Tải bản đầy đủ

Đề tài Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam pdf

[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Đề tài
Nội dung và xu hướng phát
triển EDI trên thế giới và ở
Việt Nam
1
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
MỤC LỤC
2
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
I, Cơ sở lý luận
1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI
1.1.1: Khái niệm
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - Electronic Data Interchange ) sự truyền thông tin
từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh nghiệp kia, trong đó có sử
dụng một số định dạng chuẩn nào đó.
Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), việc trao
đổi dữ liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc
chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương
tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”. EDI có
thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết

thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá
trình giao dịch.
EDI là hình thức TMĐT đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp, và đã tồn tại
nhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ TMĐT . Cho đến nay EDI vẫn
là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong TMĐT B2B .
Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin được chứa đựng
truyền thống trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo
nhận hàng. Dữ liệu thuộc 5 loại chứng từ kể trên chiếm tới 75% tổng tất cả các thông tin
trao đổi giữa các đối tác thương mại ở Mỹ
1.1.2: Trao đổi thông tin doanh nghiệp và sự ra đời của EDI
Sự xuất hiện các tổ chức kinh doanh lớn vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20 đã dẫn đến
sự cần thiết phải tạo lập các loại tài liệu giấy tờ giao dịch doanh nghiệp chính thức.
Trong các năm 1950, các công ty bắt đầu sử dụng máy tính để bảo quản và xử lý các
chứng từ giao dịch nội bộ, nhưng thông tin trao đổi giữa các doanh nghiệp vẫn tiếp tục
được in ra giấy.
3
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Đầu những năm 1960, trong khi đang làm việc tại Công ty Du Pont, ông đã phát
triển một chuẩn dành cho các thông điệp điện tử để gửi thông tin hàng hoá giữa Công ty
Du Pont và hãng vận chuyển Chemical Leahman Tank Lines. Năm 1965, hãng vận
chuyển Steamship Line bắt đầu gửi cho hãng vận chuyển Atlantic những bản kê khai
chuyển hàng dưới dạng những thông điệp telex mà sau đó có thể in ra giấy hoặc nhập vào
máy tính.
Tiếp đó, Công nghệ truyền thông dữ liệu tiên tiến đã chophép các đối tác thương
mại truyền dữ liệu qua các đường dây điện thoại thay cho việc vận chuyển phiếu đục lỗ
hoặc băng từ.
Khó khăn: một chương trình dịch thuật mà một đối tác viếtra có thể không phù
hợp với đối tác kia, mỗi công ty thamgia vào quá trình trao đổi thông tin này phải đầu tư
khá lớn vào phát triện hạ tầng cơ sở CNTT. Chỉ những công ty lớn mới có thể đầu tư, và
lượng giao dịch phải thật lớn mới có thể tương xứng với chi phí đầu tư.
Uỷ ban này đã tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn bao gồm tấtcả các thành phần
dữ liệu được chứa một cách phổ biến trongcác vận đơn, hoá đơn, tờ khai vận chuyển và
các mẫu giấy tờ khác.
Thay cho việc in ra mẫu giấy, người vận chuyển có thể chuyển thông tin về
chuyến hàng vào file dữ liệu máy tính tương thích với các định dạng chuẩn của TDCC.
Người vận chuyển (Shipper) có thể chuyển file dữ liệu đến bất kỳ một công ty đại
lý vận tải (Freight company) nào đã chấp nhận định dạng chuẩn của TDCC.
Công ty đại lý vận tải có thể chuyển file dữ liệu ở định dạng chuẩn của TDCC đó
thành dữ liệu phù hợp với việc sử dụng trong hệ thống thông tin của công ty mình.
Các công ty vận tải hưởng lợi ích từ việc tiết kiệm do không phải in ra giấy và xử


lý giấy tờ, không phải nhập dữ liệu hai lần, không phải lo lắng về lỗi và các thủ tục sửa
lỗi.
Đến năm 1968, rất nhiều các công ty vận chuyển đường sắt, hàng không, đường
bộ và vận chuyển đường biển đã sử dụng những chuẩn kê khai điện tử liên ngành do Uỷ
ban Phối hợp Truyền dữ liệu (Transportation Data Coordinating Committee - TDCC) của
4
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Mỹ khởi xướng và vào năm 1975, TDCC đã xuất bản tài liệu đặc tả kỹ thuật thuật trao
đổi dữ liệu điện tử (EDI) đầu tiên của mình.
Ngành lương thực và thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao đổi dữ liệu
điện tử vào năm 1977.
1.1.3. Sựphát triển của EDI

Sau một thập kỷ cố gắng nhằm thiết lập các chuẩn EDI rộng rãi hơn, một số tổ hợp
công nghiệp và công ty lớn của Mỹ quyết định cùng hợp lực tạo lập một hệ thống chuẩn
chung cho nhiều ngành đối với các linh kiện điện tử, thiết bị cơ khí và nhiều loại sản
phẩm được sử dụng phổ biến khác.
Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI- American National Standard Institute) là cơ
quan điều phối đối với các tiêu chuẩn ở Mỹ.
Năm 1979, ANSI hình thành nên một uỷ ban mới có nhiệm vụ thống nhất các
chuẩn EDI. Uỷ ban này mang tên Uỷ ban tiêu chuẩn được uỷ quyền X12.
