký các thông tin mà nó đã có trong các chứng từ gốc.
Tuy nhiên điều này chỉ phù hợp với những công ty nhỏ, với ít giao dịch. Nó có rủi ro lớn là
các chứng từ gốc dễ bị sót hay bị thất lạc. Nếu bị thất lạc chứng từ sẽ không có gì để đối chiếu
xem việc ghi chép và lưu chứng từ có đúng không.
4. Nhật ký bán hàng (Sales journal)
Hầu hết các doanh nghiệp thương mại bán chịu (bán thiếu) ít nhất là cho một số loại hàng hóa.
Những giao dịch bán chịu hàng hóa này được ghi vào sè nhật ký bán hàng. Do vậy nó còn
được gọi là Sổ nhật ký bán chịu (Credit Sales Journal). Tuy nhiên bán chịu những tài sản khác
không phải là hàng tồn kho như bán tài sản cố định xảy ra không thường xuyên nên không
được ghi vào sổ nhật ký bán hàng này mà được ghi vào sổ nhật ký chung.
KỂ TOÁN TÀÍ CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
211
Bảng 8-6
Phần A: Nhật Ký bán hàng (Sales Journal)
Trang: 5
Ngày
Số hóa
đơn
TK ghi Nợ
(Phai thu)
Chuyển
*

Nợ: Phải thu; Có: Doanh thu, VAT
Nợ:Giá
vốn h.bán,
Có Hàng
hỏa
Doanh
thu không
thuế *
Thuế
VAT
Tiền gôp
(DT&VAT)
06/6
325
Ông Đông
V
1000 100

1100
600
16/6
326
Ông Tây
V
780 78

858
468
25/6
327.
Ong Nam
V
550 55
605 330
28/6
328
Ồng Bắc
V
950 95

1045
570
30/6
TặĩĩS-
3.280 328
3.608 1.968
(TK511)
L_
(TK 3331)
Các TK phải
thu riêng rẽ
được chuyển
vào sổ cái
hàng ngày
(TK131)
____
!
(TK 632,156)
Tồng số cố
thể được
chuyển vào
sổ cái vào
cuối tháng
Tổng số có
thề được
chuyển vào
sổ cái vào
cuối tháng
Phần 8: Chuyển từ sổ nhật ký vào sổ cái
Ông Đông
t
Các khoản phải thu TKSỐ131
Ngày ĩxhiêu Nơ

Sô dư
Ngày T.chiêu Nợ

Sô dư
06/6 S.5
1100
*
1100
30/6 S.5 3.608
1
3.608
Ông Tây
f
Hàng tồn kho TK số 156
Ngày T.chiêu Nơ

Sô dư
Ngày T.chỉêu


Số đư
16/6 S.5
Ông Nam
858
*
858
30/6 Dư cũ
30/6 S.5
1.968
A
3.000
1 032
T ,
Ngay T.chỉếu


Sô dư
Thuê VAT phải nộp
TK
sô 3331
25/6 S.5
605
605
Ngày T.chiêu
Nơ Có
Số dư
4
30/6 S.5 328
328
Ong Băc
t
Ngày T.chiêu
Nợ

