Tải bản đầy đủ

Bài giảng khoa học tổ chức

1

Chuyên đề 1
KHÁI LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ KHOA HỌC TỔ CHỨC (5 tiết)

1. KHÁI LUẬN VỀ TỔ CHỨC

1.1. Khái niệm về tổ chức
Tổ chức là vấn đề phức tạp. Mỗi khoa học lại có cách tiếp cận riêng về tổ chức,
nên đến nay có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức. Định nghĩa sau đây có tính khái
quát cao:
“Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà
không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là
thuộc tính của bản thân các sự vật”1.
Định nghĩa này có ý nghĩa triết học, bao quát cả các tổ chức trong tự nhiên và xã
hội.
Từ khi xuất hiện loài người, để sinh tồn, con người luôn phải tập hợp nhau lại
một cách có trật tự, có sự phân công, phối hợp với nhau. Các hình thức tổ chức xã hội
và hoạt động tổ chức của loài người xuất hiện. Xã hội là một cộng đồng người có tính tổ
chức. Cách thức tổ chức xã hội tốt sẽ đặt mỗi cá nhân vào đúng chỗ dành cho mình, làm
cho mỗi cá nhân phát huy tối đa khả năng đó bộc lộ, khơi dậy những khả năng còn tiềm

ẩn. Không những thế, cách thức tổ chức xã hội tốt còn gắn kết các cá nhân trong sự hợp
tác chặt chẽ, khai thác triệt để năng lực đồng sáng tạo của các thành viên trong cùng
một nhóm, một tổ chức và trong toàn thể cộng đồng, tạo sức mạnh chung cho cả một
dân tộc.

1

Lê Duẩn: Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà
Nội, 1973, tr.28.


2

Nhà nghiên cứu xô-viết nổi tiếng P.M.Kécgientxép cho rằng: “Tổ chức” nghĩa là
liên hiệp nhiều người lại để thực hiện một công tác nhất định. Chúng ta còn có thể gọi
bản thân hình thức liên hiệp đó là một “tổ chức”2.
Như vậy, trong đời sống xã hội, phải phân biệt ý nghĩa hai mặt của từ “tổ chức”:
- Thứ nhất, tổ chức là một hoạt động - hoạt động liên hiệp nhiều người lại để
thực hiện một nhiệm vụ, mục tiêu nhất định.
- Thứ hai, tổ chức là một tập hợp người có trật tự để thực hiện một nhiệm vụ
chung hoặc nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Mỗi gia đình, mỗi trường học, mỗi
doanh nghiệp, mỗi đơn vị quân đội ... là một tổ chức.
Tập hợp người trong tổ chức không phải là một tập hợp hỗn độn mà là một tập
hợp có trật tự, có sự bố trí, sắp xếp, phân công, phối hợp. Chính sự phân công phối hợp
ấy tạo nên sức mạnh đặc biệt của tổ chức, như V.I.Lê-nin đã chỉ rõ: “Tổ chức làm cho
sức mạnh tăng thêm gấp mười lần”3.
Ngày nay, cuộc sống hàng ngày của chúng ta phụ thuộc vào hoạt động của nhiều
loại tổ chức chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Mặt khác, các tổ chức là môi trường
quan trọng không thể thiếu để cá nhân, xã hội phát triển.
Tổ chức là hình thức liên kết cụ thể giữa con người với con người trong một quá
trình xã hội nhất định, ở một trình độ lịch sử cụ thể của sự phát triển, bởi vậy nó được
qui định bởi các điều kiện khách quan và chủ quan nhất định của hoàn cảnh lịch sử
cùng những qui luật khách quan của nó.
1.2. Các yếu tố cấu thành
Tổ chức xã hội của loài người là rất phức tạp. Mỗi loại hình tổ chức khác nhau có
tính chất, chức năng, nhiệm vụ khác nhau, hoạt động theo phương thức và vận hành
2
3

P.M.Kécgientxép: Những nguyên lý của công tác tổ chức, Nxb.Thanh niên, HàNội, 1999, tr.9-13.

V.I.Lê-nin: Toàn tập, t..24, Nxb. Tiến bộ, Mátxcơva, 1978, tr.47


3

trong không gian, thời gian khác nhau. Tuy nhiên, nếu loại rõ ra những đặc trưng riêng
biệt của các tổ chức, chỉ giữ lại những thuộc tính chung mà bất cứ loại hình tổ chức nào
cung có, chúng ta sẽ có được những yếu tố tạo nên cấu trúc của tổ chức. Những yếu tố
đó còn là những khái niệm cơ bản của khoa học tổ chức.
1.2.1. Mục tiêu của tổ chức
Đây là thành tố (hằng số) đầu tiên có tính chất nền tảng của tổ chức. Khi thành
lập bất cứ một tổ chức nào đều phải trả lời thật rõ ràng: lập nó ra để làm gì? Câu trả lời
càng đầy đủ bao nhiêu càng có cơ sở để tuyển chọn, sử dụng con người; nhân sức mạnh
con người chính xác, hiệu quả bấy nhiêu. Hơn nữa, mục tiêu của tổ chức không chỉ
được xác định có tính trước mắt (gần) mà còn cả cho lâu dài (xa). Việc xác định mục
tiêu của tổ chức có các ý nghĩa như sau:
- Là cơ sở để đi đến sự thống nhất về quan điểm, thái độ, quy chế lợi ích và một
số giá trị chung khác của tổ chức.
- Là cơ sở để tập hợp, phối hợp hành động của mọi người với nhau một cách chặt
chẽ, giúp đỡ nhau trong công việc và trong cuộc sống.
- Là cơ sở để xây dựng bầu tâm lý tích cực, giải quyết những vấn đề cạnh tranh
quyền lực, lợi ích xung đột, tiến tới sự đồng thuận trong tổ chức.
- Là cơ sở để kiểm tra, tác động, điều chỉnh nhận thức, thái độ hành vi của các cá
nhân trong tổ chức.
Nhìn chung, các tổ chức ít khi mang trong mình một mục tiêu tách biệt, tự thân.
Mỗi tổ chức đều hướng tới một chức năng xã hội nhất định. Không có mục tiêu, mọi tổ
chức đều không có lý do tồn tại, nhưng có những loại hình tổ chức, việc chỉ ra mục tiêu
của nó không đơn giản song vẫn phải xác định mục tiêu chung.
1.2.2. Con người