5
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ thống thông tin làm việc ở hơn 800
doanh nghiệp và tổ chức.
• Tiêu chuẩn thông thường bao gồm các đặc tả cho vài trăm sets giao dịch
(Transaction Sets), đó là tên của các định dạng (format) cho các trao đổi dữ liệu kinh
doanh đặc thù.
Một số sets giao dịch thuộc hệ ASC X12 sử dụng phổ biến nhất trong kinh doanh.
Đến đầu những năm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô General
Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI. Những nhà bán lẻ lớn như
Sears, Roebuck và Co. và Kmart Corp. cũng bắt đầu sử dụng EDI.
Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc bằng cách
loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với những nhà cung cấp. Nó
đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt tiền và những mạng gia tăng giá trị
(VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp thường phải sử dụng những hệ thống EDI khác
nhau cho các khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào hoàn toàn tuân thủ
tập chuẩn con EDI trong ngành của mình. Trước tình hình phần lớn khách hàng lớn đều
yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở nên khá đơn giản: Không có
EDI, không có doanh thu.
Năm 1987, Liên hiệp quốc đã công bố những chuẩn đầu tiên dưới tên gọi EDI cho
quản trị, thương mại và vận tải (EDIFACT, hay UN/EDIFACT).
6
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Đến năm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI.
Tổ chức ASC X12 đã đồng ý chuyển các chuẩn của Mỹ sang các chuẩn quốc tế
UN/EDIFACT . Tuy nhiên, chưa xác định thời điểm cuối cùng cho việc hoàn thành việc
dịch chuyển này .
Một số ý kiến phê phán các chuẩn EDI hiện hành cho rằng việc các chuẩn này dựa trên
các mẫu chứng từ giấy làm cho việc tích hợp các dòng dữ liệu EDI vào các hệ thống
thông tin định hướng quá trình kinh doanh trở nên khó thực hiện.
Việc chuyển đổi các sets giao dịch EDI hướng tới các quá trình kinh doanh thay cho các
mẫu giao dịch qua giấy tờ có thể đòi hỏi phải thiết kế lại hoàn toàn các mẫu chuẩn, mà
các mẫu này đã trở thành một bộ phận của cơ sở hạ tầng CNTT của nhiều tổ chức trong
30 năm qua.
II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam
2.1 Nội dung về EDI
2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI
EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh
toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong
cả quá trình giao dịch.
7
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Quy trình hoạt động của EDI như sau :
• Chuẩn bị tài liệu điện tử
• Dịch dữ liệu để chuyển đi
• Truyền thông
• Dịch dữ liệu đến
• Xử lý tài liệu điện tử
Để ứng dụng EDI giữa các bên với nhau thì trước tiên cần phải yêu cầu những bên
tham gia cần phải tích hợp, sử dụng hệ thống EDI. Các bên tham gia sẽ truyền và nhận dữ
liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI. Và hiện nay thông thường sử dụng 2 dạng chuẩn đó là:
ANSI ASC X12 và UN/EDIFACT.
 Bước 1: Bên gửi dữ liệu điện tử sẽ chuẩn bị tài liệu điện tử. Nghĩa là họ phải mã hóa
dữ liệu điện tử của họ dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của mình.
Như trên sơ đồ chúng ta có thể nhận thấy các bước thực hiện ở đây:
 Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền thông: ở bước này: từ bộ chuyển đổi EDI Phong bì
EDI cho thông điệp truyền tải modern. Để chuẩn bị truyền dữ liệu điện tử thông qua
các phương tiện điện tử.
 Bước 3 : Truyền thông. Truyền EDI trong môi trường mạng. Ở đây sẽ có 2 cách để
thực hiện truyền EDI và mỗi cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng của nó.
- Truyền EDI thông qua môi trường internet công cộng. Phương pháp này có ưu điểm
là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao. Dữ liệu có thể dễ dàng bị thay
đổi trên đường truyền tới đối tác của mình.
- Truyền EDI thông qua mạng VAN riêng. Nghĩa là sẽ có những công ty đứng ra lập
các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau. Phương pháp này có nhược điểm
là rất đắt nhưng có ưu điểm là độ bảo mật được thực hiện một cách tuyệt đối. Tài liệu
không thể bị thay đổi do truyền trong một đường dây riêng.
 Bước 4: Dịch dữ liệu đến. dữ liệu modern Phong bì EDI cho thông điệp truyền tải
chuyển định dạng trong. Ở đây với hệ thống phần mềm của mình, bên nhận sẽ tiến
8
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
hành dịch các dữ liệu mà bên gửi gửi thông qua bộ hệ thông phần mềm của họ dựa
trên các chuẩn EDI.
 Bước 5: Xử lí tài liệu điện tử . Tại liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến hệ
thống điện tử. Và ở đây tài liệu điện tử sẽ được bên nhận xử lí.
Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính sẽ hoạt động như một
kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó. Khi được sử dụng, EDI rút
thông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ
dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác.
Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động
xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận. Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút
mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi
kèm với việc xử lý văn bản bằng tay. Lúc này mạng EDI ( thay cho bưu chính ) kết nối
hai công ty.
