Tải bản đầy đủ

QUẢN lý TUẦN làm VIỆC HIỆU QUẢ với CÔNG cụ QUẢN TRỊ SGV (và QUY tắc KCKC)

Nếu bạn đang cảm thấy mỗi tuần và mỗi ngày của mình chưa thực sự hiệu quả, cố gắng làm rất
nhiều việc nhưng không cảm thấy hài lòng và trọn vẹn, hay quên làm việc này việc kia, cảm thấy
quá tải hay bị mất cân bằng giữa các vai trò khác nhau trong cuộc sống, thì có lẽ đã đến lúc một
phương pháp quản trị mới cho mỗi tuần và mỗi ngày làm việc của mình. Bài viết này cung cấp
cho bạn công cụ quản trị tuần làm việc SGV, có thể giúp bạn giải quyết được những vấn đề ấy.
SGV là viết tắt của ba từ: S – Sứ mạng, G – Giá trị cốt lõi và V – Vai trò, là một công cụ quản trị
sắp xếp lịch làm việc cá nhân hiệu quả. Lý tưởng nhất, bạn nên sắp xếp lịch làm việc cho mỗi
tuần cho mình, vì một tuần là một khoảng thời gian không quá dài (chẳng hạn như một tháng),
cũng không quá ngắn (chẳng hạn như một ngày), do đó cho bạn một cái nhìn bao quát, tổng thể
về các công việc cần làm. Thời gian lý tưởng nhất để sắp xếp lịch làm việc tuần là vào buổi tối
chủ nhật của mỗi tuần, và việc này thường chỉ mất từ 15 – 30 phút, nhưng sẽ là một khoản đầu
tư rất lớn cho bạn trong tuần làm việc đó.
Bây giờ chúng ta sẽ đi sâu vào mỗi yếu tố trong công cụ SGV, nó bao gồm 3 bước sau:
BƯỚC MỘT: XÁC ĐỊNH SỨ MẠNG VÀ GIÁ TRỊ CỐT LÕI CHO BẢN THÂN
Bạn có thể tự hỏi, việc lên lịch làm việc hàng tuần và hàng ngày thì liên quan gì đến những từ
ngữ nghe có vẻ nặng nề như “sứ mạng” hay “giá trị cốt lõi”. Những từ ngữ này nghe có vẻ phức
tạp thật, nhưng việc xác định được chúng là điều hết sức quan trọng. Bởi vì bạn cần đảm bảo
rằng những công việc mà mình làm mỗi tuần và mỗi ngày cần đưa bạn đến những cái đích mà
bạn ngắm tới. Nó cũng giống như việc người phi công trước mỗi hành trình phải biết mình cần
đưa chiếc máy bay về đâu vậy. Rất nhiều người cảm thấy lạc lõng, khi mà họ cảm thấy những
việc mà mình đang làm hàng ngày dường như không có nhiều ý nghĩa, nguyên nhân là do họ

không xác định cho mình một sứ mạng, và những giá trị cốt lõi rõ ràng.
1. Xác định Sứ mạng