Sô du>
28/6 S.5
1045
1045
Doanh thu bán hàng TK số 511
t
Ngày T.chiêu Nơ

Sô dư
30/6 S.5 3.280
i
3.280
Giá vốn hàng bán
TK số 632
Ngày T.chiêu


Số dư
30/6 S.5
1.968

1.968
Cột này có thể được tách thành nhiều cột cho doanh thu các nhóm hay ngành hàng
Bảng 8-6 minh họa nhật ký bán hàng (phần A) và các công việc chuyển vào sổ cái (phần B)
của Công ty Thương mại Nguyễn Kim,, chuyên bán hàng điện tử dân dựng. Mỗi một giao dịch
Trần Xuân Nam - MBA
212
Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASBI VAS
đều được ghi bút toán Nợ các khoản phải thu, Có Doanh thu và Có Thuế VAT phải nộp như
là tiêu để trên đầu cột lớn đã chi ra. Cho mỗi giao dịch, kế toán viên nhập số liệu ngày, số hóa
đơn bán hàng, tài khoản khách hàng và số tiền của giao dịch.
Trong việc ghi chép doanh thu bán chịu ở chương 5 “Kế toán Doanh thu và thương mại”,
chúng ta không ghi vào sổ cái phụ (sổ chi tiết) cho từng khách hàng mua chịu. Trên thực tế,
doanh nghiệp cần biết số tiền phải thu của từng khách hàng, khi nào đến hạn để đòi nợ chứ
không chỉ có con số tồng phải thu. Bởi vậy kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng
khách hàng này.
Quan tâm đến giao địch đầu tiên trong phần A. Ngày ố/ố Công ty Nguyễn Kim bán chịu hàng
cho ông Đông tổng trị giá lồ hàng là 1.100 triệu đồng (đ) trong đó giá trị trước thuế là 1.000
triệu đ và thuế VAT là 100 triệu đ, hóa đơn số 325. Tất cả thông tin này xuất hiện trên một
dòng đầu của Nhật ký bán hàng, không cần có lời giải thích. Sự xuất hiện của các giao dịch
trong Nhật ký bán hàng nghĩa là bán hàng chịu, ghi Nợ Các khoản phải thu-ông Đông, ghi Có
Doanh thu và ghi Có Thuế VAT phải nộp. Khi cần tìm hiểu nhiều hơn các thông tin trên về
giao dịch hãy xem hóa đơn bán hảng số 325.
Công ty Nguyễn Kim sử dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho thường xuyên. Khi ghi chép
doanh thu bán hàng đồng thời công ty cũng ghi nhận giảm hàng tồn kho và ghi tăng giá vốn;
hàng bán. Người lập trình máy tính rất dễ dàng lập cho việc ghi chép đồng thời Hai bút toán
bán hàng và giá vốn hàng bán này. 00 vậy ở cột cuối cùng bên tay phải của Nhật ký bán hàng;:
ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và ghi Có “Hàng hóa” theo giá vốn của hàng đã bán cho Ông;;
Đông là 600 triệu đ. Nếu Công ty Nguyễn Kim sử dụng phương pháp hàng tồn kho định kỳ,vị
nó sẽ không cần ghi bút toán cuối này vào thời điểm bán hàng. Để quản lý chặt chẽ hơn, trên;;
thực tế ở Việt Nam đa phần các công ty sử dụng phương pháp hàng tồn kho thường xuyên.
Chuyển vào sổ cáỉ (Posting to the general Ledger), sổ cái mà chúng ta đã đề cập tù’ trước
đến nay là sổ cái chung (general ledger), mà chúng giữ các tài khoản để lên các báo cáo tài
chính. Bây giờ chúng ta sẽ giới thiệu thêm các sổ cái khác.
Chuyển tò sổ áhật ký bán hàng vào sổ cái chung chỉ được thực hiện vào cuối mỗi tháng.
Trong bảng minh họa 8-6 phần A, tháng 6/2009 tổng số bốn chịu là 3.608 triệu đ. Cột này có
ba tiêu đề Các khoản phải thu (số tiền gộp 3.608), doanh thu thuần 3.280 triệu và thuế VAX
328 triệu đ. Khi chuyển tổng số tiền 3.608 triệu đ vào các tài khoản này trong sổ cái chung,
số tài khoản của chúng được viết ngay phía dưới dòng tống của sổ Nhật ký bán hàng. Trong
phần B của bảng minh họa 8-ố, số tài khoản phải thu là 131, Doanh thu bán hàng là 511 và
Thuế VAT phải nộp là 3331. Các số tiền tương ứng được chuyển vào các tài khoản này trong
sổ cái chung.
Tổng số tiền ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và Có “Hàng hóa” cho tháng ố/2009 với tổng số tiền
là 1.968 triệu đ cũng được chuyển vào sồ cái tương ứng vào cuối tháng.
Chuyển vào sổ cái phụ các khoản phải thu (Posting to the accounts receivable subsidiary
ledger). Tổng số tiền 3.Ố08 triệu đồng phải thu của khách hàng không xác định cụ thề số tiên
phải thu từ khách hàng cụ thể nào. Một doanh nghiệp có thể có hàng trăm, hàng ngàn khách
hàng thậm chí hàng triệu khách hàng như các công ty điện thoại. Bởi vậy các doanh nghiệp
phải kiểm soát việc trả .tiền của từng khách hàng, do vậy từng khách hàng riêng rẽ phải được
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
C hương 8: Các hệ thống th ô n g tin kế toán
213
mở sổ riêng để theo dõi các khoản phải thu của họ gọi là sổ cái phụ hay sổ chi tiết các khoản
phải thu. Sổ cái phụ (subsidiary ledger) là một sổ ghi chép tài khoản mà nó cung cấp chi tiết
về số dư của mỗi tài khoản riêng biệt, tổng của các tài khoản chi tiết sẽ xuất hiện trên sổ cái
chung. Các sồ cái phụ (sồ chi tiết) thường được xếp theo thứ tự chữ cái ABC. Tuy nhiên để
tiện theo dõi trong ví dụ trên, chúng ta sắp xếp theo thứ tự các giao dịch của tháng ó.
Số tiền trong sồ nhật ký bán hàng được chuyển vào sổ cái phụ hàng ngày để ghi chép số phải
thu tính đến thời điểm hiện thời đó cho mỗi khách hàng. Việc chuyển vào sổ cái phụ hàng
ngày cho phép doanh nghiệp nắm và trả lời các câu hỏi liên quan đến từng khách hàng nếu
như khách hàng điện thoại hỏi số tiền họ còn nợ. Trong sổ cái phụ tài khoản phải thu của Ông
Đông trong Bảng 8-6 là 1.100 triệu đồng, cần lưu ý rằng các phần mềm kế toán hiện đại
thường chuyển sổ online ngay sau khi phê duyệt giao dịch đó. Do vậy doanh nghiệp sẽ nấm
bắt được số phải thu của từng khách hàng đúng theo số thực tế cập nhật từng phút.
Khi mỗi số tiền của một giao dịch đã được chuyển vào sổ cái phụ, kế toán có ghi chú hay
đánh ký hiệu V trong cột “chuyển sổ” để tham chiếu trong sổ nhật ký bán hàng (Phần.A).
Tham chiếu nhật ký trong sổ cái (Journal references in the ledgers). Khi số tiền đã được
chuyển vào sổ cái, số trang của nhật ký sẽ được ghi trong sổ cái tài khoản để nhận diện nguồn
của số liệu đi từ đâu tới. Tất cả các giao dịch trong Bảng 8-6 đều bắt nguồn từ trang 5 của sổ
Nhật ký bán hàng, do vậy tất cả các tham chiếu nhật ký trong tài khoản sổ cái đều ghi S.5.
Chữ “S” là chỉ Nhật ký bán hàng ghi theo tiếng Anh “Sales Journal”.
Cách hiệu quả nhất để học về hệ thống kế toán và các nhật ký đặc biệt là học dòng chảy cùa
các số liệu. Mũi tên chỉ hướng đi của dòng thông tin. Nó cũng chỉ mối liên hệ giữa các khoản
phải thu của khách hàng trong sổ cái phụ và tài khoản các khoản phải thu trong sổ cái chung.
Số dư Nợ của tài khoản Các khoản phải thu trong sổ cái chung sẽ bằng với tồng số dư Nợ của
các tài khoản riêng rẽ của từng khách hàng ữong sổ cái phụ như sau:
Sổ cái chung (General ỉeđger)
Các khoản phải thu, dư Nợ
Sổ cái phụ (Susidiary leder): Các khoản phải thu khách hàng
Ông Đông
Ông Tây
Ong Nam
Ông Bắc
Tổng các khoản phải thu
Các khoản phải thu trong sổ cái chung được gọi là tài khoản kiểm soát (Control account), số
dư của nó bằng với tổng số dư của tất cả các tài khoản phải thu liên quan trong sổ cái phụ.
Gác thông tin thêm có thể được ghi chép trong sổ nhật ký bán hàng. Ví dụ công ty có thể thêm
cột để ghi vắn tắt các điều khoản bán hàng, như 2/10 n/30 (theo thông lệ quốc tế nghĩa là phải
thu/ trả trong vòng 30 ngày, ừả trong vòng 10 ngày đầu sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán
sớm 2%). Thiết kế của nhật ký tùy thuộc vào các nhu cầu thông tin của các nhà quản lý bộ
phận, công ty. . .
3.608
Số dư:
1.100
858
605
1.045
3.608
Trằn Xuân Nam - MBA
5. Nhật ký thu tiền (Cash receipts journal)
Bảng 8*7: NHẬT KÝ THU TIỀN (CASH RECEIPTS JOURNAL)
214 Phần li: CÁC HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ BỘ KHUNG ÍASB/ VAS ĩ
Phần A: Nhật ký thu tiền/ Cash Receipts Journal Trang: 6
Số
phiếu
thu
Ghí Nơ
Ghí Có
Tài khoản khác
Nọ* Giá vốn
Ngày
Nộí dung thu
Tiền
gửi
NH
Chiết
kháu
bán
Thuế
VAT
Phải
thu
Doanh
thu
thuần
Thuế
VAT
Tài
khoản
Số
tiền
Số
TK
hàng bán,
Có Hàng
tồn kho
3/6
12/6
115
116
Bán hàng tiền mặt
Thu tiền ông Đông
550
1076
22
2
1100
500
50
300
■15/6
117
Thu tiền ông Tây
500
500
18/6
24/6
118
119
Bán hàng tiền mặt
Thu tiền ông Tây
110
605
605
100 10
60
28/6
120
Lãi tiền gửi N.H
50
Lãi gửi
/ 50
515
Tổng
2891
22
.
1
2205
600
6*°
50
360
*