Máy tính EDI làm nhiệm vụ phiên dịch : biến đổi dữ liệu từ các định dạng sử dụng
nội bộ công ty ( người mua và người bán ) thành các set giao dịch EDI chuẩn. Sử dụng
EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty cho việc ứng dụng phần mềm
giao dịch. Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động
hoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty.
2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch qua giấy tờ
và qua EDI)
• Giao dịch trước khi có EDI – qua giấy tờ : Trước khi có EDI, các giao dịch
thương mại được thực hiện hầu hết qua giấy tờ, văn bản.
9
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Các hóa đơn, chứng từ, vận phiếu, hay phiếu giao hàng… đều phải trực tiếp 2 bên
chuyển giao cho nhau. Khi 2 bên đã thỏa thuận và đưa ra quyết định kí kết hợp đồng, tất
cả hợp đồng, hóa đơn, tình trạng hàng hóa, tình hình vận chuyển… đều cần thiết đến sự
có mặt của 2 bên xác nhận, kí tên, đóng dấu.Quá trình này làm tốn khá nhiều thời gian và
công sức của cả doanh nghiệp và cá nhân.
• Sau khi có EDI ( giao dịch qua EDI)
10
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
(EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính
khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông
tin . EDI được thiết kế nhằm mang lại hiệu quả tối đã cho việc trao đổi các chứng từ
thương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn, vận đơn, phiếu giao hàng, v.v ), giữa các đối tác
cũng như kết nối với các đối tác trong/ngoài doanh nghiệp.
EDI cho phép tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng tự động mà không
cần có sự can thiệp của con người. EDI có thể làm thay đổi quy trình/văn hóa kinh doanh
của doanh nghiệp mà không phải xây dựng lại kiến trúc của phần mềm doanh nghiệp đã
có trước đó.
Công việc trao đổi EDI trong thương mại điện tử gồm các nội dung như giao dịch
kết nối, đặt hàng, giao dịch gửi hàng và thanh toán. Vấn đề này đang được tiếp tục nghiên
cứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các nước có quan điểm chính sách, pháp luật
thương mại khác nhau, đòi hỏi phải có khung pháp lý chung trên nền tảng thống nhất
quan điểm về tự do hóa thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng internet. Chỉ như
11
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
vậy mới đảm bảo được tính khả thi, tính an toàn và hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu
điện tử.
2.1.3 Các loại kết nối EDI:
Hai quan điểm kết nối cơ bản: Kết nối trực tiếp và Kết nối gián tiếp
 Kết nối trực tiếp các đối tác thương mại
• Kết nối EDI trực tiếp yêu cầu mỗi doanh nghiệp tham gia mạng EDI phải vận
hành một máy tính phiên dịch riêng của mình.
• Các máy tính này kết nối trực tiếp với nhau bằng các sử dụng modem và qua các
đường dây điện thoại hoặc các đường thuê bao riêng.
• Phương án kết nối qua điện thoại trở nên bất tiện khi các đối tác nằm ở các múi
thời gian khác nhau với các giao dịch nhạy cảm về thời gian, và khi khối lượng
giao dịch lớn.
• Phương án sử dụng đường dây thuê bao riêng trở nên rất đắt đỏ đối với doanh
nghiệp, đặc biệt khi họ phải duy trì rất nhiều kết nối với những đối tác khác nhau.
Các đối tác thương mại thường dùng các giao thức truyền thông khác nhau, điều
này làm cho cả hai phương án kết nối trực tiếp đều khó thực hiện
 Kết nối gián tiếp các đối tác thương mại sử dụngVAN – Mạng giá trị gia tăng
• Thay cho kết nối trực tiếp đến các đối tác thương mại, công ty có thể quyết định
sử dụng dịch vụ của Mạng giá trị gia tăng (VAN).
• VAN là hệ thống mạng của một công ty chuyên cung ứng các thiết bị viễn thông,
các phần mềm và các kỹ năng cần thiết để nhận, bảo quản và gửi các thông điệp
điện tử có chứa các set giao dịch EDI.
• Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần phải lắp đặt một phần mềm phiên
dịch EDI sao cho tương thích với VAN. Thông thường, VAN cung cấp luôn phần
mềm này như một bộ phận trong thoả thuận vận hành của mình.
• Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của VAN kết nối với VAN
bằng cách sử dụng đường dây thuê bao riêng hoặc đường dây điện thoại, sau đó
gửi thông điệp đã được định dạng EDI đến VAN.
12
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
• VAN sẽ log thông điệp và chuyển thông điệp đến hòmthư nằm trong máy tính
VAN của đối tác. Đối tác sẽ kết nối với VAN để nhận thôngđiệp gửi đến mình từ
hòm thư. Cách tiếp cận này gọi là kết nối gián tiếp vì các đối tác gửi thông điệp
qua VAN thay vì kết nối cácmáy tính của họ trực tiếp tới nhau.
