Tải bản đầy đủ

Bộ máy quản lý tại cty tạp phẩm và bảo hộ lao động

Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Phần mở đầu
Ngày nay, nớc ta đang từng bớc phát triển và hoàn thiện một nền kinh tế
thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa. Điều này đặt ra cho các doanh nghiệp
hàng loạt các vấn đề cần phải thay đổi và hoàn thiện. Trong các vấn đề đợc đặt
ra đối với các doanh nghiệp thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy
quản lý doanh nghiệp là một trong những vấn đề nổi cộm, hết sức phức tạp và
quan trọng.
Trong nền kinh tế thị trờng thì hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp đợc xác định là hiệu quả kinh tế xã hội của các hoạt động
đó. Nhìn chung, mục tiêu của một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị
trờng là lợi nhuận tối đa. Trong khi đó, hiệu quả kinh tế xã hội, việc tối đa hoá
lợi nhuận của các hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt đợc hay không là phụ
thuộc rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý
doanh nghiệp là một yếu tố cơ bản và mang tính quyết định.
Trong khi đó ở nớc ta, ảnh hởng của cơ chế kinh tế cũ vẫn còn tồn tại xét
ở nhiều góc độ. Các ảnh hởng này thờng mang tính tiêu cực, đặc biệt là trong
lĩnh vực quản lý và từ đó ảnh hởng tới hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh
doanh.
Trong thực tế, bộ máy quản lý doanh nghiệp ở nớc ta đợc đánh giá thấp
hơn so với bộ máy quản lý doanh nghiệp của các nớc có nền kinh tế thị trờng

phát triển cao về hiệu quả hoạt động. Do đó, trong điều kiện nền kinh tế toàn
cầu, cạnh tranh khốc liệt thì vấn đề nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý cụ
thể hơn là hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cấp
bách và quan trọng đối với các doanh nghiệp nớc ta ngày nay.
Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp có các nội dung là:
- Hoàn thiện cơ cấu bộ máy.
- Hoàn thiện công tác cán bộ.
- Hoàn thiện cơ chế quản lý.
Ta thấy rằng hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công việc
hết sức phức tạp đòi hỏi phải thực hiện từng bớc và phải có một sự nghiên cứu
tỷ mỉ, khoa học.
Trang 1
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Là một sinh viên khoa Khoa học quản lý, chuyên ngành quản lý kinh tế,
sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trờng và thực tập tại Công ty Tạp
phẩm và Bảo hộ lao động - Bộ Thơng mại, em lựa chọn đề tài thực tập chuyên
đề của mình là: "Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo
hộ lao động".
Do trình độ và tài liệu còn hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề này
của em không thể tránh khỏi sai sót và thiết sót, rất mong đợc các thầy cô giáo
cho ý kiến nhận xét để em có thể hiểu vấn đề đầy đủ hơn nữa.
Em xin chân thành cám ơn thầy, cô giáo, cô giáo hớng dẫn: Tiến sĩ
Nguyễn Thị Ngọc Huyền và các cô chú trong Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao
động giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập chuyên đề này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2001
Sinh viên thực hiện
Vũ Quang Minh
Trang 2
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Chơng I
Lý luận cơ bản về bộ máy quản lý doanh nghiệp
I. Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
1. Bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1. Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp.
a. Bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì?
Ta đã biết, quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, hớng đích của chủ
thể quản lý lên đối tờng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý đề ra trong điều
kiện biến đổi của môi trờng.
Trong một doanh nghiệp ta thấy sự quản lý là hết sức phức tạp bởi vì:
- Tính chất công việc của một doanh nghiệp là rất đa dạng và phức tạp.
- Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con ngời mà con ngời
thì rất phức tạp.
- Môi trờng doanh nghiệp luôn luôn biến đổi từng ngày, từng giờ...
Vậy việc tác động liên tục lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu
của quản lý doanh nghiệp không thể chỉ do một ngời đảm nhận mà ta cần phải
chia tách các công việc, đối tợng quản lý ra để phân chia mỗi nhà quản lý thực
hiện quản lý một phần công việc và một phần đối tợng. Tuy nhiênm để đảm bảo
tính chính thể, hớng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các bộ phận phải
có các mối quan hệ chặt chẽ với nhau và từ đó hình thành khái niệm bộ máy
quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách
nhiệm và quyền hạn nhất định đợc phân công thực hiện các chức năng quản lý.
b. Tính chất của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp có các tính chất sau:
- Tính đa dạng:
Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh doanh,
lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trờng... từ đó
việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau nhất định và vì vậy
Trang 3
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
bộ máy quản lý doanh nghiệp không đồng nhất đối với mọi doanh nghiệp mà
chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi doanh nghiệp.
- Tính cân bằng động:
Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một giai đoạn chiến
lợc thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng thái cân bằng tạm thời. Tuy
nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình phát
triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn biến đôỉ
để phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi trờng.
- Tính hệ thống.
Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ. Mỗi bộ
phận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì vật hình thành
các cấp bậc quản lý trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không hoạt động một
cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành
một chỉnh thể bộ máy.
c. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lý
đóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hớng đích tới đối tợng và
khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt đợc mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra.
Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng cụ thể là:
Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanh
nghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổ chức,
điều hành, kiểm tra và các chức năng quản lý phân chia theo lĩnh vực quản lý
nh: Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu và phát triển...