4

Con người là nhân tố cơ bản nhất, năng động nhất của tổ chức. Tổ chức mạnh thì
từng thành viên của tổ chức đó được giáo dục, bồi dưỡng, phát huy hết khả năng của
mình và tạo ra sức mạnh của tổ chức. Ngược lại, từng người mạnh làm cho tổ chức
mạnh. Chính con người – thành viên tổ chức sẽ quyết định chất lượng, xu hướng phát
triển của tổ chức. Các thành viên trong cơ cấu tổ chức phải là những người có phẩm
chất và năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của tổ chức.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là cách bố trí, sắp xếp các bộ phận cấu thành tổ chức nhằm thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Đó chính là kết cấu bên trong cùng với quan hệ
của các bộ phận trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức định rõ các bộ phận cấu thành tổ chức, vị
trí và cơ chế phối hợp, vận hành của các bộ phận đó. Cơ cấu tổ chức do nội dung hoạt
động của tổ chức quy định. V.I.Lênin khẳng định: “Cơ cấu của bất cứ một cơ quan nào
còng do nội dung hoạt động của cơ quan đó quyết định một cách tự nhiên và tất nhiên”4.
1.2.4. Cơ chế hoạt động
Cơ chế hoạt động của tổ chức có thể được hiểu là chế độ hoạt động của các bộ
phận trong cơ cấu tổ chức. Chế độ này là những nguyên tắc, những quy định bắt buộc
tất cả các bộ phận, các yếu tố của tổ chức phải phục tùng. Chế độ hoạt động của tổ chức
càng rõ ràng, chặt chẽ bao nhiêu, thì tổ chức hoạt động càng có ít sai sót bấy nhiêu, bộ
máy tổ chức không ngừng trưởng thành và phát triển. Ngược lại, chế độ hoạt động
không rõ ràng, không hợp lý thì tổ chức sẽ chồng chéo, ách tách, kém hiệu quả, khó quy
kết trách nhiệm cho những người phải chịu trách nhiệm.
1.2.5. Thời gian
Bất kỳ tổ chức nào còng tồn tại và phát triển trong một khoảng thời gian xác
định. Yếu tố thời gian tự nó xác định tính ổn định tương đối của tổ chức. Ví dụ, mỗi tổ
4

V.I.Lê-nin: Toàn tập, t6, Nxb Tiến bộ, Mátxcơva, 1975, tr.127.


5

chức xã hội, tuy rất khác nhau nhưng đều có thời gian tồn tại xác định như: thời gian
thành lập, thời gian tồn tại, hoạt động, kết thúc. Yếu tố thời gian cùng với không gian
tồn tại phát triển, tạo thành không - thời gian bao chứa tất cả các loại tổ chức xã hội, tất
cả các điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội trong đó tổ chức vận động phát triển. Nhờ có
yếu tố không - thời gian mà người ta xác định được quy mô, tính chất phát triển của tổ
chức, còng như quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của tổ chức đối với xã hội. Mặt khác, nhờ
có yếu tố không - thời gian mà người xác định được tính tương thích hay không tương
thích của một tổ chức xã hội nào đó với các điều kiện kinh tế - xã hội mà tổ chức đó lệ
thuộc vào.
Liên quan đến yếu tố thời gian có khái niệm “vòng đời của tổ chức”. Tất cả các
tổ chức, còng như con người, đều trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và cuối
cùng là diệt vong. Hàng ngày, vẫn có hàng loạt tổ chức mới ra đời, nhưng bên cạnh đó
còng có hàng trăm tổ chức phải đóng cửa và không bao giờ hoạt động trở lại. Vòng đời
là khái niệm biểu thị sự phát triển của tổ chức có tính tự nhiên qua một loạt các quá
trình phát triển theo trình tự thời gian. Khái niệm vòng đời của tổ chức giúp mô tả được
các giai đoạn mà mỗi tổ chức đều phải trải qua có tính chu kỳ, và cho phép có thể dự
đoán được các quá trình chuyển đổi từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của tổ chức.
Việc xem xét các tổ chức trong khái niệm vòng đời đã loại trõ xu hướng xem các tổ
chức như các thực thể tĩnh, và khẳng định các tổ chức luôn tự tiến triển dần và theo thời
gian chúng nhất định thay đổi. Để tổ chức tồn tại và phát triển, phải biết điều khiển tổ
chức tự đổi mới và tái sinh đúng lúc.
1.2.6. Điều kiện vật chất
Các điều kiện vật chất được xem là một yếu tố cấu thành tổ chức. Điều kiện vật
chất theo nghĩa rộng bao gồm: các phương tiện vật chất, kỹ thuật, điều kiện kinh tế,
điều kiện chính trị và các điều kiện khác... Theo nghĩa hẹp, điều kiện vật chất bao gồm:


6

tài chính, phương tiện, công cụ, thiết bị kỹ thuật, văn phòng, trụ sở làm việc... Điều kiện
vật chất không phải là yếu tố quyết định sự trưởng thành và phát triển của tổ chức,
nhưng là yếu tố không thể thiếu để tổ chức hoạt động có hiệu quả.
1.2.7. Quyền lực của tổ chức
Quyền lực vưà là một thành tố, vừa là bản chất chủ yếu khi nhỡn nhận tổ chức là
một hệ thống chính trị. Trước khi bàn đến quyền lực tổ chức cần làm rõ các thuật ngữ
“quyền”, “quyền lực”, “thẩm quyền”, “uy quyền”.
Trong các từ điển chính trị, cho đến nay vẫn xác định chưa rõ ràng và còn thiếu
sự thống nhất về các thuật ngữ này. Tùy theo hoàn cảnh và cách áp dụng mà mỗi thuật
ngữ có thể mang ý nghĩa tích cực hoặc tiêu cực. Từ thực trạng này cho thấy, để tìm hiểu
bản chất và nguồn gốc của quyền lực trong tổ chức cần đi sâu nghiên cứu các khái niệm
trên theo quan điểm lãnh đạo, quản lý; cần làm rõ ít nhất là ba khái niệm quyền, thẩm
quyền và quyền uy.
Vấn đề này, các tác giả người Pháp là Michel Amiel, Francis Bonnet, Joseph
Jacobs cho rằng:
- Quyền là khả năng mà một cá nhân (hoặc một nhóm) ảnh hưởng đến suy nghĩ
và hành vi của một cá nhân khác (hoặc một nhóm khác).
- Thẩm quyền là quyền hạn mà một cá nhân trong một tổ chức, lãnh đạo hành vi
và hoạt động của các cá nhân khác dưới quyền, căn cứ vào nhiệm vụ mà người lãnh đạo
đó được giao phó và có khả năng thực hiên các biện pháp chế tài.
- Uy quyền là khả năng mà một cá nhân có được để thu hút sự nhất trí cao và
nhiệt tình của các cá nhân khác đối với niềm tin và những mục tiêu mà các cá nhân đó
theo đuổi.