*
Tổng số có thể
chuyển vào sổ
cái cuối tháng
Các khoản phai thu riêng
biệt được chuyển sổ cái
hàng ngày
SỐ tiền riêng rẽ
được chuyển vảo
sổ cái cuối tháng
Tống TK
khác, không
được
rhnvồn RO
Tổng số có thể
được chuyền
vào sổ cái cuối
1
.
-

X
rrtan tí: unuyen vao so ca! cac ị ỈV.
Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng
(Account Receivables Subsidiary ledger)
Ông Đông
Sổ cáí {General ledger)
Tiền gửi ngân hàng
112
Ngày
T.c
Hợ
Có Sỡ dư
Ngày
T.c
No»

Sô dư
6/6
S.5
1100
1100
30/6 CR.6
2891 2891
12/6
CR 6
1100
0
Các khoản phải thu 131
t
Ngày
T.c
Nơ Có
Sô đư
Ong Tây
30/6
S.5
3608
3608
Ngày
T.c
Nơ Có
số dư

30/6
CR.6
2^05
1403
16/6
S.5
858
858
Hàng tồn kho
156
15/6
CR 6
500
t
358
Nạàỵ
T.c
Nợ

Số dư
30/6
Số dư
3000
Ong Nam
30/6
S.5 1968
1032
Ngày
T.c
No’ Có
Sô dư
30/6
CR.6
360
672
25/6
CR6
605
605
Thuế VAT
è

