Tải bản đầy đủ

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

Luận văn tốt nghiệp 1
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi khoa học phát triển mạnh mẽ, công nghệ thông tin đã len
lỏi khắp ngõ ngách của đời sống xã hội. Người ta không thể phủ nhận vai trò của
nó trong việc nâng cao chất lượng cuộc sống. Đặc biệt là trong doanh nghiệp,
việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin được xem là con đường ngắn
nhất dẫn đến thành công. Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin, các
doanh nghiệp đã áp dụng triệt để công nghệ thông tin trong tất cả các hoạt động
của mình, trong đó lĩnh vực quản lý được quan tâm hơn cả. Tin học được ứng
dụng để quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp như: quản lý bán hàng, quản lý
nhân sự… trong đó, quản lý hợp đồng là một trong những ứng dụng được các
nhà quản lý quan tâm.
Hiện nay, khi chúng ta đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới,
đây vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh
nghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển. Doanh
nghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trong
nước và toàn thế giới.
Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng là một công ty
hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với định hướng phát triển không ngừng, do
đó xây dựng một phần mềm quản lý hợp đồng là việc làm cần thiết đối với công
ty.

Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ
và Xây dựng, em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý
hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài báo cáo thực tập và phát triển lên làm
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 2
luận văn tốt nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng giúp cho việc xử lý
các hợp đồng từ khách hàng một cách hiệu quả, giảm sai sót và cung cấp thông
tin cho các cấp lãnh đạo một cách kịp thời.
Kết cấu của luận văn gồm 3 phần chính như sau:
Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại Công
nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM)
Chương này nêu những nét khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại
Công nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM)
Chương II: Cơ sở phương pháp luận trong xây dựng hệ thống thông tin
quản lý
Khái quát về hệ thống thông tin, các cơ sở phương pháp luận trong quá
trình phân tích, thiết kế để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn thiện.
Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại
TRATECHCOM
Phần này đưa ra những thiết kế về cơ sở dữ liệu, thuật toán, giao diện của
chương trình nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng hoàn
thiện.
Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Song Minh đã nhiệt tình giúp đỡ
để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Nhưng do kiến thức còn hạn
chế nên đề tài không tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý
kiến của cô để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện tốt hơn.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 3
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG
TRATECHCOM
1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng
1.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng
 Khái quát về công ty
 Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ
XÂY DỰNG
 Tên giao dịch: TRATECHCOM
 Địa chỉ: Số 35 Nguyễn Ngọc Vũ – Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội
 Giấy Phép đăng ký kinh doanh số: 1251000254736 tại Ngân hàng đầu tư
và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Đông Đô


 Điện thoại: 04.35572999
 Fax: 04.35586616
 Email: info@tratechcom.com
 Web: www.tratechcom.com
 Năng lực của công ty
Công ty TRATECHCIOM từ ngày thành lập đã không ngừng phát triển
trở thành một công ty lớn mạnh. Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán
bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục vụ
cho công ty có một vị thế trên thị trường xây dựng.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 4
Năng lực về cán bộ
STT Trình độ chuyên môn Tổng cộng
(người)
Kinh nghiệm (năm)
<3 <5 <10 >10
1 Tiến sỹ 1 1 - - -
2 Thạc sỹ 2 1 1 - -
3 Kỹ sư thuỷ lợi 15 2 5 3 5
4 Kỹ sư giao thông 12 2 2 3 5
5 Kỹ sư điện 3 - 2 1 -
6 Kỹ sư cấp thoát nước 4 1 2 1 -
7 Kỹ sư trắc địa 3 1 1 1 -
8 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 1 2 1 -
9 Kiến trúc sư 8 1 2 3 2
10 Cử nhân kinh tế 8 3 2 2 1
11 Cử nhân luật 3 1 1 1 -
12 Cao đẳng trung cấp 6 3 3 - -
13 Kỹ sư xây dựng 12 3 5 2 2
Tổng cộng 80 21 31 18 15
Với hơn 80 cán bộ công nhân viên chuyên trách về đủ các lĩnh vực: kinh
tế, thuỷ lợi, giao thông, điện, cấp thoát nước, kiến trúc….ở đủ các trình độ và
kinh nghiệm sẽ giúp cho công ty hoạt động với đủ các lĩnh vực xây dựng. Hơn
nữa, bên cạnh những nhân viên chính thức. Tuỳ thuộc vào tính chất, quy mô và
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 5
yêu cầu của từng dự án, công ty có ký kết Hợp đồng lao động với một số cộng
tác viên có kinh nghiệm và trình độ cao để đáp ứng tốt nhất cho công việc.