7

Quyền lực bao gồm thẩm quyền và uy quyền. Thuật ngữ này có thể xuất phát từ
cương vị chưc vụ, nhưng còng có thể xuất phát từ nhân cách hay từ một chức vụ không
mang tính tầng bậc của tháp quyền lực (già làng, trưởng bản…).
Thẩm quyền tương ứng với phương diện chính thức của quyền lực. Người giữ
thẩm quyền được hưởng một chế độ thuận lợi cho họ chỉ huy, được cấp dưới phục tùng.
Nếu cần, người đó có thể sử dụng chế tài theo chức danh của mình – các biện pháp
cưỡng chế (phê bình, cảnh cáo, thuyên chuyển, sa thải). Nếu người giữ thẩm quyền
vượt quá quyền hạn hoặc không phân quyền sẽ dẫn đến chuyên quyền, độc doán thẩm
quyền trở nên bất hợp pháp. Biện pháp cưỡng chế còng có hai mặt nó. Quyền cưỡng
chế áp dụng không tốt có thể dẫn đến những kết quả tai hại như chỉ phục tùng bên
ngoài, xuất hiện người xu nịnh, chống đối ngầm…
Còn uy quyền giống như sự ảnh hưởng không chính thức và được thực hiện một
cách có ý thức hoặc vô thức. Nó có thể là hành động của người nắm giữ thẩm quyền (để
củng cố thêm vị trí của mình) hoặc của cá nhân khác dựa trên uy tín, những phẩm chất
và năng lực đặc biệt của họ. Quyền lãnh đạo bản thân nó không lý giải cho ảnh hưởng
phi chính thức. Để có uy tín, để có ảnh hưởng phi chính thức, người lãnh đạo phải tạo
nên độ tin cậy của cấp dưới đối với mình về ba mặt: độ tin cậy về chính trị, độ tin cậy
về trí tuệ, chuyên môn, năng lực và độ tin cậy về đạo đức. Nhà nghiên cứu A. Zalezkin
cho rằng: trong khi cơ cấu cung cấp cơ sở quyền lực thì chính cá nhân là người quyết
định sử dụng quyền lực đó như thế nào. Quyền lực thực tế của một cá nhân phụ thuộc
vào nhân cách và vị trí của người đó trong tổ chức và nhân cách. Như vậy, quyền lực
của người lãnh đạo chỉ được củng cố vững chắc một khi thẩm quyền chính thức và ảnh
hưởng phi chính thức cùng tồn tại và phù hợp với nhau. Rõ ràng, quyền lực thực sự chỉ
có được một khi nó trỏ thành khả năng buộc mọi người trong tổ chức phải làm một
công việc mà họ không thể làm khác được, một cách tự giác.


8

Đề cập đến vấn đề quyền lực trong tổ chức không chỉ dừng lại ở nguồn gốc, bản
chất và ảnh hưởng của nó mà còn phải chú trọng cả vấn đề phân quyền và cạnh tranh
quyền lực trong tổ chức.
Tổ chức vận hành sẽ kém hiệu quả một khi phân chia quyền lực không rõ ràng,
hợp lý. Sự phân chia quyền lực trong tổ chức cần được chú trọng từ khâu xây dựng
tương quan nhân sự, lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy đến vấn đề phân quyền ở
cấp lãnh đạo.
Cạnh tranh quyền lực là hiện tượng tất yếu trong quá trình phát triển của tổ chức,
do có sự thay thế thế hệ, thay đổi sự sắp xếp vị trí trong tổ chức. Thông thường, tháp
quyền lực của tổ chức là hình chóp. Càng lên cao vị trí có thẩm quyền cao càng ít cạnh
tranh vị trí đó càng gay gắt. Cạnh tranh đúng đắn, khách quan, bằng tài, bằng đức (cạnh
tranh tích cực) sẽ thúc đẩy tổ chức phát triển. Cạnh tranh bằng thủ đoạn, bằng quan hệ
than quen ô dù, bằng tiền của… (cạnh tranh tiêu cực) sẽ làm suy yếu tổ chức. Công tác
cán bộ trong quá trình phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước
ta hiện nay phải hướng tới cơ chế cạnh tranh lành mạnh trong việc bổ nhiệm, đề bạt cán
bộ chuyên môn có trình độ cao và những cán bộ lãnh đạo, quản lý. Để đảm bảo cạnh
tranh lành mạnh, tích cực, cần quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về công
tác cán bộ: bố trí cán bộ phải xuất phát từ yêu cầu của công việc, phải có đức, tài tương
xứng với vị trí, chức vụ được giao. Muốn thực hiện được quan điểm đó đòi hỏi trong
công tác cán bộ phải tiếp tục đổi mới cơ chế bầu cử, thăm dò tớn nhiệm, đề bạt, bổ
nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý; phải xây dựng được cơ chế khách quan cạnh tranh nhân
tài trong lãnh đạo, quản lý.
1.2.8. Văn hóa tổ chức
“Văn hóa tổ chức” (organisational culture) xuất hiện lần đầu tiên trên báo chí Mỹ
vào khoảng thập niên 1960. Thuật ngữ tương đương “văn hóa công ty” (corporate


9

culture) xuất hiện muộn hơn, khoảng thập niên 1970, và trở nên hết sức phổ biến sau
khi tác phẩm Văn hóa công ty của Terrence Deal và Atlan Kennedy được xuất bản tại
Mỹ năm 1982. Hai chuyên gia của Trường cao học Kinh doanh Harvard là Thomas
Peters và Robert Waterman cung sử dụng thuật ngữ này trong cuốn sách nổi tiếng Đi
tìm sự ưu việt (In search of excellence) xuất bản cùng năm. Đề cập đến khái niệm "văn
hoá tổ chức", các nhà nghiên cứa đã đưa ra rất nhiều ý kiến khác nhau. Trước khi hai
khái niệm "văn hoá" và "tổ chức" dược ghép lại với nhau, đã có hàng chục định nghĩa
khác nhau về "văn hoá". Cụ thể là năm 1952, hai nhà nhân loại học Kroeber và
Kluckhohn đã phân loại ra 164 nghĩa của từ "văn hoá". Khi kết hợp "văn hóa" và "tổ
chức" với nhau thì nghĩa của chúng đã được khu biệt, hẹp lại rất nhiều nhưng cụm tử
"văn hoá tổ chức" vẫn có rất nhiều định nghĩa khác nhau. Sau đây là một vài định nghĩa
thông dụng đã được công bố, sử dụng rộng rãi.
Văn hóa tổ chức là một khái niệm cơ bản của khoa học tổ chức. Nhiều nhà nghiên cứu
hiện nay cho rằng văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị, niềm tin, truyền thống và thói
quen có khả năng: quy định hành vi của các thành viên trong tổ chức; ngày càng phong
phú thêm và có thể thay đổi theo thời gian; mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng.
Người ta cho rằng, văn hóa tổ chức bao gồm sáu thành tố sau:
- Triết lý, mang lại ý nghĩa tồn tại của tổ chức và quan hệ của tổ chức đối với các
cán bộ và thân chủ.
- Các giá trị chủ đạo mà tổ chức dựa vào đó có liên quan đến các mục tiêu hoặc
các phương tiện đạt được các mục tiêu đó.
- Chuẩn mực được chia sẻ bởi các cán bộ của tổ chức và quy định các nguyên tắc
quan hệ qua lại trong tập thể.
- Các quy tắc của “trò chơi” diễn ra trong tập thể.


