Tải bản đầy đủ

Luận văn: Thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty ngành dệt may địa bàn thành phố Hồ Chí Minh pot



1


B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T TP. HCM





N TH NGC HNG




THIT LP CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B TRONG
H THNG KIM SOÁT NI B CHO CÁC CÔNG TY DT
MAY A BÀN THÀNH PH H CHÍ MINH






LUN VN THC S KINH T

 






TP. H Chí Minh – Nm 2010




2


 GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T TP. HCM




N TH NGC HNG



THIT LP CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B TRONG
H THNG KIM SOÁT NI B CHO CÁC CÔNG TY DT
MAY A BÀN THÀNH PH H CHÍ MINH

Chuyên ngành: K TOÁN
Mã s: 60.34.30



N VN THC S KINH T



NGI HNG DN KHOA HC:
PGS. TS. MAI TH HOÀNG MINH





TP. H Chí Minh - Nm 2010



3


MC LC
Trang s …
M u 9
Chng 1: C s lý lun v h thng kim soát ni b. 13
1.1. Khái nim v h thng kim soát ni b 13
1.2. Các b phn cu thành h thng kim soát ni b 13
1.3. S cn thit và li ích ca h thng kim soát ni b 29
1.4. Ý ngha ca h thng kim soát ni b trong các công ty ngành dt may a
bàn thành ph H Chí Minh 29
Kt lun chng 1 30

Chng 2: Th c tr!ng v các quy trình kim soát ni b trong h thng
kim soát ni b c"a các công ty ngành dt may #$a bàn thành ph H Chí
Minh 31
2.1. S phát trin và c im ca ngành dt may a bàn thành ph H Chí
Minh 31
2.1.1. S phát trin ca ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh 31
2.1.2. c im ca ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh 32
2.2. Thc trng v các quy trình kim soát ni b trong h thng kim soát ni
b ca các công ty ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh 34
2.2.1. Mc ích và phng pháp kho sát 34
2.2.2. Kt qu kho sát thc t mt s quy trình kim soát ni b ch yu  mt
s doanh nghip dt may a bàn thành ph H Chí Minh 34


4


2.3. ánh giá thc trng v các quy trình kim soát ni b ch yu trong h
thng kim soát ni b ca các công ty dt may a bàn thành ph H Chí
Minh48 48
2.3.1. Nhng u im và tn ti ca các quy trình kim soát ni b trong h
thng kim soát ni b  các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh
48
2.3.2. Nhn dng và phân tích các nguyên nhân dn n ri ro cho các công ty
dt may a bàn thành ph H Chí Minh 50
Kt lun chng 2 52

Chng 3: Các gi%i pháp cho vic thi&t lp các quy trình kim soát trong
h thng kim soát ni b c"a các công ty dt may #$a bàn thành ph H
Chí Minh 53
3.1. Nhng gii pháp khc phc nhc im ca mt s quy trình kim soát ni
b c kho sát thc t  mt s công ty dt may a bàn thành ph H Chí
Minh 53
3.2. Các gii pháp cho vic thip lp các quy trình kim soát ni b trong h
thng kim soát ni b ca các công ty dt may a bàn thành ph H Chí
Minh61 61
PH'N A: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH 'U VÀO 62
PH'N B: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH S(N XU)T:.82
PH'N C: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH 'U RA 89


5


PH'N D: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH V* NHÂN S+ 112
PH'N E: QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N NGHIP
V CHI TIÊU KHÁC 127
Kt lun chng 3 131
Kt lun 132
Danh sách các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh c kho sát
thc t 133
Tài liu tham kho 134



















6


DANH MC CÁC CH, VIT T-T

NVL: nguyên vt liu.
VT: vt t.
PK: ph kin.
TP: thành phm.
SP: sn phm.
COSO: Committee Of Sponsoring Organizations.
BMI: Business monitor international.















7


DANH MC CÁC B(NG BIU, S 

Trang s …
1. Bng 2.1: Giá tr sn xut công nghip ca ngành dt may a bàn thành ph
H Chí Minh t nm 2004 n nm 2008. 32
2. Biu  2.1: S gia tng v giá tr sn xut công nghip ca ngành dt may
a bàn thành ph H Chí Minh t nm 2004 n nm 2008 32
3. Bng 2.2: Bng tng hp các câu h i kho sát thc t v hot ng kim soát
ti 5 công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh 35
4. Bng 2.3: Bng tng hp kho sát thc t v mt s quy trình kim soát ni
b ch yu trong 5 công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh 40
5. S  3.1: Quy trình “Lp n t hàng mua nguyên vt liu, vt t, ph
kin”- MH1. 66
6. S  3.2: Quy trình “Nhn nguyên vt liu, vt t, ph kin”- MH2 70
7. S  3.3: Quy trình “Theo dõi n phi tr ng!i bán”- MH3. 73
8. S  3.4: Quy trình “Thanh toán cho ng!i bán” – MH4. 77
9. S  3.5: Quy trình “Chi tin mt tr n ng!i bán” – MH5. 81
10. S  3.6: Quy trình “Xut kho NVL, VT, PK cho sn xut” – SX1 86
11. S  3.7: Quy trình “Nhp kho TP, NVL dùng sn xut còn tha, ph liu” –
SX2 88
12. S  3.8: Quy trình “Nhn n t hàng” – BH1 91
13. S  3.9: Quy trình “Chun b hàng hóa xut bán trong n"c”– BH2: 95
14. S  3.10: Quy trình “Giao hàng tn ni”– BH3 98
15. S  3.11: Quy trình “Thu tin bán hàng b#ng tin mt trong tr!ng hp bán
hàng thu tin ngay”– BH4 101


