Tải bản đầy đủ

Tiểu luận Các mô hình và kiến trúc hệ thống thông tin quản lý ERP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

  

BÀI TIỂU LUẬN CÁC MÔ HÌNH VÀ
KIẾN TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề bài:

Đề số 03. Các vấn đề và công cụ xây dựng ERP

HÀ NỘI 12 – 2012


Mục lục
Mục lục............................................................................................................................................ i
1.

Tổng quan về ERP (Enterprise resource planning) ........................................................... 1

1.1. Khái niệm ERP ........................................................................................................................ 1

1.2. Vai trò và ý nghĩa của ERP ..................................................................................................... 2
1.2.1.

Đối với bản thân doanh nghiệp ..................................................................................... 3

1.2.2.

Đối với nhà quản lý ...................................................................................................... 3

1.2.3.

Đối với các nhà phân tích - nhân viên .......................................................................... 3

1.3. Các thành phần cơ bản của một hệ thống ERP ....................................................................... 3
1.4. Những khó khăn khi triển khai ERP tại doanh nghiệp ............................................................ 4
1.4.1.

Nguồn nhân lực ............................................................................................................ 4

1.4.2.

Công nghệ ..................................................................................................................... 5

1.4.3.

Chi phí .......................................................................................................................... 5

2.

Các công cụ và ứng dụng điển hình ..................................................................................... 6

2.1. PerfectERP .............................................................................................................................. 6
2.2. Open bravo .............................................................................................................................. 7
2.3. Compiere ................................................................................................................................. 9
2.4. OpenERP ............................................................................................................................... 10
3.

Quản lý nguồn nhân lực (HR) sử dụng tool OpenERP .................................................... 11

4.


Ứng dụng ERP tại ViettinBank.......................................................................................... 17

4.1. Module lập kế hoạch và ngân sách ........................................................................................ 18
4.1.1.

Mô hình chức năng ..................................................................................................... 18

4.1.2.

Mô hình kiến trúc hệ thống......................................................................................... 19

4.2. Module quản lý tài chính nội bộ ............................................................................................ 21
Tài liệu tham khảo ....................................................................................................................... A

i


1. Tổng quan về ERP (Enterprise resource planning)
1.1.Khái niệm ERP
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ
được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp
cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản
lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ
với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát
của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư,
máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định
và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và
tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software
Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản
chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức,
doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý
doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,
quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng,
quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc
điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp,là một hệ thống quản
lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh
nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên
ERP là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý
sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản lý….Với
ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và
cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối
tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải
pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công
ERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững
mạnh. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp
quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả
tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên.
Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc
hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị
công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là bạn phải:
o Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
1


o Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các
bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
o Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
o Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần
thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có sự hợp tác chặt chẽ
giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ quyết định thành bại của việc
triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh.
Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán
và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công
ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho
mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng…
Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá
lớn gây đọng vốn. ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công
việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính
sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu,
tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý
nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban –
phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi
nhân viên trong công ty phải tuân theo.
1.2.Vai trò và ý nghĩa của ERP

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao
dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác
hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi
phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên
vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin
của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối
tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng
hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.
Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp
theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao
chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát
triển thương hiệu. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng
lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn
quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là
dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng
ERP sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.

2


1.2.1. Đối với bản thân doanh nghiệp
o Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các
doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh
doanh.
o Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp
và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế
đầy cạnh tranh hiện nay.
o Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế
hiện nay.
o Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ
ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các
nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp.
o Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các thành tựu
CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng
mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và
khách hàng.
1.2.2. Đối với nhà quản lý
o Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại,
mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình
một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
o Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
o Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.
o Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh
nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất.
1.2.3. Đối với các nhà phân tích - nhân viên
o Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ
thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv...
o Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.
o Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.
o Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc.
o Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân
công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết.
1.3.Các thành phần cơ bản của một hệ thống ERP
Một hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ tương ứng với các thành phần nghiệp vụ của
doanh nghiệp


Quản lý kho hàng



Quản lý chuỗi cung ứng
3




Quản lý phân xưởng



Quản lý sản xuất



Quản lý khách hàng



án hàng và quảng bá sản phẩm



Quản lý kênh phân phối



Tài chính kế toán

Hình 1: Các thành phần cơ bản của hệ thống ERP

1.4.Những khó khăn khi triển khai ERP tại doanh nghiệp
1.4.1. Nguồn nhân lực
Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người.
Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc
biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động "già" thì khó khăn càng tăng lên.
Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá trình triển
khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, mặc nhiên
công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện
tượng chống lại dự án.