10

- Bầu không khí tồn tại trong tập thể và biểu hiện ở chỗ tổ chức nào có trong tổ
chức và các thành viên của tổ chức tác động qua lại với nhau và với các cá nhân bên
ngoài ra sao.
- Các nghi thức ứng xử thể hiện trong việc thiến hành các nghi thức nhất định, sử
dụng các biểu hiện và kí hiệu nhất định…
Văn hóa tổ chức được hình thành từ hai nhóm vấn đề mà tổ chức gặp phải:
Nhóm thứ nhất gồm có các vấn đề như:
- Xây dựng ngôn ngữ chung và thuật ngữ thống nhất để mỗi người đều hiểu
được.
- Xác định các giới hạn của các nhóm và các nguyên tắc kết nạp và khai trõ khái
nhóm.
- Xây dựng cơ chế trao quyền lực và tước các quyền còng như gắn một vị thế
nhất định cho các cá nhân riêng lẻ của tổ chức.
- Xác định các chuẩn mực điều chỉnh các quan hệ không chính thức giữa các cá
nhân của hai giới.
- Quy định các cách đánh giá liên quan đến cái mong muốn và không mong muốn
trong ứng xử.
Nhóm thứ hai gồm các vấn đề mà tổ chức phải giải quyết trong quá trình tác động
qua lại với môi trường bên ngoài. Đó là diện rộng các vấn đề liên quan đến việc triển
khai công vụ, mục tiêu và các phương tiện đạt được mục tiêu.
Việc hình thành và thay đổi văn hóa tổ chức diễn ra dưới ảnh hưởng của nhiều
nhân tố. Một trong các chuyên gia được thừa nhận trong văn hóa tổ chức là Edgar Sain
cho rằng có nhóm nhân tố cấp một, nhóm nhân tố cấp hai quy định sự hình thành văn
hóa tổ chức, cụ thể:


11

Nhóm nhân tố cấp một gồm:
- Các điểm tập trung chú ý của lãnh đạo cao cấp. Thông thường cái mà người
lãnh đạo đặc biệt chú ý và hay nói đến như là điều có ý nghĩa quan trọng đối với tổ
chức, dần dần biến thành đối tượng chú ý và quan tâm của cán bộ và được đưa vào số
các chuẩn mực của cách ứng xử của con người trong tổ chức.
- Phản ứng của lãnh đạo đối với các tình huống gay cấn nảy sinh trong tập thể.
Trong trường hợp có các tình huống gay cấn nảy sinh trong tổ chức, các nhân viờn thấy
lo lắng bất an và do các nhân viờn cảm nhận những điều đang xảy ra trong tập thể, thỡ
người lãnh đạo nhỡn nhận giải quyết tình huống gay cấn đó ra sao, ưu tiên cái gỡ trước,
các điều đó còng thể hiện sau này trong sự thành hình hệ giỏ trị và các niềm tin mang
tớnh chất thiết thực đối với các thành viên của tổ chức.
Thái độ đối với công việc và phong cách ứng xử của người lãnh đạo. Do người
lãnh đạo giữ vị trí đặc biệt trong tổ chức và cán bộ chú ý đến họ nên phong cách ứng xử
và thái độ đối với công việc của họ có tính chất như mẫu ứng xử đối với cán bộ trong tổ
chức. Cán bộ có ý thức hay không có ý thức thích nghi các hoạt động của mình với nhịp
làm việc của người lãnh đạo, bắt chước cách tiếp cận của người lãnh đạo đối với việc
thực hiện các trách nhiệm của mình và do đó cung hình thành các chuẩn mực ứng xử
trong tổ chức.
- Cơ sở tiêu chuẩn khuyến khích cán bộ. Việc khuyến khích cán bộ theo những
tiêu chuẩn nào đó ảnh hưởng to lớn đến sự hình thành văn hóa tổ chức. Các thành viên
cần phải nắm được tiêu chuẩn đánh giá, biết được vì sao họ được khuyến khích, được
thưởng, vì sao họ bị trừng phạt. Khi đó lĩnh hội được điều đó, họ trở thành những kẻ
mang những giá trị nhất định, qua đó càng củng cố một văn hóa tổ chức nhất định trong
tổ chức.
Nhóm nhân tố cấp hai gồm:


12

- Cấu trúc của tổ chức: tùy theo việc tổ chức được xây dựng thế nào, các nhiệm
vụ, chức năng được phân công ra sao giữa cac bộ phận, các cán bộ có thẩm quyền thực
hiện rộng đến đâu, thỡ các thành viờn của tổ chức hình thành quan niệm nhất định về
việc họ được lãnh đạo tín nhiệm đến mức độ nào và tinh thần tự do trong tổ chức có đến
mức nào, sang kiến của cán bộ được đánh giá ra sao?
- Hệ thống truyền đạt thông tin và các thủ tục tổ chức. Trong tổ chức, hành vi của
các cán bộ, công chức thường được quy định bởi các thủ tục và chuẩn mực khác nhau.
Con người giao tiếp với nhau theo một cách thức nhất định và theo số đo nhất định dưới
những định kỡ và hình thức nhất định. Tất cả những yếu tố thủ tục này tạo nên bầu
không khí nhất định trong tổ chức, nó thấm sâu vào hành vi của các thành viên do tính
chất thường xuyên và lặp lại của các thủ tục.
- Thiết kế bên trong và bên ngoài, trang trí văn phòng làm việc. Thiết kế văn
phòng làm việc, nguyờn tắc bố trí chỗ ngồi của cán bộ, công chức, phong cách trang
trí… tạo nờn ở các thành viên trong tổ chức biểu tượng nhất định về phong cách tổ chức
và vị trí của họ trong đó suy cho cùng là các giá trị vốn có của tổ chức.
- Các truyền thống, huyền thoại, lịch sử và các sụ kiện quan trọng của tổ chức;
các cá nhân quan trọng đó và đang đóng vai trò chủ chốt của tổ chức. Những yếu tố này
không chỉ có ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự phát triển của tổ chức mà còn giúp phần hỗ
trợ cho hệ thống những biểu tượng bền vững về “linh hồn” của tổ chức, thấm sâu vào
các thành viên dưới dạng cảm xúc mạnh.
- Các nguyên tắc được hình thức hóa về triết lý và ý nghĩa tồn tại của tổ chức.
Những hệ giá trị chung, những lời căn dặn cần tuân theo dưới dạng các nguyên tắc để
giữ vững và duy trì tinh thần của tổ chức. Các nguyên lý về triết học và mục tiêu của
các tổ chức một khi được quán triệt đến tất cả các thành viên sẽ góp phần hình thành
văn hóa tổ chức, tương ứng với sứ mệnh của nó.