8


16. S  3.12: Quy trình “Theo dõi n phi thu khách hàng trong n"c”– BH5.
104
17. S  3.13: Quy trình “Thu n khách hàng trong n"c b#ng tin mt”– BH6.
107
18. S  3.14: Quy trình “Thu n khách hàng b#ng chuyn khon”– BH7:110
19. S  3.15: Quy trình “Tuyn dng nhân s”– NS1. 115
20. S  3.16: Quy trình “ào to”– NS2. 119
21. S  3.17: Quy trình “Tính lng và các khon trích theo lng” –
NS3 123
22. S  3.18: Quy trình “Chi lng”– NS4 126
23. S  3.19: Quy trình “Chi tiêu khác”– CK1. 129














9


M. 'U
Lý do chn  tài
Dt may là hai ngành kinh t quan tr$ng, có quy mô l"n trong sn xut, xut
khu, s% dng lao ng và chim lnh th tr!ng ni a.
Cuc suy thoái kinh t toàn cu ã gây nh hng nghiêm tr$ng trên hot ng
sn xut kinh doanh và xut khu ca tt c các ngành k t gia nm 2008 n
nay. Tình trng tht nghip, tht cht chi tiêu và tín dng ã làm cho s&c mua
hu ht các th tr!ng nhp khu l"n ca ngành dt may nh M', EU, Nht
Bn… b st gim nghiêm tr$ng. N( lc cnh tranh v"i các n"c xut khu 
giành ly phn th tr!ng ang b co h)p, ng th!i y mnh vic chim lnh th
tr!ng ni a là chin lc hành ng mà hu ht các doanh nghip ngành dt
may ã và ang thc hin ng th!i c*ng gp vô vàn khó khn.
Ngành dt may Vit Nam ang phi i mt v"i nhiu thách th&c l"n.  có
c sn phm m bo cht lng tt, mu mã phong phú, a dng v"i giá
thành có tính cnh tranh trên th tr!ng quc t òi h i các doanh nghip phi n(
lc rt nhiu.
Tr"c tình hình nh th tôi không kh i bn khon và tôi quyt nh ch$n  tài
“Thit lp các quy trình kim soát ni b trong h thng kim soát ni b cho
các công ty ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh” làm  tài nghiên
c&u khoa h$c ca mình.
Tôi xin chân thành cám n PGS.TS. Mai Th Hoàng Minh ã h"ng dn tôi tn
tình trong quá trình nghiên c&u c*ng nh hoàn thành lun vn này. Và tôi c*ng
xin cám n mt s công ty dt may trên a bàn thành ph H Chí Minh ã giúp
+ tôi trong th!i gian kho sát thc t. Cám n các ng nghip ã ng h và
giúp + tôi. Vì th!i gian có hn nên không th tránh kh i nhng thiu sót, vy
kính mong s óng góp ý kin ca Quý thy, cô, doanh nghip, bn bè và ng
nghip  lun vn c hoàn thin hn.

Nhng im mi ca  tài
Tt c các nghip v phát sinh trong quá trình hot ng sn xut kinh doanh ca
các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh nh: nghip v phát sinh
liên quan u vào, nghip v phát sinh liên quan quá trình sn xut, nghip v
phát sinh liên quan u ra, nghip v phát sinh liên quan n nhân s và các


10


nghip v phát sinh chi tiêu khác u c a vào các quy trình kim soát cht
ch,.
Các quy trình kim soát c thit lp chi tit, c th, rõ ràng m bo y 
các th tc kim soát cn thit nh: ch&ng t ch&ng minh, báo cáo tng hp, báo
cáo chi tit giúp cho nhà lãnh o có cái nhìn tng quát c*ng nh c th v tình
hình hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip mình.
Trong m(i quy trình kim soát c thit lp, u có s  minh h$a các b"c
công vic thc hin, b phn, phòng, ban thc hin, ng!i phê duyt cao nht.
Các s  c n gin hóa nên giúp ng!i $c d- hiu. M(i b"c công vic
c thuyt minh chi tit, c th công vic cho tng v trí c*ng nh tng b
phn, phòng, ban. H"ng dn các th tc trình duyt ch&ng t, báo cáo, i
chiu s liu gia các v trí quan tr$ng có liên quan và kim soát ln nhau.
Các quy trình kim soát c thit lp trong bài lun vn này rt d- áp dng.
Nhân viên  m$i trình  nu c h"ng dn ban u thì u có th thc hin
tt c.

Mc tiêu nghiên cu  tài
Mc tiêu nghiên c&u ca  tài này là:
− Nghiên c&u tng quan v h thng kim soát ni b theo báo cáo COSO nm
1992.
− Tìm hiu, phân tích, ánh giá các quy trình kim soát ni b trong h thng
kim soát ni b ca mt s công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh
thông qua kt qu kho sát thc trng.
−  xut mt s bin pháp khc phc nhc im cho mt s quy trình kim
soát ni b ti các công ty dt may ã c kho sát thc t. T ó, thit lp
các quy trình kim soát ni b áp dng chung cho các công ty dt may a
bàn thành ph H Chí Minh.

i tng nghiên cu ca  tài
Các quy trình kim soát ni b trong h thng kim soát ni b ca các công ty
ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh.



