Tải bản đầy đủ

nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở việt nam

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS.
Phạm Hùng - Vụ phó Vụ tổ chức cán bộ - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình hình thành, xây
dựng đề tài, về những chỉ bảo mang tính xác thực cũng như những sửa chữa
mang tính khoa học của thầy trong quá trình hoàn thiện luận văn này.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại Vụ kế hoạch đầu
tư và Tổng cục đường bộ - Bộ giao thông vận tải vì đã tạo điều kiện giúp đỡ
và hướng dẫn nhiệt tình, đầy đủ trong quá trình thu thập tư liệu cũng như
những ý kiến sửa chữa phù hợp với yêu cầu thực tế nhằm phục vụ cho đề tài
này.
Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới các thầy cô là
giảng viên ngành Quản lý xây dựng – Trường Đại học Thủy lợi Hà Nội vì
những dạy bảo của các thầy, cô trong trong suốt quá trình học tập và hoàn
thiện các kiến thức chuyên môn của tôi tại lớp 20 QLXD 11.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày tháng năm 2104
Học viên




Nguyễn Hoàng Thanh



BẢN CAM KẾT

Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Thanh, Sinh ngày: 27/03/1987
Là học viên cao học lớp 20 QLXD11, chuyên ngành Quản lý xây dựng
- Trường đại học Thủy lợi Hà Nội.
Xin cam đoan:
1. Đây là luận văn do bản thân tôi trực tiếp thực hiện dưới sự hướng
dẫn của thầy giáo PGS.TS Phạm Hùng.
2. Luận văn này không trùng lặp với bất kỳ luận văn nào khác đã được
công bố tại Việt Nam.
3. Các số liệu và thông tin trong luận văn là hoàn toàn chính xác, trung
thực và khách quan.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về những cam kết này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2014
Người viết cam kết



Nguyễn Hoàng Thanh



MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1
1.Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Mục đích của đề tài 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu 2
Chương I. LÝ LUẬN CHUNG 3
1.1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 3
1.1.1. Tổng quan về dự án đầu tư: 3
1.1.2. Tổng quan về quản lý dự án 8
1.1.2.1. Khái niệm quản lý dự án 8
1.1.2.2.Mục tiêu của quản lý dự án 9