Trong một số doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có vai trò
quyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp, nó đợc coi
là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp
hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới ngời lao động và từ đó tác động đến
năng suất lao động của doanh nghiệp.
1.2. Cấu trúc của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu tổ
chức, các bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó:
Trang 4
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận đợc chuyên môn
hoá, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng
quản lý .
- Cán bộ quản lý : là những ngời ra quyết định và chịu trách nhiệm về các
quyết định quản lý của mình.
- Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộ
máy quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động của
các bộ phận nhằm đạt đợc mục tiêu chung đề ra.
1.3. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
a. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Nh đã trình bày ở phần trên, ta thấy rằng một trong các tính chất cơ bản
của bộ máy quản lý doanh nghiệp là tính cân bằng động. Từ đó ta thấy rằng
nếu xét trong toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thì bộ
máy quản lý doanh nghiệp luôn luôn cần phải biến đổi và hoàn thiện vì các lý
do sau:
- Doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay là doanh nghiệp kinh
doanh thuần tuý (doanh nghiệp thơng mại) đều hoạt động trong một môi trờng
kinh doanh nhất định.
Môi trờng kinh doanh này bao hàm các yếu tố nh luật pháp, chính trị, văn
hoá, môi trờng kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đổi thủ cạnh
tranh tiềm năng, nhà cung cấp...
Các yếu tố thuộc môi trờng này luôn luôn biến động hàng năm, hàng
quý, hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn
hoặc dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch chiến lợc
và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý đợc tạo lập để thực hiện các kế
hoạch chiến lợc và tác nghiệp và vì vậy nó phải biến đổi và hoàn thiện để phù
hợp với tình hình mới.
- Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng nh thay đổi của
môi trờng thờng tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện bộ máy quản lý
Trang 5
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
để tận dụng thời cơ, tránh đợc các mối đe doạ nhằm đa doanh nghiệp đạt đợc
mục tiêu sớm hơn dự kiến.
- Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển tạo ra các máy
móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý
phải nắm bắt kịp thời và vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý .
- Khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý
thay đổi cho phù hợp.
- Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, do ảnh hởng tiêu cực của
cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trớc đây đã làm cho hạn chế về nhiều mặt
đặc biệt là về bộ máy quản lý. Trớc đây, do thực hiện cơ chế kế hoạch hoá tập
trung, mọi chỉ tiêu kế hoạch đều đợc rót từ trên xuống, các nhà quản lý doanh
nghiệp không cần phải quan tâm tới thị trờng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,
nhà cung cấp, hiệu quả kinh doanh,... do vậy đã tạo nên một đội ngũ cán bộ
quản lý doanh nghiệp kém năng động và do vậy khi nền kinh tế chuyển sang
hoạt động theo cơ chế thị trờng cạnh tranh, các thành phần kinh tế hoạt động
bình đẳng, cạnh tranh quốc tế... thì cơ chế cũ và đội ngũ cán bộ cũ tỏ ra khó phù
hợp nếu họ không tự học tập và hoàn thiện. Tóm lại, khi hoạt động trong cơ chế
thị trờng cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp Việt Nam cần hoàn thiện bộ
máy quản lý của mình.
Nhìn chung, việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu
khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là đối
với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
b. Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, các doanh nghiệp
cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hớng đơn giản, gọn nhẹ và
có hiệu lực để đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối u, mang lại hiệu quả kinh
tế cao cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý gồm:
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tức là hoàn thiện việc phân chia các
phong ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao cho cơ cấu
trở nên tối u, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm.
Trang 6
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán
bộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán bộ và phát triển cán bộ.
- Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Tức là hoàn thiện các nguyên
tắc hoạt động của bộ máy, hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng
ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý.
c. Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Để hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, trớc hết ta cần phân tích và
đánh giá bộ máy hiện có xem bộ máy hiện tại đã đáp ứng đợc yêu câù hay cha,
và đã tối u hay cha.
Để phân tích bộ máy ta lần lợt phân tích ba yếu tố cơ bản của nó là:
- Phân tích cơ cấu tổ chức.
- Phân tích công tác cán bộ.
- Phân tích cơ chế hoạt động của bộ máy.
Từ những phân tích trên ta rút ra nhận xét về những u, khuyết điểm, tìm
ra nguyên nhân và từ đó đa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy.
2. Cơ cấu tổ chức.
2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có
mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm,
quyền hạn nhất định đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm
đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác
định của doanh nghiệp.
Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia
quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản
ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi ngời trong doanh nghiệp, mặt khác tác động
tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp.
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ cấp
Công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng... Các cấp quản lý này phản ánh sự phân
chia chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung hoá
trong quản lý. Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng nh
Trang 7
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát
triển, phòng sản xuất... các bộ phận, phòng ban này thể hiện sự phân chia chức
năng quản lý theo chiều ngan, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao
động quản lý.
2.2. Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Trên thực tế, mỗi tổ chức tồn tại có một cơ cấu tổ chức xác định, tuy
nhiên tuỳ vào từng đặc điểm của mỗi tổ chức mà có các loại hình cơ cấu tổ chức
khác nhau. Để phân loại cơ cấu tổ chức ngời ta thờng dựa trên hai quan điểm
sau:
- Phân loại cơ cấu tổ chức theo phơng pháp tiếp cận hệ thống.
- Phân loại cơ cấu tổ chức trên quan điểm chiến lợc.