11


Phm vi nghiên cu ca  tài
 tài ch. nghiên c&u các quy trình kim soát ni b liên quan n các nghip v
kinh t phát sinh u vào, chi phí phát sinh trong quá trình sn xut, kim soát
quá trình tiêu th sn phm và kim soát c v nhân s mà các công ty ngành dt
may a bàn thành ph H Chí Minh ang áp dng.
T kt qu kho sát thc t ti mt s công ty dt may a bàn thành ph H Chí
Minh và c s lý lun “Hot ng kim soát” trong báo cáo ca COSO nm
1992, tác gi s,  ngh các quy trình kim soát ni b chung cho các công ty dt
may a bàn thành ph H Chí Minh.

ng dng ca  tài
Các quy trình kim soát ni b này c áp dng cho các công ty dt may a
bàn thành ph H Chí Minh. Tuy nhiên,  m(i công ty có mt c cu t ch&c
khác nhau, do vy nhng s thay i  phù hp v"i tng công ty khi áp dng
các quy trình này là vn  tht s cn thit.
Các quy trình này s, giúp cho các công ty ngành dt may kim soát tt chi phí
sn xut, chi phí qun lý  có th cnh tranh v"i các công ty dt may n"c
ngoài, có th &ng vng và phát trin ngày càng mnh trên th tr!ng quc t.
Khi y, các hot ng ca công ty thc hin úng theo quy nh, quy ch ni b,
tuân th nguyên tc bt kiêm nhim nh#m hn ch n m&c ti a nhng sai sót
hay nhng hành vi gian di. m bo tính trung thc và hp lý ca các s liu
trên báo cáo tài chính và báo cáo qun tr. Bo v, qun lý và s% dng tài sn và
các ngun lc mt cách có hiu qu.

Phng pháp nghiên cu  tài
Kho sát thc t các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh. T ó,
tng hp kt qu kho sát thc trng. Kt hp gia thc t và lý thuyt ca Báo
cáo COSO nm 1992  a ra nhng nhn xét, ánh giá, phân tích và các gii
pháp nh#m khc phc nhng nhc im ca các quy trình x% lý nghip v mà
các công ty y ang áp dng.
Cui cùng, úc kt t kinh nghim làm vic thc t và c s lý lun t báo cáo
COSO nm 1992, tác gi thit lp các quy trình kim soát ni b trong h thng
kim soát ni b cho các công ty ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh.


12



B cc ca lun vn
Lun vn gm 3 chng, tng cng 126 trang, ni dung ca  tài c trình bày
trong 3 chng:
Chng 1: C s lý lun v h thng kim soát ni b.
Chng 2: Thc trng v các quy trình kim soát ni b trong h thng kim
soát ni b ca các công ty ngành dt may a bàn thành ph H
Chí Minh.
Chng 3: Các gii pháp cho vic thit lp các quy trình kim soát ni b trong
h thng kim soát ni b ca các công ty ngành dt may a bàn
thành ph H Chí Minh.



















13


Chng 1: C s lý lun v h thng kim soát ni b

1.5. Khái nim v h thng kim soát ni b
H thng kim soát ni b là toàn b các chính sách, các b"c kim soát và th
tc kim soát c thit lp nh#m iu hành các hot ng ca n v. Các b"c
kim soát là các bin pháp c tin hành  xem xét và kh/ng nh các bin
pháp qun lý khác có c tin hành hiu qu và thích hp hay không.
Báo cáo COSO c ban hành nm 1992 ã a ra nh ngha v h thng kim
soát ni b nh sau:
“Kim soát ni b là mt quá trình do Ban giám c, nhà qun lý và các nhân
viên ca n v chi phi, c thit lp  cung cp mt s m bo hp lý
nh#m thc hin ba mc tiêu d"i ây:
− Báo cáo tài chính áng tin cy.
− Các lut l và quy nh c tuân th.
− Hot ng hu hiu và có hiu qu”.
Nh vy, h thng kim soát ni b thc cht là s tích hp mt lot hot ng,
bin pháp, k hoch, quan im, ni quy chính sách và n( lc ca m$i thành viên
trong t ch&c  m bo t ch&c ó hot ng hiu qu, t c mc tiêu t
ra mt cách hp lý.
Có th hiu n gin, h thng kim soát ni b là h thng ca tt c nhng gì
mà mt t ch&c cn làm  có c nhng iu mun có và tránh nhng iu
mun tránh. C*ng trên nguyên tc này, các h thng qun lý khác nhau có chun
mc quc t nh ISO, TQM, QA/QC m bo s hot ng hiu qu ca mt t
ch&c ã c xây dng.

1.6. Các b phn c/u thành h thng kim soát ni b
Tùy vào loi hình hot ng mc tiêu và quy mô ca t ch&c mà h thng kim
soát ni b c s% dng khác nhau, nhng  hot ng hiu qu, h thng này
cn có  nm thành phn:
− Môi tr!ng kim soát.
− ánh giá ri ro.