1.1.2.3. Đặc điểm của quản lý dự án 12
1.1.2.4. Nội dung của quản lý dự án 15
1.2. QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 25
1.2.1. Tổng quan về dự án xây dựng 25
1.2.1.1.Khái niệm 25
1.2.1.2. Bản chất của các dự án xây dựng 25
1.2.1.3. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án xây dựng 27
1.2.2. Quản lý dự án xây dựng 29
1.2.2.1. Khái niệm 29
1.2.2.2. Nội dung quản lý dự án xây dựng 29
1.2.3. Nguyên tắc quản lý dự án đầu tư xây dựng 30
Chương II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DƯ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ
SỞ HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM 31
2.1. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN CÔNG TÁC ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ
HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ TRONG 5 NĂM 2006-
2011 31
2.1.1. Đặc điểm tình hình 31
2.1.2. Những yếu kém và hành tựu đạt được trong 5 năm 32
2.1.2.1.Những yếu kém 32
2.1.2.2. Thành tựu đạt được trong 5 năm 34
2.2. NHỮNG TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI Ở NƯỚC TA
HIỆN NAY 36
2.2.1. Những tồn tại: 36
2.2.1.1. Tồn tại trong khâu qui hoạch, khảo sát thiết kế , lập dự án khả
thi thấp: 37
2.2.1.2. Tồn tại trong việc xác định chủ trương đầu tư: 39
2.2.1.3. Tồn tại trong khâu thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, tổng dự
toán: 40
2.2.1.4. Tồn tại trong khâu kế hoạch hoá đầu tư: 41
2.2.1.5. Tồn tại trong công tác đấu thầu xây dựng : 42
2.2.1.6. Tồn tại trong công tác chuẩn bị xây dựng : 43
2.2.1.7. Tồn tại trong khâu tổ chức thực hiện 44
2.2.1.8. Tồn tại trong khâu nghiệm thu thanh toán 44
2.2.2. Phân tích nguyên nhân 45
2.2.2.1. Nguyên nhân thể chế 45
2.2.2.2. Nguyên nhân về trình độ quản lý 46
2.2.2.3. Nguyên nhân về kỹ thuật và công cụ quản lý 47
Chương III. NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO
NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG
GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM 49
3.1 MỘT SỐ NÉT CHÍNH VỀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN GIAO
THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM ĐẾN NĂM 2020 VÀ TẦM
NHÌN ĐẾN NĂM 2030 49
3.1.1. Nội dung Chiến lược phát triển cơ sở hạ tầng giao thông vận tải
đường bộ ở Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 50
3.1.1.1. Quan điểm phát triển 50
3.1.1.2. Mục tiêu phát triển cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ
ở Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. 51
3.1.2. Các giải pháp, chính sách chủ yếu phát triển cơ sở hạ tầng giao
thông vận tải đường bộ ở Việt Nam 55
3.1.2.1. Giải pháp, chính sách tạo vốn phát triển kết cấu hạ tầng giao thông
vận tải 55
3.1.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả vốn đầu tư, phát huy tính đồng
bộ kết nối của hệ thống kết cấu hạ tầng giao thông 56
3.1.2.3. Giải pháp, chính sách về hội nhập và cạnh tranh quốc tế 56
3.1.2.4. Giải pháp, chính sách áp dụng khoa học - công nghệ mới 56
3.1.2.5. Giải pháp, chính sách phát triển nguồn nhân lực 57
3.2. NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG THỂ
CHẾ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG GIAO
THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM 57
3.2.1. Phát triển và hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý 57
3.2.1.1. Bổ sung quy định trách nhiệm pháp lý trong khâu lập quy
hoạch 58
3.2.1.2. Nâng cao chất lượng các công việc trong giai đoạn chuẩn bị
đầu tư 59
3.2.1.3. Xác định rõ cơ chế phối hợp và kiểm tra giữa các bên liên
quan trong thực hiện đầu tư 60
3.2.1.4. Hoàn tất các thủ tục yêu cầu đối với giai đoạn kết thúc đầu tư
63
3.2.2. Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự
án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt
Nam 64
3.2.2.1. Thúc đẩy quá trình phân cấp quản lý trong công tác lập quy
hoạch và quản lý dự án đầu tư 65
3.2.2.2. Có chính sách khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia
hoạt động đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải ở Việt
Nam 66
3.2.2.4. Chính sách và biện pháp phát triển nguồn nhân lực 67
3.3. NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG CÁC KỸ THUẬT VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ
DỰ ÁN 68
3.3.1. Sử dụng kỹ thuật phân tích ảnh hưởng của môi trường và ảnh
hưởng của các bên tham gia đến dự án 68
3.3.2. Sử dụng khung logic của dự án 71
3.3.3. Cấu trúc phân chia công việc của dự án (WBS) 72
3.3.4. Sử dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý khác 73
3.3.5. Sử dụng MS Project để quản lý dự án 73
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 75
TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Mô hình chu kì dự án của một dự án đầu tư 5
Hình 1.2. Chu trình quản lý dự án 9
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu: thời gian, chi phí và kết quả 12
Hình 3.1Các thành phần môi trường của dự án 69
Hình 3.2 Sơ đồ minh họa logic theo chiều ngang 71
Hình3.3 Sơ đồ minh họa logic theo chiều thẳng đứng 72

DANH MỤC BẢNG BIỂU


Bảng 1.1. Các tình huống đánh đổi 11

Bảng 1.2. Những khác nhau cơ bản giữa quản lý sản xuất theo dòng và hoạt
động phát triển dự án 14