13

- Các nhân tố trình bày ở trên của sự hình thành văn hóa tổ chức đòi hỏi các
phương pháp và thủ thuật nhất định để đạt kết quả trong việc chủ động xây dựng và
thay đổi văn hóa tổ chức. Thực tế cho thấy, nếu cấu trúc của tổ chức có thể thay đổi
tương đối dễ thì văn hóa tổ chức là một vấn đề phức tạp và đôi khi còn không thể thực
hiện được. Vì thế, ở giai đoạn xác định chiến lược của tổ chức cần tính đến những khó
khăn mà khi thay đổi văn hóa tổ chức có thể nảy sinh. Nếu có thể thì nên chọn chiến
lược nào đó không đòi hỏi phải thực hiện những hành động biết trước về tính bất khả thi
củ việc thay đổi văn hóa tổ chức.
1.3. Phân loại tổ chức
Tùy theo trình độ phát triển, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của mình mà tổ chức có
cách tổ chức phù hợp, do đó hình thành nhiều loại tổ chức. Theo cơ cấu tổ chức có thể
phân thành một số loại tổ chức sau:
Kiểu tổ chức đơn giản (trực tuyến)
Kiểu tổ chức này xuất hiện từ rất sớm. Đặc trưng của loại tổ chức này là
người lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo, quản lý các thành viên, các bộ phận của tổ chức.
Kiểu tổ chức này còng có hai loại phổ biến:
- Người lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo, quản lý các thành viên trong tổ chức:
Đây là kiểu tổ chức đơn giản nhất, trong tổ chức không phân chia thành các bộ
phận. Loại này thích hợp cho tổ chức rất nhỏ, như: hộ kinh doanh cá thể, trang
trại...
- Người lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo, quản lý các bộ phận của tổ chức: Loại tổ
chức này thường được coi là cổ điển, vì xuất hiện rất sớm. Trong tổ chức này, có
phân chia thành các bộ phận, mỗi bộ phận chỉ tuân thủ một người lãnh đạo, mối
quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc, tạo ra sự thống


14

nhất, tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, tuy nhiên tổ chức này không tạo
được sự chuyên môn hóa và dễ dẫn đến xu hướng gia trưởng.
Kiểu tổ chức theo chức năng
Kiểu tổ chức này có các đơn vị chức năng, có quyền chỉ đạo các đơn vị trực
tuyến, do đó, mỗi người ở cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
Mô hình này không đòi hỏi người đứng đầu phải có kiến thức toàn diện, do
đó dễ đào tạo và tìm người lãnh đạo, quản lý. Nhưng nhược điểm là chế độ trách
nhiệm không rõ ràng, khó khăn trong phói hợp.
Kiểu tổ chức hỗn hợp trực tuyến – chức năng
Kiểu tổ chức này vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về
chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Người lãnh đạo trực
tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và có toàn quyền quyết định trong đơn
vị mình phụ trách. Kiểu tổ chức này có ưu điểm của cả kiểu tổ chức trực tuyến và
chức năng nhưng hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn và chuyên gia, nhiều tranh
luận và vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng.
Kiểu tổ chức ma trận
Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay. Kiểu tổ chức này chia theo ma trận, bàn
cờ, tạm thời, hay quản lý theo đề án, sản phẩm. Kiểu tổ chức này cho phép cùng lúc
thực hiện nhiều dự án, hình thức tổ chức linh động, việc hi ít tốn kém, đáp ứng được
yêu cầu sản xuất kinh doanh nhiều biến động. Nhưng có nhược điểm dễ xảy ra
tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận, đòi hỏi người lãnh đạo
phải có ảnh hưởng lớn.
Kiểu tổ chức theo khu vực


15

Khái niệm khu vực trong khoa học tổ chức là khái niệm khá rộng. Tổ chức theo
khu vực bao gồm nhiều loại cấu trúc như:
- Tổ chức theo địa lý, địa bàn (còn gọi là mô hình tổ chức theo địa dư): Đây là
mô hình tổ chức để khuyến khích sự tham gia của các địa phương, phù hợp với đặc thù
và khai thác thế mạnh của từng địa phương. Các công ty và cả các tổ chức chính trị, xã
hội đều có thể tổ chức theo mô hình này, như: Cơ sở miền Bắc, miền Trung, miền Nam
hoặc chi tiết hơn nữa.
- Tổ chức theo từng ngành hàng: Công ty bán buôn sữa có ngành sữa trẻ em, sữa
người nhiều tuổi, sữa cho bà mẹ... Khi một doanh nghiệp mở rộng sản xuất, gia tăng thị
phần thu hút được ngày càng nhiều khách hàng thì cơ cấu theo chức năng hay khu vực
địa dư tỏ ra không còn phù hợp. Do đó cần phải có một cơ cấu mới phù hợp với đặc
điểm đó. Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực sản phẩm ngành hàng và dịch vụ được hình
thành.
Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách như
thiết kế, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Cơ cấu này phù hợp với những
doanh nghiệp có quy mô lớn. Trong mỗi đơn vị được tổ chức theo sản phẩm ngành
hàng đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động kinh
doanh sản phẩm.
- Tổ chức theo thương hiệu: Trong công ty chuyên nhập đồ hiệu có thể có đơn vị
chuyên kinh doanh thương hiệu Armani, Hugo Boss, Prada, Bvlgari...
- Tổ chức theo cơ cấu khách hàng: Khách hàng bậc cao, bậc trung, bậc thấp.
- Tổ chức theo tính chất công việc: Ví dụ Bộ phận Bán buôn, Bộ phận Bán lẻ,...
Điểm mạnh của tổ chức theo khu vực là tổ chức theo từng khối nên tính hỗ trợ
trong nội bộ bộ phận khá tốt; phối hợp công việc tốt ở các địa bàn hay bị chia sẻ; dễ


16

quản lý. Điểm hạn chế là khó chuyên sâu; hay trùng lắp giữa các bộ phận; khó sử dụng
hiệu quả các nguồn lực do các nguồn lực và công việc hay bị rải ra trên diện quá rộng.
1.4. Những quy luật cơ bản của tổ chức
Sự hình thành, vận động, phát triển của tổ chức do nhiều yếu tố, nhiều quy luật
quy định. Việc xác định những quy luật cụ thể đó vẫn còn nhiều ý kiến khác nhau. Sau
đây là một số quy luật cơ bản.
1.4.1. Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức
Tổ chức là hình thức, phương pháp do con người đặt ra nhằm thực hiện mục tiêu
mong muốn với hiệu quả cao nhất. Bởi vậy, mọi tổ chức đều có mục tiêu, nhiệm vụ xác
định, và đó chính lý do ra đời, tồn tại của tổ chức, là yếu tố liên kết các thành viên của
tổ chức.
Mục tiêu khác nhau thì có tổ chức khác nhau. Từ mục tiêu mới hình thành tổ
chức phù hợp để thực hiện có hiệu quả nhất mục tiêu đó. Mục tiêu càng rõ ràng thì việc
thiết kế tổ chức và vận hành tổ chức càng thuận lợi và sẽ đạt hiệu quả cao.
Khi xác định mục tiêu của tổ chức cần xác định rõ mục tiêu chiến lược và mục
tiêu cụ thể. Mục tiêu chiến lược được xem là đường lối phát triển chung trong một thời
gian dài. Để thực hiện mục tiêu chiến lược, người ta thường phân chia ra các giai đoạn
dài ngắn khác nhau và xác định mục tiêu của từng giai đoạn đó, gọi là mục tiêu cụ thể.
Như vậy, mục tiêu cụ thể là mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn. Trong hệ thống
tổ chức, mục tiêu của hệ thống là mục tiêu chiến lược, còn mục tiêu của các đơn vị
trong tổ chức là mục tiêu cụ thể của hệ thống lớn. Hiệu quả của tổ chức bắt đầu từ việc
xác định mục tiêu chiến lược và mục tiêu cụ thể, còng như mục tiêu của hệ thống và
mục tiêu của các tổ chức hợp thành.