14


− Thông tin và truyn thông.
− Hot ng kim soát.
− Giám sát.
1.2.1. Môi tr0ng kim soát
Môi tr!ng kim soát là nhng yu t ca t ch&c nh hng n hot ng ca
h thng kim soát ni b và là các yu t to ra mt môi tr!ng trong ó toàn
b thành viên ca t ch&c có nhn th&c c tm quan tr$ng ca h thng kim
soát ni b hay không. Ví d, nhn th&c ca ban giám c th nào v tm quan
tr$ng ca liêm chính và o &c ngh nghip, v vic cn t ch&c b máy hp lý,
v vic phi phân công, y nhim, giao vic rõ ràng, v vic phi ban hành b#ng
vn bn các ni quy, quy ch, quy trình sn xut kinh doanh Mt môi tr!ng
kim soát tt s, là nn tng quan tr$ng cho s hot ng hiu qu ca h thng
kim soát ni b.
Môi tr!ng kim soát bao gm 7 nhân t ch yu nh sau:
− Tính chính trc và giá tr o &c,
− Bo m v nng lc,
− Hi ng qun tr và Ban kim soát,
− Quan im, nhn th&c và phong cách iu hành ca ch doanh nghip.
− C cu t ch&c trong doanh nghip.
− Cách th&c phân chia trách nhim và quyn hn cho tng nhân viên trong
doanh nghip.
− Chính sách nhân s.

1.2.1.1. Tính chính tr c và giá tr$ #!o #1c
Tính chính trc và giá tr o &c ca các nhân viên làm vic trong công ty có
liên quan n các quy trình kim soát ni b s, làm nh hng trc tip n tính
hu hiu ca h thng kim soát ni b. Do ó,  nâng cao tính chính trc và
giá tr o &c ca các nhân viên, ban lãnh o công ty cn thit lp ra các chun
mc v o &c và cách th&c c x% úng n nh#m ngn chn các nhân viên
không tham gia vào các hot ng thiu o &c hoc phm pháp. Quy nh rõ
ràng các hình th&c x% pht i v"i các hành vi gian ln, thiu o &c.


15


ng th!i, ban lãnh o là nhng ng!i u tiên nghiêm túc tuân th nhng
chun mc ã c a ra và ch$n nhng cách th&c phù hp  ph bin n
m$i nhân viên mt cách có hiu qu.
Khi xy ra các tình hung mang tính cht gian ln, thiu trung thc, ban lãnh o
cn thit phi x% lý nghiêm khc i v"i tt c nhng ng!i có liên quan n
hành ng sai trái này nh#m rn e cho các nhân viên khác.
Mt s yu t nh hng n chính trc và giá tr o &c:
− Phm cht, nhân cách, ý th&c ca tng con ng!i.
− K hoch hot ng lp ra vt quá kh nng thc hin, to áp lc cho nhng
ng!i có liên quan.
− M&c khen thng tht hp dn cho mt kt qu cui cùng mà không quan
tâm n thái , tinh thn làm vic và trách nhim ca tng nhân viên.

1.2.1.2. B%o #%m v nng l c
Trong công ty, m(i v trí khác nhau thì yêu cu v nng lc ca tng nhân viên
khác nhau. Tuy nhiên, m(i thành viên trong công ty cn có nhng hiu bit, trình
 chuyên môn, kinh nghim và k' nng i v"i công vic mà h$ ang thc
hin.
Nu nng lc ca i ng* nhân viên không m bo s, dn n tình trng công
vic b x% lý không úng theo các quy trình kim soát ã c quy nh, nh
hng n tính hu hiu ca h thng kim soát ni b.
Chính sách tuyn dng nhân s gi vai trò rt quan tr$ng trong vic ch$n ra
nhng &ng viên có  iu kin  áp &ng yêu cu ca công vic. Th!ng
xuyên t ch&c ào to li cho nhân viên c*, hun luyn y  cho các nhân viên
m"i, khuyn khích và to iu kin cho toàn th nhân viên cp nht kin th&c
chuyên môn m"i nh#m m bo nng lc ca nhân viên.
Công ty cn phi quy nh c th, chi tit các yêu cu v trình  chuyên môn,
kinh nghim làm vic và k' nng cho tng v trí công vic b#ng vn bn.

1.2.1.3. Hi #ng qu%n tr$ và "y ban kim toán
Hi ng qun tr là c quan qun lý ca công ty, thc hin các quyn và ngha
v theo quy nh ca pháp lut, ca iu l công ty, i hi ng c ông, …0y


16


ban kim toán gm mt s thành viên trong và ngoài hi ng qun tr nhng
không tham gia iu hành công ty. 0y ban kim toán có trách nhim giám sát
vic tuân th pháp lut, giám sát vic lp báo cáo tài chính, gi s c lp ca
các kim toán viên ni b.
Theo Lut Doanh nghip ca Quc hi n"c Cng hòa xã hi ch ngha Vit
Nam s 60/2005/QH11, ngày 29 tháng 11 nm 2005, quy nh nhng công ty c
phn phi thành lp hi ng qun tr và ban kim soát. Ban kim soát có trách
nhim giám sát hi ng qun tr và ban giám c, thc hin các quyn và ngha
v ging nh y ban kim toán.
Hi ng qun tr và y ban kim toán hot ng có hiu qu, chính trc và m
bo các giá tr o &c trong công vic s, nh hng tt n môi tr!ng kim
soát trong công ty. S hu hiu ca hi ng qun tr và y ban kim toán c
ánh giá qua các nhân t sau:
− M&c  c lp gia các thành viên trong hi ng qun tr hoc trong y ban
kim toán.
− Kinh nghim và uy tín ca các thành viên trong hi ng qun tr hoc trong
y ban kim toán.
− Mi quan h gia hi ng qun tr hoc y ban kim toán v"i kim toán ni
b và kim toán c lp.