Bảng 1.3 Quản lý sự hòa nhập của dự án 16

Bảng 1.4 Quản lý phạm vi dự án 17

Bảng 1.5 Quản lý thời gian của dự án 18

Bảng 1.6 Quản lý chi phí của dự án 19

Bảng 1.7 Quản lý chất lượng dự án 20

Bảng 1.8 Quản lý nguồn nhân lực 21

Bảng 1.9 Quản lý thông tin dự án 22

Bảng 1.10 Quản lý rủi ro của dự án 23

Bảng 1.11 Quản lý đấu thầu 24

Bảng 3.1 Danh mục một số dự án ưu tiên đầu tư chính 49

Bảng 3.2 Các bước phân tích đánh giá tác động của môi trường đến dự án:.68

Bảng 3.3 Các bước đánh giá tác động của các bên liên quan đến dự án 69

Bảng 3.4 Phân tích ảnh hưởng của các bên tham gia dự án 70

Bảng 3.5 Khung logic của dự án 71

Bảng 3.6 Cấu trúc phân chia công việc của dự án (WBS) 73

1

MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ đóng vai trò rất quan trọng
trong phát triển kinh tế xã hội của một nước. Nó là tiền đề cho việc phát triển
kinh tế và thu hút các nguồn vốn đầu tư vào trong nước. Ở Việt nam những
năm qua do sự quan tâm và chỉ đạo của chính phủ, hoạt động đầu tư xây dựng
cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ đã đạt được một số thành tựu nhất
định, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại một số hạn chế, bất cập đặc biệt là vấn
đề thất thoát lãng phí. Một nguyên nhân không thể không kể đến đó là hoạt
động quản lý dự án còn nhiều yếu kém, một số cán bộ bị biến chất, một số cán
bộ không đủ chuyên môn…gây thất thoát lãng phí hàng chục tỷ đồng trong
khi đất nước đang còn rất khó khăn.
Chính vì lý do đó mà học viên chọn đề tài: “Nghiên cứu đề xuất một số
giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng
giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam” để làm luận văn tốt nghiệp

Trên cơ sở nghiên cứu về quản lý dự án nói chung và quản lý dự án đầu tư
xây dựng nói riêng, sẽ áp dụng vào phân tích tình hình đầu tư xây dựng cơ sở
hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt nam để làm rõ một số tồn tại và có
một số kiến nghị, giải pháp góp phần hoàn thiện lý luận và nâng cao chất
lượng quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường
bộ ở Việt Nam để làm luận văn tốt nghiệp.
2. Mục đích của đề tài
- Đánh giá thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao
thông vận tải đường bộ ở Việt Nam, tìm ra các tồn tại vướng mắc hiện đang
gặp phải trong thực tế và phân tích nguyên nhân của những tồn tại này. Tập
2

trung chủ yếu vào các vấn đề về thể chế quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở
hạ tầng giao thông vận tải đường bộ và việc vận dụng các kỹ thuật và công cụ
quản lý tiên tiến trong quản lý các dự án.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện một số vấn đề trong quản lý dự
án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam
bao gồm các giải pháp nhằm tăng cường thể chế quản lý dự án và các đề xuất
mới nhằm ứng dụng một số công cụ quản lý dự án hữu hiệu mà việc sử dụng
nó ở Việt Nam còn rất hạn chế.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao
thông vận tải đường bộ ở Việt Nam
4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện những nội dung nghiên cứu đã được đặt ra, luận văn sử dụng
các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thống kê; phương pháp phân
tích so sánh; Phương pháp phân tích tổng hợp; phương pháp tổng kết, rút kinh
nghiệm từ thực tiễn





3

Chương I
LÝ LUẬN CHUNG
1.1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.1.1. Tổng quan về dự án đầu tư:
1.1.1.1 .Khái niệm về dự án
Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn
ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam thì dự án được xác định như sau:
Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp
và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục
tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời
gian, chi phí và nguồn lực.
Như vậy có thể biểu diễn dự án bằng công thức sau:
DỰ ÁN = KẾ HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN ==> SẢN PHẨM DUY NHẤT
Dựa vào công thức trên có thể thấy đặc điểm của một dự án bao gồm các vấn
đề sau:
Kế hoạch
Tính kế hoạch được thể hiện rõ qua các mục đích được xác định, các mục đích
này phải được cụ thể hóa thành các mục tiêu và dự án chỉ hoàn thành khi các mục
tiêu cụ thể đã đạt được.
Tiền
Đó chính là sự bỏ vốn để xây dựng công trình. Nếu coi phần kế hoạch của dự
án là tinh thần, thì Tiền được coi là phần vật chất có tính quyết định đến thành công
của dự án.
Thời gian
4