Năng lực về phương tiện thiết bị
STT Loại thiết bị Giá trị
còn lại
Nguồn gốc
thiết bị
Nguồn
gốc sở
I Thiết bị
1 Máy toàn đạc điện tử SET510 92% Nhật Bản Công ty
2 Máy thuỷ chuẩn NIO 30 95% Đức Công ty
3 Máy kinh vĩ SOKIA,NIKONNE20S 95% Nhật Bản Công ty
4 Máy trắc đạc THEO 020A 80% Nhật Bản Công ty
5 Máy NICON AX – 15 100% Việt Nam Công ty
6 Thước dây INVA 100% Việt Nam Công ty
II Thiết bị thiết kế
1 Phần mềm dự toán + kế toán 80% CT Hài Hoà Công ty
2 Máy in A3 + A4 80% Nhật Bản Công ty
3 Máy vi tính các loại 80% Hàn Quốc Công ty
4 Phần mềm thiết kế + địa chính CT Hài Hoà Công ty
5 Máy photocoppy 85% Nhật Bản Công ty
6 Máy ảnh 90% Nhật Bản Công ty
7 Bộ máy chiếu 95% Nhật Bản Công ty
8 Nhiều máy móc thiết bị khác Công ty
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 6
Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công ty
TRATECHCOM có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, xây
dựng… Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá trình thực
hiện dự án. Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn chuẩn bị đầu
tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực hiện đầu tư (thiết
kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và đến tư vấn nghiệm
thu và đưa công trình đi vào sử dụng. Điều này đã tạo nên nét khác biệt với các
công ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng định vị trí của mình trên thị
trường.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng kể từ khi thành lập
doanh nghiệp đến nay đã và đang ngày càng phát triển về cơ sở vật chất, trình độ
chuyên môn của cán bộ nhân viên và khoa kỹ thuật tiên tiến. Đến nay, những sản
phẩm và dịch vụ do Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng cung
cấp đều tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Mặc dù thời gian thành lập doanh
nghiệp chưa phải là dài nhưng với một số ngành nghề chính của Công ty có thể
coi là đã tạo được uy tín trên thị trường. Với những mối quan hệ hợp tác sẵn có ở
trong và ngoài nước, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ của công ty, đội
ngũ lãnh đạo năng động; Công ty Cổ phần Thương mại Công nghê và Xây dựng
đảm bảo có thể cung cấp cho đối tác những yêu cầu được coi là khó khăn trên thị
trường hiện nay.
Với phương châm “ Đa dạng về ngành nghề, tiên tiến về công nghệ, năng
động trong kinh doanh”, công ty đang tích cực đổi mới một cách sâu sắc, toàn
diện hơn nữa, tiếp tục mở rộng thị trường và đa dạng hóa ngành nghề, trong đó
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 7
lấy việc đầu tư và xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, điện
lạnh và điện tử làm trọng tâm.
Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, có trình độ được tiếp
cận với nhiều công nghệ thi công tiên tiến, có kinh nghiệm nhiều năm công tác
về thi công các dự án lớn trong nước và quốc tế.