Đối với tổ chức là một doanh nghiệp thì việc phân loại cơ cấu tổ chức th-
ờng đợc xem xét dựa trên quan điểm chiến lợc.
Theo quan điểm chiến lợc thì thờng có 5 loại hình cơ cấu tổ chức quản lý
doanh nghiệp cơ bản sau:
a. Cơ cấu giản đơn.
Cơ cấu giản đơn là một loại hình cơ cấu đơn giản nhất. Trong cơ cấu này
thì các chức năng quản lý hầu hết tập trung vào một ngời quản lý doanh nghiệp.
Hầu nh không có sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý.
- Ưu điểm của cơ cấu này là gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ít ngời
(một ngời) và vì vậy các quyết định có thể đợc đa ra và thực hiện nhanh chóng...
- Nhợc điểm của cơ cấu này là do quyền lực, trách nhiệm tập trung vào
một số ít ngời nên khả năng ra quyết định sai lầm là cao.
- Khả năng ứng dụng: Loại hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho các
doanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanh
nghiệp t nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ...
b. Cơ cấu chức năng.
Các chức năng quản lý một doanh nghiệp đợc phân chia theo chiều dọc
hoặc chiều ngang.
Theo chiều ngang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng nh: quản lý
nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất... tơng ứng với các chức
năng quản lý trên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một loại hình cơ
Trang 8
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
cấu có cấu trúc chức năng. ở đây, các hoạt động tơng tự đợc phân nhóm thành
các phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất... theo sơ đồ nh sau:
Trong cơ cấu trên, tổng giám đốc phụ trách chung, mỗi phó tổng giám
đốc phụ trách một lĩnh vực tơng ứng.
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với
những lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo.
+Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều
dễ dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình.
+ Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ chế độ một thủ trởng.
- Nhợc điểm:
+ Khó kiểm soát thị trờng.
+ Có hiện tợng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng.
- Khả năng ứng dụng:
+ Cơ cấu này phù hợp với những tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản
phẩm, đơn thị trờng.
+ Cơ cấu chức năng phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ.
c. Cơ cấu theo đơn vị. (Lĩnh vực/Sản phẩm /Thị trờng).
Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân và nguồn lực theo lĩnh vực hoạt động,
sản phẩm hoặc thị trờng.
Vì vậy hình thành nên 3 loại cơ cấu cơ sở đó là cơ cấu theo lĩnh vực, cơ
cấu theo sản phẩm và cơ cấu theo thị trờng.
Trang 9
Tổng giám đốc
Phó tổng
giám đốc
sản xuất
Phó tổng
giám đốc
tài chính
Phó tổng
giám đốc
nhân sự
Phó tổng
giám đốc
Marketing
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
* Cơ cấu theo lĩnh vực:
+ Theo sản phẩm.
+ Theo thị trờng:
Trang 10
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc phụ trách
lĩnh vực chế tạo
Giám đốc phụ trách
các dịch vụ tài chính
Giám đốc phụ trách
mạng lưới khách sạn
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
xe máy
Phó tổng giám đốc ô

Phó tổng giám đốc
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc phụ trách
thị trường Châu Mỹ
Giám đốc phụ trách
thị trường Châu Âu
Giám đốc phụ trách
thị trường trong nư
ớc
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu theo sát quá trình quản lý gắn cùng với các mục tiêu chiến lợc.
+ Loại cơ cấu này thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ
chức đặc biệt quan tâm.
- Nhợc điểm:
+ Cản trở quá trình tổng hợp các chức năng do đó giảm khả năng sử dụng
các chuyên gia cho các hoạt động khác nhau.
- Khả năng áp dụng:
+ Cơ cấu theo đơn vị đợc áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn,
hoạt động đa lĩnh vực, đa sản phẩm, đa thị trờng. Thông thờng cơ cấu của
những tổ chức doanh nghiệp này là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấu đơn vị
trên. Cơ cấu hỗn hợp có thể đợc biểu diễn theo so đồ sau:
Trang 11
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
phụ trách thị trường
Phó tổng giám đốc
sản phẩm ôtô
Giám đốc phụ trách
các dịch vụ tài chính
Giám đốc thị
trường nội địa
Giám đốc thị
trường quốc
tế
Giám đốc bảo
hiểm
Giám đốc tài
chính doanh
nghiệp
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
d. Cơ cấu ma trận.
Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trờng và chức
năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một loại hình cơ cấu mà hai loại
tập trung trên đều đợc coi là quan trọng trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu ma trận th-
ờng đợc sử dụng trong các dự án phát triển của các ngành công nghiệp lớn.
Trong cơ cấu ma trận, bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng,
trong cơ cấu hình thành nên những chơng trình hoặc dự án để thực hiện những
mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tơng đối và cần tập trung nguồn
lực.
Trong cơ cấu ma trận, lãnh đạo chơng trình, dự án có thể sử dụng những
bộ phận, những phân hệ, những ngời trong tổ chức để thực hiện chơng trình, dự
án theo quy chế chính thức.
Cơ cấu ma trận có thể đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:
Trang 12
L nh đạo tổ chứcã
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
tuyến n
Lãnh đạo
chức năng 1
Lãnh đạo
chức năng n
... ...
Lãnh đạo dự án
1
Lãnh đạo dự án
2
Lãnh đạo dự án
3
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu ma trận có độ linh hoạt lớn.
+ Có khả năng tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu.
