Tải bản đầy đủ

15 kỹ thuật làm việc hiệu quả của người nhật morning japan

15 kỹ thuật làm việc hiệu quả của người Nhật
Kỹ thuật số 1: Hình thành thói quen làm việc LUÔN VÀ NGAY
Hãy tạo thói quen làm việc luôn và ngày để bỏ được tính trì hoãn. Bạn được sếp giao một dự án
phải hoàn thành trong một tháng. Hãy lên kế hoạch ngay từ lúc nhận việc, và bắt tay vào làm
từng bước một. Đừng để nước đến chân mới nhảy.
Tác dụng của kỹ thuật số 1: giúp bạn thắng được sức ỳ. Bạn có thể áp dụng quy tắc 10 giây như
sau. Bắt đầu công việc với 10 giây đầu tiên. Khi qua được 10 giây này, não bộ sẽ tập trung làm
việc hơn và không nghĩ đến việc trì hoãn nữa.
Bên cạnh đó, thói quen làm việc luôn và ngay sẽ loại bỏ được chủ nghĩa hoàn hảo. Tại sao ư? Vì
nếu lúc nào cũng nghĩ khi nào mình giỏi, mình có nhiều thông tin hoặc đầy đủ tài liệu mình sẽ
làm thì thực tế ta sẽ chẳng bao giờ bắt tay vào làm việc đó được. Nếu bạn nghĩ khi nào bạn có
đầy đủ vốn từ vựng tiếng Nhật bạn mới nói thì sẽ chẳng bao giờ bạn nói được tiếng Nhật.
Hãy bắt đầu luôn và ngay từ những việc nhỏ nhất, dần dần từng bước bạn sẽ hoàn thành được
công việc.

Kỹ thuật số 2: Sử dụng TÂM, làm việc bằng tinh thần và ý chí
Hầu như chúng ta đều đặt trách nhiệm lên hàng đầu khi làm việc. Trách nhiệm với công việc
điều không thể thiếu. Tuy nhiên, có một thứ trên cả trách nhiệm mà mỗi người Nhật đều có chính
là cái TÂM.
Hẳn sẽ có nhiều người thắc mắc rằng: Tâm liên quan gì đến công việc? Tôi làm việc chỉ cần
trách nhiệm là được, không cần đến cái tâm có được không?

Sẽ không có câu trả lời rõ ràng cho thắc mắc này. Bởi tâm được coi là như yếu tố lạ kỳ có liên
quan đến công việc hơn cả Trí. Và việc bắt buộc phải có tâm với công việc là điều không thể.
Tâm trong công việc xuất phát từ bản thân mỗi người. Khi vượt lên trên trách nhiệm cộng với
tình yêu công việc, cũng là lúc bạn đang làm việc bằng tâm của mình. Tất cả tinh thần, ý chí của
bạn đều hướng về công việc đó, đều mong muốn làm điều gì đó.
Tuy nhiên, nếu ý chí bị ảnh hưởng hay tác động tiêu cực, bạn sẽ khó có thể làm cho công việc
trôi chảy được. Chính vì vậy, TÂM tịnh thì TRÍ sáng.


TÂM tịnh thì TRÍ sáng

Kỹ thuật số 3: Tư duy hướng mục đích
Trong mỗi dự án, ta cần làm rất nhiều đầu việc nhỏ. Làm bất kỳ việc gì cũng cần hiểu được mục
đích của nó là gì, nó có giúp ích gì cho toàn bộ dự án hay không. Không những vậy, ta phải biết
cái đích mong muốn của mỗi việc đó. Để từ mục đích đó, ta suy ngược lại các hoạt động cần
thực hiện.
Ví dụ, bạn có dự án “Giới thiệu TALET, trang web tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản cho người
Việt trên mạng xã hội”. Với dự án này, có rất nhiều việc ta phải làm: nghiên cứu thị trường, tìm
hiểu nhu cầu người dùng và điểm khác biệt của TALET là gì.
Với mỗi việc nhỏ trên, ta xác định mục đích cụ thể. Nghiên cứu thị trường để hiểu được đối
tượng khách hàng tiềm năng là ai. Tìm hiểu nhu cầu người dùng để xem họ có nhu cầu gì chưa
được đáp ứng, mong muốn điều gì. Điểm khác biệt của TALET là cung cấp việc làm tại Nhật
Bản cho người Việt, dịch CV chuẩn Nhật miễn phí.
Sau đó, hiểu được mục đích rồi ta lên kế hoạch thực hiện. Chẳng hạn, nghiên cứu thị trường bằng
cách phỏng vấn khách hàng, quan sát, tìm hiểu số liệu…


Lợi ích của kỹ thuật số 3 là giúp chúng ta có thể tập trung vào cái đích cuối cùng, để từ đó ta có
thể vạch ra được hướng đi cụ thể.