Công ty đặc biệt coi trọng việc đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật, kinh tế
tài chính, cán bộ quản lý và đào tạo đội ngũ công nhân có kỹ năng tốt, tay nghề
giỏi. Luôn trang bị cho cán bộ công nhân viên đầy đủ cơ sở vật chất, các trang
thiết bị hiện đại để có thể đáp ứng kịp thời mọi lĩnh vực trong hoạt động sản
xuất, kinh doanh.
Công ty liên tục đầu tư, đổi mới trang thiết bị phù hợp với công nghệ tiên
tiến góp phần làm cho các công trình mà công ty đã và đang thi công đạt chất
lượng và hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm.
Công ty có một hệ thống tài chính lành mạnh, ổn định luôn đảm bảo khả
năng thanh toán cao. Cơ cấu vốn và tài sản được phân bổ hợp lý, phù hợp với
yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng với mục tiêu phấn
đấu trở thành doanh nghiệp vững mạnh, đảm nhận hoàn toàn xây lắp nhiều công
trình lớn, quan trọng đảm bảo tiến độ và chất lượng. Đặc biệt công ty đã tạo lập
được một hệ thống quản lý điều hành, thiết bị, tài chính rất hiệu quả, đóng góp
tích cực trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh giúp cho công ty có nền tài
chính ổn định và lành mạnh.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 8
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng
TRATECHCOM như sau:
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 9
Hình 1. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Hội đồng quản trị
Luận văn tốt nghiệp 10
 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
+ Giám đốc điều hành lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công
ty. Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai các
Hợp đồng bằng các Phiếu giao việc. Giám đốc có thể uỷ quyền cho Phó Giám
đốc phụ trách về kỹ thuật ký Phiếu giao việc.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Hội đồng quản trị
Giám đốc điều hành
Phó giám đốc hành
chính
Phó giám đốc phụ
trách kỹ thuật
Phòng
thiết kế
Phòng
marketing
Phòng
thương
mại &
dịch vụ
Phòng
tài chính
kế toán
Phòng
hành
chính tổ
chức
Phòng
thiết
kế số 1
Phòng
thiết
kế số 2
Đội
khảo
sát
Luận văn tốt nghiệp 11
+ Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật là người giúp việc cho Giám đốc
về các vấn đề kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan.
+ Phó Giám đốc hành chính giúp Giám đốc về vấn đề hành chính trong
công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan.
+ Phòng thiết kế: Gồm 3 phòng là: Phòng thiết kế số 1, Phòng thiết kế số
2 và đội khảo sát. Phòng thiết kế có nhiệm vụ thiết kế các công trình mà công ty
nhận được theo đúng yêu cầu của khách hàng. Đội khảo sát có nhiệm vụ khảo
sát thực tế, chụp ảnh các công trình để thiết kế. Các phòng này chịu sự giám sát
trực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật.
+ Phòng marketing: Cung cấp các thông tin của công ty tới khách hàng,
nâng cao nhận thức của khách hàng về công ty, góp phần làm tăng thị phần của
công ty trên thị trường.
+ Phòng thương mại và dịch vụ: cung cấp các dịch vụ cho khách hàng,
thương thuyết với khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
+ Phòng tài chính kế toán: chuyên trách về các vấn đề về kế toán, trả
lương cho công nhân viên, ….
+ Phòng hành chính tổ chức: phụ trách các vấn đề về tổ chức, hành chính,
lương, thưởng, các chế độ cho cán bộ công nhân viên….
Thực tế, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng mới thành
lập hơn 3 năm nên các phòng ban hoạt động còn chưa rõ ràng về mặt chức năng
nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết để công ty hoạt động tốt. Và
thực tế đã chứng minh, sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã có được chỗ đứng
trên thị trường Hà Nội.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 12
1.1.4 Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty
Công ty hoạt động rất đa dạng về các ngành nghề trong xây dựng như:
- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, san lấp mặt bằng
và cơ sở hạ tầng.
- Xây dựng, lắp đặt hệ thống cấp thoát nước.
- Xây dựng và lắp đặt thiết bị điện chiếu sáng, đường dây và trạm biến áp
đến 35KV.