Ngàỵ
T.c


Số dư
Ong Băc
30/6
S.5
328
328
Ngày
T.c


Số du*
30/6
CR.6
ễ °
386
28/6
CR 6
1045
1045 Doanh thũ
511
Ngày
T.c
Nợ

Số dtp
30/6
S.5
3280
3280
1r
30/6
CR.6
600
3880
Chiêt khâu bán hàng
635X
Ngàỵ
T.c
Nọ- Có
Sổ dư
30/6
CR.6
2?
22
Lãỉ tiền gửi ngân hang 515X
Ngảy T.c Nợ Có Sô dư
28.6_ CR.6 50
50
Ngày T.c Nợ Có
Sô dư
30/6
S.5
1968
1968
30/6
CR.6
360
2328
Các giao dịch về tiền rất phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp, thu tiền từ khách hàng được
ví như dòng máu sống của doanh nghiệp. Để hợp lý hóa việc ghi chép các giao dịch lặp đi lặp
ỉại về thu tiền, kế toán viên sử dụng sổ Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal).
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
215
Bảng 8-7, Phần A minh họa Nhật ký thu tiền. Việc chuyển vào sổ cái các tài khoản liên quan
đươc chỉ ra trong phần B. Bảng minh họa cho các giao dịch của Công ty Thương mại Nguyễn
Kim trong tháng 6/2009.
"Mỗi một giao dịch được ghi chép trong nhật ký này là một khoản thu tiền, do vậy cột đầu tiên
là ghi Nợ cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng. Ngày nay hầu hết các khoản mua bán đều được
thanh toán qua ngân hàng, nên việc chi bằng tiền mặt ngày càng hạn chế. Cột tiếp theo là Nợ
cho chiết khấu bán hàng (Sales discount) và Thuế VAT cho việc chiết khấu Bán hàng (chiết
khấu thanh toán sớm). Trong một doanh nghiệp thương mại điển hình, nguồn tiền thu chính là
từ các khoản phải thu và bán hàng thu tiền trực tiếp (Cash Sales). Vì vậy Nhật ký thu tiền có
các cột ghi Có cho Các khoản phải thu và Doanh thu bán hàng. Nhật ký cũng có một cột ghi
Có cho các tài khoản khác, nó liệt kê các nguồn tiền khác hơn là từ các khoản phải thu và
doanh thu tiền ngay. Cột các tài khoản khác cũng được sử dụng để ghi tên của các khách hàng
mà công ty thu tiền từ họ.
Trong bảng 8-7, bán hàng thu tiền mặt ngày 3/Ó và 18/6. Quan sát bút toán Nợ tài khoản Tiền
gửi ngân hàng và Có tài khoản Doanh thu bán hàng (500 và 100 triệu đ) và Thuế VAT phải
nộp (tương ứng 10% là 50 và 10 triệu đ). Mỗi bút toán bán hàng thường đi kèm với bút toán
ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và Có “Hàng hóa” nếu công ty sử dụng phương pháp hàng tồn
kho thường xuyên. Trong bảng minh họa trên, giá vốn hàng bán của hai giao dịch trên tương
ứng là 300 và 60 triệu đ.
Ngày 12/6 công ty đã thu được tiền của Ông Đông với số tiền là 1.076 triệu đ. Trong bảng 8-6
“Nhật ký bán hàng” ngày 6/6 công ty đã bán cho Ông Đông với số tiền là 1.100 triệu đồng.
Tuy nhiên Ông Đông trả tiền sớm trong hạn đừợc hưởng chiết khấu thanh toán sớm, nên được
hưởng chiết khấu thanh toán 24 triệu đồng. Trong 24 triệu đồng ông Đông được hưởng, có 22
triệu đồng là giảm giá tiền hàng còn lại là 2 triệu đồng là giảm Thuế VAT.
Ngày 26/6 công ty nhận được tiền lãi cho vay là 50 triệu đồng. Tài khoản được ghi Có là Lãi
tiền gửi (TK số 515, thu nhập tài chính), phải được ghi trong cột các tài khoản khác. Mỗi loại
hình doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau về các loại hình giao dịch, nên các nhà thiết
kế các sổ nhật ký sao cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể của họ. Trong trường hợp này, cột
các tài khoản khác là ghi cho các giao dịch không thường xuyên về thu tiền.
Tổng số ghi Nợ phải bằng với tổng số ghi Có trong sổ Nhật ký thu tiền, sự cân bằng này cho
mỗi giao dịch cũng như cho tổng số cuối tháng. Giao dịch thu tiền của ông Đông tồng Nợ
(1.076 + 22 + 2 = 1.100 triệu đồng) cân bằng với tổng Có 1.100 triệu đồng. Tổng các giao
dịch trong tháng, tổng Nợ là (2.891 + 22 + 2 =2.915 triệu đồng) bằng với tổng Có (2.205 +
600 + 60 + 50-2.915 triệu đồng). Cột ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và ghi Có “Hàng hóa” là
tách biệt.
Chuyển vào sổ cái chung (Posting to the General Ledger), số tiền tổng của các cột sẽ được
chuyển vào sổ cái chung cuối tháng (trừ cột tổng của các tài khoản khác). Bao gồm số tiền
tổng của các tài khoản Tiền gửi ngân hàng (112) 2.891 triệu đ, Chiết khấu bán hàng (635X-
Trần Xuân Nam - MBA
216 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/VAS
Chi phí tài chính) 22 triệu đ, Thuế VAT (3331) ghi Nợ 2 triệu đ, Ghi Có 60 triệu đ, Các khoảĩi
phải thu (131) 2.205 triệu đ, Doanh thu bán hàng (5111) 600 triệu đ, Giá vốn hàng bán (632)
và Hàng hóa (156) 360 triệu đ. Kế toán viên có thể đánh ký hiệu tài khoản khi đã chuyển vào
sổ cái tài khoản đó rồi. Tài khoản chưa chuyển sẽ chưa được đánh số trong sổ nhật ký hoặc
đánh một ký hiệu nào đó tùy thích như V hay X.
Cột các tài khoản khác sẽ được chuyển vào bên Có của từng tài khoản riêng biệt, còn tồng
số sẽ không được chuyển. Các tài khoản riêng biệt có thể chuyển vào sổ cái các tài khoản
liên quan tại ngày phát sinh giao dịch hay chuyển vào sổ cái vào cuối tháng, tuy nhiên khi
đó vẫn phải ghi ngày giao dịch thực tế của nó trên sổ cái. Trong ví dụ trên là ngày nhận lãi
tiền gửi/ tiền cho vay ngày 28/6 số tiền 50 triệu đồng, điều này sẽ dễ dàng cho việc truy xét
đấu vết số tiền trong sổ nhật ký khi cần.
Chuyển vào sổ cái phụ (Posting to the Subsidiary Ledger), số tiền từ trong sổ Nhật ký thu
tiền được chuyển vào sồ cái phụ các tài khoản phải thu hàng ngày để có được số đư cập nhật.
Ngày 12/6 chuyển số tiền 1.100 triệu đ vào bên Có TK phải thu của ông Đông, làm số dư của
ông Đông giảm xuống bằng không. Ngày 15/6 chuyển số tiền thu được của Ông Tây là 500
triệu đ, làm cho số dư Nợ phải thu của Ông Tây giảm tò 858 triệu đ xuống còn 358 triệu đ.
Sau khi chuyển vào sổ cái phụ, số dư các tài khoản riêng biệt của các khoản phải thu sẽ bàng
với số dư Nợ của tài khoản kiểm soát Các khoản phải thu trong sổ cái chung. Ngày 30/6 Công
ty Nguyễn Kim có thể lập danh sách số dư từ các sổ cái phụ và kiểm tra sự chính xác trong sổ
nhật ký và sổ cái như sau (đơn vị triệu đồng);
Sổ cái chung {General ledger)
Các khoản phải thu, số dư Nợ 2.035 <—
Sổ cái phụ (Subsidiary ledger), sổ chi tiết các khoản phải thu:
Tên khách hàng
Ông Tây 385
Ông Nam 605
Ồng Bắc 1.045
Tổng g m +—
Việc ghi chép tốt các khoản phải thu sẽ giảm thiểu việc sai sót và giúp cho việc quan hệ tốt
với khách hàng.
6. Nhật ký mua hàng (Purchase journal)
Các công tỵ thương mại mua hàng hóa và công cụ, dụng cụ thường xuyên. Đa phần các khoản
mua là mua chịu, sổ Nhật ký mua hàng được thiết kế để ghi chép tất cả các khoản mua chịu
về hàng hóa, đụng cụ và các tài sản khác. Nó cũng được dùng để ghi chép các khoản chi phí
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
217
đã phát sinh (phải gánh chịu) nhưng chưa trả tiền. Các khoản mua hàng trả ngay bằng tiền
được ghi chép trong sổ Nhật ký chi tiền.
Bảng 8-8 minh họa sổ Nhật ký mua của Công ty Thương mại Nguyễn Kim (phần A) và việc
c h u y ể n vào các sổ cái (phần B). Cột số tiền ghi Có cho Tài khoản Các khoản phải trả và ghi
Nợ cho Hàng tồn kho, dụng cụ, Các tài khoản khác (theo số tiền hàng hay chi phí thuần) và
Thuế VAT. Cột thuế VAT là thuế VAT được khấu trừ tưcmg ứng cho các hàng hóa, dụng cụ
và các loại mua hay chi phí khác. Cột các tài khoản khác là các tài khoản ngoài hàng hóa và
dụng cụ. Những cột này làm cho sổ Nhật ký mua hàng trở nên linh hoạt và hiệu quả để ghi
chép rất nhiều ioại giao dịch. Mỗi một doanh nghiệp có thể thiết kế nhật ký mua của mình để
đáp ứng các nhu cầu thông tin và tính hiệu quả của nó. Các khoản phải trả được ghi Có cho tất
cả các giao dịch ghi trong Nhật ký mua. Mua hàng hóa, dụng cụ được ghi Nợ các tài khoản
tương ứng theo số tiền thuần. Thuế VAT được ghi Nợ ở cột ngoài cùng bên phải.
Vào ngày 1/6 công ty mua của Samsung tri giá 880 triệu đ, trong đó 800 triệu đ tiền hàng hóa
và 80 triệu đ tiền thuế VAT. Điều khoản mua 3/12 ĩì/30 (Theo thông lệ quốc tế nghĩa là trả
trong vòng 30 ngày, nếu trả trong 12 ngày đầu sẽ được chiết khẩu thanh toán sớm 3%) được
đưa vào sổ nhật ký mua để giúp xác định ngày đến hạn trả và tỷ lệ chiết khấu sẵn có cho các
việc thanh toán sớm. Giao dịch này được ghi Có tài khoản phải trả cho Samsung 880 triệu
đồng, ghi Nợ “Hàng hóa” 800 triệu đồng và ghi Nợ “Thuế VAT” được khấu trừ 80 triệu đồng.
Ngày 5/6 mua của Tập đoàn Trường Thành 400 triệu đ tiền bàn ghế văn phòng và phải trả 40
triệu đồng tiền thuế VAT. Tài khoản “Bàn ghế văn phòng” được ghi Nợ 400 triệu đ trong cột
“các íài khoản khác”, 40 triệu được ghi Nợ “Thuế VAT” và 440 triệu đồng được ghi Có “Các
khoản phải trả”.
Tổng số tiền ghi bên Có của Nhật ký (2.805) được so sánh với tổng ghi Nợ (2.070 + 80 + 400 +
255 — 2.805) chứng minh sự chính xác trong các bút toán của Nhật ký mua.
Để quản ỉý được các khoản phải trả một cách hiệu quả công ty không những cần biết tổng số
nợ phải trả mà quan trọng hơn là phải biết được số nợ phải trả cho từng nhà cung cấp. Kế toán
viên mở các sổ cái phụ cho tÙTLg nhà cung cấp. Thông thường sổ cái phụ các khoản phải trả
được sắp xếp theo trật tự bảng chữ cái ABC để tiện cho việc tra cứu. Tuy nhiên trong Vỉ dụ
trên, xếp theo trật tự Qác giao dịch xẩy ra trong tháng 6 để bạn đọc tiện theo dõi.
Chuyển vào sổ cái từ Nhật ký mua (Posting from the Purchase Journal). Việc chuyển sồ
này cũng tương tự như đã thảo luận ở phần chuyển vào sổ cái ở các nhật ký bán hàng, nhật ký
thu tiền. Các tài khoản phải trả riêng rẽ trong sổ cái phụ các khoản phải trả được chuyển vào
sả cái hàng ngày và cột tổng của các tài khoản “Phải trả”, Hàng hóa, Dụng cụ, Thuế VAT
được chuyển vào cuối tháng.
Trần Xuân Nam - MBA
218
Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG iASB/ VAS
Bảng 8-8: NHẶT KÝ MUA (PURCHASE JOURNAL)
Phần A: sổ Nhật ký mua {Purchases Journal)
Trang 3
Ngày
Ghi Có: Các khoản phài trả (331)
Nhà cung
cáp
Điêu
khoản
Tham
chiếu
Số íiển
Ghi Nợ các tài khoản
Hàng hóa
(156)
Công cụ
(153)
Các ỉài khoản khác
TêrtTK
So TK Sô tiên
Thuề
VAT
1/6
Samsung
3/12 n/30
3/6
LG Elec.
4/15 n/30
5/6
Trường Thành
n/30
7/6
Sony
n/30
8/6
Panasonic
2/10n/30
9/6
Tín Phong n/60
12/6
JVC
n/45
880
800
385
350
440
462 420
330
300
88
??0 200
Bàn ghế
2115
400
80
80
35
40
42
30
8
20
Tông
2805
2070 80
400
-255
Phẩn B: Chuyển vào các sổ cái
Sổ chi tiết các khoản phài trả
(Account Payabies subsidiary ledger)
Ngày
T.c
Nơ Có S6 du>
1/6
P.3
880
t
880
LG Eỉec.
Ngày
T.c
Nơ Có So dư
3/6
P.3
385
t
385
Trường Thành
Ngày
T.c