Để xác định sứ mạng, bạn cần tự hỏi, suy ngẫm và trả lời cho câu hỏi chủ đạo: “Tôi sinh ra và
tồn tại trên thế giới này với mục đích gì?”. Sứ mạng của bạn nên hướng đến một điều gì đó cao
cả, vượt ra ngoài bản thân bạn. Chẳng hạn như một nhà sinh vật học có thể nói: “Tôi sinh ra là
để góp phần bảo tồn và duy trì loài cá heo””; một bác sĩ có thể nói: “Tôi sinh ra là để nâng cao
sức khỏe cho mọi người”; Walt Disney đem sứ mạng vào công ty của mình: “Sứ mạng của
Disney là đem lại hạnh phúc cho trẻ em toàn thế giới”. Nếu bạn thắc mắc, sứ mạng của riêng tôi
là: “Học làm Lãnh đạo, Trở thành Lãnh đạo và Đào tạo Lãnh đạo”.
Bạn cũng có thể nghĩ thêm về một số câu hỏi sau để xác định sứ mạng của mình trong cuộc
sống, chẳng hạn như “Tôi có tài năng thiên phú nào mà những người xung quanh tôi rất khó để
bắt chước theo”, “Nếu chỉ còn 12 tháng để sống, tôi sẽ dành thời gian để làm việc gì?”, hay “Nếu
có tất cả số tiền trên thế giới này, tôi sẽ dành thời gian làm việc gì?”. Việc này có thể tốn thời
gian vài tuần, vài tháng, hay thậm chí vài năm, nhưng nó rất quan trọng đối với tổng thể cuộc đời
bạn. Nếu bạn không có nó, bạn chẳng khác gì một chiếc máy bay cất cánh lên trời mà không có
một điểm đến rõ ràng, và rồi cuộc đời của bạn sẽ bị trôi dạt vô định. Vì vậy hãy kiên nhẫn, như
Steve Jobs từng nói: “Nếu bạn chưa tìm thấy nó, thì hãy tiếp tục tìm kiếm. Đừng thỏa hiệp.”
1. Xác định những Giá trị cốt lõi
Nói một cách đơn giản, những giá trị cốt lõi (hay hệ giá trị cốt lõi) là những điều/ phẩm chất/
nguyên tắc bạn coi trọng nhất trong cuộc sống. Nếu việc xác định sứ mạng là trả lời cho câu hỏi
“Tôi sinh ra và tồn tại trên thế giới với mục đích gì?”, thì việc xác định hệ giá trị cốt lõi là trả lời
cho những câu hỏi “Tôi đại diện cho những giá trị/ nguyên tắc / phẩm chất nào”, “Tôi muốn mọi
người sẽ nhớ đến tôi như một con người như thế nào”, và “Những nguyên tắc/giá trị/phẩm chất
nào mà tôi nhất quán sẽ luôn tuân theo, dù tôi có rơi vào tình huống nào mà những điều ấy có
thể gây bất lợi cho tôi đi chăng nữa?”. Hệ giá trị là chiếc la bàn và tấm bản đồ cho bạn, giúp bạn
cảm thấy an tâm hơn trong một thế giới biến động. Chúng cho bạn biết rằng điều gì bạn nên làm
hoặc không nên làm trong từng hoàn cảnh cụ thể. Chúng kéo bạn lại đúng lộ trình khi bạn lỡ đi
sai bước bước.
Cũng như việc xác định sứ mạng, xác định một hệ giá trị bền vững không diễn ra trong một sớm
một chiều; nó đòi hỏi bạn kiên nhẫn trải nghiệm, thử và sai trong một thời gian dài. Điều quan
trọng là hệ giá trị của bạn cần tuân theo những nguyên tắc đạo đức bất biến đã được kiểm
chứng và thử thách qua nhiều thập kỷ, cũng như những hệ luật bất biến, như Luật nhân quả hay
Luật hấp dẫn. Một khi đã tạo ra hệ giá trị, bạn cần bảo vệ nó và tuân theo nó một cách nhất
quán mỗi ngày. Bạn có thể thay đổi bất kỳ điều gì để thích nghi và tiến bộ cùng cuộc sống,
nhưng nhất quyết đừng thay đổi hệ giá trị của bạn.


Bảy giá trị cốt lõi mà tôi xác định cho bản thân mình là: Chính trực, Dũng cảm, Kỷ luật, Khiêm