+ Sử dụng đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau của tổ
chức để đi đến mục tiêu.
+ Có thể dễ dàng phối hợp hoạt động.
- Nhợc điểm:
+ Khó phối hợp hoạt động của những ngời lãnh đạo chơng trình, dự án và
những ngời lãnh đạo trong các bộ phận, phân hệ khác.
+ Cơ cấu phức tạp, tốn kém, không bền.
- Khả năng ứng dụng:
+ Cơ cấu này đợc áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vào những
năm 70 ở Châu Âu và Châu Mỹ. ở Việt Nam hiện nay đang phát triển loại hình
cơ cấu này.
+ Trong khi ứng dụng cơ cấu ma trận cần thân trọng, trong tổ chức tại
một thời điểm không nên có quá nhiều các chơng trình, dự án.
e. Cơ cấu hỗn hợp.
Trong thực tế, các tổ chức thờng sử dụng một hỗn hợp các hình thức cơ
cấu. Ngời ta mong muốn phân chia con ngời và nguồn lực bằng hai phơng pháp
cùng một lúc, nh ở quan điểm của cơ câu ma trận đã đa ra, nhằm cân bằng các
lợi thế và bất lợi của mỗi phơng pháp.
Trang 13
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Cơ cấu hỗn hợp đợc sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanh lớn ở
Việt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91. Tại các Tổng Công ty này,
phân chia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhng do quy mô, chủng loại sản
phẩm và thị trờng đợc mở rộng, các phân chia thep sản phẩm, thị trờng đợc sử
dụng hỗ hợp trong cơ cấu.
2.3. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
a. Cơ sở khách quan của hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các doanh
nghiệp.
Nh đã trình bày trong phần trớc, hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp
bao gồm ba nội dung cơ bản là: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoàn thiện công tác
cán bộ và hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy.
Ta thấy rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một tất yếu khách quan
bởi vì:
- Khi doanh nghiệp phát triển thì các mục đích, yêu cầu, công việc, tầm
quản lý thay đổi và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù
hợp.
- Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khi đợc thiết lập thì do những lý do chủ
quan hay khách quan nào đó thờng cha đạt đến mức độ tối u, các sai sót trong
mô hình cha tối u đó sẽ ảnh hởng bất lợi đến quá trình quản lý và hoạt động của
doanh nghiệp vì vậy để tăng hiệu quả của bộ máy quản lý ta cần phải hoàn thiện
cơ cấu tổ cho đến khi nó đạt đến sự tối u.
b. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì trớc hết phải nghiên cứu một cách kỹ l-
ỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá cơ cấu đó theo những chỉ tiêu nhất
định. Để phân tích đợc cơ cấu ta cần biểu diễn cơ cấu dới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ
ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó
phải thi hành.
Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho
từng bộ phận. Phân tích khối lợng công tác của mỗi bộ phận, phát hiện những
khâu yếu.
Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp
quản lý.
Trang 14
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Việc phân tích cơ cấu cần trả lời các câu hỏi sau:
- Cơ cấu hiện tại đã đáp ứng đợc các yêu cầu của chiến lợc cha?
- Điểm cha hợp lý của cơ cấu là gì? Nguyên nhân?
- Cần phải hoàn thiện cơ cấu theo hớng nào?
Trên cơ sở đó đa ra các giải pháp, phơng án để hoàn thiện cơ cấu. Việc
hoàn thiện cơ cấu cần đợc quản lý tức là phải đợc lập kế hoạch, tổ chức hoàn
thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện.
II. Cán bộ quản lý và công tác cán bộ.
1. Cán bộ quản lý.
1.1. Khái niệm cán bộ quản lý.
Có hai định nghĩa cán bộ quản lý nh sau:
+ Định nghĩa 1: Cán bộ quản lý là những ngời thực hiện những mục tiêu
nhất định thông qua những ngời khác.
+ Định nghĩa 2: Cán bộ quản lý là những ngời có thẩm quyền ra quyết
định dù là đợc phân quyền hay uỷ quyền.
1.2. Phân loại cán bộ quản lý.
Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí
nh sau:
* Theo cấp bậc quản lý:
Theo cấp bậc quản lý thì trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý đợc phân
chia thành: cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ quản lý
cấp cơ sở.
- Cán bộ cấp cao: Là những ngời có quyền ra các quyết định mang tính
chiến lợc.
Trong thực tế, những ngời có ảnh hởng lớn tới các quyết định mang tính
chiến lợc cũng đợc coi là cán bộ quản lý cấp cao.
Trang 15
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Cán bộ quản lý cấp trung: Là những ngời có thảm quyền ra các quyết
định chiến thuật. Những quyết định chiếm thuật là những quyết định có liên
quan đến những bộ phận, phân hệ của hệ thống.
- Cán bộ quản lý cấp cơ sở: Là những ngời có thẩm quyền ra các quyết
định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống.
* Phân chia theo lĩnh vực quản lý có: Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ
quản lý nhân sự, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý tài chính...
- Cán bộ quản lý Marketing: Là những ngời có quyền ra các quyết định
về chiến lợc Marketing và các kế hoạch tác nghiệp.
- Cán bộ quản lý nhận sự: Là những ngời có quyền ra các quyết định
mang tính chiến lợc về lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân
tích nguồn nhân lực và kế hoạch tác nghiệp.
- Cán bộ quản lý sản xuất: Là những có thẩm quyền ra các quyết định
mang tính tác nghiệp và các chiến lợc sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ.