4


1.4.2. Công nghệ
Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công nghệ ở
đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ
thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai.
Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tập
trung tại một địa điểm. Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó
đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ
cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào
chương trình sử dụng. Chính vì vậy, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn
hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ.
1.4.3. Chi phí
Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu
tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông (như máy
tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy
tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí
trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như
chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay
đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.
Chi phí ERP thông thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhân
viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy mô trung bình
thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện. Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanh
nghiệp trong giai đoạn đầu.
Tổng chi phí sở hữu là một khái niệm thường được biết tới để triển khai ERP. Tổng Chi phí
Sở hữu (Total Cost Of Ownership - TCO) là một mô hình do Tập đoàn Garner xây dựng ban đầu
vào năm 1987 để phân tích những chi phí liên quan đến việc mua, triển khai và sở hữu các hệ
thống công nghệ thông tin trong một thời gian cụ thể, thường là 3 hoặc 5 năm. Các chi phí này
bao gồm chi phí bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến việc nâng cấp cơ
sở hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì hàng năm và chi phí hành chính nội
bộ.
o Chi phí Bản quyền: Chi phí bản quyền là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng
phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa vào số phân hệ và số người sử dụng phần mềm
trong cùng một lúc ở công ty khách hàng. Ở Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm
thiết kế sẵn thường có giá trị từ 300 USD đến 50.000 USD.
o Chi phí Triển khai: Đây là chi phí triển khai hệ thống ERP, bao gồm chi phí phải trả cho
đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối và thời gian mà các nhân viên của công ty phải tham
gia vào quá trình triển khai hệ thống ERP. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có
thể cao gấp 5 lần chi phí bản quyền nhưng ở Việt Nam chi phí triển khai khó có thể cao do

5


mức độ phức tạp của hệ thống còn thấp, nó nằm trong khoảng từ 6.000 USD đến 75.000
USD, với mức trung bình khoảng 40.000 USD.
o Nâng cấp Cơ sở Hạ tầng của Công nghệ Thông tin: Các chi phí khác bao gồm số tiền phải
trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty, như phí bản quyền hệ
thống quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng của máy chủ, tăng độ băng thông, thiết bị
mạng và các máy vi tính hoặc máy chủ mới. Các chi phí này tùy thuộc nhu cầu công ty. Máy
chủ cấp trung bình thường trị giá từ 3.000 USD đến 6.000 USD và chi phí thiết lập mạng
thường vào khoảng 200 USD đến 300 USD cho một người sử dụng.
o Chi phí Tư vấn: Có rất nhiều dự án đã thất bại do một số yếu tố hoàn toàn có thể ngăn chặn
được như xác định yêu cầu của người sử dụng sơ sài, hiểu sai về thời gian và nỗ lực cần thiết
để triển khai, chọn các phân hệ không phù hợp, phạm lỗi trong thiết lập cấu hình,… Việc sử
dụng một chuyên gia tư vấn phân tích hệ thống hiện tại có thể giúp ngăn ngừa các yếu tố này
và đánh giá giải pháp tối ưu và/hoặc giám sát quá trình triển khai của công ty bán hoặc phân
phối lại ERP. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, các công ty thường sử dụng nhân viên tư
vấn với chi phí tư vấn trị giá 20% - 70% trên phí bản quyền.
o Chi phí Bảo trì Hàng năm: Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty xây dựng phần
mềm hay công ty bán phần mềm là một khoản phí dịch vụ hàng năm để sửa chữa các vấn đề
phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng 8% đến 20% chi phí bản quyền
ban đầu, nhưng điển hình nhất là 20%.
o Chi phí Hành chính Nội bộ: Một chi phí quan trọng khác là chi phí liên quan đến nhân sự
trong công ty phụ trách duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các sự cố
liên quan đến hệ thống. Một quy tắc ngầm định chung là phải cần một nhân viên công nghệ
thông tin (Information Technology – IT) của công ty cho khoảng 50 người sử dụng nhưng
đối với hệ thống phức tạp hơn thì thường đòi hỏi nhiều hơn số nhân viên công nghệ thông tin
so với số người sử dụng. Một yếu tố khác của chi phí hành chính nội bộ nên xem xét là thời
gian giá trị của người sử dụng hệ thống trong phạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian trong
việc triển khai hệ thống hoặc để giải quyết các sự cố của hệ thống.
2. Các công cụ và ứng dụng điển hình
2.1.PerfectERP
Perfect ERP cung cấp giải pháp quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hoá hầu hết
các quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hoá đến phân
tích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính kế toán
Perfect ERP được phát triển trên nền của Visual Studio.Net của Microsoft, dùng cơ sở dữ
liệu là SQL Server 2005, được phát triển trên nền tảng ứng dụng WEB (cho phép ứng dụng có
thể chạy trên máy trạm mà không cần phải cài đặt ứng dụng đó - mô hình này sẽ rất thuận lợi cho
việc nâng cấp và quản trị - độ bảo mật cao)
Perfect ERP cung cấp cho người dùng giao diện đơn giản dễ sử dụng - nhằm rút ngắn thời
gian đào tạo và triển khai - đối với những phân hệ đơn giản người dùng có thể xem demo và sử
dụng ngay, không cần nhiều sự hỗ trợ từ các chuyên viên.

