Tải bản đầy đủ

Đề tài quản lí nhân sự của một công ty

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Đề Tài : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân
sự, tiền lương của công ty

GVHD : HOÀNG THỊ PHƯỢNG
THÀNH VIÊN
VŨ THỊ VIỆT TRINH


NGUYỄN VĂN TUẤN

Lời nói đầu
Trong thời đại công nghiệp hóa ngày nay chúng ta đang đứng trước sự thay
đổi không ngừng về mọi lĩnh vực, đặc biệt là CNTT. Đứng trước sự thay đổi đó
chúng ta phải có một lượng thông tin kiến thức tối thiểu để có thể nắm bắt
được nó. Thế kỉ XXI, thế kỉ của tin học và tự động hóa việc đẩy mạnh ứng
dụng tin học vào công việc hàng ngày là một mục tiêu được nhà nước quan
tâm và phát triển.
Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, tin

học đã đi sâu vào mọi ngày nghề và mọi lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã
hội. Sự phát triển của xã hội làm cho công việc quản lí ngày càng trở nên
phức tạp. Cách quản lí dựa trên kinh nghiệm, trực giác đã không đem lại hiệu
quả như mong muốn do đó phải thiết lập một phương thức quản lí mới hiện
đại hơn.
Là sinh viên khoa CNTT, chúng em khao khát được tìm hiểu và tiếp thu kiến
thức chuyên ngành để vận dụng vào thực tế. Qua một thời gian tìm hiểu với
sự hướng dẫn của cô Hoàng Thị Phượng, chúng em đã vận dụng những kiến
thức đã học để viết chương trình quản lý nhân sự và tiền lương của một công
ty.
Sinh viên thực hiên
Vũ Thị Việt Trinh


Nguyễn Văn Tuấn

Khảo sát hệ thống
• Địa điểm khảo sát: Công ty TNHH Hưng Thịnh
• Địa chỉ: Lô 74+76 đường N2, Cụm công nghiệp An Xá, Thành

I.

1.

phố Nam Định.
• Telephone: (0350)368 66 68
Mô tả hệ thống

Công ty TNHH Hưng Thịnh có môi trường hoạt động của công ty gồm 5
phòng ban:
+ Phòng Giám đốc
+ phòng kế toán
+phòng nhân sự
+ phòng quản lý chất lượng
+ phòng kinh doanh
Các hoạt động quản lý nhân sự tại công ty do phòng nhân sự đảm nhận thực
hiện chính, phòng kế toán cùng tham gia thực hiện:


Hoạt động quản lý nhân sự tại công ty Hưng Thịnh được tiến hành trong 3

công đoạn chính là: quản lý hồ sơ, quản lý chấm công, quản lý lương.
Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty được tiến hành như
sau:
1.1

Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên

phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thông qua việc lập
và điều chỉnh hồ sơ nhân viên
-

khi công ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định
tuyển dụng một nhân viên mới từ Ban Giám đốc, phòng nhân sự sẽ lập

-

danh sách và cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới này
Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự sẽ xem thông tin của nhân
viên trong công tý để có thể cập nhật các thông tin mới về nhân viên,
đồng thời đẻ phát hiện sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông
tin nhân viên. Việc sửa đổi này được dựa trên cơ sở lấy thông tin cung
cấp lại từ phía nhân viên. Tất cả thông tin điều chỉnh sẽ được lưu lại hồ

-

sơ nhân viên làm cơ sở cho kiểm tra của Ban Giám đốc.
Đồng thời nếu Ban Giám đốc yêu cầu xem hoặc điều chỉnh thông tin,
phòng nhân sự cần phải lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên để báo cáo

-

cho Ban Giám đốc xem hoặc đẻ điều chỉnh cho phù hợp yêu cầu.
Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên khi Giám đốc có quyết định cho
một nhân viên trong công ty thay đổi mức lương, phòng nhân sự sẽ tiến
hành điều chỉnh mức nhân viên đó, các thông tin về điều chỉnh này
được ghi vào hồ sơ nhân viên làm cơ sở cho việc tính lương của phòng