- Cán bộ quản lý tài chính: Là những ngời có quyền ra các quyết định
chiến lợc về nguồn lực tài chính, ngân sách...
* Theo chức năng của cán bộ quản lý thì cán bộ quản lý đợc chia làm 3
loại:
- Cán bộ lãnh đạo: Là ngời đứng đầu hệ thống, có một chức danh nhất
định. Chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách.
- Các chuyên gia: Là những ngời nằm trong bộ máy quản lý có trình độ
chuyên môn sâu trong một lĩnh vực nào đó.
Một chuyên gia có chức năng nhiệm vụ nh sau:
+ Thực hiện quá trình thông tin trong đó cơ bản là phân tích thông tin.
+ Tham gia xây dựng các phơng án quyết định, đề xuất kiến nghị về lựa
chọn phơng án tối u.
+ Giúp cán bộ lãnh đạo chỉ đạo, thực hiện quyết định.
+ Có thể đợc ra quyết định khi đợc cấp trên uỷ quyền.
- Nhân viên: là những ngời đảm bảo vật chất, thông tin cho cho hai loại
cán bộ nói trên.
Trang 16
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
1.3. Yêu cầu đối với cán bộ quản lý.
a. Về vị trí:
Cán bộ quản lý phải đạt đợc các tiêu chuẩn chung về các tiêu chuẩn cao
hơn nh t duy mới về chính trị, có tinh thần trách nhiệm cao.
b. Về chuyên môn.
Cán bộ quản lý phải hiểu đợc công việc, nắm vững chuyên môn mà mình
phụ trách.
c. Về năng lực tổ chức.
Có khả năng hiểu con ngời, biết giao việc, có khả năng tập hợp đợc ngời
dới quyền và có khả năng gây ảnh hởng và lựa chọn các phơng pháp lãnh đạo
để có thể đi đến mục tiêu của tổ chức.
d. Về đạo đức.
Ngời lãnh đạo, cán bộ quản lý phải có xu hớng đúng, biết tôn trọng con
ngời, có văn hoá, công bằng, chí công vô t.
* ở Việt Nam, luật doanh nghiệp Nhà nớc (20/4/1995) Điều 32 và 39 đã
quy định rõ tiêu chuẩn của giám đốc và thành viên hội đồng quản trị đối với
doanh nghiệp nhà nớc nh sau:
"Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau
đây:
1- Là công dân Việt Nam, thờng trú tại Việt Nam.
2- Có sức khoẻ, có phẩm chất đạo đức, trung thực, liêm khiết, có ý thức
chấp hành pháp luật.
3- Có trình độ, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp.
4- Không đồng thời đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo trong bộ máy Nhà
nớc.
6- Chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc hoặc giám đốc không đợc
thành lập hoặc giữ các chức danh quản lý, điều hành doanh nghiệp t nhân, Công
ty TNHH, Công ty cổ phần và không đợc có quan hệ hợp đồng kinh tế đối với
các doanh nghiệp t nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phẩn do vợ, chồng, bố,
mẹ, con giữ các chức danh quản lý điều hành..."
Trang 17
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
2. Công tác cán bộ.
Để cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức một lực lợng lao động có
hiệu quả thì nhà quản lý phải biết cách đánh giá, tuyển chọn, bố trí, sử dụng,
đào tạo và trả lơng đội ngũ nhân sự của mình. ở đây ta chỉ xem lao động quản
lý.
Bản chất của công tác cán bộ là hệ thống hoá việc quản lý các cán bộ
quản lý. Công tác này đòi hỏi phải có cách tiếp cận hệ thống mở, nó đợc thực
hiện trong bộ phận tổ chức, nhng tổ chức lại nằm trong xã hội.
2.1. Tuyển chọn cán bộ.
a. Yêu cầu của tuyển chọn cán bộ vào làm việc trong doanh nghiệp.
- Tuyển những cán bộ có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc
đạt tới năng suất lao động cao, hiệu quả suất công tác tốt.
- Những cán bộ đợc tuyển phải là ngời có kỷ luật, trung thực, gắn bó với
công việc, với doanh nghiệp.
- Tuyển những cán bộ có sức khoẻ, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp
với nhiệm vụ đợc giao.
b. Các bớc tuyển chọn cán bộ:
Việc tuyển chọn đợc tiến hành theo một quy trình chặt chẽ bao gồm một
số phơng pháp và kỹ thuật khác nhau và theo nhữn bớc cơ bản sau:
Bớc 1: Xác định rõ những công việc trong doanh nghiệp và mô tả những
công việc đó về đặc điểm kỹ thuật, tiêu chuẩn làm việc đối với mỗi vị trí.
Bớc 2: Chuẩn bị báo cáo về tình hình cán bộ. Tất cả những ngời đứng đầu
đơn vị nộp cho ngời quản lý nhân sự một bản sao báo cáo dự kiến tình hình
nguồn cán bộ cho giai đoạn tới theo thời gian đã quy định.
Bớc 3: Thông báo những yêu cầu đối với ngời xin việc và thông báo mọi
điều kiện cần thiết cho ngời xin việc về lơng, sự bố trí sắp xếp lại hay là bổ sung
thêm, ngời xin việc sẽ nộp đơn tới phòng quản lý nhân sự (phòng tổ chức cán
bộ).
Bớc 4: Tuyển mộ những ngời xin việc đúng chất lợng theo những quy
định về điều kiện cần thiết khi tuyển mộ.