tốn, Biết ơn, Phục vụ và Yêu thương. Nhưng không có hai người nào trên thế giới có cùng một
hệ giá trị giống hoàn toàn như nhau. Vì vậy, hãy dành thời gian để xác định cho riêng mình. Bạn
cũng có thể đọc thêm bài viết: 7 giá trị cốt lõi để sống vững vàng trong một thế giới hỗn loạn.
BƯỚC HAI: XÁC ĐỊNH NHỮNG VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ/CÔNG VIỆC CỦA TỪNG VAI TRÒ
Trong cuộc sống, cùng một lúc chúng ta đóng nhiều vai trò khác nhau: vai trò làm cha, mẹ, vai
trò làm con cái, vai trò làm thành viên trong gia đình, vai trò làm nhân viên trong công ty, vai trò
trong các tổ chức phi lợi nhuận như nhà thờ, tổ chức xã hội, v.v. Nhiều người cảm thấy quá tải,
kẹt cứng trong những vai trò ấy, đôi khi bị mất cân bằng do dành thời giờ cho vai trò này quá
nhiều và vai trò khác quá ít. Giải pháp ở đây là xác định rõ những vai trò của bạn và tuân theo
một số nguyên tắc của công cụ SGV (mà sẽ được trình bày sau ở phần cuối cùng của bài viết).
Đầu tiên bạn hãy liệt kê tất cả những vai trò của bạn ra giấy, đánh số thứ tự cho nó. Chẳng hạn
như 1/ Trưởng phòng nhân sự; 2/ Làm vợ, làm mẹ trong gia đình; 3/ Làm trưởng nhóm trong
nhà thờ, v.v. Lưu ý rằng con số vai trò của bạn không nên vượt quá 7, vì đây là con số mà não
bộ của bạn có thể ghi nhớ tốt nhất (nếu bạn có hơn 7 vai trò trong cuộc sống, thì bạn nên gộp
chúng lại với nhau).
Sau khi đã xác định đầy đủ các vai trò của mình, bước tiếp theo là bạn hãy xác định những
nhiệm vụ/ công việc mà mình cần làm trong tuần đó với mỗi vai trò. Ví dụ như với vai trò làm
Trưởng phòng nhân sự, những nhiệm vụ mà bạn phải làm có thể là tuyển dụng, xây dựng và
triển khai chương trình đào tạo, hay quản lý một dự án nào đó. Với vai trò làm vợ/ làm mẹ,
những công việc và nhiệm vụ có thể là chở/đón con đi học, nấu ăn hay tổ chức buổi đi chơi cuối
tuần của gia đình. Hay với vai trò trưởng nhóm trong nhà thờ, công việc của bạn có thể là tổ
chức lễ giáng sinh, hay tổ chức một chuyến đi thiện nguyện,v.v.
Có một vai trò đặc biệt mà bạn rất rất cần thiết phải có, mà tôi gọi là vai trò “Phát triển bản thân”
hay “Làm mới bản thân”. Vai trò này gồm những công việc mà bạn làm để chăm sóc, học hỏi,
phát triển, làm mới bản thân mình, như tập thể dục, đọc sách, ngồi thiền, v.v.
Một điều vô cùng quan trọng cuối cùng mà bạn cần lưu ý, là những vai trò, nhiệm vụ, và công
việc trong tuần của bạn cần có sự gắn kết với những sứ mạng và giá trị cốt lõi của bạn.
BƯỚC BA: SẮP XẾP NHIỆM VỤ/CÔNG VIỆC VÀO LỊCH TUẦN
Sau khi đã xác định đầy đủ những vai trò và nhiệm vụ/công việc của mỗi vai trò, bước tiếp theo
là bạn sẽ sắp xếp chúng vào bảng lịch tuần. Chẳng hạn một người vợ, người mẹ, một trưởng
phòng nhân sự và một trưởng nhóm trong nhà thờ sẽ có một lịch tuần làm việc như sau:


Một khi bạn đã làm đầy đủ tất cả những bước trên, từ việc xác định rõ sứ mạng, hệ giá trị cốt lõi,
những vai trò, công việc và nhiệm vụ, bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc hay quên làm việc
này việc kia, hay mất sự gắn kết và kết nối với những điều quan trọng nhất trong đời mình.
Trong quá trình làm việc trong tuần, nếu có một việc gì đó phát sinh, bạn cần cho nó ngay vào
lịch làm việc của mình để khỏi quên.
Và cuối cùng, để công cụ quản lý công việc tuần được hiệu quả lớn nhất, có bốn quy tắc mà bạn
cần tuân theo.
BỐN QUY TẮC CẦN TUÂN THEO CỦA CÔNG CỤ SGV (QUY TẮC KCKC)
Quy tắc 1: Kỷ luật – Bỏ hòn đá to vào trước
Hãy tưởng tượng trước mặt bạn là một cái bình, bên cạnh là một vài hòn đá to, nhiều hòn đá
nhỏ, và rất nhiều cát. Nhiệm vụ của bạn là cho hết chúng vào cái bình. Nếu bạn cho những hòn
đá nhỏ và cát vào bình trước, thì bạn có thể sẽ không thể nhét hết những hòn đá to vào. Nhưng
nếu bạn đặt những hòn đá to vào trước, sau đó là những hòn đá nhỏ, sau đó đổ cát len lỏi vào
những khoảng trống giữa chúng, bạn sẽ có thể cho tất cả chúng vào bình.
Trong cuộc sống chúng ta cũng hay thường xuyên đổ cát và những hòn đá nhỏ vào bình trước.
Chúng ta hay làm những việc vặt vãnh, không có nhiều giá trị và ý nghĩa như lướt web, kiểm tra
facebook, v.v, và cuối cùng nhận ra không còn thời gian để làm những thứ thực sự quan trọng.
Công cụ SGV cho bạn đặt những hòn đá to vào trước, nhưng trong việc thực thi nó hằng ngày,
bạn cũng cần nhớ, và kỷ luật làm điều ấy: luôn ưu tiên cho những điều quan trọng nhất trước
tiên.
Cuối cùng, bạn cần nhớ đến khái niệm mà tôi gọi là “Cuộc sống tinh gọn” (Lean Life). Khái
niệm này bắt nguồn từ khái niệm sản xuất tinh gọn (lean manufacturing), một phương thức sản
xuất rất thành công của Toyota: Bất kỳ việc gì trong quá trình sản xuất mà không tạo ra giá trị thì
đều là lãng phí. Tương tự vậy, khái niệm “Cuộc sống tinh gọn” (Lean Life) phát biểu như sau:


Bất kỳ điều gì làm hàng ngày trong đời bạn mà không liên quan đến sứ mạng, giá trị và những
vai trò, công việc bạn tự đề ra hàng ngày thì đều là lãng phí.
Quy tắc 2: Cân bằng
Mỗi con người của chúng ta đều có bốn mặt, bắt đầu từ những chữ T: 1) Thể chất / Tài chính, 2)
Tình cảm / Xã hội, 3) Trí tuệ / Sự nghiệp và 4) Tinh thần / Tâm linh. Chúng ta cần sắp xếp lịch
làm việc để luôn đảm bảo sự cân bằng (dĩ nhiên là một cách tương đối) giữa bốn mặt này. Một
sự mất cân bằng bất kỳ của một mặt nào đều sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến những mặt khác.
Chẳng hạn như nếu bạn dành quá nhiều thời gian dành cho trí tuệ và sự nghiệp, mà quên đầu
tư cho sức khỏe (mặt thể chất), thì một ngày nào đó, sức khỏe của bạn sẽ xuống dốc không
phanh, và ngược lại, nó sẽ kéo cả ba mặt kia đi xuống. Hoặc như bạn không dành đủ thời gian
cho gia đình (mặt Tình cảm / Xã hội), một ngày nào đó bạn sẽ nhận ra mình có thể trên đỉnh của
sự nghiệp, nhưng con của bạn lại có thể chẳng biết bạn là ai.
Quy tắc 3: Kết hợp
Như đã nói, mỗi người đều có bốn mặt trong cuộc sống là: 1) Thể chất / Tài chính, 2) Tình cảm /
Xã hội, 3) Trí tuệ / Sự nghiệp và 4) Tinh thần / Tâm linh. Chúng ta hay có xu hướng tách rời
chúng khỏi nhau, mà quên mất là chúng tương quan, hỗ trợ cho nhau, và có thể kết hợp lại
được với nhau.
Chẳng hạn, bạn có thể kết hợp mặt Thể chất và Tình cảm bằng việc cùng với các thành viên
trong gia đình tập thể dục, hay kết hợp mặt Tình cảm và Tinh thần bằng việc cùng với các thành
viên gia đình cầu nguyện hay đi nhà thờ, v.v. Nếu bạn có thể sáng tạo, khéo léo kết hợp bốn
mặt, hay những vai trò của bạn với nhau, bạn không chỉ có nhiều thời gian hơn, mà còn cảm
thấy thú vị và vui vẻ hơn nhiều.
Quy tắc 4: Con người > Bàn làm việc
Nếu bạn đang có một dự án quan trọng, nhưng cha mẹ bạn đang trong cơn hấp hối, thì hãy
dành thời gian cho họ, vì khi họ ra đi, bạn sẽ không còn cơ hội làm việc ấy nữa. Nếu bạn đang
bận bịu làm một việc, nhưng cô con gái ở tuổi dậy thì bỗng dưng muốn tâm sự với bạn, thì hãy
ưu tiên cho cô ấy trước tiên. Hay nếu bạn bè của bạn gặp hoạn nạn, cần sự giúp đỡ và chia sẻ
của bạn, hãy ưu tiên cho họ.
Bởi vì, quy tắc cuối cùng này nói rằng, dù lịch làm việc của bạn có bận rộn, có quan trọng đến
đâu đi chăng nữa, thì cuối cùng chúng cũng chỉ là những thứ vô tri vô giác. Chính con người,
cha mẹ, vợ chồng, con cái, bạn bè, đồng nghiệp, v.v.. của bạn mới là những điều thực sự quan
trọng và có ý nghĩa nhất. Vì vậy, hãy linh hoạt, quan tâm đến con người hơn là cứng nhắc bám
theo lịch làm việc của bạn.




Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×