-

kế toán.
Một nhân viên trong công ty không làm việc, sau khi đã có quyết định
thôi việc từ Ban Giám đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin

về nhân viên đó.
1.2 Hoạt động về quản lý chấm công


Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cơ
bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công.
-

Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin làm việc của nhân viên
để ghi vào bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công này được nhân

-

viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình.
Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho công việc
nào đó, Ban Giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng nhân sự điều động
nhân viên làm thêm giờ. Việc điều động của phòng nhân sự phải dựa
trên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong

-

tháng để bố trí, sắp xếp phù hợp.
Khi nhân viên đã làm thêm giờ, phòng nhân sự sẽ tự cập nhật tiếp ngày
công làm thêm vào bảng chấm công, thông tin này vẫn được lấy từ phía

-

nhân viên.
Bảng theo dõi công sẽ được đối chiếu với nhân viên.
Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi công đã kiểm tra

để lập ra báo cáo chấm công để trình bày lên Ban Giám đốc kí duyệt.
1.3 Hoạt động quản lý lương
Trách nhiệm thực hiện chính của hoạt động này là phòng kế toán với chức
năng cơ bản là tính và lập báo cáo lương
-

cuối tháng, phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công đã được Ban
Giám đốc kí duyệt của phòng nhân sự, đồng thời cập nhật thông tin về

-

các khaorn phụ cấp,.. để làm cơ sở tính lương.
Dựa vào thông tin trên, phòng kế toán sẽ lập phiếu lương cho từng

-

nhân viên.
Sau khi lập phiếu lương, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương – là
mức lương thực hưởng của mỗi nhân viên để trình lên Giám đốc kí

-

duyệt.
Sau khi Giám đốc kí duyệt, nhân viên sẽ được nhận lương; kế toán sẽ
phải lập báo cáo về lương, báo cáo về thuế thu nhập phải nộp hàng
tháng.


-

Các báo cáo này dẽ được trình cho Ban Giám đốc xem để nắm bắt tình
hình lương của công ty, dồng thời phải trình cho các cơ quan chức

-

năng kiểm tra.
2. Mục tiêu của hệ thống
Cập nhật thông tin của nhân viên
Tìm kiếm báo cáo thông tin về nhân viên theo yêu cầu của lãnh đạo
Thống kê, báo cáo.
Đánh giá thuận lợi và khó khăn của hệ thống
Thuận lợi:
Công ty có hệ thống cơ sở vật chất hiện đại đáp ứng được công tác sẳn

3.
-

-

-

xuất và phát triển.
Có đội ngũ cán bộ có tay nghề và nhiệt tình với công việc.
Phê phán hệ thống:
Đa phần hệ thống quản lí thủ công chưa áp dụng tin học vào quản lí
Thừa nhân lực quản lí.
Ùn tắc quá tải về dữ liệu, xử lí thông tin chậm thiếu chính xác.
Lãng phí tiền bạc chi phí cho công tác quản lí
Chưa đáp ứng được vấn đề bảo mật thông tin
Sổ sách báo cáo trình bày chưa được khoa học.
4. Giải pháp
Đưa tin học vào hệ thống để giảm bớt nhân lực cho hệ thống quản li và
cải thiện vấn đề bảo mật
Cải tiến cơ cấu tổ chức
5. Vòng đời phát triển của hệ thống


II.

PHÂN TÍCH CÁC SƠ ĐỒ CỦA HỆ THỐNG
2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

-

Bước 1: Liệt kê các chức năng quản lý nhân sự của công ty
Cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới.
Sửa đổi thông tin hồ sơ cá nhân của nhân viên trong công ty
Hủy bỏ thông tin của nhân viên thôi không làm việc
Xem thông tin của các nhân viên trong công ty
Điều chỉnh mưc lương của nhân viên khi có thay đổi
Chấm công ngày làm việc cho từng nhân viên
Lập báo cáo theo dõi chấm công và báo cáo chấm công trong tháng.
Thống kê lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty
Lập các báo cáo thuế thu nhập hàng tháng cho nhân viên.
Cung cấp các thông tin về lương, thuế, phụ cấp cho Giám đốc và cơ

-

quan chức năng.
Điều động nhân sự làm thêm giờ


-

Bước 2: Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

Bên trên là sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD là biểu đồ phân rã có thứ
bậc của HTTT từ tổng thể đến chi tiết. Mỗi chức năng có một hoặc
nhiều chức năng con, tất cả được thể hiện trong một khung biểu đồ.
Ở đây,ta chia quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Thịnh từ một chức
năng tổng quát là Quản lý nhân sự chia thành thành 4 chức năng chính gồm:
quản lý hồ sơ, quản lý chấm công, quản lý lương và thống kê, báo cáo.
Từ mỗi chức năng chính ta lại phân ra thành các chức năng con.