Sô du>
5/6
P.3
440 440
Sony
Ngày
T.c
No> Có
Số dư
7/6
P.3
462
t
462
Panasonic
Ngày
T.c
Nơ Có Sô dư
8/6
P.3
330 330
Tín Phong
Ngày
T.c
Nơ Có Sô dư
9/6
P.3
88
t
88
JVC
Ngày
T.c


Sô dư
12/6
p,3
220
t
220
Các khoản phải
Tồng số có thể
Tổng số cột
Số tiền có thể
trả riêng rẽ được
được chuyển các íài khoản được chuyển
chuyển vào sỗ
vào sồ cái vào khác không vao so cai vao
cối hàng ngày
cuối tháng
được chuyển cuôi tháng
Sổ cái (General ledger)
Hàng hóa (156)
Ngày
T.c Nợ
Có Số dư
30/6
P.3 2070
t
2070
Công cụ,dụng cụ (153)
Ngày
T.c Nơ

Sổ dư
30/6
P.3 ■ 80
t
80
Bàn ghế văn phòng (2115)
Ngày
T.c Nơ
Có SỐ dư
5/6 P.3 400
. 7
400
Các khoản phải trả (331)
Ngày
T.c
Nơ Có SỐ đu>
30/6
P.3
2805
t
2805
Thuế VAT {3331 ì

