Tải bản đầy đủ

CÁCH VIẾT EMAIL TRANG TRỌNG

CÁCH VIẾT EMAIL TRANG TRỌNG (FORMAL)
1. Mở đầu (Beginning)
- Khi đã biết tên họ đây đủ của người nhận
Dear Mr/Mrs/Ms + last name (họ tên người nhận)
Ex:Dear Mr. Castle/ Dear Mrs. Beckket/ Dear Miss Bradley
- Khi không biết người nhận là ai? Là nam hay nữ
Dear Sir/ Dear Madam
- Khi biết nghề nghiệp người nhận
Dear Dr. Smith (bác sĩ)
Dear Captain Morgan (thuyền trưởng)
2. Phần thân (Body)
- Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó.
+ Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email hồi đáp, nên bắt đầu bằng
câu cảm ơn “Thanks for contacting Asus Company”.
+Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin hoặc để
đặt lịch hẹn, bạn nên nói “I am very happy to receive your email”
- Nếu bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể
viết theo các mẫu câu sau:
Eg1: I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket
booking/ to ask for further information about your produces
(Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/

để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)
Eg2: I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th
January
(Tôi viết thư này liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Lumia/ để giải đáp những phàn
nàn của bạn vào ngày 26 tháng hai)
Eg3: With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will
compensate 20% of the product for you
(Liên quan đến cuộc thảo luận trên điện thoại của chúng ta vào ngày thứ bảy, tôi muốn cho bạn biết rằng
chúng tôi sẽ bồi thường 20% giá trị sản phẩm cho bạn)
- Sau đây là một nội dung cơ bản mà có thể liên quan đến việc viết email của bạn
* Making a request/ asking information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
Ex1:Could you please let me know if you can attend our aniversary party 6th/ if you are available for a
meeting on 19th February?


(Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 6 của chúng tôi/ nếu
bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19 tháng giêng)
Ex2: I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two
days.
(Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể vui lòng gửi cho tôi cuốn sách quảng cáo nhỏ/ nếu bạn có thể vui lòng
trả lời cho tôi trong vòng 2 ngày)
Ex3: Please let me know how much the tickets cost and promotions
(Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi)

* Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
Ex1: We are happy to let you know that your article has been selected for publication
(Chúng tôi rất vui khi thông báo cho bạn biết rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)
Ex2: We are willing to arrange another meeting with the manager
(Chúng tôi sẵn sàng để sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)
Ex3: Should you need any further information, please to contact us
(Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, làm ơn liên hệ với chúng tôi)
Ex4: We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions
(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng chương trình biểu diễn đã bị hủy bởi vì điều kiện thời tiết
quá xấu)

* Complaining (phàn nàn)
Eg1: I am writing to express my dissatisfaction with your staff/ to complain about the quality of your
produce
(Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với đội ngũ nhân viên của bạn/ để than phiền về chất lượng
sản phẩm của bạn)

Eg2: We regret to inform you that your payment is considerably overdue
(Chúng tôi rất tiếc thông báo cho bạn rằng thanh toán của bạn đã bị xem là quá hạn theo quy định)
Eg3: I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered
(Tôi đang rất trông chờ vào việc công ty sẽ làm thế nào để bù đắp những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh
chịu)

*Apologizing (Thư xin lỗi)


Eg1:We would like to apologize for any inconvenience caused
(Chúng tôi xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)

Eg2: Please accept our apologies for the delay
(Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì sự chậm trễ)
Eg3: Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused
(Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm những gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi
đã gây ra)
Eg4: I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow
(Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

* Attaching files (Đính kèm tệp)
Eg1: I am sending you the brochure as an attachment
(Tôi đã gửi cho bạn những tài liệu đính kèm)
Eg2: Please find the attached file you requested
(Vui lòng tìm những thông tin đính kèm mà bạn đã yêu cầu)
Eg3: I am afraid I cannot open the file you have sent me
(Tôi e rằng mình không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi cho tôi)
Eg4: Could you send it again in PDF format?
(Bạn có thể gửi nó lại một lần nữa ở định dạng PDF được không?)

3. Phần kết thư
- Trước khi kết thúc thư, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau (nếu bạn thấy cần thiết)
Eg1:Thank you for your patience and cooperation
(Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)
Eg2: Thank you for your consideration
(Cảm ơn sự quan tâm của bạn)
Eg3: If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
(Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
Eg4: I look forward to hearing from you
(Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn)
- Sau đó hãy kết thúc thư


Eg1:Yours faithfully (Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam)
Eg2: Yours sincerely (Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr. Castle, Mrs. Beckket)
Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Phổ biến trong Anh-Mỹ)
4. Chú ý
- Không viết tắt
- Không dùng động từ “want”, mà dùng “would like”
- Dùng “may” hoặc “could” thay cho “can”
- Dùng “would” thay cho “will”



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×