Thời gian rất cần thiết để thực hiện dự án, nhưng thời gian còn đồng nghĩa với
cơ hội của dự án. Đây cũng là một đặc điểm rất quan trọng cần được quan tâm
1.1.1.2. Đặc trưng cơ bản của dự án.
Dự án có các đặc trưng sau:
- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án lại bao gồm một tập
hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt tới một kết quả xác định nhằm
thỏa mãn một nhu cầu nào đó. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng,
độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả
chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân
chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng
đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc
hoàn thành với chất lượng cao.
- Dự án có chu kì riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một sự
sáng tạo, giống như các thực thể sống, dự án cũng phải trải qua các giai đoạn:
hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc… Dự án không kéo dài
mãi mãi. Mọi dự án đều có chu kì sống, nó bắt đầu khi một mong muốn hoặc
một nhu cầu của người yêu cầu và nếu mọi việc tốt đẹp nó sẽ được kết thúc
sau khi bàn giao cho người yêu cầu một sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự
thỏa mãn cho nhu cầu của họ.
Mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động, chu kỳ hoạt động của dự án bao
gồm nhiều giai đoạn khác nhau: (Xem hình 1.1)

- Giai đoạn khởi đầu dự án
- Giai đoạn triển khai
- Giai đoạn kết thúc
5



Hình 1.1 Mô hình chu kì dự án của một dự án đầu tư
Theo mô hình này: mức độ sử dụng các nguồn lực (vật tư, máy móc thiết
bị…) tăng dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện dự án, nó tỷ lệ với chi phí
của dự án.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ
phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia
của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư
vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước… Tùy theo tính chất của dự án
và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác
nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường
xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức
độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Tính chất này của dự án dẫn
đến hai hậu quả nghiêm trọng: (1) không dễ các bên tham gia cú cựng quyền
lợi, định hướng và mục tiêu; (2) khó khăn trong việc quản lý, điều phối nguồn
lực… Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần
duy trì thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khác.
Xác định dự án &
chuẩn bị đầu tư
Thực hiện dự án
Kết thúc
Giai đoạn
Nguồn lực
6

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác
với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là
sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ
do dự án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập
hay đê chắn lũ Sông Thames ở London Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính
duy nhất ít rõ ràng hơn và dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng. Nhưng
điều khẳng định là chúng vẫn có thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách
hàng khác… Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án.
- Dự án bị hạn chế bởi các nguồn lực: Mỗi dự án đều cần dùng một
nguồn lực nhất định để thực hiện. Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án,
thành viên dự án ), vật lực (thiết bị, nguyên liệu ) và tài lực. Tuy cùng là
một công trình xây dựng nhưng do công ty xây dựng khác nhau, cửa hàng
cung ứng nguyên liệu, thiết bị máy móc khác nhau; nguồn nhân, tài, vật lực
khác nhau nên công trình kiến trúc cũng có kiểu dáng, phong cách, chất lượng
không giống nhau. Ngoài ra trong quá trình thực hiện. công ty xây dựng được
ủy quyền còn phải chịu sự ràng buộc về giá thành, phải tính toán sao cho với
cái giá thấp nhất có thể tạo ra một công trình kiến trúc có chất lượng cao nhất, phù
hợp nhất với yêu cầu của khách hàng.
- Dự án luôn có tính bất định và rủi ro: Mỗi dự án đều có tính không xác
định của nó, tức là trong khi thực hiện dự án cụ thể do sự tác động của hoàn
cảnh bên trong và bên ngoài nên việc thực hiện tất nhiên có sự thay đổi so với
kế hoạch ban đầu. Dự án có thể hoàn thành trước thời gian hoặc có thể bị kéo
dài thời gian thi công. Cũng có thể do sự biến đổi về điều kiện kinh tế nên giá
thành thực hiện dự án sẽ cao hơn giá dự kiến ban đầu, thậm chí kết quả thực
hiện dự án cũng sẽ không giống với kết quả dự định. Những hiện tượng trên
đều là tính không xác định của dự án, đôi khi ta có thể gọi là tính rủi ro của dự
án. Vì thế trước khi thực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên
7

trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến dự án. Trong quá trình
thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý và khống chế có hiệu quả
nhằm tránh được những sai sót xảy ra.
- Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án: Mỗi dự án đều có tính
trình tự và giai đoạn. Đây là khác biệt lớn nhất giữa dự án với nhiệm vụ công
việc mang tính trùng lặp. Cùng với sự kết thúc hợp đồng và bàn giao kết quả
thì dự án cũng kết thúc, vì thế dự án không phải là nhiệm vụ công việc lặp đi
lặp lại và cũng không phải là công việc không có kết thúc. Mỗi dự án nên căn
cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành quản lý hệ thống và thực hiện dự án phải
có trình tự và giai đoạn.
- Ngưởi ủy quyền riêng của dự án ( Hay còn gọi là khách hàng) Đó chính là
người yêu cầu về kết quả dự án và là người cung cấp nguyên vật liệu để thực hiện
dự án. Họ có thể là một người, một tập thể, một tổ chức hay nhiều tổ chức có nhu
cầu chung về kết quả dự án. Ví dụ: Khi một công ty xây dựng xây một tòa nhà cho
cơ quan nào đó thì cơ quan này chính là người ủy quyền của dự án. Tuy nhiên ở
một số trường hợp, người ủy quyền của dự án cũng chính là người được ủy quyền.
Ngoài các đặc trưng cơ bản trên, dự án cũng có một số đặc trưng như:
Bị gò bó trong những ràng buộc nghiêm ngặt: yêu cầu về tính năng của
sản phẩm dịch vụ, yêu cầu về chức năng của công trình, các chỉ tiêu kỹ thuật,
các định mức về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thời hạn bàn giao… Các
ràng buộc trên phụ thuộc vào bối cảnh của dự án.
Bối cảnh dự án Ràng buộc ưu tiên
Bối cảnh khó khăn Chi phí dự án
Thỏa mãn kế hoạch đảm bảo sự phát
triển của doanh nghiệp
Hiệu suất, chất lượng hoặc dịch vụ
Yêu cầu khẩn cấp, tẩm quan trọng
của cạnh tranh
Thời gian
Tầm quan trọng của an toàn Tiêu chuẩn kỹ thuật
8

1.1.2. Tổng quan về Quản lý dự án
1.1.2.1. Khái niệm quản lý dự án
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực
và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn
thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các
yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những
phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch,
điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí
và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác
định.
Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự
tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế
hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng
các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Điều phối thực hiện. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền
vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ
thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công
việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí
tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp.
Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình
hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những
vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác
đánh giá dự án giữa kỳ cuối và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút
kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.
9

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng
động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản
hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày trong hình 1.2











Hình 1.2. Chu trình quản lý dự án
1.1.2.2.Mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành cỏc cụng viẹc
dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách
được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu
này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thưc sau:
C = f(P, T, S)
Trong đó: C: chi phí
P: mức độ hoàn thành công việc (kết quả)
T: yếu tố thời gian
S: phạm vi dự án
Phương trình trên cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: mức độ
hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Nói chung, chi
Lập kế hoạch
• Thiết lập mục tiêu
• Dự tính nguồn lực
• Xây dựng kế hoạch
Giám sát
• Đo lường kết quả
• So sánh với mục tiêu
• Báo cáo
• Giải quyết các vấn đề
Điều phối thực hiện
• Bố trí tiến độ thời gian
• Phân phối nguồn lực
• Phối hợp các hoạt động
• Khuyến khích động viên
10

phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian
kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng. Nếu thời gian thực hiện dự án
bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinh tăng chi
phí một số khoản mục nguyên vật liệu. Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến
tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời
gian máy chết tăng theo… làm phát sinh tăng một số khoản mục chi phí. Thời
gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí gián tiếp cho
bộ phận (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều
trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ
ghi trong hợp đồng.
Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ
chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa
các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt
được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai
mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh
đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để
thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho
phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản
lý dự án. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh
đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những
thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh
đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu
đến khi kết thúc dự án. Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể
một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong
khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có
ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác.
11