1.2.1.4. Quan #im, nhn th1c và phong cách #iu hành c"a nhà lãnh #!o
công ty
M(i nhà lãnh o khác nhau s, có quan im, nhn th&c và phong cách iu
hành công ty khác nhau. Phong cách iu hành ca nhà lãnh o c th hin
qua cá tính, t cách và thái  iu hành công ty.
Có mt s nhà lãnh o thích mo him, chp nhn ri ro, rt quan tâm n
nhng s liu trên báo cáo tài chính, c bit quan tâm n ch. tiêu li nhun cho
nên các ri ro v s liu trên báo cáo tài chính s, cao. Tuy nhiên, c*ng có mt s
nhà lãnh o có tính thn tr$ng hn, không thích mo him cho nên m&c  ri
ro c*ng thp hn.
Trit lý qun lý và phong cách iu hành c*ng c th hin qua !ng li qun
lý. Có nhà lãnh o thích c làm vic và trao i ý kin trc tip v"i nhân


17


viên, nhng c*ng có nhà lãnh o li thích làm vic theo mt trình t hàng d$c
hay hàng ngang ã c thit lp tr"c.
T ó cho thy, quan im, nhn th&c và phong cách iu hành ca nhà lãnh o
nh hng rt l"n n môi tr!ng kim soát ca công ty.

1.2.1.5. C c/u t2 ch1c trong công ty
C cu t ch&c trong công ty c th hin qua s  t ch&c ca công ty, trong
ó phân chia trách nhim, quyn hn và báo cáo ca tng v trí và phn ánh các
mi quan h gia các b phn trên s . Tùy theo loi hình kinh doanh, mc
tiêu hot ng ca nhà qun lý, quy mô, tính cht ca công ty mà xây dng c
cu t ch&c phù hp.
Mt c cu t ch&c g$n nh), rõ ràng s, có tác ng tt cho môi tr!ng kim
soát. Ngc li, mt c cu t ch&c r!m rà, ph&c tp s, không m bo các th
tc kim soát. Vì vy, khi xây dng c cu t ch&c, công ty cn lu ý mt s vn
 nh sau:
− C cu t ch&c phù hp v"i quy mô, tính cht, mc tiêu kinh doanh ca công
ty, tinh g$n và hiu qu.
− Xác nh c các v trí then cht v quyn hn, trách nhim và các l trình
báo cáo cho phù hp.
− m bo s phù hp ca tng v trí trong s  t ch&c v"i tng nhân viên.
− H thng thông tin trong công ty thông sut, nhng ng!i có liên quan c
tip nhn thông tin nhanh chóng, chính xác.

1.2.1.6. Cách th1c phân chia trách nhim và quyn h!n cho t3ng nhân viên
trong công ty
Phân chia trách nhim và quyn hn cho tng nhân viên phi phù hp v"i s 
t ch&c ã c xây dng. Phân chia trách nhim cho nhân viên phi m bo
nguyên tc bt kiêm nhim, phù hp v"i trình , kinh nghim, s thích ca
nhân viên s, giúp cho môi tr!ng kim soát phát huy tác dng. Quyn hn ca
nhân viên c quy nh phi tng &ng v"i trách nhim công vic mà h$ m
nhim.


18


Vì công vic ca các thành viên có mi liên h v"i nhau trong hot ng ca
công ty. Do ó, quyn hn và trách nhim ca tng v trí trong s  t ch&c cn
phi c mô t rõ ràng, chi tit và quy nh rõ v quan h, v mt báo cáo gia
các thành viên.

1.2.1.7. Chính sách nhân s
Chính sách nhân s bao gm các chính sách nh: tuyn dng, ào to,  bt, sa
thi, khen thng, chính sách u ãi i v"i các nhân tài và nhân viên làm vic
lâu nm, chính sách hoán i công vic i v"i nhng v trí nhy cm (th qu',
th kho, nhân viên mua hàng, nhân viên tính lng và các khon trích theo
lng, …) và các quy nh khác có liên quan n nhân s.
Vic tuyên dng, khen thng, tng lng hoc c  bt vào nhng v trí
cao cp hn cho nhng nhân viên có trình , có kinh nghim, chính trc, o
&c tt s, khuyn khích cho các nhân viên phn u nâng cao kin th&c, làm
vic tích cc hn, nâng cao giá tr o &c. i v"i nhng hành vi vi phm, ban
lãnh o c bit quan tâm và a ra nhng hình th&c x% pht thích hp c*ng
góp phn hn ch nhng sai phm. Nhân t này s, b sung cho nhân t m bo
nng lc và nhân t tính chính trc và giá tr o &c.
Chính sách nhân s úng n s, làm hoàn thin hn môi tr!ng kim soát. Tuy
nhiên, khi thit lp các chính sách nhân s cn phi lu ý n mc tiêu hot
ng, c im, quy mô ca công ty. Chính sách này phi phù hp v"i kh nng
ca nhân viên  m bo tính kh thi thì m"i có th phát huy c tác dng.