ăsẳy,

T.c


Sô dư
30/6
S.5
328
328
30/6
CR.6
2 60
386
30/6
P.3
255 131
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
219
7 Nhật ký chi tiền (Cash payment journal)
^gày nay hầu hết các khoản chi đều thực hiện thông qua tài khoản ngân hàng. Luật thuế Việt
Nam mơi đây còn quy định số tiền từ 20 triệu đồng trở lên nếu không trả qua ngân hàng
íchông được tính vào chi phí hợp lệ để trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. Tất cả các khoản trả
qua tai khoản ngân hàng (chủ yếu được thực hiện bằng séc, hay ủy nhiệm chi) đều được ghi
chép trong sổ nhật ký chi tiền (Cash Payment Journal hay Cash Disbursements Journal hay
Check Register). Cũng giông như các Nhật ký đặc biệt khác, Ĩ
1Ó có nhiều cột để ghi chép các
giao dịch chi tiền xẩy ra thường xuyên.
Bảng 8-9 minh họa Nhật ký chi tiền, Ĩ1Ó chia làm hai phần. Có ba cột ghi Có-Tiền gửi ngân
hàng, Hàng hóa (Chiết khấu mua hàng) và Thuế VAT cho phần chiết khấu mua hàng. Và có 3
côt ghi Nợ Các khoản phải trả, Tài khoản khác (tiền thuần) và Thuế VAT. Nó cũng có cột để
ghi ngày và số séc, ủy nhiệm chi của mỗi giao dịch.
Giả sử công ty mua hàng trả bằng tiền ngay rất nhiều, thì công ty nên mở thêm một cột bên
Nợ để ghi tài khoản “Hàng hóa” như vậy có lẽ sẽ hiệu quả hơn.
Ngày 10/6 Công ty trả tiền cho SamSung trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán
sớm nên công ty được hưởng 24 triệu đồng tiền hàng giảm và 2 triệu đ tiền thuế VAT, số tiền
còn lại 854 triệu đ (-880 “ 24 "2) công ty ỉập séc số 201 để ữả.
Cột các tài khoản khác được dùng để ghi Nợ cho các tài khoản mà chúng không có trong các
cột đặc biệt. Ví dụ trong tháng 6, Công ty Nguyễn Kim mua hàng hóa trả bằng tiền ngay trị
giá 300 triệu đ và thuế VAT được khấu trừ là 30 triệu. Với tất cả các Nhật ký khác, tổng ghi
Nợ là (1.265 + 1.150 +115 - 2.530) bằng tổng ghì Có (2.488 + 38 + 4 = 2.530).
Chuyển sổ cái từ sổ Nhật ký chi tiền (Posting from the cash payment journal). Việc chuyển
sổ cái từ sổ nhật ký chi tiền cũng giống như sổ nhật ký thu tiền, số tiền của các tài khoản phải
trả được chuyển hàng ngày. Cột tổng từng tài khoản và cột các tài khoản khác, số tiền sẽ được
chuyển vào sổ cái vào cuối tháng như đã minh họa ở bảng 8-9 phần B.
Tổng số tiền Ghi Có “Tiền gửi ngân hàng”, “Hàng hóa” và “Thuế VAT” được chuyển vào sổ
cái tương ứng là 2.488, 38 và 4 triệu đ. Khi chuyển sổ cái cho cột các tài khoản khác, ví dụ
TK Hàng hóa, số hiệu tài khoản 156 được điền vào ở cột tham chiếu (tài khoản) để đảm bảo
rằng những tài khoản nào đã chuyển vào sổ cái và tài khoản nào chưa được chuyển vào. số
tiền 1.265 triệu đ được chuyển vào sổ cái bên Nợ tài khoản “Phải trả người bán” làm cho số
dư Có của nó giảm từ ban đầu (chuyển từ nhật ký mua là 2.805 triệu đ) xuống còn 1.540 triệu
đồng. Số dư tổng này phải cân với số dư Có của các tài khoản phải trả của từng nhà cung cấp
trong sổ cái phụ như sau:
Sổ cái: Phải trả ngưởi bán
Sổ cái phụ; Phải trả cho người
Trường Thành
Sony
Panasonic
Tín Phong
JVC
Tong phải trả cho người bán
1.540 (triệu đ) +
bán:
440
462
330
88
220
1.540 (triệu đ) < -
Trần Xuân Nam-MBA
220
Phần II: CÁC HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
8. Vai trò của nhật ký chung (The roles of the general journal)
Bảng 8-9: NHẬT KÝ CHÍ TIỀN (CASH PAYMENT JOURNAL)
Phần A: sổ Nhật ký chi tiền (Cash Payment Journal)
_____
^
______________ _______
___________________________________________________Trang 4
Số
Diễn giải
{Tài khoản Nợ)
T. chiếu
Các TK ghi Có
Các tài khoản ghi Nợ
Ngày
séc (Tài Tiền gửi
Hàng hóa
Thuê
Phải trả Tài khoản khác
khoản)
ngân hàng
(Chiết kháu) VAĨ
người bán Tiền thuần
VAT
10/6 201
Samsung
V
854 24
2

880
12/6
202
Hàng hóa 156
330

300
30
14/6
203
Công cụ
153
110

100 10
16/6
204
Chi phí thuê
6277X
825

750
75
17/6
205 LG
V
370 14 1

385
Tống
2488
38
4 1265
1150 115
Các khoản phải trả
riêng rẽ được chuyền
vào sổ cối hàng ngày
Các tài khoản riêng
rẽ có thể được
chuyển vào sổ’cái
vào cuối thána
Tổng số cột các tài
khoản khốc không
được chuyền vào
sổ cái
Số tiền có thế
được chuyển vào
sồ cái vào cuối
tháng
l_
Phần B: Chuyển vào các sổ cối
Sổ chi tiết các khoản phải trả
(Account Payables subsidiary ledger)
Samsung E.
Sổ cái (General ledger)
Tiền gửi ngân hàng 112
Ngày T.c
Nơ Có
Sô du5 Ngày
T.c


Sổ dư
1/6 P.3
880
880
880
0
30/6
30/6
CR.6
CP.4
2891
2488
2891
403
LG Elec.