6


Hệ thống Perfect ERP sẽ xây dựng trên cơ chế tập trung được lưu trữ trên hệ thống máy chủ
đặt tại trụ sở chính công ty (cơ chế này hỗ trợ việc quản trị nhanh và đơn giản - dễ dàng theo
dõi).
Perfect ERP cung cấp cho khách hàng giải pháp khắc phục các khó khăn hiện tại như sau:
-

-

-

-

-

Perfect Management: Cung cấp các công cụ cho nhà quản trị, nhà quản lý cấp quyền
cho nhân viên đồng thời hỗ trợ công cụ để theo dõi hệ thống, theo dõi nhân viên thao tác
hoặc thực hiện tác vụ công việc gì trên hệ thống, chức năng theo dõi theo từng chi nhánh.
Perfect Financial: Giải pháp quản lý tài chính kế toán - ngoài những chức năng chính
của hệ thống, phân hệ này cho phép ta cân đối và theo dõi được số liệu thực chi và số liệu
trong báo cáo.
Perfect Sales: Giải pháp quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý hàng tồn kho - theo dõi
chính xác lượng nhập - sản phẩm xuất kho, hạn chế tối đa tình trạng ghi chép sai hoặc
báo cáo sai số lượng.
Perfect Manufacturing: Giải pháp quản lý sản xuất, lập kế hoạch nguyên vật liệu.
Perfect HRM: Giải pháp quản lý nhân sự, bảng lương và chấm công, phân hệ này cung
cấp công cụ trực tiếp kết nối với máy chấm công nhận dạng vân tay để khắc phục một số
vấn đề như: nhân viên chấm công thế, nhân viên thay đổi bảng chấm công.
Perfect Asset: Giải pháp quản lý tài sản cố định.

Các phân hệ trên có thể hoạt động độc lập hoặc kết hợp thành một bộ giải pháp tổng thể.
Perfect ERP có khả năng kết nối với các phân hệ khác và hỗ trợ kết nối dữ liệu từ xa (qua
internet, qua mạng LAN, WAN, VPN).
Hệ thống PERFECT ERP cung cấp cho gồm các phần sau:
-

Quản lý hệ thống
Quản lý tài chính kế toán
Quản lý mua hàng
Quản lý bán hàng
Quản lý kho
Quản lý sản xuất
Quản lý nhân sự
Quản lý tài sản