Loại tình
huống
Ký hiệu Thời gian Chi phí Hoàn thiện
A1 Cố định Thay đổi Thay đổi
A A2 Thay đổi Cố định Cố định
A3 Thay đổi Thay đổi Cố định
B1 Cố định Cố định Thay đổi
B B2 Cố định Thay đổi Cố định
B3 Thay đổi Cố định Cố định
C C1 Cố định Cố định Cố định
C2 Thay đổi Thay đổi Thay đổi
Bảng 1.1. Các tình huống đánh đổi
Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc
nhất định. Bảng 1.1 trình bày các tình huống đánh đổi. Tình huống A và B là
những tình huống đánh đổi thường gặp trong quản lý dự án. Theo tình huống
A, tại một thời điểm chỉ có một trong ba mục tiêu cố định, trong tình huống
B, có hai mục tiêu cố định cũn cỏc mục tiêu khác thay đổi. Tình huống C là
trường hợp tuyệt đối. Cả ba mục tiêu đều cố định nên không thể đánh đổi
hoặc cả ba mục tiêu cùng thay đổi nên cũng không cần phải đánh đổi.
Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một
cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù
phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được
sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án như thể hiện trong
hình 1.3










12



Kết quả


Kết quả
mong muốn Mục tiêu
cộng hợp

Chi phí

Chi phí
Thời gian cho phép
cho phép

Thời gian

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu: thời gian, chi phí và kết quả
1.1.2.3. Đặc điểm của quản lý dự án
- Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án
được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời
gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng
ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao
động, bố trí lại máy móc thiết bị.
- Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ
chức. Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng.
Người đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án, là những
người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng
chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu của dự án. Tuy nhiên, giữa họ
thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ
thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật.


13

Một số điểm khác nhau cơ bản giữa quản lý dự án với quản lý quá trình
sản xuất liên tục của doanh nghiệp
Quản lý rủi ro một cách thường xuyên. Quản lý dự án thường phải đối
phó với nhiều rủi ro có độ bất định cao trong công tác lập kế hoạch, dự tính
chi phí, dự đoán sự thay đổi công nghệ, sự thay đổi cơ cấu tổ chức… Do vậy,
quản lý dự án nhất thiết phải đặc biệt chú trong công tác quản lý rủi ro, cần
xây dựng các kế hoạch, triển khai thường xuyên các biện pháp phòng chống
rủi ro.
Quản lý sự thay đổi. Đối với quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
thường xuyên của doanh nghiệp, các nhà quản lý thường nhìn vào mục tiêu
lâu dài của tổ chức để áp dụng các phương pháp, kỹ năng quản lý phù hợp.
Ngược lại, trong quản lý dự án, vấn đề được đặc biệt quan tầm là quản lý thời
gian và quản lý sự thay đổi. Môi trường của dự án là môi trường biến động do
ảnh hưởng của nhiều nhân tố. Quản lý tốt sự thay đổi góp phần thực hiện tốt
mục tiêu của dự án.
Quản lý nhân sự. Chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong quản lý
dự án. Lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm
và quyền lực trong quản lý dự án, do đó, đảm bảo thực hiện thành công dự án.
Ngoài ra, giải quyết vấn đề “hậu dự án” cũng là điểm khác biết giữa hai lĩnh
vực quản lý.