J, „ , /
n<sny uua 1ỈTO
Ngày T.c
Nơ Có
Số dư
Ngày
T.c


Sô du*
3/6 P.3
385
t
385
385
0
30/6
12/6
30/6
P.3
CP.4
CP.4
2070
300 .
t
38
2070
2370
2332

i _
Trường Thảnh
Công cụ
,dựng cụ 153
Ngày T.c


Sô dư
Ngày
T.c
Nợ

Sô đư
5/6 P.3
440
440
30/6
14/6
P.3
CP.4
80
100
4
80
180
Sony
Phải trả người bán 331
Ngày T.c
Nơ Có
Sò dư
Ngày
T.c


Sô dư
7/6 P.3
Panasonic
462
462
30/6 P.3
30/6 CP.4
Thuế VAT (3331)
1265
Ỉ I _ .
2805
2805
1540
Ngày T.c
Nơ Có Sô dư
Ngày
T.c


So du»
8/6 P.3
Tín Phong
330
330
30/6
30/6
30/6
S.5
CR.6
p. 3
2
255
328
60
328
386
131
Ngày T.c
Nơ Có
Sô du*
30/6 CP.4
115
3.8
19,8
9/6 P.3
88
88
A
1
JVC
Chi phí thuê 6277X
Ngày T.c
Nơ Có
Sô dư
Ngày
T.c
Nự

Sô dư
12/6 P.3
220
220
16/6 CP.4
750
t
750
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
221
C'c nhật ký đặc biệt đề cập ở trên tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc ghi chép các giao dịch
rp đrlặp lại và chuyển vào sổ cái. Tuy nhiên có một số giao dịch không phù hợp vào một trong
b n loại nhật ký đặc biệt. Ví dụ khấu hao tài sản cố định, chuyển các chi phí trả trước đã hết hiệu
lưe tính lương phải trả cuối tháng. Bỏi vậy tất cả các hệ thống kế toán dù có phức tạp đến mấy
van phải có sổ Nhật ký chung. Các bút toán nhật ký điều chỉnh và khóa sổ cuối kỳ được trình bày

các chương 3 và 4 được ghi chép ừong sổ nhật ký chung. Một số công ty mở thêm hai sổ nhật
kỷ đặc biệt dành riêng cho các giao dịch (l)“Hàng bán trả lại và giảm giá” và (2) “Hàng mua trả
lai va giảm giá”. Tuy nhiên đa phần các công ty ghi các giao dịch này trong sổ nhật ký chung vì
các nghiệp vụ này xảy ra không thường xuyên. Theo thông lệ thương mại chung trên thế giới, khi
xẩy ra các giao dịch này, các công ty thường dùng Giây báo Có (Credit Note) và Giấy báo Nợ
(Debit Note) là các chứng tù’gốc ban đâu cho các giao địch này.
Giấy báo Có-chứng từ gốc để ghi nhận hàng bán trả ỉại và giảm giá
(Credit Note-the business document for recording sales returns and allowances)
Như chúng ta đã đề cập ở chương 5, khách hàng đôi khi trả lại hàng cho người bán và người
bán có thể cấp cho khách hàng các khoản giảm giá (sales allowances) vì hàng bị lỗi và do các
nguyên nhân khác. Ảnh hưởng của hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán là giống nhau, cả
hai đều giảm doanh thu thuần. Tài liệu được phát hành bởi người bán cho khách hàng trả
chậm được gọi là Giấy báo Có (Credit Note hay Credit Memo) vì doanh nghiệp đưa cho
khách hàng tín dụng cho số hàng đã trả về (giảm số nợ tín dụng của khách hàng).
Giấy báo Có (Credit Note)
Số 40
Công ty Thương mại Nguyễn Kim Ngày 20/6/2009
170 Trần Hưng Đạo
Quận 1, TP HCM
Tên khốch hàng; ông Nguyễn Văn Đông
Địa chỉ: 445/28 Nơ Trang Long, Bình Thạnh, Tp HCM
: Lỷ do ghi Có {Reason for credit): Hàng trả lại do bị lỗi
: Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền
ThuếVAT .
Trả lại tivi bị lòi 2 20 40
4
Khi doanh nghiệp nhận hàng bán bị trả lại và phát hành ra Giấy báo Có, nó sẽ ghi hai bút toán
trong sổ nhật ký chung như sau:
Sổ nhật ký chung (General Journal) Trang 8 (đơn vị tính: Triệu đ)
Ngày
Số c.từ
Tài khoản và Diễn giải
Chuyển 50
Nợ