- Kinh doanh địa ốc, bất động sản.
- Kinh doanh nhà và cho thuê nhà ở.
- Chế biến, mua bán, khai thác và thực hiện các hoạt động và thực hiện các
hoạt động hỗ trợ khai thác khoáng sản.
- Kinh doanh lắp đặt, lắp ráp máy móc thiết bị thi công công trình, thiết bị
điện, điện tử, điện lạnh, tin học, văn phòng.
- Kinh doanh lắp đặt các dụng cụ thiết bị y tế.
- Quy hoạch, thiết kế kiến trúc công trình.
- Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc nội - ngoại thất đối với công trình
dân dụng, công nghiệp.
- Thiết kế hệ thống cung cấp điện cho các công trình: dân dụng, công
nghiệp, giao thông, thủy lợi và hạ tầng kỹ thuật.
- Thiết kế san nền, đường bộ và hệ thống thoát nước khu đô thị.
- Thiết kế hệ thống thông gió cấp nhiệt, điều hoà, không khí.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 13
- Thiết kế tổng mặt bằng, biện pháp kỹ thuất và tổ chức thi công các công
trình cầu đường, thiết kế các công trình cầu đường đến loại III.
- Thiết kế các công trình giao thông, thoát nước, đề kè cấp III, hồ chứa và
đập cấp IV.
1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty
Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và xây dựng là một công ty mới
hoạt động hơn 3 năm. Hiện nay, công ty đang sử dụng 20 máy tính với 1 máy
chủ cài Window Server 2003, các máy trạm cài Window XP. Máy chủ để quản
lý hoạt động của các máy trạm. Phần lớn các máy trạm được sử dụng với mục
đích chuyên môn của công ty đó là thiết kế các công trình xây dựng dùng cho
các phòng thiết kế số 1 và thiết kế số 2. Các máy đã được nối mạng Internet, và
hệ thống mạng nội bộ của công ty được bảo trì bởi công ty ngoài.
Các máy trạm cài một số phần mềm ứng dụng như: Office 2003, Vietkey,
phần mềm tra từ điển, Autocad,…. Với phòng tài chính kế toán, thương mại và
dịch vụ, marketing, hành chính tổ chức thì chỉ sử dụng các phần mềm ứng dụng,
và phần lớn là xử lý dữ liệu trên Word và Excel.
Hiện nay công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào, tất cả các báo
cáo được xử lý trên Excel. Vì vậy có nhiều công việc phức tạp như quản lý tiền
lương, quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng… còn gặp khó khăn.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 14
1.3 Tổng quan về đề tài luận văn tốt nghiệp
1.3.1 Lý do chọn đề tài
Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng là một công ty về xây dựng,
hoạt động trên nhiều lĩnh vực như: xây dựng dân dụng, cầu cống, nhà máy,…Đó
là những sản phẩm có lượng vốn đầu tư lớn, có giá trị cao. Với giá trị mỗi hợp
đồng mà công ty ký kết tương đối là lớn (thường là vài trăm triệu đồng), số
lượng hợp đồng tuy không quá nhiều nhưng thời gian thực hiện các hợp đồng đó
là tương đối dài. Vì vậy, việc quản lý hợp đồng thực sự là vấn đề khó khăn.
Hiện nay, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng chưa sử
dụng một phần mềm quản lý hợp đồng nào, việc quản lý hợp đồng mới chỉ dừng
lại ở việc quản lý thủ công. Do đó, có nhiều khó khăn như: tốc độ xử lý giảm,
việc tìm kiếm hợp đồng mất thời gian khi số lượng hợp đồng tăng, việc quản lý
khách hàng gặp nhiều khó khăn, phân công công việc cho nhân viên trong mỗi
hợp đồng còn mang nhiều tính chất thủ công dẫn đến hiệu quả công việc chưa
cao… Vì vậy, công ty cần có một phần mềm quản lý hợp đồng riêng để đáp ứng
nhu cầu của công ty.