14

Quá trình quản lý sản xuất theo
dòng
• Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục

• Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp
• Một khối lượng lớn hàng hóa dịch
vụ được sản xuất trong một thời kỳ
(sản xuất hàng loạt)
• Thời gian tồn tại của các công ty,
doanh nghiệp lâu dài
• Các số liệu thống kê sẵn có và hữu
ích đối với việc ra quyết định

• Không quá tốn kém khi chuộc lại
lỗi lầm
• Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức
phổ biến
• Trách nhiệm rõ ràng và được điều
chỉnh qua thời gian
• Môi trường làm việc tương đối ổn
định

Quản lý dự án

• Nhiệm vụ không có tính lặp lại, liên
tục mà có tính chất mới mẻ
• Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao
• Tập trung vào một loại hay một số
lượng nhất định hàng hóa hoặc dich
vụ (sản xuất đơn chiếc)
• Thời gian tồn tại của dự án có giới
hạn
• Các số liệu thống kê ít có nên không
được dùng nhiều trong các quyết
định về dự án
• Phải trả giá đắt cho các quyết định
sai lầm
• Nhân sự mới cho mỗi dự án

• Phân chia trách nhiệm thay đổi tùy
thuộc vào tính chất của từng dự án
• Môi trường làm việc thường xuyên
thay đổi

Bảng 1.2. Những khác nhau cơ bản giữa quản lý sản xuất theo dòng và
hoạt động phát triển dự án.











15

1.1.2.4. Nội dung của quản lý dự án
Nội dung tổng thể của Quản lý dự án được thể hiện khái quát như sau:

a. Quản lý kế hoạch dự án
Là một bộ phận của quản lý dự án, nó bao gồm các quy trình cần thiết để
đảm bảo rằng các thành phần khác nhau của dự án được phối hợp hoàn toàn
thích đáng. Nó đảm bảo dung hòa giữa các mục tiêu ( xung đột lẫn nhau) của
dự án và các lựa chọn để thỏa mãn mong chờ của các bên liên quan đến dự
án.
Để dự án hoàn thành thắng lợi, cũng cần tập trung vào quản lý hòa nhập
giữa các thành phần của dự án bao gồm các thành phần khác nhau của tổ chức
dự án và các thành phần khác nhau của chu kỳ dự án.
Quản lý dự án

Lập kế hoạch tổng quan
• Lập kế hoạch
• Thực hiện kế hoạch
• Quản lý những

thay
đổi
Quản lý phạm vi
• Xác định phạm vi
• Lập kế hoạch
• Quản lý thay đổi
phạm vi
Quản lý thời gian
• Xác định công
việc
• Dự tính thời gian
• Quản lý tiến độ
Quản lý chi phí
• Lập kế hoạch nguồn
lực
• Tính toán chi phí
• Lập dự toán
• Quản lý chi phí
Quản lý chất lượng
• Lập kế hoạch chất
lượng
• Đảm bảo chất lượng
• Quản lý chất lượng
Quản lý nhân lực
• Lập kế hoạch nhân
lực, tiền lương
• Tuyển dụng, đào
tạo
• Phát triển nhóm
Quản lý thông tin
• Lập kế hoạch quản lý
thông tin
• Xây dựng kênh và
phan phối thông tin

Báo cáo tiến độ

Quản lý hoạt động
cung ứng, mua bán
• Kế hoạch cung ứng
• Lựa chọn nhà thầu,
tổ chức đấu thầu
• Quản lý hợp đồng,
tiến độ cung ứng
Quản lý rủi ro dự án
• Xác định rủi ro
• Đánh giá rủi ro
• Xây dựng chương
trình quản lý rủi ro
đầu tư
16

Quản lý sự hòa nhập giữa các thành phần của dự án được thể hiện trên
bảng 1.3 như sau:
Bảng 1.3 Quản lý sự hòa nhập của dự án
b. Quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quy trình đòi hỏi để đảm bảo rằng dự
án bao gồm tất cả các công việc yêu cầu để hoàn thành dự án một cách xuất
sắc. (Xem bảng 1.4)
- Phạm vi của sản phẩm: Các đặc tính và chức năng mà sản phẩm phải có.
- Phạm vi dự án: Các công việc phải làm để bàn giao sản phẩm cú cỏc đặc
tính và chức năng đã được xác định.
Quản lý sự hòa nhập
Thực hiện kế hoạch dự án