-

Quản lý hồ sơ nhân viên
Mô tả chức năng chi tiết:
+ Cập nhật hồ sơ nhân viên:
Khi công ty tuyển dụng nhân viên mới, phòng nhân sự có trách
nhiệm cập nhật các thông tin cá nhân của nhân viên đó. Bên cạnh đó,
phòng nhân sự phải thường xuyên cập nhật các thông tin mới của nhân
viên trong công ty.
+ Xem thông tin nhân viên:
Sau khi cập nhật thông tin nhân viên, phòng nhân sự có trách
nhiệm thường xuyên xem thông tin của nhân viên trong công ty tại các
hồ sơ cá nhân để phát hiện thiếu sót và báo cáo cho cấp trên nếu có yêu
cầu.
+ Điều chỉnh thông tin:
Phòng nhân sự tiến hành điều chỉnh thông tin nhân viên nếu có
sai sót hoặc thay đổi như tăng lương, điều động thuyên chuyển... do
lãnh đạo yêu cầu
+ Hủy bỏ thông tin nhân viên:
Khi một nhân viên thôi không làm việc, phòng nhân sự sẽ tiến


-

hành hủy hồ sơ thông tin về cá nhân đó trong hệ thống.
Quản lý chấm công:
Mô tả chi tiết:
+ Cập nhật ngày công:
Phòng nhân sự phải cập nhật thông tin về ngày công làm việc của
nhân viên trong công ty theo ngày.
+ Điều chỉnh chấm công:
Phòng nhân sự lấy thông tin từ bảng theo dõi chấm công để điều
chỉnh chấm công theo đúng yêu cầu lãnh đạo, việc điều chỉnh sẽ được
lưu lại tại bảng theo dõi chấm công.
+ Điều chỉnh nhân sự:
Dựa vào tình hình công việc và ngày làm việc thực tế của nhân
viên trong công ty, khi có yêu cầu từ lãnh đạo, phòng nhân sư sẽ thực
hiện điều động nhân viên làm thêm vào chiều thứ bảy hoặc chủ nhật.
+ Lập bảng chấm công:
Phòng nhân sự lập bảng theo dõi chấm công để chấm công cho t
ừng nhân viên trong công ty.



-

Quản lý lương:
Mô tả chi tiết:
+ Cập nhật lương:
Hàng tháng, phòng kế toán có trách nhiệm lấy thông tin từ mức
lương, mức thưởng, các khoản phụ cấp của các nhân viên trong công ty
để làm cơ sở tính lương.
+ Lập phiếu lương:
Cuối mỗi tháng, phòng kế toán phải lập phiếu lương với đầy đủ các
khoản thêm và khấu trừ để tính mức lương được hưởng cho từng nhân
viên trong công ty.
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

DFD nhằm giải quyết các vấn đề hạn chế từ BFD, mô tả luồng dữ liệu luân
chuyển trong HTTT và mô tả những hoạt động xử lý .
Trình tự xây dựng DFD:


Sơ đồ mức ngữ cảnh : có 1 chức năng duy nhất để mô tả toàn bộ



hệ thống, gồm tên chức năng, luồng dữ liệu, tác nhân ngoài .
Sơ đồ mức đỉnh : có 1 chức năng duy nhất trong sơ đồ ngữ cảnh
được phân rã thành các chức năng nhỏ hơn ngang nhau và ở đây
có các kho dữ liệu. Các tác nhân vẫn giữ nguyên, không phát sinh



mới.
Sơ đồ mức dưới đỉnh : là sự phân rã chức năng trong sơ đồ mức
đỉnh, các kho dữ liệu vẫn tồn tại , các luồng dữ liệu và các tác
nhân vẫn được giữ nguyên từ mức trên xuống mức dưới.

