Tải bản đầy đủ

ĐÁNH GIÁ CÔNG tác QUẢN TRỊ MUA HÀNG tại CÔNG TY BÁCH HOÁ số 5 NAM bộ

MỞ ĐẦU
Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ
sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của
nhà nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế,
các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn
tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bước sang
cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mười năm
đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước
ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh
nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững được thị hiếu của
người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để
đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi
hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị
trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan
trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài
năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng
thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao
hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy

công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan
liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời
đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình,
thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ ... tuy nhiên hoạt động
mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công
ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt
động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng. Các doanh
nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm


đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng
với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh
doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng
có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua
hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng
cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của
mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chung lớn:
Chung 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng
mại.
Chung 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty
bách hoá số 5 Nam Bộ.
Chung3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại
công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

2


CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1

HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG

MẠI
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với doanh
nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng
bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và
kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch
vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng
là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng
tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét,
tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán,
thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển
nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lợng, cu cấu
đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp
nhất.
Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số
lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì
bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu
3


để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là
nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và
đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi
hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất
quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.
Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ở chỗ:
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh
nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu
tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh
nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị
trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để
mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của
khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách
hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận
tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng
hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị
trường. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá
mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng
cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ... ) sẽ làm cho giá đầu
vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. Trên thị trường hiện nay
việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá. Cùng một
loại sản phẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút
được khách hàng về phía mình. Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp
phải mua được hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn. Doanh nghiệp muốn bán được
hàng tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt. Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ
giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh được thị trường .

4


- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng
kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi
mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã
không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả.
Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về
sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền
túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanh
nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh
thu và thu được lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù
hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành
thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ
chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan
trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong
kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2

Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi
doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu
tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong
một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn,
doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và
xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp .
Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

Lượng hàng thích hợp =
5


một lần mua

số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phương pháp này có ưu điểm sau :
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được
xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận,
lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh
nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng
hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí
bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ
chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp
tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,
giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ...) hay chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý :
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có
nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi mà
người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường
khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc
đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không
thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”.
Mua hàng theo lô lớn:
Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra
của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong
một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định
được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp
hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng .
6


Nếu ta gọi :
C-Tổng chi phí
C1 - Chi phí một lần mua hàng
C2

- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian

C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:

Q=

2*C1 * D
C2

C= C 2 * (Q/2) + C1 *Q/D)
Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua,
bảo quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau :
+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những
ưu đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thu
được lợi nhuận “ siêu ngạch ”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là :
+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài
chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn .
+ Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao .
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua :
Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách
thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết

7


kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi
mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Phân tán thu mua :
Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn
và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu
cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá
cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :
Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn
ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại
cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều
nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng
hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng
cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc
độ chu chuyển vốn chậm .
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phương thức
này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục
cho bên bán
Mua giao hàng trước : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh
nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán
lô hàng đó .
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá
với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô
hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành
giao hàng cho bên mua .
d) Căn cứ theo nguồn hàng:

8


Mua trong nước:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh
nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất
trong nước.
Mua từ nước ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ
nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai hình
thức nhập khẩu:
+

Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai

trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy móc
thiết bị từ nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong nước. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không cần phải sử dụng vốn của mình
và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trường để mua đến khi bán đợc
hàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình. Với hình thức này công ty sẽ xem
xét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Đồng
thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá được chuyển tới tay
người mua để từ đó biết được kết quả của việc nhập hàng
Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay
gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay
mua lẻ ... Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các
doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn
nhất định để quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và
tốt nhất.
1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân
tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung
9


cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc
một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc
phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy ra do thất
bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như
thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do những trục trặc trong
quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán
rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một
túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu
hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà
cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán
hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì
bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận,
thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong
số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng
mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau.
Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn
và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ
phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ
giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn ( được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn,
được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm ,...) và doanh nghiệp thường trở
thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp
cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp : nếu người bán
hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại
phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó
một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi
mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng
10


buộc chặt ” ( điều kiện không thể nhân nhợng được ) và có những “ ràng buộc
lỏng ” ( điều kiện có thể nhân nhợng được ). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn
luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện
vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán ...nếu không tỉnh táo, quyền chủ
động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở
thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo
đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy
cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng
hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ
buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều
kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều
kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ
bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép
” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của
nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận ( không đạt được sự thoả
thuận ) và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được ).
Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và
nhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong
quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng
suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.