1. Đầu vào
- Kế hoạch dự án
- Tài liệu hỗ trợ
- Chiến lược tổ chức thực hiện
dự án
- Chương trình hành động
2. Công cụ và kỹ thuật
- Kỹ năng quản lý chugn
-Kiến thức, kỹ năng và sản
phẩm
- Trình tự thực hiện các công
việc dự án
- Các thủ tục về mặt tổ chức
3. Đầu ra
- Kết quả công việc
- Những yêu cầu thay đổi



Kiểm soát toàn bộ sự thay đổi


1. Đầu vào
- Kế hoạch dự án
- Báo cáo thực hiện
- Yêu cầu thay đổi
2. Công cụ và kỹ thuật
- Hệ thống kiểm soát thay đổi
- Quản lý giám sát
- Đánh giá thực hiện
- Lập kế hoạch phụ trợ
- Hệ thống thông tin dự án
3. Đầu ra
- Cập nhật kế hoạch dự án
- Chương trình hành động
- Bài học kinh nghiệm
Phát triển kế hoạch

1. Đầu vào
- Đầu ra của kế hoạch khác
- Thông tin của các dự án
tương tự
- Chiến lược tổ chức thực
hiện
- Những yếu tố hạn chế
- Những giả định
2. Công cụ, kỹ thuật
- Phương pháp lập kế hoạch
dự án
- Kiến thức, kỹ năng của các
bên liên quan
- Hệ thống thông tin quản lý
dự án
3. Đầu ra
- Kế hoạch dự án
- Tài liệu hỗ trợ

17


Bảng 1.4 Quản lý phạm vi dự án



Lập kế hoạch phạm vi
1. Đầu vào
- Mô tả sản phẩm.
- Quyết định thực hiện dự án.
- Những yếu tố hạn chế.
- Những giả định.
2. Công cụ và kỹ thuật
- Phân tích sản phẩm.
- Phân tích Chi phí/Lợi ích
- Lựa chọn các phương án
- Đánh giá của chuyên gia
3. Đầu ra
- Báo cáo về phạm vi của dự
án.
- Tài liệu hỗ trợ dự án.
- Kế hoạch quản lý phạm vi
d
ự án.

Xác định phạm vi
1. Đầu vào
- Báo cáo về phạm vi dự án
- Những yếu tố hạn chế
- Những giả định
- Đầu ra các kế hoạch khác
- Các thông tin của dự án
tương tự
2. Công cụ và kỹ thuật
- Cấu trúc phân chia dự án
tương tự trước đây
- Phương pháp phân chia dự
án
3. Đầu ra
- Cấu trúc phân chia dự án

Kiểm tra sự thay đổi phạm vi

1. Đầu vào
- Cấu trúc phân chia dự án.
- Những yêu cầu thay đổi, Báo cáo thực hiện
- Kế hoạch quản lý phạm vi.
2. Công cụ kỹ thuật
- Hệ thống quản lý những thay đổi về phạm vi của
dự án.
- Đánh giá thực hiện.
- Lập kế hoạch phụ trợ.
3. Đầu ra
- Những thay đổi về phạm vi của dự án.
- Chương trình hoạt động .
- Bài học kinh nghiệm.
Quản lý phạm vi
Khởi đẩu
1. Đầu vào
- Mô tả sản phảm.
- Hoạch định chiến lược.
- Tiêu chuẩn lựa chọn dự án.
- Thị trường của dự án.
2. Công cụ và kỹ thuật
- Phương pháp l
ựa chọn dự án.
- Đánh giá của chuyên gia.
3. Đầu ra
- Quyết định thực hiện dự
án.
- Quyết định của giám đốc
điều hành dự án.
- Những yếu tố hạn chế.
- Những giả định.
Kiểm tra phạm vi

1. Đầu vào
- Kết quả của công việc.
- Hồ sơ sản phẩm.
2. Công cụ kỹ thuật
- Thanh tra.
3. Đẩu ra
- Chấp nhận chính thức.

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×