Trước tình hình đó của công ty, em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài thực tập
và phát triển lên làm luận văn tốt nghiệp.
Em hy vọng đề tài này sẽ góp phần trợ giúp công ty trong công tác quản lý
hợp đồng của Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng
TRATECHCOM.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 15
1.3.2 Hiệu quả kinh tế của đề tài
 Đối với toàn bộ công ty:
Phần mềm quản lý hợp đồng giúp việc quản lý hợp đồng được đơn giản,
dễ dàng hơn. Quản lý chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên trong công ty
cùng các kết quả mà họ làm được. Từ đó mà công ty có thể theo dõi quá trình
thực hiện hợp đồng một cách cụ thể, rõ ràng, quản lý tốt tiến độ thực hiện của
nhân viên trong mỗi hợp đồng, tình hình tài chính được hiển thị rõ ràng qua từng
giai đoạn khi thực hiện hợp đồng.
Làm giảm nhẹ công tác quản lý hợp đồng, giúp việc quản lý nhanh
chóng, chính xác và không nhàm chán.
 Đối với nhà quản lý:
Quản lý hợp đồng cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực,
giúp nhà quản lý nhanh chóng thống kê, phân tích, đánh giá tình hình và năng
lực của từng nhân viên của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai,
đồng thời có cái nhìn toàn diện đối với mỗi hợp đồng, mỗi khách hàng để rút ra
những lợi thế cũng như hạn chế của công ty mình đối với mỗi loại hình kinh
doanh. Phần mềm cũng giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn tiến độ thực hiện
công trình của khách hàng theo hợp đồng.
Nhà quản lý có thể tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn các thông tin về
khách hàng để có kế hoạch, chiến lược đấu thầu với các công trình tiếp theo, góp
phần làm tăng thị phần cho công ty.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 16
Việc quản lý hợp đồng đã gián tiếp góp phần vào việc quản lý nhân viên
trong công ty, đem lại lợi ích lớn cho công ty và góp phần vào việc tính lương,
thưởng, phạt cho mỗi thành viên trong công ty.
 Đối với nhân viên:
Quản lý hợp đồng cho phép nhân viên quản lý một cách hiệu quả thời gian
và công việc của mình. Đồng thời, biết được năng lực của mình so với đồng
nghiệp để có những kế hoạch phấn đấu trong tương lai.
1.3.3 Yêu cầu chức năng
Phần mềm quản lý hợp đồng nhằm đạt được các yêu cầu sau:
- Có khả năng phân quyền và theo dõi từng hợp đồng khác nhau.
- Tìm kiếm và cập nhật hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng và lấy
các thông tin liên quan tới hợp đồng.
- Hệ thống báo cáo đa dạng, đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
- Có khả năng thêm và xóa người sử dụng trong hệ thống.
- Quản lý được lưu lượng khách hàng.
- Hỗ trợ việc tính nhân công, lợi nhuận, tổng giá trị hợp đồng.
- Hỗ trợ lập sơ đồ mạng công việc, thông báo tiến độ thực hiện.
- Thống kê các hợp đồng cùng tổng giá trị theo từng khách hàng.
- Hỗ trợ quản lý nhân viên.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 17
1.3.4 Yêu cầu phi chức năng
Ngoài các chức năng cần thiết đối với một hệ thống quản lý hợp đồng như
trên, hệ thống còn cần một số yêu cầu phi chức năng khác như:
- Giao diện đẹp, chuyên nghiệp, thân thiện người dùng: giao diện của hê
thống là nơi nhân viên tiếp xúc trực tiếp hàng ngày, một giao diện đẹp, dễ
dùng giúp cho người sử dụng hứng thú với công việc hơn và tiếp cận sử
dụng phần mềm dễ dàng hơn. Phần mềm sử dụng tiếng Việt nên không đòi
hỏi nhân viên cần phải có trình độ ngoại ngữ mới có thể dùng được.