Kỹ thuật số 4: Ghi chép bằng sơ đồ, hình họa, mind-map
Bộ não con người xử lý hình ảnh nhanh hơn chữ gấp 60,000 lần. Vì thế, thay vì ghi chép bằng
chữ, hãy sử dụng sơ đồ, hình họa hay bản đồ tư duy (mind-map). Bạn sẽ nhớ thông tin nhanh
hơn và nhiều hơn.

Sử dụng sơ đồ tư duy trong công việc
Kỹ thuật này giúp bạn nâng cao được tư duy logic trong quá trình ghi chép. Không những vậy
bạn còn có thể triển khai thông tin chính xác, rõ ràng, hiệu quả và nhanh.
Việc lựa chọn dùng sơ đồ, hình họa hay mind-map là phụ thuộc vào nội dung cũng như khả
năng, sở thích của bạn. Nhiều người chỉ dùng mind-map, nhưng có người dùng sơ đồ. Thậm chí

có người kết hợp cả ba. Nói chung, bạn hãy sử dụng và lựa chọn sao cho việc ghi chép mang lại
đầy đủ thông tin cho bạn và khiến bạn nhớ nhất.

Kỹ thuật số 5: Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề bằng cách tự hỏi/tự trả lời
Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải là bẩm sinh. Để rèn luyện kỹ năng này, chúng ta cần chủ
động tìm hiểu, đặc biệt là tự hỏi và tự trả lời.
Ta có thể hỏi xung quanh vấn đề đang gặp với 5W và 2H:








What? (Cái gì)
Where? (Ở đâu)
When? (Khi nào)
Who? (Ai)
Why? (Tại sao)

- How? (Như thế nào)
- How many? (Bao nhiêu)

Tự hỏi/tự trả lời để giải quyết vấn đề tốt hơn
Để tăng độ tập trung, bạn có thể nói thành tiếng nếu cần. Điều này có thể không quen hoặc khá lạ
đối với chúng ta. Nhưng với người Nhật đây là điều hết sức bình thường. Có cơ hội làm việc với
họ, bạn sẽ bắt gặp họ ngồi nói lẩm bẩm một mình. Đừng ngạc nhiên. Họ đang tự hỏi và tự trả lời
để giải quyết vấn đề của họ đấy.

Kỹ thuật số 6: Bắt đầu ngày làm việc bằng việc lên danh sách các task (nhiệm
vụ) cần xử lý trong ngày
Một ngày ta có rất nhiều đầu việc phải làm. Nếu không lên danh sách những việc cần làm đó ra,
bạn sẽ dễ dàng bỏ sót công việc. Không thể quản lý được việc nào quan trọng cần làm ngay, việc
nào chưa cần làm luôn nếu chỉ nghỉ trong đầu. Bởi chúng ta có quá nhiều việc phải nghĩ, phải
nhớ. Có thể ngay lúc này bạn biết mình cần làm những việc gì, nhưng một lúc nào đó khi việc
chất đống lên, không xử lý hết thì bạn sẽ chẳng thế nhớ hết nổi đâu.


Vì thế, hãy dành 5 phút mỗi ngày, có thể là sáng hoặc tối để liệt kê ra các task cần làm, cần phải
thực hiện. Khi đó, bạn chỉ cần làm theo những task ấy.
Mọi nhiệm vụ lớn, nhỏ đều được kiểm soát nếu bạn viết ra và theo dõi hàng ngày. Chỉ như vậy,
bạn mới có thể làm việc hiệu quả được.

Kỹ thuật số 7: Đặt độ ưu tiên cho các task
Để thực hiện công việc hiệu quả nhất, cần đặt độ ưu tiên cho các nhiệm vụ. Bạn không thể thực
hiện được hết các task trong một ngày. Cần phải chia theo các mức độ ưu tiên để làm.
Hãy sử dụng ma trận quyết định: The Eisenhower Decision Matrix.