17

Xác định mục tiêu là công việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi người lãnh đạo tổ
chức phải:
- Tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử và dự báo chính xác tương lai để có
thể xác định mục tiêu được đúng đắn.
- Phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để xác định mục tiêu của tổ chức mình
cho phù hợp với mục tiêu của hệ thống.
- Số lượng mục tiêu càng ít càng tốt. Tổ chức có nhiều mục tiêu thường đạt hiệu
quả kém. Tổ chức cơ sở chỉ nên có không quá 3 mục tiêu. Khi xác định mục tiêu, nên
xác định cây mục tiêu và phải lựa chọn được mục tiêu ưu tiên.
Để tránh phạm sai lầm trong xác định mục tiêu, cần lưu ý:
- Không đặt mục tiêu cao hơn khả năng của tổ chức (và cá nhân): Khi xác định
mục tiêu phải rất chú ý tính khả thi của mục tiêu. Những nghiên cứu về tổ chức đã phát
hiện ra rằng những tổ chức và cá nhân có thành tích cao thường do đặt ra những mục
tiêu vừa mức khó khăn nhưng có thể nắm bắt và điều khiển được. Vừa mức khó khăn
nghĩa là đòi hỏi tổ chức, hoặc cá nhân đó phải hoạt động rất căng thẳng mới hoàn thành
được mục tiêu.
- Không nhầm lẫn mục tiêu và phương tiện, xem phương tiện là mục tiêu. Ví dụ:
tổ chức là phương tiện đạt mục tiêu nhưng do không nhận thức đầy đủ về vai trò của tổ
chức nên có người đã lầm lẫn coi tổ chức là mục tiêu. Hoặc trong quá trình hợp tác hoá
nông nghiệp trước đây, có nơi xem tỷ lệ nông dân vào hợp tác và số lượng hợp tác xã
có được là mục tiêu chứ không phải hợp tác xã là công cụ để đạt được năng suất và hiệu
quả trong nông nghiệp cao hơn so với cá thể.
Tuân thủ quy luật này đòi hỏi phải có sự thống nhất tư tưởng với tổ chức. Khi đã
có đường lối, chủ trương, nhiệm vụ cách mạng thì phải xây dựng tổ chức cách mạng


18

phù hợp. Đối với các cấp, khi đã xác định được mục tiêu, phải hình thành tổ chức để
thực hiện mục tiêu đó. Nếu tổ chức hoạt động đạt được mục tiêu, như vậy là thành
công. Ngược lại, không đạt mục tiêu là tổ chức không thành công.
Tuy nhiên, tổ chức có thể đạt mục tiêu, được coi là thành công nhưng lại không
có hiệu quả, hoặc hiệu quả thấp. Khi đặt ra mục tiêu làm ra được chiếc ôtô, nhà máy
làm được, đó là thành công. Nhưng nếu giá thành cao quá, bán đắt hơn ôtô nước ngoài
thì đó là thành công nhưng không hiệu quả, hoặc hiệu quả thấp. Vì vậy, khi thiết kế tổ
chức, phải bảo đảm khi vận hành tổ chức để thực hiện mục tiêu thì đồng thời phải bảo
đảm tính hiệu quả.
Để xác định hiệu quả của tổ chức, phải xác định được ba yếu tố: yếu tố đầu vào;
yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết quả của tổ chức. Sự chênh lệch giữa yếu tố kết
quả và yếu tố đầu vào là hiệu quả của tổ chức. Hiệu quả của các tổ chức kinh doanh
được tính bằng tiền, còn hiệu quả của các tổ chức sự nghiệp tính bằng chất lượng thực
hiện công việc được giao.
Mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức là qui luật khách quan qui định sự
tồn tại, cấu trúc và phương thức hoạt động của tổ chức.
1.4.2. Quy luật hệ thống
Hệ thống là một chuỗi các bộ phận liên kết và phụ thuộc lẫn nhau, được sắp xếp
theo một tổng thể thống nhất. Các tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, con người, thực
vật, máy móc đều được coi là một hệ thống. Những hệ thống này chịu trách nhiệm đầu
vào, chuyển đổi, thiết lập đầu ra. Mỗi hệ thống cần có sự phân định rõ ràng chức năng,
nhiệm vụ của từng bộ phận và có sự thống nhất để đảm bảo rằng hệ thống không bị tách
ra thành các đơn vị riêng rẽ, biệt lập. Đặc điểm đáng chú ý của hệ thống là mối quan hệ
tương tác giữa các bộ phận trong cùng một hệ thống. Tính độc lập và thống nhất là đặc
trưng của hệ thống.


19

Hệ thống là đặc tính bản chất của tổ chức. Nói đến tổ chức là nói đến hệ thống
của tổ chức. Tổ chức chính là một hệ thống bao gồm các phần tử liên kết với nhau trong
những mối quan hệ nhất định với những tính chất nhất định. Sức mạnh của tổ chức bắt
nguồn từ tính hệ thống của nó, tuỳ thuộc vào sự liên kết giữa các yếu tố của tổ chức trật
tự hay hỗn loạn, điều khiển hay không điều khiển được. Khi tìm hiểu một tổ chức, trước
hết tìm hiểu ở tính hệ thống của nó, và xây dựng một tổ chức còng phải bắt đầu từ thiết
kế hệ thống cấu trúc của nó, xây dựng nó thành hệ thống và lại đặt nó vào trong hệ
thống lớn hơn bao trùm lên nó.
Quy luật hệ thống không chỉ cho thấy cấu trúc của tổ chức mà còn cho ta cách
quản lý, điều khiển tổ chức hay hệ thống tổ chức nữa. Quá trình điều khiển tổ chức là
quá trình tác động lên hệ thống tổ chức để hoạt động thực hiện mục tiêu thiết kế của tổ
chức. Muốn tác động có hiệu quả lên quá trình vận động của hệ thống tổ chức cần phải
nghiên cứu cấu trúc bên trong của hệ thống. Cấu trúc bên trong của hệ thống tổ chức
gồm: tập hợp các trạng thái, cơ chế chuyển đổi các trạng thái.