Bớc 5: Phát đơn xin việc.
Trang 18
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Bớc 6: Tiếp nhận ngời xin việc.
Bớc 7: Thực hiện những trắc nghiệm về việc làm.
Bớc 8: Kiểm tra vốn kiến thức của ngời xin việc và những vấn đề liên
quan đến cá nhân.
Bớc 9: Phỏng vấn ngời xin việc.
Bớc 10: So sánh ngời xin việc với yêu cầu tuyển ngời làm việc.
Bớc 11: Đánh giá cuối cùng về ngời xin việc.
Bớc 12: Cấp trên hay ngời đứng đầu đơn vị thực hiện bớc lựa chọn cuối
cùng.
Bớc 13: Kiểm tra sức khoẻ ngời xin việc.
Bớc 14: Thuê những ngời xin đã đợc lựa chọn.
Bớc 15: Giới thiệu cho ngời mới vào làm việc tình hình và phơng hớng
hoạt động của doanh nghiệp.
Bớc 16: Các công việc tiếp theo.
ở bớc này, phòng quản lý nhân lực theo dõi chặt chẽ ngời mới đợc tuyển.
Ngời mới đợc tuyển phải qua một thời gian thử thách sau đó đợc tuyển dụng
một cách chính thức vào một vị trí nhất định.
c. Các phơng pháp tuyển chọn.
Để tuyển chọn cán bộ đợc chính xác, đạt đợc yêu cầu đặt ra, ngời ta th-
ờng dùng 2 phơng pháp cơ bản là:
c1. Ph ơng pháp trắc nghiệm (tests)
Phơng pháp này đợc sử dụng nhằm:
- Trắc nghiệm trí thông minh, trình độ văn hoá, khả năng thích nghi.
- Trắc nghiệm về kỹ năng, kỹ xảo.
- Trắc nghiệm về sự quan tâm, sự thích thú về một cái gì đó.
- Trắc nghiệm về nhân cách.
c2. Ph ơng pháp phỏng vấn.
Phơng pháp trắc nghiệm đợc thực hiện trên giấy, và vì vậy có thể cha
đánh giá đợc con ngời một cách hoàn toàn chính xác. Để đánh giá chính xác
Trang 19
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
hơn nữa ngời ta sử dụng phơng pháp phỏng vấn, đối thoại trực tiếp bao gồm
phỏng vấn ban đầu và phỏng vấn đánh giá.
Phỏng vấn ban đầu nhằm loại trừ ngay những ngời mà ta thấy ngay rằng
họ không đủ tiêu chuẩn.
Phỏng vấn đánh giá đợc tiến hành để duyệt lại tất cả mọi vấn đề thuộc về
khả năng của ngời xin việc từ đó so sánh và lựa chọn ngời thích hợp nhất.
2.2. Sử dụng cán bộ.
Trong một tổ chức doanh nghiệp, quản lý tức là quản lý con ngời do vậy
đây là hoạt động rất phức tạp. Để sử dụng cán bộ một cách có hiệu quả nhất thì
trớc hết ngời quản lý phải xác định đợc động cơ, mục tiêu của đối tợng.
Động cơ trả lời câu hỏi: Vì sao cấp dới lại hành động?
Mục tiêu trả lời câu hỏi: Đối tợng muốn gì?
Nhà quản lý phải làm thế nào để tạo ra và duy trì động cơ.
Thứ hai, nhà quản lý phải có quyền lực và thứ ba là phải có nghệ thuật
đối nhân xử thế.
2.3. Di chuyển cán bộ.
a. Thuyên chuyển :
Mục đích của thuyên chuyển cán bộ là nhằm kích thích khả năng hoạt
động một cách đa dạng, linh hoạt đồng thời đáp ứng những đòi hỏi cần thiết về
tổ chức. Mục đích cốt yếu của việc thuyên chuyển là nâng cao tính hiệu quả
trong việc đạt tới các mục tiêu.
Để thuyên chuyển cán bộ đạt hiệu quả, cần phải quản lý việc thuyên
chuyển tức là phải lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thuyên
chuyển.
Thuyên chuyển cán có thể chỉ là thuyên chuyển tạm thời, hoặc vĩnh viễn
thuỳ theo yêu cầu, mục đích thuyên chuyển.
b. Đề bạt:
- Đề bạt là sự thăng tiến của một ngời lao động tới một công việc tốt hơn
kèm theo đó là trách nhiệm lớn hơn uy tín, kỹ xảo cao hơn, đợc trả lơng cao
hơn, thời gian lao động, điều kiện làm việc tốt hơn.
Mục đích của đề bạt nhằm: Củng cố sự trung thành của cán bộ đối với tổ
chức, thởng công cho năng lực, kỹ xảo, phẩm chất ngời lao động; khuyến khích
Trang 20
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
ngời lao động phục vụ tốt nhất theo khả năng của mình; giảm bớt sự biến động
lao động.
- Các hình thức đề bạt:
Có 2 hình thức đề bạt sau:
+ Đề bạt thẳng trong bộ phận: là việc đề bạt từ một bộ phận nào đó đến
một cấp bậc tiếp theo trong cùng một bộ phận.
+ Đề bạt ngang: Là việc đề bạt từ một cơng vị trong một bộ phận đến c-
ơng vị cấp bậc cao hơn hoặc đến cơng vị tơng đơng ở một bộ phận khác.