- Dữ liệu được tự động sao lưu dự phòng nhằm đề phòng tình huống xấu
nhất, tránh trường hợp bị mất dữ liệu gây tổn hại về công sức, tiền của cho
công ty.
- Tính bảo mật: mỗi người dùng sẽ được cấp mật mã riêng, thuận tiện cho
việc quản lý và bảo mật của từng người.
- Các hợp đồng sẽ được lưu trữ an toàn cho kể cả khi hợp đồng đã hủy giúp
cho nhân viên trong công ty cũng như lãnh đạo có thể xem xét, theo dõi
hợp đồng và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 18
CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY
DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
Trước hết ta cần tìm hiểu một cách tổng quan về hệ thống thông tin quản
lý là gì và hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc loại hệ thống thông quản lý
gì?
2.1.1Khái niệm hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu..thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo
quy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin
học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và
được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu dã được lưu trữ từ
trước. Kết quả xử lý(Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập
nhật vào kho dữ liệu (Storage).
Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại công ty Cổ phần Thương mại và
Công nghệ xây dựng có những đặc thù riêng nhưng vẫn tuân theo một quy tắc
nhất định. Mô hình hóa hệ thống thông tin quản lý hợp đồng này được thể hiện
qua sơ đồ sau:
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 19
Hình 1. 2 Mô hình hệ thống thông tin
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 20
Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin
2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin
 Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin được
chia làm 5 loại:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức
thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Thông tin về khách hàng
- Dữ liệu khách hàng
- Hợp đồng
Khách hàng
Thu thập thông tin
về khách hàng và
công trình thực hiện
Bộ phận khác
Thông tin về
công trình thực hiện
- Đội khảo sát
Xử lý và lưu trữ
thông tin
Kho Dữ liệu
Phân phát
thông tin
Lãnh đạo
Bộ phận khác
Tự động
Thủ công
Các báo cáo
Các báo cáo
- Các phân hệ quản
lý có liên quan
Luận văn tốt nghiệp 21
nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện
những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các
dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt
động mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả
lương, lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng….
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các
hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung,
chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một các định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại
với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các
dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ
liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn
dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin
mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ
xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi
năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ
thống thông tin quản lý.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông
tin cho phép người ta quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần
phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 22
và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng
tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để
biểu diễn và đánh giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên
gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính
chuyên gia hoặc như là một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động
trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của
trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các
sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage)
Hệ thống thông tin này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Nó
được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là
một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng
ngành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu
là cán bộ trong tổ chức).
Như vậy, nếu phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ
thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc hệ thống thông tin quản lý MIS. Hệ
thống thông tin quản lý hợp đồng trợ giúp hoạt động quản lý hợp đồng, đồng
thời trợ giúp việc lên báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì về việc thực
hiện hợp đồng của công ty cũng như lên báo cáo doanh thu…
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 23
 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ mà nó phục vụ
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Ta có
sơ đồ phân loại như sau:
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 24
Hình 2. 2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực nghiệp vụ
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Chiến lược
Luận văn tốt nghiệp 25
Hình 2.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ
Với cách phân chia theo chức năng quản lý, hệ thống thông tin quản lý
hợp đồng TRATECHCOM là hệ thống thông tin sản xuất và kinh doanh, hoạt
động chủ yếu là cung cấp thông tin mang tính chất tác nghiệp. Ở đây ta hiểu theo
nghĩa kinh doanh tức là kinh doanh các bản thiết kế các công trình xây dựng. Hệ
thống đầu vào là các hợp đồng với khách hàng, thông qua quá trình xử lý nó
cung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng, thanh
toán hợp đồng và lên báo cáo doanh thu, từ đó giúp cán bộ công ty có những
quyết định chính xác đáp ứng nhu cầu và tình hình của khách hàng.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
HTTT Tài chính
HTTT nhân
lực
HTTT
Marketing
HTTT sản xuất
và kinh doanh
Các HTTT khác
Chiến lược
Chiến thuật
Tác nghiệp
HTTT kế toán

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×
x