1.2 )Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
1.2.1.) Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại.
+) Khái niệm:
Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và
kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục
tiêu bán hàng.
11


Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì?
của ai, với số lợng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi,
lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các
yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều
kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác
quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm
bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí
thấp nhất .
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số
lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián
đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải
phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm
do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối
cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàng
chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ... ). Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào
đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp
hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ
mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống
doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong
cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu
chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại
đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người
bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối
đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố
đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất
12


lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối
ưu
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi
cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối
thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể
hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu
...để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên
không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cái
này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức
năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể
các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu
tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp
tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+) Vai trò của quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện
ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng
thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đợưc
phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình mua hàng đó là việc
phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp được
lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung hiện tại và
tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của
sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều
khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng
loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu
của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
13


1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng
phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công
tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi
đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các
điều kiện thanh toán như thế nào ? ... Một người tiêu dùng khi mua hàng cũng có
quyết định như vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâu
được đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau.
Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan
đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh
giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá
trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương
mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình
vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất
trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho ... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá
trình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua
hàng
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
Xác định
nhu cầu

Tìm và
lựa chọn
nhà cung
cấp

Thoả mãn

Thương
lượng và
đặt hàng

không thoả mãn

Đánh giá kết quả mua hàng

14

Theo dõi và
thực
hiện
giao hàng


a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản
trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực
chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì và mua bao nhiêu.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm
hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn.
Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó
xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng
thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ
hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian
mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp,
hiệu quả.
Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp trong kì kinh doanh. Trên thực tế ngời ta thường dựa vào công thức
cân đối
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó :
M- Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh
B – Lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh
tiếp theo.
Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì nh sau:
M = B + D ck – D dk
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng.
Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào
của từng mặt hàng

15


Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lượng hàng
tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho
phù hợp .
b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp
sẽ tìm ở đâu và như thế nào. Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể
tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà
cung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phương tiện
truyền thông, qua mạng ... Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách
sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải
nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa,
phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng
hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với
chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi
nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà
quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền
thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mớicó thể lựa
chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thường thay
đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp
hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp
hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp
lý...
Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lượng người, giá
cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảm
giá... của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu

16


về quãng đờng, phương thức thanh toán và phương tiện vận chuyển, hệ thống kho
tàng, phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá ...
Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi
thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch
của người cung cấp ... từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu.
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường
và người cung cấp mới xuất hiện.
Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được
cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đường tìm đến của nhà
cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà
cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám,
qua gọi thầu ...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc
những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các
nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua
nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành
khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp
rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong
trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép
giá ...
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được
độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá ... nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do
mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả
và chất lượng không cao ... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra
các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm các

17


nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp
còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của
doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải
tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau.
Sự đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên mà doanh
nghiệp quy định, phương pháp này còn được dùng để đánh giá thường xuyên nhà
cung cấp hiện tại của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó
trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung
cấp hay không, ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh
nghiệp nên tiến hành thương lượng và đặt hàng.
C ) Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương lượng
và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Trong đó, thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định
mua hàng. Mục tiêu của quá trình thương lượng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương
tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến
động
- Xác định phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và
xác định thời hạn thanh toán.
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa
chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có như
vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận,
doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ
sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để

18


đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải được lập thành nhiều bản ( ít
nhất là hai bản) . Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những nội dung sau:
Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Đơn giá và phương định giá.
Phương pháp và điều kiện giao nhận.
Điều kiện vận chuyển.
Phung thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phương
thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn
đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng
đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián
đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem
bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể :
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ
ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm
nâng cao uy tín của công ty .
+ Kiểm tra số lượng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra
kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng .
+ Kiểm tra chất lượng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên
hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù
hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản
và báo ngay cho người cung cấp .
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên
bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung
cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc .
e) Đánh giá kết quả thu mua:
19


Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh
giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua
hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua
hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra
hai trờng hợp :
+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các
cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết
định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả .
+ Trờng hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp
là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và
khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó .
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như
những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành
viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và
mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị
luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc.
Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng,
từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp .

1.3 Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác
quản trị mua hàng.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thương mại.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức
ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm
sao duy trì được hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp
phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay
đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua
hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh
20


của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt
động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn có sản phẩm đem bán
trên thị trường thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh
nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể
không mua được hàng để bán .
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả
hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp
trên thị thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp
có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ như
vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó
sản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá,
đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối
quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, như
vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ
cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản,
chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh
nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị
trường khi có nhu cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp
phải quản lí tốt hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ
khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt
động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc
giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với
dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lưỡng số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới
phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên
bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận
21


và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà
cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lượng hàng
hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về
khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ được chất lượng, gây mất mát
hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động mua hàng vì
mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài
chính của doanh thuận lợi như việc thu hồi vốn nhanh…Do đó khi lập kế hoạch
mua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm
cung ứng sẽ được tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì
không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối
quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua được hàng hoá với giá rẻ hơn, được ưu
tiên trong trường hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt như vậy doanh nghiệp
sẽ tiết kiệm được chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh
vực sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trường cho doanh nghiệp có hàng hoá
để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh
doanh.
1.3.2) Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng .
Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu
rõ về quá trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hưởng
tới quá trình quản trị mua hàng cũng như các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu
quả. Để hoạt động bán hàng được tốt thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầu
người tiêu dùng dưới góc độ cơ hội được lựa chọn ngươì mua, số lượng của người
mua, sự quan tâm của người bán với người mua đối với hàng hoá của doanh
nghiệp cơ cấu tiêu dùng của người mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu
tăng giảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của
người mua, sự liên quan về giá đối với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của người mua và vai trò quyết định của người mua sắm. Bên cạnh đó còn có một loạt
22


các tác nhân gây ảnh hưởng đối với mua hàng, cường độ cạnh tranh của các doanh
nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt
động mua hàng. Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới kết quả hoạt động mua hàng.
Sau đây là một số nhân tố chính :
a ) Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng .
- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá :
+ Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh
của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ
mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt
được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng
các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề
ra. Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do
đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược
trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp
lí.
+ Chính sách sản phẩm :
Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp
sẽ bán cái gì? cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh,
có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.
Muốn đạt được kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính
sách sản phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro
đến mức thấp nhất. Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành được
phương hướng kinh doanh, đầu tư nghiên cứu đúng hướng. Với mỗi sản phẩm
luôn gắn liền với một chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm
đúng đắn thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu chu kì sống của sản phẩm nhằm xác
định xem sản phẩm đó đang ở giai đoạn nào của chu kì sống. Mặt khác với mỗi

23


sản phẩm doanh nghiệp phải đi nghiên cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó
trên thị trường và của bản thân doanh nghiệp đó nh nào.
+ Kế hoạch chi tiết :
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị
phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng
cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượng
hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ
dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường kinh doanh nhiều mặt
hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ vị trí
chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là
những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lượng của
chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng
này sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy
doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa .
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải
trả lời câu hỏi :
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu
cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua
chứ không phải cái doanh nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và
đúng thời điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh
nghiệp cần. Thông thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số
nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình
hình thị trường. Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh
thu cho doanh nghiệp.

24


Mua với số lượng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán được chính
xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lí
không thừa cũng không nên thiếu .
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất lượng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có được thứ tự ưu tiên. Chính
sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo trong quá trình
thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một
kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt
hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó
khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu
để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn.
+

Các nguồn lực của doanh nghiệp .
- Vốn:
Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua
hàng của doanh nghiệp. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành
nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa trong mua hàng, giảm được chi
phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh
nghiệp chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh.
- Cơ sở vật chất kĩ thuật:
Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt,
hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất
hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội
chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức
cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh. Nhưng nếu cơ sở vật
chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình.
- Nhân viên mua hàng:
25


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×