Sử dụng ma trận Eisenhower trong công việc
Ma trận chia làm 4 ô.






Ưu tiên 1: Quan trọng và khẩn cấp. Những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp bạn cho vào
ô này. Những việc này bạn cần phải thực hiện ngay và luôn.
Ưu tiên 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Chẳng hạn dự án A phải hoàn thành trong
2 tháng tới. Bạn không phải hoàn thành dự án ngay mà chia nhỏ ra, làm mỗi ngày một ít.
Để đến hết 2 tháng cũng là lúc bạn thực hiện xong.
Ưu tiên 3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp. Bao gồm họp phòng, nghe điện thoại…
Những việc này không thực sự quá quan trọng, nhưng cần phải làm luôn.
Ưu tiền 4: Không quan trọng và không khẩn cấp. Ví dụ: lướt facebook, đọc báo, chơi
game,... Là những việc bạn không làm cũng không sao. Những việc này sẽ ở mức độ ưu
tiên cuối cùng, sau khi bạn đã thực hiện những việc ở 3 mục ưu tiên trên.


Theo ma trận này, bạn sẽ làm chủ được công việc của mình, không cần phải “nước đến chân mới
nhảy”.

Kỹ thuật số 8: Đặt deadline rõ ràng cho các task
Sau khi bạn đã đặt ưu tiên cho các task (nhiệm vụ), việc tiếp theo là đặt deadline để hoàn thành
chúng. Dẫu có là việc gấp hay không, việc đưa ra deadline sẽ khiến bạn chủ động làm hơn.
Tránh tình trạng trì hoãn kéo dài.
Khi đặt deadline cụ thể xong, bạn nên công khai deadline cho cả team, hoặc cả phòng. Mục đích
là để tạo cảm giác nếu không hoàn thành đúng, mọi người sẽ đánh giá mình làm việc không hiệu
quả. Khi có tâm lý này, bạn sẽ chủ động hoàn thành deadline hơn.

Đặt deadline cho các đầu việc
Đặt ra deadline rồi, hãy bám chặt vào đó để quản lý tiến độ tốt hơn. Và đặc biệt, hãy cố gắng
hoàn thành công việc nhanh hơn deadline. Đừng để nước đến chân mới nhảy. Càng hoàn thành
sớm bao nhiêu, bạn càng có thời gian để làm những công việc khác.


Kỹ thuật số 9: Response (trả lời) nhanh:
Hiện nay, hầu hết ở các công ty, các nhân viên sẽ trao đổi công việc với nhau qua phần mềm chat
Skype, Chatwork…
Vậy response nhanh nghĩa là như thế nào? Nghĩa là hãy trả lời tin nhắn, email cùa đồng nghiệp
ngay khi có thể.
Ví dụ sếp bạn gửi cho bạn một yêu cầu cần hoàn thành ngay trong buổi sáng, nhưng do không
check tin nhắn skype mà đến trưa bạn mới đọc thì thực sự không hay chút nào. Nếu mọi người
có chat đến hay gửi mail đến, bạn hãy trả lời họ lại ngay. Nếu chưa thể thực hiện yêu cầu của họ
luôn, hãy nói với họ rằng sẽ làm việc đó sau. Ít nhất là bạn cũng đã thông báo cho họ.
Để thực hiện kỹ thuật số 9 này, hãy áp dụng quy tắc 2 phút: thực hiện ngay những việc mà thời
gian thực hiện dưới 2 phút: trả lời email, tin nhắn.
Kỹ thuật này giúp bạn nâng cao hỉnh ảnh thương hiệu cá nhân nhanh nhất. Bạn có muốn làm
việc với một người mà bạn gửi mail 1 tuần sau người đó mới phản hồi lại? Hay tin nhắn skype
của bạn từ sáng đến tận chiều mới được trả lời?
Tôi biết rằng có một số người có công việc rất bận, không có thời gian để check mail hay chat.
Nhưng hãy áp dụng quy tắc 2 phút này. Nó sẽ không lấy đi quá nhiều thời gian của bạn đâu.