2.2.Open bravo
Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có hai
phiên bản: bản nguồn mở miễn phí (Community Edition) và bản thương mại (Network Edition,
10.000 ơrô một năm). ản miễn phí có các công nghệ mới nhất nhưng không tin cậy, ổn định
bằng bản thương mại và không có hỗ trợ chính thức của hãng. Open bravo có các chức năng
chính như sau:
7


Hình 2: Kiến trúc của OpenBravo

-

Quản lý dữ liệu tập trung (Master Data Management) Dữ liệu sản phẩm, các bộ phận,
danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, v.v…Mọi dữ liệu của công ty được
quản lý tập trung, đảm bảo không thừa, không thiếu, không trùng lắp và cung cấp cho đúng
người, đúng lúc cần thiết.

-

Quản lý mua sắm (Procurement Management) Đơn giá, đơn hàng, phiếu nhận, hóa đơn,
kế hoạch mua sắm và thanh toán, v.v…..Openbravo xử lý toàn bộ thông tin của quá trình
mua sắm một cách tập trung, thống nhất. Mỗi hồ sơ trong quá trình đó chứa các dữ liệu của
hồ sơ trước, tránh nhầm lẫn do nhập dữ liệu nhiều lần. Do đó có thể lần theo từng hồ sơ theo
thứ tự thời gian của quy trình mua sắm (phiếu đặt mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn, thanh
toán) và biết được tình trạng hiện tại (chờ giao hàng, đã nhận, đã xuất hóa đơn, v.v…). ộ
phận kế toán sẽ luôn có số liệu cập nhật và tin cậy.

-

Quản lý kho (Warehouse Management) Các kho và khu vực trong kho, các lô hàng, serial
number, nhãn, phiếu nhập và xuất kho, lưu chuyển giữa các kho,….

-

Quản lý dự án và dịch vụ (Project and Service Management) Các dự án, các giai đoạn
của dự án, các công việc, nguồn tài nguyên, ngân sách, chi phí, …..

-

Quản lý sản xuất (Production Management) ố trí chung nhà máy, các kế hoạch sản xuất,
danh mục vật tư, báo cáo tiến độ, chi phí sản xuất, sự cố, v.v….

-

Quản lý bán hàng và khách hàng (Sales Management and Customer Relationship
Management – CRM) iểu giá, lãi suất, đơn hàng, khối lượng, chiết khấu, vận chuyển, xuất
hóa đơn, hoa hồng, …..
8


-

Quản lý tài chính (Financial Management) Các tài khoản, ngân sách, thuế, tài khoản phải
thu, phải trả, bảng cân đối, tài sản cố định, …..

-

Quản lý tình hình doanh nghiệp (Business Intelligence) Các báo cáo chi tiết và tổng hợp,
phân tích tình hình chung, các thông tin hỗ trợ quyết định cho lãnh đạo…

2.3.Compiere

Hình 3: Kiến trúc Compiere

-

Quản lý tình hình doanh nghiệp (Performance Management & Reporting) Compiere có
4 dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng in ấn), báo cáo tài
chính và báo cáo tình hình tài khoản. Có thể thiết lập và lấy báo cáo từ nhiều sơ đồ kế toán
khác nhau. Có thể thiết lập các giai đoạn báo cáo khác nhau. Các số liệu báo cáo đều dựa trên
một kho dữ liệu chung.

-

Quản lý mua sắm (Purchasing) Các công đoạn của quá trình mua sắm đều được quản lý và
tự động hóa ở mức tối đa có thể.

-

Quản lý vật tư (Materials Management) Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất
kho, vận chuyển, chi phí vật tư cho sản xuất, ….

-

Quản lý sản xuất (Manufacturing) Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất

9


-

Quản lý đơn hàng (Order Management) Quản lý các công đoạn lập bảng chào giá, quản lý
các đơn đặt hàng, xuất hóa đơn và thu tiền. Môđun này tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư
và quản lý khách hàng.

-

Quản lý tài chính (Financial Management) Chương trình kế toán nội bộ doanh nghiệp

-

Quản lý dự án (Projects) Quản lý các dự án sản xuất, kinh doanh và các công việc trong
doanh nghiệp. Song song và tích hợp với chương trình ERP là chương trình Quản lý Khách
hàng (Customer Relationship Management – CRM). Chương trình này có 3 môđun là Quản
lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) và Thương mại điện tử (eCommerce).