1.2.2. ánh giá r"i ro
Trong m$i hot ng sn xut kinh doanh u phát sinh ri ro, m(i ngành ngh
khác nhau thì phát sinh nhng ri ro khác nhau. Nhng ri ro này làm nh hng
n m&c  trung thc và hp lý ca các s liu trình bày trên báo cáo tài chính,
tình hình tài sn, ngun vn phn ánh không úng v"i thc t, không phù hp
v"i các chun mc, nguyên tc k toán hay làm cho mc tiêu hot ng ca công
ty không thc hin c. Vì vy, các nhà qun lý cp cao cn phi ánh giá ri
ro trong phm vi hot ng sn xut kinh doanh ca công ty.


19


Không l thuc vào quy mô, cu trúc, loi hình hay v trí a lý, bt k1 t ch&c
nào khi hot ng u b các ri ro xut hin t các yu t bên trong hoc bên
ngoài tác ng.
Các yu t bên trong. S qun lý thiu minh bch, không coi tr$ng o &c
ngh nghip. Cht lng cán b thp, s c h ng hóc ca h thng máy tính, ca
trang thit b, h tng c s. T ch&c và c s h tng không thay i kp v"i s
thay i, m rng ca sn xut. Chi phí cho qun lý và tr lng cao, thiu s
kim tra, kim soát thích hp hoc do xa công ty m) hoc do thiu quan tâm
Các yu t bên ngoài. Thay i công ngh làm thay i quy trình vn hành.
Thay i thói quen ca ng!i tiêu dùng làm các sn phm và dch v hin hành
b l(i th!i. Xut hin yu t cnh tranh không mong mun tác ng n giá c và
th phn. S ban hành ca mt o lut hay chính sách m"i, nh hng n hot
ng ca t ch&c
 tránh b thit hi do các tác ng nêu trên, t ch&c cn th!ng xuyên: xác
nh ri ro hin hu và tim n. Phân tích nh hng ca chúng k c tn sut
xut hin và xác nh các bin pháp  qun lý và gim thiu tác hi ca chúng.

1.2.3. Thông tin và truyn thông
Thông tin và truyn thông là mt chu(i các công vic thu thp, x% lý các nghip
v kinh t phát sinh liên quan n quá trình hot ng sn xut kinh doanh ca
công ty, da trên c s ó phát hành các báo cáo cung cp cho i tng bên
trong và ngoài công ty. Các quy trình kim soát ni b hot ng hu hiu hay
không phn l"n là do h thng thông tin, truyn thông có tt hay không, và có
th xem thông tin và truyn thông là b phn tiên quyt trong vic thit lp, duy
trì và nâng cao nng lc kim soát trong công ty.
Mt b phn gi vai trò quan tr$ng trong h thng thông tin và truyn thông là
h thng k toán. H thng k toán t yêu cu khi m bo các mc tiêu sau:
− Tt c các nghip v kinh t thc t phát sinh u c thu thp và ghi chép
y  vào s sách k toán.
− Các nghip v kinh t phát sinh c phân loi mt cách úng n. Ni dung
các nghip v c di-n gii mt cách chi tit, y , úng v"i ni dung thc t
phát sinh.


20


− S tin ghi nhn vào s sách úng v"i s tin thc t phát sinh.
− Các nghip v kinh t phát sinh phi c ghi chép úng k1 hn.
− S liu trình bày trên báo cáo tài chính trung thc và hp lý, các thông tin
khác phi c công b y  trong thuyt minh báo cáo tài chính.
Ch&ng t k toán và s sách k toán là c s  kim tra, kim toán tính trung
thc và hp lý ca báo cáo tài chính.
Vì vy, h thng thông tin và truyn thông cn c t ch&c tht tt  bo m
chính xác, kp th!i, y , tin cy, d- nm bt và úng ng!i có thm quyn.

1.2.4. Ho!t #ng kim soát
Các hot ng kim soát là các bin pháp, quy trình, th tc m bo ch. th ca
ban lãnh o trong gim thiu ri ro và to iu kin cho t ch&c t c mc
tiêu t ra c thc thi nghiêm túc trong toàn t ch&c. Ví d: kim soát phòng
nga và phát hin s mt mát, thit hi ca tài sn, kim soát xem t ch&c có
hot ng theo úng chun mc mà t ch&c ã quy nh, theo úng các yêu cu
ca pháp lut hin hành…

1.2.4.1. Phân lo!i kim soát theo m4c #ích qu%n tr$ r"i ro
* Kim soát nghip v
Kim soát nghip v là các chính sách và th tc ban hành  thc hin kim
soát các nghip v kinh t phát sinh và chu k1 k toán. Ví d: Nghip v nhn
tin bán hàng b#ng tin mt. Mt s th tc kim soát khi nhn tin: Ng!i nhn
i nhn tin phi trình giy gi"i thiu ca công ty, ch&ng minh nhân dân, khi
nhn tin phi ký tên vào phiu chi ca khách hàng, ký tên ng!i np tin vào
phiu thu ca công ty và giao tin cho th qu'.

* Kim soát ng dng
Kim soát &ng dng là hot ng kim soát ch. c áp dng cho tng hot
ng c th nh: hot ng chi thanh toán cho nhà cung cp hoc chi tin lng
hoc thu tin bán hàng b#ng tin mt, …


21


Kim soát quá trình chi thanh toán cho nhà cung cp nh#m m bo khon tin
tr này có y  ch&ng t ch&ng minh khon n phi tr và c phê duyt bi
cp có thm quyn. Khon tin thc chi úng b#ng v"i s tin ã c duyt,
ch&ng t xác nhn s tin chi c lp, ký tên và lu tr y . nh k1, nhng
ng!i có liên quan trong ni b công ty v thanh toán n cho nhà cung cp (nh:
k toán thanh toán, k toán theo dõi công n phi tr, th qu' nu thanh toán
b#ng tin mt) tin hành i chiu s liu. Báo cáo công n phi tr cho nhà
cung cp c lp nh k1 cho trng b phn, phòng, ban có liên quan. Tuy
nhiên, kim soát &ng dng ch. m bo  tin cy cho hot ng chi thanh toán
cho nhà cung cp, c th hin qua 3 khâu: kim soát thông tin u vào, kim
soát quá trình x% lý d liu, kim soát thông tin u ra.