 Ưu điểm của việc sử dụng VAN:
– Người sử dụng chỉ cần duy trì một giao thức truyền thông thay vì phải sử
dụng nhiều giao thức như trong trường hợp trước
–VANghinhận các hoạt động thông điệp trong một audit log. Audit log
(nhật ký kiểm tra) VAN này trở thành một bản ghi các giao dịch và điều này
rất có ích khi phải giải quyết các tranh cãi nảy sinh giữa các đối tác
– VANcóthể cung cấp việc phiên dịch giữa các set giao dịch khác nhau (ví
dụ dịch từ set ASC X12 sang set UN/EDIFACT)
– VANcóthể thực hiện kiểm tra tính tự động tương thích để đảm bảo rằng
set giao dịch có định dạng EDI riêng biệt
 Nhược điểm của các mạng VAN:
– Chi phí lớn: Phần lớn các mạng VAN đòi hỏi đóng phí vận hành, phí bảo
trì hàng tháng và phí giao dịch. Phí giao dịch dựa trên khối lượng giao dịch,
độ dài giao dịch hoặc cả hai. Những đối tác thương mại có lượng giao dịch
ít thường thấy khó khăn chi phải chi trả phí vận hành và phí bảo trì cố định
hàng tháng.
Ví dụ, chi phí ban đầu cho việc triển khai EDI, bao gồm phần mềm, phí vận
hành và phần cứng có thể vượt quá 50.000$
– Các công ty có thể sử dụng các mạng VAN khác nhau, không phải khi
nào cũng dễ giao dịch với nhau. Mặc dùmột số mạng VAN thực hiện dịch
vụ trao đổi thông điệp với các mạng VAN khác, thì chi phí cho dịch vụ này
là không thể dự đoán trước được
13
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
– Lưu chuyển thông tin giữa các VAN không phải luôn luôn cho phép việc
kiểm tra theo dõi một cách minh bạch các giao dịch làm cơ sở cho việc giải
quyết các bất đồng
2.1.4 Phân biệt sự khác nhau giữa EDI truyền thống và EDI trên cơ sở
Internet
EDI truyền thống EDI trên cơ sơ Internet
Định nghĩa Là sự chuyển thông tin từ máy
tính này sang máy tính khác bằng
phương tiện điện tử theo một tiêu
chuẩn đã được thỏa thuận về cấu
trúc thông tin
Là sự trao đổi thông điệp cho các giao
dịch kinh doanh giữa các máy tính của
các tổ chức khác nhau bằng cách sử
dụng các thỏa thuận chuẩn ( các hiệp
định khác nhau được đồng ý rộng rãi
trên thế giới đến mức có thể đươc) qua
Internet.
Đặc điểm • Sử dụng mạng giá trị gia
tăng làm cầu nối để các
máy tính điện tử có thể liên
lạc với nhau, để lưu trữ và
tìm kiếm
• Tốn chi phí cho việc đóng
gói, vận chuyển….trực tiếp
đến tay người mua.
• Việc trao đổi giữa các đơn
vị, công ty về nội dung,
dung liệu thì được trao đổi
dưới dạng hiện vật, và trực
tiếp )
• Sử dụng mạng Internet là
phương tiện chính của EDI với
nhiều chức năng hơn
• Tiết kiệm được chi phí cho việc
đóng gói, vận chuyển…vì được
giao dịch thông qua Internet.
• Việc trao đổi giữa các đơn vị,
công ty về nội dung, dung liệu
thì được trao đổi dưới dạng số
hóa và truyền gửi theo mạng
( hay còn gọi là giao gửi số hóa
14
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
2.1.5 Hạn chế của EDI truyền thống
• Tăng thời gian xử lý :Trong hệ thống dựa trên giấy tờ, việc chuyển vật lý các tài
liệu giữa các đối tác thương mại là nguyên nhân làm tăng thời gian xử lý để hoàn
thành một giao dịch đơn lẻ. Một lý do khác cũng làm thời gian xử lý lâu hơn là
thời gian nhập lại dữ liệu. Cùng một thông tin được nhập vào hai lần, có thể nhiều
hơn rất nhiều đặc biệt là trong các ngành công nghiệp sản
xuất.
• Độ chính xác thấp : Vì hệ thống dựa trên giấy tờ đòi hỏi nhiều thể nghiệm của
cùng một thông tin, nên dữ liệu phải nhập lại ở nhiều nơi trong chu trình xử lý. Rõ
ràng việc nhập lại dữ liệu giống nhau làm tăng khả năng sinh
lỗi.
• Chi phí lao động lớn : Luồng thông tin truyền thống đồi hỏi dữ liệu được nhập thủ
công tại mỗi bước trong chu trình xử lý, ví dụ phiếu đặt mua hàng, hoá đơn, thông
tin giao hàng, biên nhận,… Những hoạt động này đỏi hỏi nhiều lao động. Bên
cạnh đó quá trình vận chuyển, luu trữ dữ liệu cũng tấ tốn kém .
• Tăng độ không chắc chắn : Vì chậm trể trong giai đoạn chuyển thư và xử lý, thời
gian nhận tài liệu sẽ không được đảm bảo. Việc người mua nhận ra rằng nhà cung
cấp không bao giờ nhận được phiếu đặt hàng khi các mặt hàng không được đưa
đến như mong đợi, không phải là chuyện hiếm. Điều không chắc chắn này thường
dẫn tới việc gọi điện thoại thường xuyên để xác nhận tài liệu.