Compiere gồm 3 phiên bản: Community Edition (miễn phí), Standard Edition
(25USD/1user/1năm) và Professional Edition (50USD/1user/1năm).
2.4.OpenERP
OpenERP (thường gọi là Tiny ERP) là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và
quản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo các
nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp.
Những ưu điểm chính của OpenERP
-

Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
o Cài đặt tự động
o Có thể thao tác qua Web hoặc qua ứng dụng Windows
o Tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng và tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên
o Hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ (hiện tại chưa hỗ trợ tiếng Việt)

-

Toàn diện: Có đầy đủ các mô đun cần thiết của một doanh nghiệp (hiện tại có hơn 500 mô
đun) Quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý mua, quản lý sản xuất, kế toán, tài
chính, dịch vụ, quản lý dự án, ...

-

Mạnh mẽ
o Tự động thu thập thông tin doanh nghiệp
o Có thể tự thiết kế báo cáo của riêng bạn trong vòng 5 phút

-

Linh hoạt
o Thay đổi mà không cần phải lập trình
o Quản lý các module một cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, hoặc xoá module một
cách nhanh chóng)
10


o Dễ dàng khi nâng cấp hoặc di chuyển hệ thống
-

Hệ thống theo chuẩn
o Tương tác qua dịch vụ Web
o Có thể tương tác với các phần mềm đã có như Joomla, ezPublish, SAP, OSCommerce,
LDAP, OpenOffice.org, Microsoft Office, ...
o Mã nguồn mở

-

Hỗ trợ tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô
o Có thể sử dụng cho doanh nhiệp từ một vài đến hơn 2000 nhân viên

3. Quản lý nguồn nhân lực (HR) sử dụng tool OpenERP
3.1.Cài đặt OpenERP
Nhóm thực hiện tiểu luận cài đặt và OpenERP trial version (link download: http://v6.openerp
.com/downloads ) Cài đặt ERP với 8 bước dựa trên hướng dẫn tại website http://doc.openerp
.com/v6.1/i nstall/windows/allinone/index.html. Dưới đây là một số hình minh họa của việc cài
đặt:

Hình 4: Các bước cài đặt openERP

11


Mở rộng tích hợp các module cài đặt: OpenERP cung cấp khả năng mở rộng các module
có sẵn khi tích hợp hệ thống thực. Các quản trị viên hệ thống có thể mở rộng chức năng dựa trên
giao diện như sau:

Hình 5: Cài đặt mở rộng các module trong OpenERP

3.2.Ứng dụng tool OpenERP để quản trị nguồn nhân lực

Hình 6: Kiến trúc Client-server của OpenERP

Phần mềm OpenERP hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực thông qua một số chức năng sau:
-

Quản lý nhân viên (Employee management): Giúp quản lý thông tin chi tiết của một nhân
viên, vị trí, vài trò của một nhân viên trong phòng ban

12


Hình 7: Giao diện thêm nhân viên mới

Hình 8: Danh sách nhân viên

Hình 9 Xem thông tin chi tiết nhân viên

13


-

-

Quản lý hợp đồng (Contract management): Quản lý hợp đồng của nhân viên. Trong đó
chứa rất nhiều thông tin khác nhau như ngày bắt đầu, kết thúc của hợp đồng, cấu trúc lương,
bảng lương, vai trò, nhiệm vụ, thời gian làm việc…
Quản lý quá trình tuyển dụng (Recruitment management): Hỗ trợ giao diện, báo cáo để
theo dõi quá trình tuyển dụng một, một số vị trí.