20/6
027CN
Hàng bán bị trả lại (và giảm gỉá hàng bán)
ThueVAĨ
Phải thu của khách hàng - ông Đông
Giấy báo Có số 21, doanh thu bf trà lại
Hàng tồn kho
Giá vốn hàng bán
Nhận lại hàng lỗí từ khách hàng, theo giá vốn
531
3331
131/V
40
4
44
20/6
020NK
156
632
24
24
Trần Xuân Nam - MBA
222 Phần !l: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
Lưu ý trong bút toán thứ nhất, số tiền bên Có Phải thu của khách hàng 44 triệu sẽ đươc
chuyển sổ hai lần, một lần vào tài khoản kiểm soát trong sổ cái chung Phải thu của khách
hàng (TK 131) và một lần vào tài khoản phải thu của Ông Đông trong sổ cái phụ: Có chuyển
như vậy, tài khoản kiểm soát Phải thu của khách hàng mới cân bằng với tổng số dư của các
khoản phải thu của từng khách hàng riêng rẽ. Các tài khoản khác khi được chuyển vào sổ cái
sẽ được đánh ký hiệu tài khoản của nó 531, 3331 cho các số tiền tương ứng là 40 và 4 triệu đ
Giấy báo Nợ - Chứng từ để ghi chép Hàng mua trả iại và giảm giá
(The Debit Note-document for recording Purchase returns and allowances).
Hàng mua trả lại xuất hiện khi doanh nghiệp trả hàng lại cho người bán. Thủ tục cho việc trả
hàng mua lại cũng tương tự như với hàng bán trả lại. Người mua trả hàng lại cho người bán và
nhận lại tiền hoặc hàng thay thế.
Khi một doanh nghiệp trả hàng lại cho người bán, nó cũng có thể gửi một chứng từ được gọi
là Giấy báo Nợ (Debit Note hay Debit Memo). Chứng từ này tuyên bố rằng người mua sẽ
không còn nợ người bán cho số hàng họ đã trả lại. Giả sử Công ty Nguyễn Kim trả lại cho
người bán Sony 2 ti vi, giá mua của nó là 24 triệu, thuế VAX 2,4 triệu:
Sổ nhật ký chung (General Journal) Trang 8
Ngồy
Số Chứng từ
Tài khoản và Diễn giải
Chuyển sổ
Nợ Có
20/6
027CN
Phải trả cho người bán-Sony Việí Nam
Hàng tồn kho
ThueVAĨ
Trả lại hàng lỗi cho người bán
331/V
156
3331
26,4
24,0
2,4
Cũng giống như khoản phải thu người mua, phải trả cho người bán 26,4 triệu cũng được
chuyển vào sẳ cái hai lần. Một lần cho tài khoản kiểm soát Phải trả cho người bán (331) trong
sổ cái chung và một lần cho tài khoản phải trả người bán - Sony 26,4 triệu đ. Các tài khoản
khác chỉ phải chuyển vào sổ cái một lần.
Tóm lược chương (Chapter summary)
Một hệ thống kế toán hiệu quả bao gồm nhân sự, các sổ sách ghi chép và các thủ tục đáp ứng
các nhu cầu thông tin của một tổ chức. Xử lý thông tin kế toán có nghĩa là thu thập các thông
tin từ các chứng từ gốc (source/ nguồn), tổ chức, ghi chép các số liệu, truyền đạt các thông tin
qua các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị liên quan đến tài chính. Mỗi doanh nghiệp
thiết kế hệ thống kế toán riêng để thỏa mãn các yêu cầu thông tin cụ thể của mình.
Để hiệu quả, hệ thống phải cung cấp cho các nhà quản tộ các thông tin cần thiết để kiểm soát
tổ chức. Hệ thống cũng phải tương thích hay phù hợp với các hoạt động của doanh nghiệp. Vì
doanh nghiệp sẽ luôn thay đổi, hệ thống phải linh hoạt để đáp ứng những sự thay đồi. Cuối
cùng hệ thống phải có lợi ích nhiều hơn so với chi phí của hệ thống.
Hệ thống xử ỉý số liệu bằng máy vi tính bao gồm phần cứng, phần mềm và nhân sự. Phần
cứng bao gồm máy tính chủ hoặc các máy vi tính. Người điều kiển máy tính sử dụng các phần
mềm để xử lý các số liệu trực tuyến (online) hay theo từng đợt (batches).
KẾ TOÁN TÀ! CHỈNH
Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán
223
Rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các nhật ký đặc biệt để kế toán cho các giao dịch lặp đi lặp
I 1 như bán hàng chịu, thu tiền, mua chịu và chi tiền. Các nhật ký đặc biệt này sẽ làm giảm
viêc ghi chép số tiền và chuyển vào sổ cái theo yêu cầu. Một số doanh nghiệp nhỏ có thể dùng
hữu hiệu các chứng tò gốc như là các sổ nhật ký.
Các hệ thống máy vi tính có thể lập trình để xử lý tất các các đặc tính của các nhật ký đặc biệt
đã mô tả ở chương này. Mục tiêu chính của việc thiết kế hệ thống là hiệu quả trong việc xử lý
các công việc thường ngày với số lượng giao dịch nhiều. Các nhật ký đặc biệt được tạo ra để
đáp ứnơ các yêu cầu này. Tương tự như vậy, các hệ thống máy tính có thể ỉưu giữ các file ghi
chép về bán hàng, thu tiền, mua và chi tiền rồi in các nhật ký đặc biệt khi cần.
Các doanh nghiệp sử dụng các sổ cái phụ để kế toán cho các tài khoản phải thu của khách
hàng riêng rẽ. sổ cái phụ cho các thông tin về mỗi tài khoản của khách hàng. Tồng của số dư
các tài khoản riêng rẽ trong sổ cái phụ phải bằng với số dư của tài khoản kiểm soát Phải thu
từ khách hàng trong sổ cái chung. Công ty cũng duy trì hệ thống sả cái phụ Phải trả cho nhà
cung cấp, cho từng nhà cung cấp riêng rẽ và tài khoản kiểm soát Phải trả nhà cung cấp trong
sổ cái chung. Tổng số dư của các tài khoản phải trả nhà cung cấp riêng rẽ trong sổ cái phụ
phải đúng bằng với số dư trong sổ cái của tài khoản kiểm soát Phải trả nhà cung cấp.
Gâu hỏi và bài tập (Questions & exercises)
1. Đặc điểm nào của một hệ thống thông tin hiệu quả là liên quan nhiều nhất đến việc an toàn
của tài sản?
a. Tính kiểm soát c. Tính linh hoạt
b. Tính thích hợp d. Mối liên hệ chi phí/ lợi ích chấp nhận được
2. Các sổ nhật ký đặc biệt giúp tốt nhất bởi
a. Giới hạn số giao dịch mà nó phải ghi chép
b. Giảm chi phí hoạt động của hệ thống kế toán
c. Cải thiện sự chính xác trong việc chuyển vào các sổ cái phụ
d. Dễ dàng trong việc lập các báo cáo tài chính.
3. Công ty Nguyễn Kim ghi chép 515 giao dịch bán hàng chịu trong sổ nhật ký bán hàng. Có
bao nhiêu lần phải chuyển vào sổ cái mà chúng yêu cầu nếu những giao dịch này được ghi
trong sổ nhật ký chung?
a. 515 b. 1.030 c. 1.545 d. 2.060
4. Hai cột số tiền nào sẽ được sử dụng nhiều nhất trong nhật ký thu tiền sẽ được sử dụng bởi
một siêu thị điện máy mà chúng bán hàng một nửa bằng tiền mặt, một nửa bán chịu?
a. Nợ Tiền và Nợ Chiết khấu bán hàng
b. Nợ Tiên và Có Phải thu của khách hàng
c. Nợ Tiền và Có Các tài khoản khác
d. Nợ Phải thu của khách hàng và Có Doanh thu bán hàng.
Trần Xuân Nam - MBA

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×