2.1.6 Lợi ích của EDI
Việc thực hiện EDI có tác động đến cả hai phía đối tác thương mại, cho nên không
thể thực hiện nó chỉ ở một bên Ví dụ: chỉ cho một bên mua mà không cho bên bán, cũng
không áp dụng được nếu chỉ đem lại lợi ích cho một bên. Ví dụ, khách hàng của nhà cung
cấp yêu cầu phải cung cấp cho họ hoá đơn theo đường điện tử. Cái được đối với khách
hàng là họ giảm được tổng chi phí cho việc xử lý các hoá đơn của họ. Tuy nhiên phía nhà
15
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
cung cấp không được lợi gì cả vì chẳng có gì đảm bảo rằng họ sẽ được thanh toán sớm
hơn. Dẫn tới nhà cung cấp chẳng có quan tâm và hứng thú gì khi thực hiện EDI.
Vì vậy chúng ta cần xác định được các lợi ích và ưu điểm của việc thực hiện EDI
từ cả hai phía của tổ chức và các đối tác là điều rất quan trọng. Đối với ví dụ như trên,
cùng với việc trao đổi hoá đơn điện tử, nên thực hiện thêm việc chuyển tiền tự động để
thanh toán, sao cho việc thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh hơn. Một quan hệ đối
tác đúng trong EDI là phải chú ý đến cách tiếp cận này để động viên và phát triển mối
quan hệ đối tác kinh doanh thực sự. Song song với việc xác định các lợi ích của việc áp
dụng EDI thì ta cũng cần phải tìm rõ các hạn chế của việc thực hiện EDI để từ đó đưa ra
các giải pháp giúp khắc phục các hạn chế đó và việc áp dụng EDI này được thực hiện
một cách hiệu quả nhất.
Những lợi ích mà EDI trên cơ sở internet đem lại trong các lợi ích sau đây:
• Giảm chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư tín
• Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần
• Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay
• Tăng tính chính xác của thông tin, giảm lỗi sai sót do không phải nhập lại số liệu
nhiều lần
• Hệ thống lưu trữ thông điệp giúp khẳng định văn bản đã được giao đến cho đối
tác và có thể theo dõi đường đi của hàng hoá trong từng giai đoạn
• Được sử dụng cùng với hệ thống lưu kho tự động, EDI giúp giảm thời gian lưu
kho, giảm số lượng hàng tồn kho
• Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn có nghĩa đáp ứng nhu cầu của khách
hàng hiệu quả hơn
• Có cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất nhằm tăng tính cạnh tranh
của công ty và của cả ngành công nghiệp
• Cải thiện mối quan hệ thương mại, củng cố quan hệ giữa khách hàng và nhà cung
cấp
• Giữ được các khách hàng quan trọng và có thể sử dụng như một công cụ tiếp thị
nhằm thu hút các khách hàng mới
• Giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Một số công ty lớn yêu cầu các
công ty đối tác phải sử dụng EDI mới tiếnhành kinh doanh.
16
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
• Không những vậy, trong các giao dịch thương mại của các công ty chúng ta nên
sử dụng EDI vì khi sử dụng EDI, các phần mềm ứng dụng của công ty bạn có thể
gửi chứng từ giao dịch trực tiếp đến hệ thống máy tính của đối tác mà không cần
sự can thiệp của con người .EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn
chế những chậm trễ hay lỗi thường đi kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay. Bằng
cách đơn giản hoá và tinh giảm các quy trình giao dịch, EDI có thể giúp công ty
bạn kiểm soát được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải thiện trình độ phục vụ khách
hàng.
2.2 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới và ở Việt Nam
2.2.1 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới
Lợi ích của EDI thì ai cũng đã nhìn thấy và ứng dụng EDI trong các doanh nghiệp
lớn, có tiềm lực về kinh tế là một điều tất yếu. EDI ngày càng được sử dụng rộng rãi trên
toàn cầu, chủ yếu phục vụ cho việc mua và phân phối hàng như gửi đơn hàng, ngoài ra
người ta cũng dùng cho các mục đích khác, như thanh toán tiền khám bệnh, trao đổi các
kết quả xét nghiệm v.v. EDI chủ yếu được thực hiện thông qua mạng ngoài (extranet) với
nhau và thường được gọi là “ mạng thương mại” (net-commerce). Cũng có khi có “EDI
hỗn hợp” ( hybird EDI) dùng cho trường hợp chỉ có một bên đối tác dùng EDI, còn bên
kia thì vẫn dùng các phương thức thông thường ( như fax, thư tín qua bưu điện…)
Tình hình phát triển EDI trên thế giới đặc biệt là những nước có phát triển có nền
tảng cơ sở hạ tầng tốt thì việc ứng dụng EDI trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên, trông khi
EDI tiết kiệm cho khách hàng rất tiền bạc nhiều bằng việc loại bỏ các chi phí giấy tờ thì
EDI lại tỏ ra khá đắt với các nhà cung cấp. Nó đòi hỏi các nhà cung cấp phải sử dụng các
phần mềm đắt tiền và những mạng giá trị gia tăng ( VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp
phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho những khách hàng lớn của mình vì
không có khách hàng nào tuân thủ tập chuẩn con trong ngành của mình. Trước tình hình
phần lớn các khách hàng lớn yêu cầu sử dụng EDI, sự lựa chọ trở nên khá đơn giản.
không có EDI, không có doanh thu. Do vậy, điều này buộc các doanh nghiệp, các tổ chức
17
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
phải sử dụng EDI trong công việc sản xuất kinh doanh của mình và EDI ngày càng trở
nên phổ biến. Sau đây là ví dụ về việc phát triển EDI ở một số quốc gia.