2.2.1.Sơ đồ mức ngữ cảnh:
a. Liệt kê các tác nhân ngoài
- Nhân viên
- Ban giám đốc
- Phòng nhân sự
- Phòng kế toán.


b. Sơ đồ.

c. Mô tả tương tác
- Nhân viên: là người thực hiện việc cung cấp thông tin để hệ thống
quản lý nhân sự hoạt động, đồng thời cũng là nhân tố phản hồi và chịu
sự điều chỉnh của hệ thống.
- Ban Giám đốc: là người quyết định cho các hoạt động của nhân sự
trong công ty, Ban Giám đốc thực hiện theo dõi hoạt động của hệ thống


quản lý nhân sự thông qua các văn bản yêu cầu và báo cáo tổng kết
cuối tháng.
- Phòng nhân sự: là chủ thể quản lý các hoạt động của hệ thống quản lý
nhân sự, phòng nhân sự luôn cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên,
theo dõi chấm công cho nhân viên và tiến hành điều chỉnh thông tin
nhân viên nếu có sai sót hoặc thay đổi như tăng lương, điều động
thuyên chuyển... do lãnh đạo yêu cầu.
- Phòng kế toán: là phòng ban có trách nhiệm lập phiếu lương cho nhân viên
và thống kê, báo cáo với Ban Giám đốc.
Sơ đồ mức ngữ cảnh có các luồng dữ liệu đi từ tác nhân ngoài vào hệ thống
và ngược lại. Trong sơ đồ mức ngữ cảnh không có kho dữ liệu.
2.2.2 Sơ đồ mức đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh có các chức năng, các tác nhân ngoài, các luồng
dữ liệu và các kho dữ liệu.
Các tác nhân ngoài được giữ nguyên và thêm các kho dữ liệu như hồ sơ nhân
viên, phiếu lương, bảng chấm công
Các chức năng và các kho dữ liệu được nối với nhau bởi các luồng dữ liệu. Và
luôn có dữ liệu ra, dữ liệu vào.



2.2.3 Sơ đồ mức dưới đỉnh
a. Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý hồ sơ”

Ở sơ đồ mức dưới đỉnh các tác nhân ngoài vẫn được giữ nguyên. Kho dữ liệu
như Hồ sơ. Chức năng và tác nhân ngoài được nối qua lại lẫn nhau bởi các
luồng dữ liệu.
Có thể thêm tác nhân trong nếu cần thiết.


Sơ đồ mức dưới đỉnh thể hiện chi tiết hơn các chức năng chính trong sơ đồ
mức đỉnh. Cụ thể, ở sơ đồ này trình bày chi tiết về chức năng Quản lý sơ nhân
viên trong sơ đồ mức đỉnh.
b. Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng “ Quản lý chấm công”

Sơ đồ mức dưới đỉnh này có kho dữ bảng chấm công. Chức năng và tác nhân
ngoài được nối qua lại lẫn nhau bởi các luồng dữ liệu.
Có thể thêm tác nhân trong nếu cần thiết.
Sơ đồ mức dưới đỉnh thể hiện chi tiết hơn các chức năng chính trong sơ đồ
mức đỉnh. Cụ thể, ở sơ đồ này trình bày chi tiết về chức năng Quản lý chấm
công trong sơ đồ mức đỉnh.


c. Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng “ Quản lý lương”

Sơ đồ mức dưới đỉnh này có các kho dữ phiếu lương, hồ sơ nhân viên. Chức
năng và tác nhân ngoài được nối qua lại lẫn nhau bởi các luồng dữ liệu.
Có thể thêm tác nhân trong nếu cần thiết.
Sơ đồ mức dưới đỉnh thể hiện chi tiết hơn các chức năng chính trong sơ đồ
mức đỉnh. Cụ thể, ở sơ đồ này trình bày chi tiết về chức năng Quản lý lương
trong sơ đồ mức đỉnh.