Hình 10: Quản lý quá trình phỏng vấn theo KanBan

Hình 11: Thêm hồ sơ phỏng vấn

-

Quản lý ngày nghỉ (Holiday management) Quản lý các loại ngày nghri khác nhau, yêu cầu
xin nghỉ, đồng ý, không đồng ý yêu cầu. Báo cáo về ngày nghỉ của nhân viên

14


Hình 12 Dánh sách yêu cầu nghỉ

Hình 13 Lọc, nhóm để quản lý dễ hơn

-

Quản lý chi phí của nhân viên (Employee expense management): giúp quản lý công tác
phí của nhân viên, có liên quan đên tài chính kế toán. Quy trình xử lý của chi phí như sau:

Hình 14 Quy trình quản lý chi phí nhân viên

15


Hình 15: Giao diện quản lý chi phí

-

Quản lý giờ làm (Times sheet) Đây là dịch vụ mà hầu hết các công ty đều sẽ cài đặt. Hàng
ngày khi nhân viên làm việc cho một project nào đó, họ sẽ thêm vào một dòng trong
timesheets của họ với thông tin tin chi tiết về thời gian làm việc cho dự án đó. Quản lý thời
gian làm việc và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên có thể thực hiện theo quy trình
sau:

Hình 16 : Quy trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên

16


Hình 17: Đăng kí thời gian làm việc

Hình 18 : Quản lý thời gian làm việc

4. Ứng dụng ERP tại ViettinBank
Tại ViettinBank, hệ thống ERP được triển khai thực hiện bắt đầu từ năm 2010 qua hai giai
đoạn. Sau khoảng hai năm thực hiện triển khai, dự án ERP của ViettinBank – được đánh giá là
dự án lớn nhất trong ngành ngân hàng – trị giá gần 4,3 triệu USD do FPT IS thực hiện triển khai
đã hoàn thành. Tại ViettinBank, FPT IS triển khai cài đặt hệ thống dựa trên các phần mềm của
Oracle với nhiều phân hệ khác nhau để phục vụ cho các họat động nghiệp vụ.
Trong phạm vi của bài tiểu luận và giới hạn về thời gian, nhóm thực hiện mới tìm hiểu được
một số thông tin cơ bản về một số phân hệ của tổ chứuc này như:
-

Module HP (Hyperion Planning) – phân hệ sử dụng trong lập kế hoạch và ngân sách
Module quản lý tài chính nội bộ. Sử dụng phần mềm Oracle EBS
Module HR (Human resource) – phân hệ sử dụng trong quản lý nguồn nhân lực. Sử dụng
phần mềm PeopleSoft của Oracle (nhóm chưa tìm hiểu được module này được triển khai cụ
thể như thế nào tại ViettinBank

17


4.1.Module lập kế hoạch và ngân sách
Module này triển khai dựa trên phần mềm Hyperion Planning của Oracle. Tiếp theo, nhóm
xin trình bày kiến trúc hệ thống HP thông qua hai mô hình kiến trúc:
-

Mô hình chức năng: Mô tả các thành phần chức năng nghiệp vụ Module quản lý tài chính nội
bộ

-

Mô hình kiến trúc hệ thống: Mô tả các thành phần hệ thống tương ứng với các sản phẩm của
Oracle.
Trong hai mô hình này sẽ sử dụng một số từ viết tắt như sau:

-

HP: Hyperion Planning

-

Oracle EPM: Oracle Enterprise Performance Management
FDM: Financial Data Quality Management
ETL: Extraction Transformation Loading
DAC: DataWarehouse Administration Console

4.1.1. Mô hình chức năng
Source
system

ETL

Database

Applicatio
n

Presentatio
nn

INCAS
Inputting
/Queryin
g

Treasur
y
Informatic
a

ATM

DATABAS
E

DAC

EPM
Reporting

FTP

ERP
Hình 19: Mô hình chức năng module HP

Lớp

Mô tả

Source system

-

Dữ liệu nguồn của các hệ thống tác nghiệp của Vietinbank

ETL

-

Thời điểm lấy dữ liệu sẽ tuỳ thuộc vào từng hệ thống
18


Lớp

Mô tả

Database

-

Application

-

Presentation

-

nguồn, với HP sẽ được lấy theo tháng. Được lấy sau khi
chạy batch cuối tháng trên hệ thống nguồn.
- Việc lấy dữ liệu có thể được thực hiện tự động hoặc
manual
Lớp này sẽ lưu tất cả dữ liệu sau khi được tích hợp sang
module HP và lưu tất cả dữ liệu của hệ thống HP
Lớp ứng dụng HP
Lớp người dùng cuối: Lập kế hoạch, dự toán trên ứng dụng.
Tra cứu thông tin số thực hiện hoặc khai thác các báo cáo tình
hình thực hiện kế hoạch