Ở Hàn Quốc tất cả các loại thông điệp điện tử (EDI, XML và XML/EDI) đều được
chuẩn hóa bởi Ủy ban EDIFACT Hàn Quốc – KEC. Theo báo cáo tại AFACT 2008, tính
đến tháng 8/2008 KEC đã phê chuẩn 610 thông điệp chuẩn (262 EDI, 53 XML/EDI, 295
XML) cụ thể trong các ngành, lĩnh vực như thương mại, bảo hiểm, tài chính, hải quan,
điện tử, đóng tàu, vận tải biển, phân phối, ô tô-xe máy…
Ở Nhật Bản: Hội đồng trao đổi dữ liệu điện tử (JEDIC) là tổ chức hoạt động nhằm
phổ biến và thúc đẩy EDIFACT, thúc đẩy quá trình chuẩn hóa với cả người bán và người
mua cho các giao dịch kinh doanh. Gần đây, JEDIC đã đưa ra một bản khảo sát về hiện
trạng sử dụng EDI cho 58 tổ chức trong lĩnh vực công nghiệp tại Nhật Bản. Kết quả cho
thấy 59.4% các tổ chức hiện nay đang áp dụng EDI trong công tác hành chính và 53,9%
đang áp dụng EDI trong lĩnh vực marketing.
Tại Đài Loan, EDI được sử dụng chính nhằm mục đích phát triển ngành tài chính.
Năm 2007, tổng lượng giao dịch giữa các ngân hàng dùng chuẩn EDI đạt đến 3.012.961
giao dịch với tổng giá trị lên đến 91.145 triệu USD, trung bình mỗi giao dịch trị giá
30.300 USD
Ngày nay, việc ứng dụng EDI cũng được mở rộng hơn ra nhiều ngành như lương
thực, y tế… chứ không chỉ có trong kinh doanh nữa và việc phát triển và sử dụng EDI là
một nhu cầu rất là cần thiết.
2.2.2 Xu hướng ứng dụng EDI ở Việt Nam
Hiện nay một số hệ thống thương mại điện tử đã được các doanh nghiệp đưa vào
và áp dụng ở các quy mô khác nhau và từng bước có hiệu quả, phục vụ hữu ích cho hoạt
động sản xuất kinh doanh. Các tiêu chuẩn hỗ trợ thương mại điện tử của liên hợp quốc
hoặc tiêu chuẩn quốc tế đang được phổ biến và ứng dụng trong doanh nghiệp như các
tiêu chuẩn ANSI ASC X12 hay EDIFACT…
Tại Việt Nam, các tiêu chuẩn được đa số các tổ chức và doanh nghiệp biết đến và
sử dụng trong trao đổi đữ liệu điện tử là XML. Tiêu chuẩn này thường được sử dụng vào
18
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
sao lưu các cơ sở dữ liệu, trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức doanh nghiệp khác nhau hoặc
giữa các chi nhánh của một tổ chức, doanh nghiệp như ngân hàng, công ty chứng khoán,
hải quan…Hầu hết các tổ chức, doanh nghệp được khảo sát đang áp dụng then chuẩn
định dạng XML do doanh nghiệp tự xây dựng và công bố để áp dụng. Chẳng hạn tổng
cục hải quan đã triển khai ứng dụng trên nền tảng XML kết hợp với mô hình theo khuyến
cáo của tổ chức hải quan thế giới (WCO) để trao đổi với các doanh nghiệp tham gia dịch
vụ hải quan điện tử; bộ công thương đã thống nhất biểu mẫu XML với phòng thương mại
và công nghiệp Việt Nam (VCCI) và các phòng quản lý xuất nhập khẩu, các khu công
nghiệp, khu chế xuất để sao lưu, truyền dữ liệu cấp chứng nhận xuất xứ điện tử về hệ
thống eCoSys.
Một số doanh nghiệp như cảng Hải Phòng đã đi đầu trong triển khai trao đổi dữ
liệu điện tử để quản lý và xử lý vận đơn cho các hãng tàu trong và ngoài nước. Chương
trình của cảng Hải Phòng được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế UN/ISO EDIFACT
9735 để quản lý dữ liệu container của cảng. Công ty Uniliver Việt Nam đã xây dựng
mạng EDI từ năm 2007 dựa trên tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử để quản lý sản phẩm
bằng hệ thống mã vạch theo tiêu chuẩn GS1.
Kết quả khảo sát cho thấy các trao đổi ứng dụng dữ liệu điện tử trong một số
ngành công nghiệp và dịch vụ tại Việt Nam vẫn đang phát triển ở mức độ sơ khai,đơn
giản và nhiều ứng dụng mới chỉ có ở quy mô nội bộ ngành hay trong một doanh nghiệp.