2.3

Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.3.1
Xác định thực thể và thuộc tính của thực thể


Chức vụ (MaCV, TenCV, PhuCapCV)
Nhân viên( MaNV, Hoten, NgaySinh, NgayCong, Luong,
MaCV)
2.3.2

Mô hình thực thể quan hệ E-R
MaCV

TenCV

PhuCapCV

ChucVu

HeSoluong

Lương

NgayCong

NhanVien

NgaySinh

MaNV

Hoten


2.3.3

Mô hình chuẩn hóa dữ liệu quan hệ
Vì bảng Chức vụ đã ở dạng chuẩn 3NF nên giữ nguyên bảng
này và chỉ chuẩn hóa bảng Nhân viên về dạng chuẩn 3NF.
Ta có bảng Nhân viên có các thuộc tính:
Nhân viên( MaNV (1), Hoten (2), NgaySinh (3), NgayCong
(4), MaCV (5))
-

Chuẩn hóa về dạng chuẩn 1:
+ QH1:
NhanVien1 (MaNV, Hoten, NgaySinh, NgayCong, MaCV)
+ QH2:
NhanVien2( MaNV, Luong)

-

Chuẩn hóa về dạng chuẩn 2:
+ QH1:
NhanVien1 (MaNV, Hoten, NgaySinh, NgayCong, MaCV)
+ QH2:
NhanVien2( MaNV, Luong)

-

Chuẩn hóa về dạng chuẩn 3:
NhanVien1 (MaNV, Hoten, NgaySinh, NgayCong, MaCV) (1)

NhanVien2( MaNV, Luong) (2)
ChucVu(MaCV, TenCV, PhuCapCV) (3)
2.3.4

Ma trận thực thể
Khóa chính
MaNV
MaCV
Hoten
NgaySinh
NgayCong
Luong

(1)
K
C

(2)
C

(3)
K

Các
(1,2
(3,1
Loạ
Loạ
Loạ
Loạ


PhuCapCV
2.3.5

2.3.6

Loạ

Mô hình dữ liệu quan hệ

Từ điển dữ liệu



Thực thể Chức vụ

Thuộc tính

Khóa

Kiểu dữ liệu Độ
dài

Ghi chú

MaCV

Khóa chính

int

Mã chức vụ

TenCV

nvarchar

30

Tên chức vụ

PhuCapCV

nvarchar

30

Phụ cấp chức
vụ




Thuộc tính

Khóa

MaNV

Khóa chính

Kiểu dữ
liệu
int

Độ
dài

Ghi chú

Hoten

nvarchar 50

Mã nhân
viên
Họ tên

NgaySinh

date

Ngày sinh

NgayCong

int

Ngày công

Luong

float

Lương

int

Mã chức vụ

MaCV

III.

Thực thể Nhân viên

Khóa dự tuyển

Thiết kế phần mềm

Trước khi vào hệ thống cần phải đăng nhập tài khoản và mật khẩu:


Đây là giao diện chính của hệ thống sau khi đăng nhập thành công.
Giao diện này gồm các chức năng: Thêm mới một nhân viên, Cập nhật
và sửa đổi thông tin, Xóa bỏ nhân viên khi thôi việc và Tìm kiếm thông
tin của nhân viên.

-

Form thêm nhân viên mới:

-

Form cập nhật lương khi Ban Giám đóc có quyết định thay đổi mức
lương cho một nhân viên nào đó:


-

Form tìm kiếm thông tin của nhân viên:

KẾT LUẬN


Với vốn kiến thức lập trình, cùng phương pháp nghiên cứu đã học
trong trường, chúng em đã xây dựng phần mềm quản lý nhân sự- tiền
lương tại công ty TNHH Hưng Thịnh thỏa mãn những chức năng cần
thiết của một phần mền quản lý và đáp ứng được nhu cầu của công ty.
Mặc dù đã có những cố gắng, cùng với sự tận tình giúp đỡ chỉ bảo của
cô, song do thời gian và lượng kiến thức có hạn, cộng với việc chúng em
mới bước đầu làm quen với môn học nên chương trình này mới chỉ có
một số thao tác đơn giản, chưa phải là một chương trình đầy đủ để có
thể đưa vào sử dụng quản lý tốt. Chúng em mông nhận được những
nhận xét, giúp đỡ của các thầy cô và các bạn để chương trình của
chúng em hoàn thiện hơn.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×