* Kim soát chung
Kim soát chung là hot ng kim soát c áp dng cho tt c các hot ng
có liên quan n quá trình x% lý thông tin, bao gm các chính sách và th tc
nh#m to s tin cy v h thng thông tin ca công ty.
Hot ng kim soát chung th!ng là nhng hot ng nh sau:
− Kim soát quá trình x% lý d liu ca phn mm k toán.
− Kim soát nhng s c có th xy ra nh hng n d liu k toán.
− Kim soát các thit b lu tr d liu k toán.
− Kim soát vic tip cn toàn b h thng thông tin.

1.2.4.2. Phân lo!i kim soát theo tính ch/t s5 d4ng
* Kim soát phòng nga
Kim soát phòng nga là loi kim soát nh#m phòng nga sai sót và gian ln,
c thc hin tr"c và trong khi thc hin công vic.
S kép là hot ng kim soát phòng nga. Quy nh ban kim soát theo dõi,
giám sát b phn mua hàng trong vic la ch$n các nhà cung &ng nh#m phòng
nga tiêu cc trong quá trình mua hàng, ch/ng hn nhng khon hoa hng áng
l, công ty c hng nhng nhân viên ph trách mua hàng li s% dng cho mc
ích cá nhân.



22


* Kim soát phát hin
Kim soát phát hin là loi kim soát nh#m phát hin ra các sai sót, gian ln hoc
các iu kin dn n sai sót và gian ln. Kim soát phát hin c thc hin sau
khi các nghip v kinh t ã xy ra. Lp bng cân i s phát sinh  xem các tài
khon phát sinh trong k1, tng d n có b#ng v"i tng d có hay không là hot
ng kim soát phát hin.

* Kim soát sa sai
Kim soát s%a sai là quá trình s%a cha nhng sai sót và gian ln. Kim soát s%a
sai th!ng c i kèm v"i hot ng kim soát phát hin.
Cui tháng, k toán theo dõi công n phi tr i chiu công n v"i nhà cung
cp phát hin có mt khon n cha c ghi nhn vào s sách có ch&ng t y
, k toán theo dõi công n tin hành iu ch.nh b sung công n phi tr.
Hành ng iu ch.nh công n ã ghi nhn s sách sai là hot ng kim soát
s%a sai.

1.2.4.3. Các ho!t #ng kim soát ch" y&u
* Phân chia trách nhim y 
Các nhân viên trong công ty c phân công, phân nhim chi tit, rõ ràng nhng
òi h i phi m bo nguyên tc bt kiêm nhim. Mt b phn, phòng, ban hoc
cá nhân không c phép m nhim, x% lý mt nghip v bt k1 nào t khi bt
u cho n khi kt thúc. Và mt cá nhân nào ó không c thc hin hn mt
trong bn ch&c nng: phê duyt, thc hin, ghi chép nghip v và bo qun tài
sn.
Mc ích ca nhng òi h i bt buc này  h thng kim soát ni b hu hiu
hn: bt k1 mt nghip v nào c*ng phi c tham gia x% lý ca nhiu b phn,
phòng, ban và nhiu nhân viên. Qua ó, các nhân viên kim tra công vic thc
hin ln nhau, nhanh chóng hay d- dàng phát hin ra nhng sai sót hay hành vi
gian ln ln nhau. ng th!i, nu càng nhiu nhân viên tham gia thì s thông
ng gia nhiu nhân viên thc hin c*ng khó khn hn.

* Kim soát quá trình x lý thông tin và các nghip v


23


 thông tin k toán áng tin cy, công ty cn phi thc hin nhiu hot ng
kim soát nh#m kim tra tính xác thc, y  và vic phê chun các nghip v.

* Kim soát vt cht
Vt cht c hiu là các ch&ng t k toán k c nhng ch&ng t c ánh s
nhng cha s% dng, s sách k toán, h s d liu c ct gi trong t, lu
trên máy vi tính, tin và các tài sn khác.
Các tài sn này c bo qun trong t st và két st có  khóa chc chn hay
trong kho c ct gi và khóa cn thn. Ch. có nhng ng!i c giao nhim
v bi cp trên m"i c tip cn tài sn ca công ty.
nh k1, công ty tin hành kim kê thc t hàng tn kho, tài sn c nh, tin
mt  so sánh v"i s liu ghi nhn trên s sách. Tr!ng hp có s chênh lch v
s liu, công ty c bit iu tra làm rõ nguyên nhân, x% lý nghiêm túc. ây
c*ng là cách  hn ch mt mát tài sn ca công ty sau này.