4.1.2. Mô hình kiến trúc hệ thống
Source system

ETL

Database

10.0.84.21
HP database
10.0.84.24
DB2
Mapping

Oracle
Database 11g

Application

Presentation

Oracle
Foundation
Frame work

Oracle
EPM(10.0.84.25)
- Hyperion
Planning

Oracle

SQL
Server

File

Workflow
ETL

Execution
Plan

Staging
Database
10.0.84.22
(Staging,HP,
OFSA,REV,
MIS schema)

Oracle
EPM(10.0.84.25)
- Financial Data
Quality
Management

Informatica
DAC

- Hyperion
Planning
Application
- HP Financial
Reporting Studio

HP Hyperion
Essbase DB

10.0.84.25

10.0.84.23

Hình 20: Mô hình kiến trúc hệ thống module HP

Lớp Source system Cung cấp dữ liệu Số thực hiện cho module HP. Module HP tích hợp từ
nhiều hệ thống nguồn (hệ thống tác nghiệp) của Vietin ank như INCAS (corebanking), ATM,
Treasury, ERP, FTP, Excel file. Các hệ thống nguồn lưu trữ dưới nhiều loại cơ sở dữ liệu khác
nhau: DB2, Oracle Database, SQL Server, Excel file ...
19


Lớp ETL: Thực hiện việc trích xuất dữ liệu/chuyển đổi/tải vào STAGING, nơi lữ trữ dữ liệu
cho các modules trong dự án ERP.
-

ETL tool sử dụng Informatica Power Center, một công cụ tích hợp dữ liệu có công nghệ vượt
trội.

-

DAC là tool dùng để gom các tiến trình trên Infomatica, để thực hiện theo kịch bản dựng sẵn
một cách tự động hoặc thực hiện manual khi có yêu cầu.

Lớp Database sử dụng Oracle Database 11g Release 2 bao gồm:
-

STAGING(10.0.84.22): (Chi tiết việc mapping và ETL dữ liệu từ nguồn về HP trong tài liệu
HP_Mapping&ETL.docx) Trên máy Staging lưu trữ dữ liệu lấy từ nguồn về của các modules
trong dự án ERP (MIS, HP, OFSA,…). Với HP gồm 2 schemas:
o Staging schema lưu các bảng chứa dữ liệu cho modules HP được lấy từ nguồn. Hàng
ngày sẽ tính toán cộng dồn cho: thu nhập lãi từ cho vay, số dư bảo lãnh bình quân
theo tháng đến cuối tháng, tất cả dữ liệu của module HP sẽ được lấy 1 lần vào ngày cuối
tháng.
o HP schame: Tính toán theo mapping của module HP từ dữ liệu trên Staging schema.

-

HP database (10.0.84.24): Cơ sở dữ liệu của HP application, lưu trữ cấu hình ứng dụng, các
tham số của hệ thống.

-

HP Hyperion Essbase(10.0.84.23): Lưu trữ cấu trúc, dữ liệu của Dimensions, forms,… của
ứng dụng HP

Lớp Application(10.0.84.25) bao gồm 2 ứng dụng:
-

Oracle Enterprise Performance Manegement:
o Hyperion Planning: Ứng dụng lập kế hoạch và dự toán ngân sách, theo dõi tình hình thực
hiện kế hoạch
o Financial Data Quality Management: làm nhiệm vụ chuyển dữ liệu tích hợp từ Hp
schema(trên Staging) sang Essbase database.

-

Oracle Hyperion Essbase Server: Lưu trữ dữ liệu của ứng dụng HP: các chiều lập kế hoạch,
số kế hoạch, số thực hiện ...

Lớp Presentation

20


-

Hyperion Planning Application: Hiển thị trên các form, chức năng cho việc lập kế hoạch và
dự toán ngân sách

-

Hyperion Planning Financial Reporting: Hiển thị các báo cáo đầu ra của module HP: tình
hình thực hiện kế hoạch....