Việc triển khai áp dụng các tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ thương mại điện tử quốc tế nói
chung và các tiêu chuẩn EDI nói riêng vào thực tiễn là một quá trình công phu cần được
thực hiện qua nhiều công đoạn từ nghien cứu ,tìm hiểu,xây dựng dự án thử nghiệm đến
triển khai các dự án trên diện rộng .Đặc biệt là sự hỗ trợ,chuyển giao công nghệ của nước
ngoài là yếu tố mạng lại thành công vững chắc cho dự án thương mại điện tử. Do vậy để
ứng dụng thương mại điện tử trong các hoạt động thương mại, công nghiệp sẽ cần một
quá trình phổ biến và hướng dẫn,với nguồn nhân lực đủ mạnh và các chuyên gia và cán
bộ kỹ thuật được đào tạo bài bản để triển khai các dự án lớn với công nghệ hỗ trợ thương
mại điện tử tiên tiến tại Việt Nam
19
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
2.2.3 Ứng dụng EDI trong lĩnh vực Thương Mại Điện Tử
 Hệ thống mạng kinh doanh điện tử của Công ty Vinamilk
Với Vinamilk, phát triển hệ thống công nghệ thông tin hiện đại là một phần quan trọng
trong chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty. Hệ thống quản lý sản xuất và phân phối
trước đây đã không thể đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho việc
quản lý sản xuất và kinh doanh. Công ty đã xây dựng một hệ thống quản lý mới với 2 giải
pháp là Oracle E-Business Suite và SAP CRM (Customer Relation Management – Quản
lý quan hệ khách hàng) để giải quyết vấn đề này.
Hệ thống cho phép Vinamilk quản lý tất cả các số liệu từ các nhà phân phối trên các môi
trường trực tuyến (hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP) hoặc
ngoại tuyến (sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft). Thông tin tập trung sẽ giúp
Vinamilk đưa ra các quyết định kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch.
Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý nhằm đáp ứng kịp thời, đem lại
sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn.
Sau một thời gian thử nghiệm, từ tháng 1 năm 2007 Vinamilk đã chính thức đưa vào sử
dụng Oracle E-Business Suite (EBS) phiên bản 11.5 và SAP CRM. Tháng 4 năm 2007,
chương trình ERP cũng đã được chính thức vận hành. Với hệ thống quản trị doanh nghiệp
tổng thể này, Vinamilk có thể quản lý được tình hình tài chính – kế toán, mua sắm, bán
hàng, sản xuất và phân tích kết quả hoạt động của công ty với 16 đơn vị trực thuộc từ Hà
Nội đến Cần Thơ. Đây là giải pháp ERP lớn nhất được triển khai ở Việt Nam.
Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại Vinamilk,
NetWeaver tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng:
- Oracle EBS – giải pháp giúp giải quyết việc kết nối với nhà cung ứng (supplier) và các
quy trình khác trong nội bộ doanh nghiệp bao gồm các module chuẩn như: Tài chính
(Finance), Quản lý đơn hàng (Order Management), Mua hàng (Procurement), Sản xuất
(Manufacturing), v.v
- Microsoft Exchange: Hệ thống email.
20
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
- Solomon (đã được đổi tên lại là Microsoft Dynamics SL) sử dụng tại các nhà phân
phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver
tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse -BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo
thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình
hoạt động kinh doanh trên toàn quốc.
Tại trung tâm dữ liệu ở trụ sở chính của Vinamilk có 4 máy chủ IBM cùng các máy chủ
khác đang lưu trữ các giải pháp Oracle EBS, SAP CRM và Microsoft Exchange.
Vinamilk đã xây dựng trung tâm này với hệ thống dự phòng đạt mức 7, mức dự phòng
cao nhất theo tiêu chuẩn dự phòng quốc tế nhằm đảm bảo sự hoạt động liên tục của hệ
thống.
Việc áp dụng CNTT nhằm hiện đại hóa kênh phân phối đã giúp Vinamilk hỗ trợ rất hiệu
quả các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin
thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống. Thêm vào
đó, Vinamilk cũng 105quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống
phân phối, hướng tới môi trường kinh doanh đạt chuẩn quốc tế và tăng cường năng lực
quản lý trong điều kiện hội nhập.
 Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ thông tin (Intecom)
Intecom thuộc Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện (VTC) là đơn vị tiên phong
trong việc cung cấp các dịch vụ nội dung số với các mảng hoạt động như VTC Game -
game online, VTC Mobile - các dịch vụ thông qua điện thoại di động, VTC News - báo
chí (VTC News, tạp chí truyền hình số VTC), VTC Paygate - hạ tầng thanh toán điện tử
cho các dịch vụ nội dung số trên mạng và di động, VTC Software - trung tâm phần mềm
xây dựng và phát triển hệ thống phần mềm cho các dịch vụ số.
Tính đến thời điểm hiện tại, VTC Paygate có hơn 13 triệu tài khoản đăng ký. Trong đó,
hơn 1,7 triệu tài khoản có phát sinh giao dịch nạp và hơn 1,2 triệu tài khoản còn số dư với
nguồn hình thành Vcoin đa dạng bao gồm nạp trực tiếp, thẻ trả trước, chuyển khoản ngân
hàng, thanh toán quốc tế, nhắn tin SMS, Tổng đài thoại 1900.
21
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Giải pháp thanh toán điện tử VTC eBank bao gồm:
- Các kênh đầu vào: Thẻ trả trước VTC Online, tin nhắn mobile SMS, thoại 1900, tài
khoản ngân hàng (ATM, m-banking, e-banking), tiền mặt (tại game centers, POSs), thẻ
tín dụng quốc tế (creditcard, International PP card), tài khoản từ e-bank khác, chuyển
khoản từ game khác.