Khi xem xét hệ thống tổ chức và sự vận hành hệ thống, người ta thường quan
tâm đến tính điều khiển được của hệ thống. Tính điều khiển được của hệ thống phụ
thuộc vào mối quan hệ thông suốt trong nội bộ tổ chức, nội bộ hệ thống và thông
suốt với các tổ chức khác trong hệ thống lớn hơn và nhỏ hơn. Thông tin được chuyển
động thông suốt trong hệ thống là điều kiện đảm bảo tính điều khiển được của hệ
thống tổ chức.
Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối quan hệ
của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống. Hệ thống tổ chức thường bắt đầu
bằng các tổ chức cơ sở. Dù nhỏ thì tổ chức cơ sở còng mang đầy đủ tính chất của một tổ
chức. Các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội có số lượng tuỳ thuộc chức năng, nhiệm vụ
và sự bố trí của cơ quan nhưng còng phải nằm trong khả năng điều khiển được. Ví dụ:


20

một viện nghiên cứu khoa học có 30 phòng nghiên cứu thuộc 5 hướng khác nhau thì
thường người ta thành lập phân viện và bố trí các phòng làm việc theo phân viện. Viện
trưởng phải làm việc với 30 đầu mối nhiều khi không quán xuyến được, nhưng nếu chỉ
thành lập 5 phân viện thì viện trưởng chỉ quản lý 5 đầu mối. Để điều khiển tổ chức khi
đã vượt quá khả năng quản lý thì phải phân cấp và thành lập bộ phận trung gian.
Trong hệ thống, nếu do nhu cầu phát triển mà các cấp bậc trong tổ chức thay đổi
thì cần phải qui định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp, quyền hạn, trách nhiệm
quyền hạn của cán bộ lãnh đạo và quản lý từng cấp.
Các tổ chức cùng cấp tạo nên hệ thống ngang. Các tổ chức trong hệ thống ngang
cần có chức năng nhiệm vụ rõ ràng thì mới không trùng lắp, gây lãng phí và làm giảm
sức mạnh tổ chức. Có trường hợp trong tổ chức để giải quyết mâu thuẫn cá nhân, cấp
trên đã tách tổ chức thành 2 đơn vị và như vậy hệ thống ngang có sự trùng lắp chức
năng nhiệm vụ. Đó là nguồn gốc của mâu thuẫn làm ảnh hưởng tới tính tổ chức của hệ
thống và có nguy cơ làm suy yếu, thậm chí tan rã tổ chức.
Hệ thống ngang, cơ bản là hệ thống đồng cấp, ngoài việc quy định rõ chức năng
nhiệm vụ của các tổ chức đồng cấp thì cần quy định quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp
với nhau để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức.
Trong hệ thống quản lý, sự phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì
hiệu quả quản lý càng cao. Phân công và quy định rõ quyền hạn trách nhiệm của các
cấp trong hệ thống còn cần thiết hơn. Điều này sẽ quyết định hệ thống hoạt động bình
thường hay rối loạn. Nếu không quy định rõ thì sẽ xảy ra hiện tượng cấp dưới thì lạm
quyền, cấp trên thì bao biện. Trong hệ thống, khi xảy ra hiện tượng rối loạn chức năng
thì phần lớn là do hiện tượng “vừa đá bóng vừa thổi còi”, người ra quyết định lại đồng
thời là người thực hiện quyết định. Để khắc phục tình trạng trên cần thực hiện không để
người lãnh đạo hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điều khiển (dù không


21

chính thức) bộ phận cấu thành hay nhân viên trong tổ chức. Tổ chức quân đội cho thấy
những bài học về tổ chức, đặc biệt là sự phân công, phân nhiệm giữa các quân chủng
binh chủng và sự lãnh đạo của tư lệnh
1.4.3. Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức
Tổ chức là một hệ thống do những phần tử của tổ chức hợp thành và có mối liên
kết nhất định. Nó là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là bộ phận của một hệ
thống lớn hơn. Qui luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức đòi hỏi các tổ chức
hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất trong khi vẫn duy trì tính đặc thù của chúng.
Sự đồng nhất đó là điều kiện hình thành hệ thống. Những phần tử không đồng
nhất không thể hợp thành hệ thống. Một hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức
có chức năng khác nhau, nhưng còng phải mang tính đồng nhất, ít nhất còng là đồng
nhất về cơ chế quản lý. Quy luật này vô cùng khắc nghiệt. Nếu ghép những tổ chức
không đồng nhất với nhau thì không bao giờ hình thành tổ chức mới, mà có khi còn huỷ
hoại cả những tổ chức hợp thành. Thực tiễn ở nước ta nhiều năm qua cho thấy, do chưa
tôn trọng quy luật này nên không ít việc tách, nhập tổ chức không mấy thành công. Tình
trạng một cơ quan bộ có cả cơ quan làm chức năng quản lý nhà nước và cơ quan tổ
chức, quản lý sản xuất, kinh doanh; một cơ quan cùng lúc có hai chức năng vừa là sự
nghiệp vừa là sản xuất, kinh doanh... là những ví dụ vi phạm qui luật cấu trúc đồng nhất
trong xây dựng tổ chức.
Yêu cầu về tính đồng nhất không loại trõ tính đặc thù của tổ chức. Tính đặc thù
tạo nên sắc thái của tổ chức, truyền thống của tổ chức. Việc tách, nhập quá nhiều và
thường xuyên đổi tên làm cho nhiều tổ chức mất cả truyền thống của mình.
1.4.4. Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức
Vận động là điều kiện tồn tại, phát triển của tổ chức. Vận động của hệ thống tổ
chức không chỉ liên tục mà còn vận động từ những tổ chức hợp thành đến toàn bộ hệ


22

thống. Tổ chức được thiết kế để hoàn thành các mục tiêu nhất định. Quá trình thực hiện
mục tiêu chính là quá trình vận động của tổ chức.
Sự vận động của tổ chức xã hội là sự vận động có qui trình, có sự đIều khiển.
Thông thường quy trình vận hành tổ chức được quy định cụ thể trong điều lệ của tổ
chức. Một tổ chức muốn vận động hợp lý phải xác định rõ sản phẩm của tổ chức, phải
ra quyết định đúng, phải xây dựng được điều lệ, và từ chức năng, nhiệm vụ mà cụ thể
hoá thành các qui chế hoạt động, thực hiện hoạt động theo qui chế.
Vận động không ngừng nhưng bộ máy tổ chức không phải động cơ vĩnh cửu mà
nó còng cần năng lượng để hoạt động. Nguồn năng lượng ấy chính là quyết định của cơ
quan quản lý. Tất nhiên mỗi cấp, mỗi loại hình thức tổ chức có các mục tiêu khác nhau,
có cơ chế vận hành khác nhau, nguồn năng lượng cung cấp cho chúng còng khác nhau.
Tuân thủ quy luật khách quan này, khi thiết kế tổ chức phải xác định cơ chế vận
hành của bộ máy tổ chức bảo đảm tổ chức vận động không ngừng và theo đúng quy
trình đã xác định. Trong quá trình vận hành của tổ chức cần có sự điều chỉnh bằng các
quyết định của cấp trên hay của lãnh đạo tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động và tự
điều chỉnh không ngừng.
1.4.5. Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức
Quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình tổ chức vận động trong môi trường luôn
luôn thay đổi, bởi vậy đó còng là quá trình tổ chức phải tự thay đổi để thích nghi với sự
biến đổi của môi trường nhằm đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Tổ chức vững
mạnh phải biết tự điều chỉnh linh hoạt để đạt được sự phù hợp, cân bằng với môi
trường.
Các tổ chức hiện đại đang đối mặt với một môi trường cạnh tranh toàn cầu ngày
càng gay gắt được thúc đẩy bởi sự thay đổi nhanh chóng của khoa học, công nghệ,
những đui hỏi từ những khách hàng ngày càng khú tớnh hơn, người lao động độc lập và