2.4. Trả công cho cán bộ.
a. Các nguyên tắc trả công cho cán bộ:
1- Tiền lơng phải đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động.
2- Tiền lơng phải dựa trên cơ sở thoả thuận giữa ngời lao động và ngời sử
dụng lao động.
3- Tiền lơng cho ngời lao động phải phụ thuộc vào hiệu quả hoạt động
của ngời lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
b - Hình thức trả công cho cán bộ.
Đối với cán bộ quản lý, các doanh nghiệp thờng áp dụng hình thức trả công
theo thời gian.
Hình thức trả công theo thời gian gắn thu nhập của mỗi ngời với kết quả lao
động mà họ đã đạt đợc trong thời gian làm việc.
Hình thức trả công này gồm hai chế độ. Theo thời gian đơn giản và theo thời gia
có thởng.
- Chế độ trả công theo thời gian đơn giản: là chế độ trả công mà tiền
công nhận đợc của mỗi ngời công nhân do mức lơng cấp bậc cao hay thấp và
thời gian thực tế làm việc nhiều hay ít quyết định.
Chế độ này chỉ áp dụng ở những nơi khó xác định mức lao động chính
xác, khó đánh giá công việc thật chính xác và có 3 loại cơ bản là lơng giờ, lơng
ngày và lơng tháng.
- Chế độ trả công theo thời gian có thởng: là sự kết hợp giữa chế độ trả
công theo thời gian đơn giản với tiền thởng khi đạt đợc những chỉ tiêu về số l-
ợng hoặc chất lợng đã qui định.
Trang 21
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Chế độ trả công này không những phản ánh trình độ thành thạo và thời
gian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng ngời
thông qua các chỉ tiêu xét thởng đã đạt đợc vì vậy nó có tác dụng động viên,
khuyến khích .
2.5 Phát triển cán bộ.
a - Nội dung của phát triển cán bộ.
Phát triển cán bộ là một loại hoạt động có tổ chức đợc điều khiển trong
một thời gian khó xác định và nhằm đem đến sự thay đổi nhân cách. Trong đó
có 3 hoạt động khác nhau là: Đào tạo, giáo dục và phát triển.
Ba bộ phận hợp thành của phát triển và đào tạo nguồn nhân lực là cần
thiết cho sự thành công của tổ chức và sự phát triển của tiềm năng con ngời.
Các doanh nghiệp tiến hành phát triển và đào tạo nguồn nhân lực vì 3 lý
do đó là:
- Để chuẩn bị và bù đắp vào những vị trí bị thiếu.
- Để chuẩn bị cho những ngời lao động Thực hiện những trách nhiệm và
nhiệm vụ mới.
- Để hoàn thiện khả năng của ngời lao động.
* Ta thấy rằng chi phí thực tế của phát triển và đào tạo nguồn nhân lực
không phải chỉ có chi về tài chính ( chi bằng tiền ) mà còn bao gồm cả chi phí
cơ hội.
b- Nguyên tắc mục đích phát triển cán bộ.
* Nguyên tắc:
Phát triển cán bộ dựa trên 4 nguyên tắc cơ bản sau:
- Con ngời sống hoàn toàn có nhân lực để phát triển. Mọi ngời trong tổ
chức đều có năng lực phát triển và cố gắng thờng xuyên phát triển để giữ vững
sự tăng trởng của doanh nghiệp cũng nh cá nhân .
- Mọi ngời đều có giá trị riêng và có khả năng đóng góp sáng kiến.
- Kết hợp giữa lợi ích cá nhân và lọi ích của tổ chức.
- Phát triển cán bộ là một sự đầu t sẽ sinh lợi đáng kể.
* Mục tiêu: Sử dụng tối đa nguồn nhân lực là mục đích của phát triển
nguồn nhân lực. Đào tạo cán bộ là để họ chuẩn bị thực hiện chức năng, nhiệm
Trang 22
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
vụ tốt hơn, am hiểu hơn về công việc của họ. Mục tiêu cuối cùng là đạt đợc hiệu
quả cao về tổ chức.
2.6. Hoàn thiện công tác cán bộ.
a- Cơ sở của việc hoàn thiện công tác cán bộ.
Cũng nh việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, hoàn thiện công tác cán
bộ là một bộ phận, một phần của công tác hoàn thiện bộ máy quản lý.
Để một bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động đạt đợc hiệu quả cao thì
các bộ phận của bộ máy đó phải hoàn hảo. Ta thấy yếu tố tác động một cách
trực tiếp, cơ bản đến hiệu quả hoạt động của bộ máy là đội ngũ cán bộ của bộ
máy.
Quan điểm triết học đã chỉ ra rằng mọi sự vật hiện tợng đều có xu hớng
vận động đi lên và do đó cán bộ quản lý cũng không nằm ngoài qui luật này.
Cùng với sự phát triển chung của xã hội, các lý thuyết, kinh nghiệm, cách
thức quản lý doanh nghiệp thay đổi và do vậy nếu đội ngũ cán bộ trong bộ máy
của một doanh nghiệp không phát triển, hoàn thiện mình thì sẽ không thể đáp
ứng đợc những yêu cầu mới và từ đó sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả kinh doanh.