* Phân tích rà soát
Phân tích rà soát là s so sánh s liu t hai i tng khác nhau hoc t hai k1
liên tip nhau. T ó, phát hin nhng bin ng hay khác bit bt th!ng và kp
th!i x% lý. Ví d:
− i chiu s liu hàng tn kho trên thc t v"i s liu hàng tn kho trên s
sách.
− i chiu doanh thu bán hàng tháng này v"i doanh thu bán hàng tr"c tr"c.
− i chiu chi phí hot ng thc t phát sinh v"i chi phí k hoch.
− iu chiu s d n phi thu trên s sách ca công ty v"i s d n phi tr
trên s sách ca khách hàng.

1.2.5. H thng giám sát và th6m #$nh
H thng giám sát và thm nh là quá trình theo dõi và ánh giá cht lng thc
hin vic kim soát ni b  m bo nó c trin khai, c iu ch.nh khi
môi tr!ng thay i, c ci thin khi có khim khuyt. Ví d th!ng xuyên rà
soát, kim tra và báo cáo v cht lng, hiu qu hot ng ca h thng kim


24


soát ni b, ánh giá và theo dõi vic ban lãnh o c*ng nh tt c nhân viên có
tuân th các chun mc &ng x% ca t ch&c sau khi ký cam kt hay không.
Có 2 cách  thc hin vic giám sát: giám sát th!ng xuyên và giám sát nh
k1.

1.2.5.1. Giám sát th0ng xuyên
Giám sát th!ng xuyên là hot ng giám sát c thc hin thông qua vic tip
nhn ý kin óng góp t các i tác nh: nhà cung cp, khách hàng, nhà u t
trong quá trình công ty hot ng sn xut kinh doanh hoc xem các báo cáo
hot ng và phát hin nhng bin ng bt th!ng.
Giám sát th!ng xuyên ch. nên áp dng cho nhng vn  nhy cm nh: mua
hàng, bán hàng, thu – chi tin mt, tin lng, …
 giám sát th!ng xuyên t hiu qu, công ty th!ng xuyên t ch&c hi ngh
khách hàng, bui h$p mt, hay hi tho  thu thp thông tin.
Mc ích ca hot ng giám sát th!ng xuyên nh#m kp th!i phát hin nhng
yu kém, th tc d tha trong kim soát.

1.2.5.2. Giám sát #$nh k7
Giám sát nh k1 là hot ng giám sát c thc hin theo nh k1 thông qua
các cuc kim toán bi kim toán viên ni b hoc kim toán viên c lp. Tùy
theo m&c  ri ro, mc tiêu hot ng ca công ty mà k1 hn ca giám sát dài
hay ngn.
Kim toán viên s, a ra ý kin ánh giá v h thng kim soát ni b.  ánh
giá úng n v h thng kim soát ni b, kim toán viên cn phi thit lp mt
quy trình ánh giá cht ch,, có khoa h$c và am him v m$i hot ng kim soát
trong công ty. Các kim toán viên th!ng dùng bng câu h i  ph ng vn
nhng ng!i thc hin.
Ý kin ánh giá v h thng kim soát ni b ca kim toán viên c s% dng
 iu ch.nh nhng im còn yu kém, cha phù hp trong h thng.

1.2.5.3. Báo cáo phát hin


25


 tin cy ca báo cáo chu tác ng bi tính hiu qu ca h thng kim soát
ni b.
1.2.6. H!n ch& c"a h thng kim soát ni b
Tính hu hiu ca h thng kim soát ni b, ngay c khi nó c thit k mt
cách hoàn ho v mt cu trúc, ph thuc vào nng lc làm vic, tính chính trc
và áng tin cy ca con ng!i trong t ch&c. Vì vy, h thng kim soát ni b
ch. có th giúp hn ch ti a nhng sai phm mà thôi, nhng hn ch vn có
ca h thng kim soát ni b xut phát t nhng nguyên nhân sau:
− Kim soát ni b khó ngn cn c gian ln và sai sót ca ng!i qun lý cao
cp. Các th tc kim soát là ng!i qun lý t ra, các th tc này ch. cho
phép kim tra các gian ln và sai sót ca các nhân viên. Tr!ng hp ng!i
qun lý c tình gian ln, h$ có th tìm cách b qua các th tc kim soát cn
thit.
− Nhng hn ch xut phát t bn thân con ng!i nh s vô ý, bt cn, ãng trí,
ánh giá hay "c lng sai, hay hiu sai ch. dn ca cp trên hoc các báo
cáo ca cp d"i.
− Kh nng ánh la, ln tránh ca nhân viên thông qua s thông ng v"i
nhau hay v"i các b phn bên ngoài n v.
− Hot ng kim soát th!ng nhm vào nhng nghip v th!ng xuyên phát
sinh mà ít chú ý n nhng nghip v không th!ng xuyên. Do ó, nhng sai
phm hay gian ln trong các nghip v này th!ng hay b qua.
− Yêu cu th!ng xuyên và trên ht ca ng!i qun lý là chi phí b ra cho hot
ng kim soát phi nh hn giá tr thit hi "c tính do sai sót hay gian ln
gây ra.
− Luôn có kh nng là các cá nhân có trách nhim kim soát ã lm dng quyn
hn ca mình nh#m phc v cho mu  riêng.
− iu kin hot ng ca n v thay i nên dn t"i nhng th tc kim soát
không còn phù hp …

1.2.7. Yêu c8u v mt h thng kim soát ni b doanh nghip hiu qu%
Nh vy, mun h thng kim soát ni b doanh nghip hot ng hiu qu, ban
giám c có trách nhim thành lp, iu hành và kim soát h thng kim soát

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×

×