4.2.Module quản lý tài chính nội bộ
Module quản lý tài chính nội bộ Oracle EBS triển khai cho các đơn vị sự nghiệp trong phạm
vi của CoreBanking (151 đơn vị) và ngoài (5 đơn vị) trong toàn ngân hàng; hợp nhất báo cáo tài
chính của các công ty con, các chi nhánh tại Đức, tại Lào để tạo thành báo cáo tài chính theo quy
mô cả tập đoàn.
Module này là một hệ thống tác nghiệp với đầy đủ các chức năng phục vụ cho các nghiệp vụ
tài chính nội bộ của VietinBank, bao gồm 7 phân hệ:
-

-

-

Sổ cái tổng hợp (GL): Phân hệ GL có các chức năng: Quản lý hệ thống tài khoản, quản lý
lịch kế toán, quản lý các loại tiền tệ ghi sổ, xử lý các bút toán nhập trực tiếp hoặc tổng hợp từ
sổ chi tiết, quản lý ngân sách, cung cấp các báo cáo. Ngoài ra GL xử lý các bút toán nhập
trực tiếp, tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết, quản lý ngân sách, cung cấp các báo cáo tài chính…
Quản lý công nợ phải trả (AP): Phân hệ AP quản lý công nợ thông qua quản lý các nhà cung
cấp; các hóa đơn mua hàng, hóa đơn chi phí; các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và quản
lý hợp đồng phát sinh.
Quản lý công nợ phải thu (AR): quản lý các khoản phải thu liên quan đến thanh lý tài sản, thu
cổ tức, các khoản phải thu khác (trừ các khoản tạm ứng)
Quản lý hợp đồng (PO): quản lý kế hoạch vốn sử dụng cho việc mua sắm tài sản, xây dựng
cơ bản hàng năm và các hợp đồng mua sắm, xây dựng cơ bản, cung ứng dịch vụ,…
Quản lý tài sản (FA): quản lý toàn bộ hệ thống tài sản của ngân hàng, bao gồm việc nhập mới
tài sản, điều chuyển, khấu hao, thanh lý tài sản,…
Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC) cho phép quản lý CCDC một cách tập trung và chi tiết
được tới từng phòng/ ban nhân viên quản lý CCDC
Quản lý ấn chỉ quản lý tồn kho, nhập xuất kho ấn chỉ và nguyên vật liệu

21


Hình 21: Các thành phần của module quản lý tài chính nội bộ

Các phân hệ trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó phân hệ GL là trung tâm của
module quản lý tài chính nội bộ. Quản lý tài chính nội bộ cho phép người dùng nhập dữ liệu một
lần đối với các giao dịch, giữa các phân hệ có sự chuyển tiếp và kế thừa nhằm tránh sai sót và
thiếu dữ liệu, đồng thời tiết kiệm thời gian thao tác. Người dùng có thể truy vấn sâu thông tin
chi tiết tới từng nghiệp vụ phát sinh, từ đó hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và kiểm soát tài
chính. Hệ thống còn có khả năng tự động hóa nhiều quy trình: cập nhật số liệu từ sổ phụ kế toán
lên sổ cái hay kết chuyển giá trị tài sản xây dựng cơ bản dở dang thành tài sản…

22


Tài liệu tham khảo
-

PGS. Huỳnh Quyết Thắng, Bài giảng các mô hình và kiến trúc hệ thống thông tin quản lý,
"Lecture5 - ERP"
Đặng Thị Thu Phương, "Sắp vận hành hệ thống Quản lý tài chính nội bộ ERP",
http://www.vietinbank.vn/web/home/vn/news/11/09/110922_2.html
Nguyễn Hữu Thuyết, bài tiểu luận "Tìm Hiểu Hệ Thống ERP Trong Doanh Nghiệp".
Wikipedia, "Enterprise resource planning", http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_
planning
“Human Resource modules (HRM)”, http://www.netcerto.eu/en/openerppossibilities/human-resource-modules-hrm
“Human Resource management with OpenERP” , http://theblog.enovatech.net/2011/09/human-resource-management-with-openerp/

A


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay

×