23

khó quản lý hơn. Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy năng động
này, các tổ chức phải thường xuyên thay đổi để đáp ứng những đui hỏi của khách hàng,
người lao động, thị trường và cạnh tranh.
Để tạo điều kiện cho tổ chức tự điều chỉnh, ngay từ khi thiết kế đã phải tạo hành
lang cho tổ chức có thể tự điều chỉnh trong quá trình thực hiện mục tiêu. Những cơ chế
quản lý, chế độ, chính sách tạo ra điều kiện và cho phép tổ chức tự đIều chỉnh.
Để tổ chức tự điều chỉnh được, cần một số điều kiện tối thiểu sau:
- Trình độ tổ chức của hệ thống điều khiển đảm bảo thu thập và xử lý tốt thông
tin để điều chỉnh quyết định.
- Người lãnh đạo phải có trình độ nắm vững những vấn đề nguyên tắc, nhạy bén
với những thay đổi về cơ chế, chính sách để điều chỉnh hoạt động của tổ chức phù hợp
với điều kiện mới
- Bộ máy quản lý giúp việc người đứng đầu xử lý tốt thông tin, giúp người đứng
đầu kịp thời ra các quyết định điều chỉnh tổ chức.
- Tổ chức vững mạnh, liên kết các thành phần chặt chẽ nhưng linh hoạt, mềm
dẻo, bảo đảm khả năng huy động nội lực của tổ chức để tự điều chỉnh, thích nghi và
phát triển.
Quy luật tự điều chỉnh đòi hỏi phải làm rõ quyền hạn của mỗi cấp trong giới hạn
cho phép tự điều chỉnh (còn gọi là “hành lang” hợp lý của tổ chức trong quá trình điều
chỉnh), xác định rõ chức năng, nhiệm vụ từng cấp, từng tổ chức; phải giao quyền thật rõ
cho mỗi tổ chức và mỗi phần tử của tổ chức để khắc phục tình trạng tổ chức không dám
tự điều chỉnh hoặc điều chỉnh vượt quá quyền hạn.
1.4.6. Qui luật về tính ổn định và bền vững tương đối của tổ chức


24

Tổ chức nào còng có quá trình ra đời, phát triển và tiêu vong, tuy nhiên, tổ chức khi
đã ra đời thường hướng tới sự ổn định và phát triển bền vững. Tính ổn định và phát triển là
yêu cầu tất yếu để tổ chức thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của nó. Một tổ chức mà không ổn
định và phát triển thì không thể tồn tại và hoạt động có hiệu quả. Mặt khác, sau khi tổ chức
đã hình thành và hoạt động ổn định thì luôn xuất hiện tính ỳ, xu hướng bảo thủ, bền vững,
không dễ thay đổi.
Qui luật này đòi hỏi việc xây dựng, điều khiển tổ chức phải bảo đảm tính ổn định
của tổ chức, tránh vội vàng, hấp tấp, thay đổi tổ chức khi chưa nghiên cứu đầy đủ các
vấn đề và điều kiện chưa chín muồi. Đồng thời phải chú ý khắc phục xu hướng bảo thủ,
trì trệ, khép kín của tổ chức.
Các qui luật cơ bản của tổ chức nêu trên có quan hệ tác động tới nhau. Vận dụng
tốt các qui luật đó sẽ giúp cho tổ chức hoạt động có hiệu quả cao.
2. KHOA HỌC TỔ CHỨC

2.1. Đối tượng, nhiệm vụ, phương pháp nghiên cứu của khoa học tổ chức
2.1.1. Đối tượng nghiên cứu của khoa học tổ chức
Đối tượng nghiên cứu của khoa học tổ chức là cấu trúc, quy luật, nguyên tắc
hoạt động của tổ chức; các điều kiện cần và đủ cho tổ chức hoạt động có hiệu lực,
hiệu quả.
2.1.2. Nhiệm vụ của khoa học tổ chức
Nhiệm vụ của khoa học tổ chức là xem xét các loại hình tổ chức khác nhau, rút
ra những quy luật cơ bản của tổ chức, các nguyên tắc thiết kế, xây dựng, điều khiển tổ
chức, nhằm xây dựng các tổ chức ngày càng khoa học, hợp lý, hiệu quả, phục vụ tốt
hơn cho sự phát triển.
2.1.3. Phương pháp nghiên cứu của khoa học tổ chức


25

a) Nhóm phương pháp phân tích - tổng hợp
b) Nhóm phương pháp lịch sử và lô-gích
c) Nhóm phương pháp điều tra xã hội
d) Nhóm phương pháp mô hình hoá
e) Nhóm phương pháp thực nghiệm xã hội
g) Phương pháp phi thực nghiệm
2.2. Quá trình phát triển của khoa học tổ chức
Lý thuyết tổ chức hiện đại gồm những lý thuyết tổ chức ra đời từ khoảng giữa
thế kỷ XIX và bùng nổ từ đầu thế kỷ XX trong trào lưu phát triển mạnh mẽ lý thuyết
quản lý khoa học. Do đó, khi phân loại các lý thuyết tổ chức hiện đại, khái niệm “cổ
điển” chỉ mang tính tương đối.
Thời kì tiền kinh điển - các nhà khai sáng
Về cơ bản, các tư tưởng về khoa học tổ chức hiện đại ra đời vào giữa thế kỉ XIX
cùng lúc với sự ra đời của các nhà máy công nghiệp, đặc biệt là công nghiệp dệt, vào
thời điểm đó tự động hóa và sản xuất hàng loạt dần trở thành cơ sở cho việc nâng cao
năng suất. Tuy nhiên, các tư tưởng về tổ chức phát triển tương đối chậm trong suốt thế
kỉ này. Trong thời kì này, có hai nhà tư tưởng lớn đã bắt đầu giải quyết các thách thức
mới được đặt ra là Robert Owen và Charles Babbage.
Trong thế kỉ XIX, Robert Owen và Charles Babbage cùng tập trung giải quyết
những vấn đề đặt ra lúc đó với hoạt động tổ chức và quản lý. Owen là một doanh nhân,
đồng thời là một nhà cải cách xã hội trong khi Babbage tuy là một nhà toán học lý
thuyết nhưng rất quan tâm tới hiệu quả của công tác tổ chức đối với năng suất của các
xí nghiệp công nghiệp.


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×