Kỹ thuật số 10: Không theo chủ nghĩa hoàn hảo
Nghe có vẻ nực cười, nhưng đúng vậy bạn ạ. Không theo chủ nghĩa hoàn hảo. Điều này áp dụng
cho đa số các task tốn nhiều thời gian.
Tưởng tượng một dự án bạn có 10 đầu việc nhỏ phải làm. Nếu bạn chỉ chăm chăm vào một
nhiệm vụ, phải làm sao cho nó tốt nhất có thể mà bỏ qua đi 9 nhiệm vụ còn lại thì không được.
Bạn sẽ vừa làm mất thời gian của mình, vừa khiến cho dự án chậm tiến độ.
Hãy cứ làm, rồi có khoảng thời gian xem xét, đánh giá lại. Chỗ nào chưa được thì tiếp tục khắc
phục. Vừa làm vừa chỉnh.
Nhiều người Nhật, họ luôn nói rằng sản phẩm của họ chưa hoàn hảo. Dù chúng ta đều thấy sản
phẩm họ làm ra đều vô cùng tuyệt vời rồi. Nhưng với ý nghĩ ấy giúp họ nhìn nhận, đánh giá và
tiếp tục làm cho sản phẩm tốt hơn.
Hãy nhớ đến câu này: “If you want for perfect, you’ll never get anything done”


Kỹ thuật số 11: Từ chối các công việc không liên quan, không phù hợp
Từ chối là cả một nghệ thuật. Nhiều người vì cả nể, vì ngại mà ôm một đống việc vào bản thân.
Điều này chỉ khiến bạn thêm stress mà thôi. Chất lượng công việc cũng không đạt kết quả tốt.
Hãy biết cách từ chối những việc không liên quan, không phù hợp. Bạn cũng có việc phải làm,
và cũng giới hạn trong một vài lĩnh vực. Hãy làm tốt việc của mình trước.

Kỹ thuật số 12: Biết sử dụng người khác một cách khéo léo
Nếu bạn tự tìm tòi, giải quyết công việc sẽ là một điều rất tốt nhưng khéo léo nhờ người phù hợp
giúp đỡ, trợ giúp sẽ tăng hiệu quả công việc lên rất nhiều.
Ví dụ, để hoàn thành dự án “ Giới thiệu trang web tuyển dụng TALET” tới nhiều người quan tâm
tới công việc tại Nhật Bản hơn, nếu chỉ phòng Marketing sẽ khó có thể làm được. Cần nhờ thêm
sự trợ giúp của các bạn ở phòng khác như Phát triển phần mềm, Web… Có như vậy, dự án mới
có thể hoàn thành tốt được.
Để có thể áp dụng kỹ thuật số 12 này, bạn cần có khả năng tương tác, có thể làm việc nhóm được
với mọi người. Và chú ý là khi nhờ sự giúp đỡ của người khác, đừng gây áp lực cho họ. Thật sự
tinh tế, hiểu được tâm lý mọi người. Ai cũng có rất nhiều việc phải làm rồi, bạn không thể bắt ép
họ phải giúp bạn.
Thêm điều nữa, nhớ đưa ra nội dung rõ ràng đối với người bạn muốn nhờ, để cả hai bên thực sự
hiểu được công việc cần làm là gì. Đồng thời, theo dõi quá trình làm việc của người đó và đặc
biệt là cảm tạ họ. Thời gian mỗi người cực kỳ quý báu. Khi có người sẵn sàng dành thời gian của
họ cho bạn thì bạn hãy nhớ trân trọng điều đó.

Kỹ thuật số 13: Họp - đừng lấy thời gian của người khác
Kỹ thuật này chủ yếu dành cho những ai đang làm sếp, làm trưởng phòng hoặc leader, những
người thường xuyên phải cần họp với đồng nghiệp.
Mỗi chúng ta ai cũng hiểu rằng thời gian là vàng. Mỗi phút, mỗi giờ trôi là không thể lấy lại
được. Chính vì thế mới cần lên kế hoạch để quản lý tốt hơn. Và họp cũng vậy. Cũng cần phải tổ
chức hợp lý.
Có 5 yếu tố cần có để có một cuộc họp nhanh-hiệu quả:










Một, chuẩn bị trước tài liệu, nội dung. Đừng để đến khi vào họp rồi mới nghĩ xem mình
cần nói những gì, cần chuẩn bị tài liệu gì. Thực sự sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn và
mọi người.
Hai, nói rõ mục đích từ đầu của buổi họp và để mọi người tập trung vào đó, tránh lan
man.
Ba, đứng họp giúp tăng khả năng suy nghĩ lên 33%. Hầu như chúng ta đều ngồi khi họp.
Tuy nhiên, nếu đứng họp ta sẽ tập trung hơn, suy nghĩ được hiệu quả hơn.
Bốn, họp trong phòng họp bé khiến mọi người hoạt bát hơn và ý kiến nhiều hơn. Bạn cứ
tưởng tượng một team 5 người mà họp trong một phòng họp rộng thênh thang sẽ như thế
nào. Không khí họp sẽ cực kỳ loãng. Cảm giác cả phòng họp đang nuốt chửng mình.
Năm, nói ngắn gọn, súc tích và rút kết luận. Chỉ cần cung cấp thông tin thực sự cần thiết.
Một cuộc họp mà kéo dài 3 - 4 tiếng đồng hồ sẽ khiến mọi người cực kỳ oải và không
hiệu quả.

Các sếp, những ai đang hoặc sẽ làm leader hãy nhớ kỹ thuật số 13 này nhé.

Kỹ thuật số 14: Nghỉ ngơi
Chúng ta là con người, không phải là cái máy, không thể làm việc mà không nghỉ ngơi được. Dù
có nhiều việc đến mấy, cũng cần phải dành thời gian cho nghỉ ngơi. Sắp xếp thời gian làm việc
sao cho hợp lý. Chẳng hạn làm việc 50 phút, sau đó nghỉ ngơi 10 phút. Có như vậy bạn mới có
năng lượng, sức lực để làm tiếp được.
Đừng để cơ thể kiệt quệ hay thiếu năng lượng. Khi đó bạn muốn làm việc cũng không thể hiệu
quả được.
Nếu bị stress, hãy đến một không gian xanh, đi lại khoảng 5 - 10 phút cho tinh thần thật thư thái.
Ngồi thiền cũng là một ý tưởng hay.

Kỹ thuật số 15: Yêu công việc mình đang làm
"Công việc chiếm một phần lớn trong cuộc đời bạn, và cách duy nhất để hài lòng tuyệt đối là làm
những gì bạn tin là điều lớn lao. Và cách duy nhất để làm nên điều lớn lao là yêu những gì bạn
làm".
Chỉ khi nào bạn có tình yêu với công việc mình đang làm, bạn mới có đủ nhiệt huyết để làm nó
hàng ngày. Dẫu bạn làm vì lương cao, vì danh tiếng hay bất kỳ điều gì đi chăng nữa, yếu tố cần
nhất chính là yêu công việc mình đang làm.


Đừng biến công việc của mình trở thành điều gì đó quá nặng nề cả. Vì chính bạn là người lựa
chọn để làm công việc đó. Vậy thì thay vì có thái độ tiêu cực, cho rằng việc làm này nhàm chán
thì tại sao ta không thay đổi thái độ đi?
Chì cần có tình yêu vào công việc, trạng thái bạn làm sẽ thay đổi hoàn toàn. Cũng giống như yêu
một người vậy. Nếu đó là người bạn yêu, bạn sẽ luôn muốn gặp người đó, bất chấp tất cả để hai
người có thể ở bên nhau. Công việc cũng tương tự vậy. Yêu công việc, công việc sẽ “yêu” lại
bạn, thành công sẽ tới.
Trên đây là 15 kỹ thuật làm việc của người Nhật. Bạn có thể áp dụng tất cả các kỹ thuật này hoặc
chọn cho mình những kỹ thuật phù hợp.
Chúng ta sống có 1 lần duy nhất nên hãy sống sao cho thật ý nghĩa. Những kỹ thuật Morning
Japan gửi đến các bạn, hy vọng sẽ giúp các bạn có được cách thức làm việc để có được công việc
hiệu quả hơn, có được cuộc sống trọn vẹn hơn. Quan trọng hơn hết đó chính là bạn muốn thay
đổi bản thân. Dù có 20, 30 kỹ thuật hay nhiều hơn nữa mà chúng ta không chịu hành động thì tất
cả chỉ là lý thuyết xuông mà thôi.
Chúc các bạn thành công trong công việc và cuộc sống. Hãy theo dõi và ủng hộ MorningJapan
nhé!
Điều cuối cùng Morning Japan muốn nhắn gửi với các bạn đó là:

Nguồn: Sưu tầm



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×