ở việt nam, trong bộ máy quản lý doanh nghiệp ( Đặc biệt là trong các
doanh nghiệp nhà nớc ) do ảnh hởng của cơ chế cũ nên còn nhiều bất cập trong
công tác cán bộ cả về tuyển dụng, sử dụng di chuyển, trả công và phát triển cán
bộ. Do vậy để bộ máy quản lý doanh nghiệp ở việt nam hoạt động có hiệu quả
nhằm cạnh tranh đợc với các nớc trong khu vực và trên thế giới thì cần làm tốt
hơn nữa công tác cán bộ mà cụ thể là phải hoàn thiện công tác cán bộ về mọi
mặt nh tuyển dụng, di chuyển, trả công và đào tạo cán bộ.
b- Quá trình hoàn thiện công tác cán bộ.
Để hoàn thiện công tác cán bộ, cần phải thực hiện các công việc cơ bản
sau:
- Nghiên cứu đội ngũ cán bộ hiện có .
Để nghiên cứu đội ngũ cán bộ hiện có, cần phải có danh sách thống kê
đội ngủ cán bộ từ đó đánh giá năng lực của từng cán bộ .
Phân tích khối lợng công tác thực tế của từng cán bộ từ đó phát hiện
những khâu yếu trong việc phân bố khối lợng công việc quản lý.
Trang 23
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Phân tích tình hình phân định chức năng, kết quả của việc thực hiện chế
độ trách nhiệm cá nhân và các mối quan hệ .
Phân tích tình hình tăng giảm sản lợng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián
tiếp so với nhân viên trực tiếp sản xuất.
Phân tích sự phù hợp giữa năng lực cán bộ với yêu cầu công việc
Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động của cán bộ và nhân
viên quản lý.
Từ những phân tích trên sẽ rút ra đợc những kết luận cần thiết nhằm xác
định mục tiêu và phơng hớng hoàn thiện công tác cán bộ sau đó tiến hành quản
lý việc hoàn thiện công tác cán bộ theo quá trình quản lý.
III. Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1. Khái niệm cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Lý thuyết hệ thống cho thấy cơ chế điều khiển hệ thống là phơng thức tác
động có chủ đích của chủ thể điều khiển bao gồm một hệ thống các qui tắc và
các ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tợng ở mọi cấp trong hệ thống nhằm
duy trì tính hợp lý của hệ thống và đa hệ thống tới mục tiêu. Giữa mục tiêu, cơ
cấu và cơ chế có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Đối với hệ thống là một doanh nghiệp thì cơ chế hoạt động của bộ máy
quản lý bao gồm hai nội dung cơ bản là:
- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý.
- Các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo phối hợp hoạt động.
2. Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý.
* Nguyên tắc là các quy tắc chỉ đạo, các tiêu chuẩn hành vi mà các cán
bộ quản lý cần tuân thủ trong quá trình quản lý.
* Các nguyên tắc quản lý doanh nghiệp là:
- Trớc hết cần phải tuân thủ các nguyên tắc chung của quản lý các hệ
thống nh nguyên tắc mối liên hệ ngợc, nguyên tắc độ đa dạng cần thiết, phân
cấp, bổ sung ngoài...
Đối với tổ chức là doanh nghiệp thì cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội.
Trang 24
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Nguyên tắc tập trung dân chủ.
- Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích.
- Nguyên tắc tiết kiệm có hiệu quả.
* Đối với các doanh nghiệp nhà nớc ta, cơ chế " Đảnh lãnh đạo, nhà nớc
quản lý, nhân dân làm chủ "đã đợc áp dụng trong quản lý và có các nguyên tắc
chủ yếu định hớng trong công tác tổ chức của doanh nghiệp là:
- Doanh nghiệp nhà nớc hoạt động dới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản
Việt Nam, sự quản lý thống nhất của nhà nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam, thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy
định.
- Doanh nghiệp đợc quản lý theo chế độ một thủ trởng trên cơ sở thực
hiện quyền làn chủ tập thể những ngời lao động.
- Doanh nghiệp hoạt động theo phơng thức hạch toán kinh doanh xã hội
chủ nghĩa, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích toàn xã hội, lợi ích tập
thể và lợi ích lao động trong đó lợi ích của ngời lao động là động lực trực tiếp.
3. Các mối liên hệ để đảm bảo phối hợp hoạt động.
Ta thấy rằng, cơ cấu tổ chức là tập họp các bộ phận, phân hệ có mối quan
hệ chặt chẽ với nhau, Đợc xây dựng theo các cấp, khâu khác nhau nhằm thực
hiện các chức năng quản lý.
Để cho các bộ phận của bộ máy hoạt động ăn khớp, đạt hiệu quả thì cần
phải có các mối liên hệ. Vậy một đặc trng cơ bản của cơ cấu tổ chức là tổng thể
các mối quan hệ.
Các mối quan hệ này là đa dạng và thờng xuyên xem xét thep các tiêu
thức sau:
- Theo tính chất của mối quan hệ bao gồm mối quan hệ giữa con ngời với
con ngời ( Chủ yếu ) ; Mối quan hệ thông tin; Mối quan hệ kinh tế...
- Theo chiều của mối quan hệ bao gồm:
+ Mối quan hệ theo chiều dọc: Là mối quan hệ giữa các cấp quản lý
trong doanh nghiệp ở đó cấp trên ra quyết định, cấp dới thi hành quyết định đó
và báo cáo.
+ Mối quan hệ theo chiều ngang: Giữa các khâu quản lý các phòng ban
cùng cấp trong doanh nghiệp : Đây là mối quan hệ bình đẳng. Mối quan hệ này
Trang 25

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×