- Các kênh sử dụng đầu ra: VTC game online, dịch vụ online (học, luyện thi trực tuyến,
shop), nạp tài khoản mobile trả trước, mua mã PIN mobile, các giải pháp thanh toán: phí
thuê bao truyền hình di động, điện thoại IP AloVTC, chuyển khoản cho các tài khoản e-
bank, game khác VTC, v.v…
Mô hình thanh toán điện tử VTC eBank
- Các mô hình ứng dụng: kết nối nạp tiền, kết nối chuyển khoản 2 chiều, và kết nối làm
cổng thanh toán trong bán hàng, thu phí dịch vụ, v.v…
- Quy mô ứng dụng: VTC eBank hiện có khả năng phục vụ tối đa 2 tỷ tài khoản, số giao
dịch đồng thời hiện tại là hơn 32 nghìn.
22
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
Giải pháp công nghệ Paygate của Intecom hiện nay sử dụng công nghệ kiến trúc hướng
dịch vụ (SOA). Bảo mật đường truyền và dữ liệu sử dụng giao thức HTTPS/SSL, chứng
thực các giao dịch giữa các máy chủ kết nối sử dụng công nghệ chứng chỉ số RSA. Các
chuẩn dữ liệu được sử dụng bao gồm chuẩn XML, chuẩn thông điệp giao dịch tài chính
ISO 8583, các quy định chuẩn cấu trúc dữ liệu tự định nghĩa. Các giao thức kết nối
HTTP/HTTPS, RMI, Socket TCP/IP, SOAP, MSQUEUE, v.v… Về các giải pháp tích hợp
với các tổ chức, doanh nghiệp ngành ngân hàng, tài chính, viễn thông, Intecom cùng các
đối tác thống nhất các giao thức, bộ chỉ tiêu và thủ tục giao dịch dựa trên việc hiệu chỉnh
và cải tiến các tiêu chuẩn quốc tế cho phù hợp với điều kiện ứng dụng tại Việt Nam. Sau
hai năm áp dụng giải pháp VTC eBank kết quả kinh doanh của Intecom đã có những
bước tiến đáng kể.
Bảng tăng trưởng doanh thu của VTC eBank qua các năm
(Đơn vị: tỷ đồng)
Năm 2006 2007 2008
Doanh thu dịch vụ nội dung số 140 220 340
Doanh thu giao dịch thương mại 120 460
Trong một ngày, VTCeBank có hơn 30.000 giao dịch nạp tiền vào hệ thống và cũng hơn
30.000 doanh nghiệp giao dịch tiêu dùng Vcoin vào các dịch vụ. Hiện nay luôn có hơn
1,7 triệu tài khoản có dư tiền trong số hơn 10 triệu đăng ký thuê bao.
Trong năm 2009, trên nền tảng VTC Paygate và thẻ đa năng VTC Online, Intecom sẽ tiến
hành:
- Phát triển hệ thống thanh toán điện tử.
- Hình thành hệ thống thanh toán liên kết tập trung: kết nối ngân hàng, các điểm thanh
toán.
- Mở rộng quy mô, đưa các tiêu chuẩn vào áp dụng, trao đổi dữ liệu điện tử EDI để tự
23
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
động hóa quá trình đặt hàng/phân phối, thanh toán thẻ, v.v
III, Kết Luận
Trao đổi dữ liệu điện tử. Đây là một công cụ thiết yếu trong các giao dịch doanh
nghiệp với doanh nghiệp (B2B) qua Internet. Một giải pháp cho phép truyền thông điện
tử một cách an toàn, bao gồm các thông tin về quỹ thanh toán giữa người mua và người
bán qua các mạng dữ liệu riêng. Giao thức trao đổi dữ liệu điện tử giữa các công ty qua
mạng truyền thông như mạng giá trị gia tăng (VAN -value-added network) hoặc mạng
Internet.
Khi ngày càng nhiều công ty kết nối với Internet, vai trò của EDI - một cơ chế
giúp các công ty có thể mua, bán và trao đổi thông tin qua mạng, càng trở nên quan trọng.
Bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất của EDI là X12, do tổ chức ANSI thông qua. Internet cũng
làm một cuộc cách mạng hoá nền thương mại điện tử doanh nghiệp đến doanh nghiệp.
EDI thông qua Internet đã rẻ hơn rất nhiều so với VANs và những người sử dụng EDI ở
qui mô lớn đã phát triển những hệ thống giao dịch trực tuyến của họ dựa trên web dựa
trên những ngôn ngữ đánh dấu tương thích với Web thay cho những tài liệu EDI cứng
nhắc.
Năm 2001, một phiên bản của XML được thiết kế cho thương mại điện tử, được
gọi là ebXML, đã chính thức được chuẩn hoá và những người sử dụng ngày nay đang
tiến hành kết hợp những yếu tố tốt nhất của EDI và ebXML để tạo ra một loại hình
thương mại điện tử hoàn hảo hơn.
Ngày nay mô hình trên đã được ứng dụng rất rộng rãi, các doanh nghiệp Việt Nam
cố gắng đưa hệ thống EDI vào trong doanh nghiệp mình để tận dụng tối đa những lợi ích
của nó. Với đà phát triển của thương mại điện tử Việt Nam hiện nay có lẽ ngày đó không
còn xa nữa.
24
[1212ECOM0311] Quản trị tác nghiệp TMĐT B2B Nhóm 3
25

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×